Admin Executive

Job Objective/ Mục Tiêu Công Việc:

Help to retain daily activities, good working conditions for employees and ensure everything done as plan. Ensure the working environment is safe, security, clean and healthy for employees. All the visitors are welcomed professionally. All the admin service are offered in gold standard.

Giúp duy trì hoạt động hàng ngày, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Bảo đảm môi trường làm việc an toàn, an ninh, sạch sẽ và lành mạnh cho nhân viên. Tất cả khách viếng thăm được chào đón chuyên nghiệp. Bộ phận hành chánh sẽ cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn vàng.

Key Responsibilities/ Trách Nhiệm Chính:

1. Maintenance: Check the office and workshop and repair if there is any damage or deterioration. Work with the land lord to ensure the facility in good condition and repair if needed. Work and supervise the repair process of the suppliers to ensure the quality as committed in the contract.

Bảo trì: Kiểm tra nhà xưởng, văn phòng hằng ngày để phát hiện và khắc phục sửa chữa nếu có bất kỳ hư hỏng, xuống cấp. Làm việc với bên cho thuê nhà xưởng để bảo đảm nhà xưởng trong điều kiện tốt. và sửa chữa cần thiết. Làm việc và giám sát quá trình sửa chữa với nhà cung cấp để bảo đảm chất lượng của nhà cung cấp đúng như hợp đồng.

2. Manage the cleaner team effectively to ensure the office and assigned places is in good and clean conditions.

Quản lý đội ngũ tạp vụ cách hiệu quả để bảo đảm văn phòng và các nơi được phân công trong điều kiện tốt và sạch sẽ.

3. Manage stationaries, necessities, employee meal, drinking water.

Quản lý văn phòng phẩm, nhu yếu phẩm, báo cơm, nước uống.

4. Manage security, canteen: ensure all security, canteen staff comply with the company rules, policies, processes and Labor law to create the safety and security environment.

Quản lý các nhà cung cấp : Quản lý đội ngũ bảo vệ, căn tin: đảm bảo tất cả nhân viên bảo vệ, căn tin tuân thủ nội quy, qui trình và chính sách công ty và luật lao động, tạo ra môi trường làm việc an ninh và an toàn.

5. Visitor management: Responsible to welcome visitors from beginning to the end of the visit in a professional manner including booking hotel, arranging the car, visa, work permit.

Quản lý khách: Chịu trách nhiệm chuẩn bị đón tiếp khách một cách chuyên nghiệp từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc cuộc viếng thăm bao gồm đặt phòng, xe đưa đón, xin thị thực, giấy phép lao động.

6. Welcome and work with auditors, inspectors when being requested. Collaborate with all departments to ensure that the company pass all audits or inspection successfully.

Tiếp đón và làm việc với các đoàn kiểm tra, thanh tra kiểm toán khi được yêu cầu. Phối hợp với các phòng ban để bảo đảm các cuộc kiểm toán, kiểm tra luôn đạt kết quả tốt.

7. Responsible as company receptionist

Chịu trách nhiệm lễ tân của công ty.

8. General management and dispersion of company policy; this includes drafting of new administration related policy, keeping track and sharing it across the company.

Quản lý chung và phân phối chính sách công ty; bao gồm việc soạn thảo các chính sách mới liên quan đến hành chánh, theo dõi và chia sẻ chúng trong toàn công ty.

9. Implementation of uniforms, Id cards etc

Thực hiện quản lý đồng phục, thẻ ID, v.v.

Qualifications/ Bằng cấp tổi thiểu:

• Education: Bachelor's degree in Business Administration, or a related field

Trình độ học vấn: Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, hoặc các ngành liên quan.

• Experience: Minimum of 2 years experience in admin, or a similar role, preferably within a manufacturing environment.

Kinh nghiệm: Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm hành chánh hoặc vai trò tương tự, ưu tiên có kinh nghiệm trong môi trường sản xuất.

• Excellent communication in English, written and spoken

Giao tiếp tiếng Anh xuất sắc, cả viết và nói.

• Advanced Microsoft Office Skill

Kỹ năng sử dụng Microsoft Office nâng cao.

• Excellent communication, problem solving, analytical, management and leadership skills

Kỹ năng giao tiếp, giải quyết vấn đề, phân tích, quản lý và lãnh đạo xuất sắc.