Logistics Executive

Job Objective / Mục Tiêu Công Việc:

Ensure that logistics and cargo transportation activities are executed smoothly, on schedule, and in compliance with regulations. This position serves as a bridge between internal departments, external partners, and regulatory authorities to optimize costs, enhance operational efficiency, and improve customer service quality.

Đảm bảo hoạt động logistics và vận chuyển hàng hóa diễn ra thông suốt, đúng tiến độ và tuân thủ quy định. Vị trí này đóng vai trò cầu nối giữa các bộ phận nội bộ, đối tác và cơ quan chức năng nhằm tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng dịch vụ khách hàng.

Key Responsibilities / Trách Nhiệm Chính:

1. Transportation Management

• Track and monitor the movement of shipments from origin to destination.

• Ensure timely pick-up and delivery of cargo.

• Communicate with drivers, couriers, warehouse staff, or external transportation companies.

• Handle any transportation-related issues (delays, damage, missed delivery appointments).

2. Customs Clearance Support

• Coordinate with customs brokers or internal customs staff for smooth clearance.

• Provide necessary shipping and commercial documents for import/export declarations.

• Follow up on the status of customs clearance and resolve any issues (e.g., missing documents, HS code mismatch, tax issues).

• Track import/export permits or licenses when required.

3. Warehouse & Inventory Coordination

• Liaise with warehouse teams to manage imported and exported shipments.

• Support inventory counting, checking, and reporting when needed.

• Coordinate with goods complaint, damaged goods handling, or re-export if necessary.

4. Documentation Handling

• Prepare and manage logistics-related documents: ISF, VGM, SO, goods receipt notes, shipping instructions, commercial contract, etc.

• Verify shipping documents from suppliers or forwarders.

• Archive records for shipments, customs clearance, and transport for audit purposes.

• C/O document preparation, coordinate with the logistic service to make the documents.

1. Lập kế hoạch và điều phối vận chuyển

• Phối hợp với nhà cung cấp, khách hàng và các công ty giao nhận để sắp xếp phương án vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.

• Xây dựng và điều chỉnh lịch lấy hàng/giao hàng phù hợp với kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua hàng.

• Lựa chọn phương thức vận chuyển tối ưu (FCL, LCL, hàng không, chuyển phát nhanh…) dựa trên yếu tố chi phí, thời gian và đặc tính hàng hóa.

• Đặt chỗ với hãng tàu hoặc hãng hàng không thông qua đơn vị giao nhận.

• Phối hợp với bộ phận Kế hoạch sản xuất và CSR để chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng, đồng thời điều chỉnh lịch vận chuyển khi có yêu cầu.

• Làm việc với đơn vị dịch vụ logistics để kiểm tra và triển khai các chứng từ liên quan như Hóa đơn, Phiếu đóng gói, C/O…

2. Quản lý vận chuyển

• Theo dõi và giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đến.

• Đảm bảo việc lấy hàng và giao hàng được thực hiện đúng thời hạn.

• Duy trì liên lạc với tài xế, nhân viên giao nhận, nhân viên kho hoặc các đơn vị vận tải bên ngoài.

• Kịp thời xử lý các sự cố liên quan đến vận tải như chậm trễ, hư hỏng, hoặc lỡ lịch giao hàng.

3. Thực hiện thủ tục thông quan hải quan

• Phối hợp với đại lý hải quan hoặc bộ phận hải quan nội bộ để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi.

• Chuẩn bị và cung cấp đầy đủ chứng từ vận chuyển, chứng từ thương mại phục vụ khai báo nhập khẩu/xuất khẩu.

• Theo dõi tiến độ thông quan, xử lý các vấn đề phát sinh như thiếu chứng từ, sai mã HS hoặc vướng mắc về thuế.

• Kiểm soát và cập nhật tình trạng các giấy phép, giấy chứng nhận nhập khẩu/xuất khẩu khi có yêu cầu.

4. Điều phối kho bãi và hàng tồn kho

• Phối hợp với bộ phận kho trong việc tiếp nhận, lưu trữ và xuất nhập hàng hóa.

• Hỗ trợ công tác kiểm đếm, đối chiếu và báo cáo hàng tồn kho định kỳ hoặc khi có yêu cầu.

• Phối hợp xử lý các vấn đề liên quan đến khiếu nại hàng hóa, hàng hư hỏng hoặc tái xuất.

5. Quản lý và xử lý chứng từ

• Chuẩn bị và quản lý toàn bộ chứng từ liên quan đến hoạt động logistics: ISF, VGM, SO, phiếu nhập kho, hướng dẫn vận chuyển, hợp đồng thương mại…

• Kiểm tra và xác nhận chứng từ vận chuyển do nhà cung cấp hoặc đơn vị giao nhận cung cấp.

• Tổ chức lưu trữ hồ sơ về lô hàng, chứng từ thông quan và vận tải phục vụ mục đích kiểm toán.

• Chuẩn bị chứng từ C/O, đồng thời phối hợp với đơn vị dịch vụ logistics để phát hành đầy đủ theo quy định.

Qualifications / Yêu Cầu

• Bachelor’s degree in Logistics, Supply Chain Management, International Business, or related fields.

Tốt nghiệp đại học chuyên ngành Logistics, Quản trị Chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế hoặc các ngành có liên quan.

• Minimum 2–3 years of experience in logistics, transportation, or import/export operations.

Tối thiểu 2–3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics, vận tải hoặc hoạt động xuất nhập khẩu.

• Solid knowledge of customs procedures, shipping documentation, and international trade regulations.

Am hiểu thủ tục hải quan, chứng từ vận chuyển và các quy định về thương mại quốc tế.

• Proficiency in Microsoft Office and logistics management systems.

Thành thạo Microsoft Office và các hệ thống quản lý logistics.

• Strong communication and coordination skills, with the ability to work effectively with internal teams and external partners.

Kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt, có khả năng làm việc hiệu quả với cả nội bộ và đối tác bên ngoài.

• Problem-solving mindset, detail-oriented, and capable of handling multiple tasks under pressure.

Tư duy giải quyết vấn đề, chú trọng chi tiết và có khả năng xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ dưới áp lực công việc.

• Good command of English (spoken and written) for daily communication and document handling.

Sử dụng tốt tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) trong giao tiếp hàng ngày và xử lý chứng từ.