Yêu cầu công việc của nhân viên lễ tân là gì? Làm sao để đáp ứng được những tiêu chí tuyển dụng từ các doanh nghiệp? Trong bài viết này, JobsGO sẽ cung cấp đến bạn đọc thông tin hữu ích nhất về vị trí này.
Nhân viên lễ tân là người làm việc tại bộ phận tiền sảnh trong các nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng,… Lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp và làm các thủ tục nghiệp vụ theo yêu cầu của khách hàng, tiếp nhận và phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề của khách hàng.
Nhân viên lễ tân là gì?
Lễ tân thường là người đầu tiên tiếp xúc và phục vụ khách hàng, vậy nên, đây là vị trí tạo ấn tượng đầu tiên và đại diện cho dịch vụ của nhà hàng, khách sạn. Với tính chất công việc, nhiều nhà hàng, khách sạn đặt ra tiêu chí khá cao cho vị trí lễ tân. Cùng với đó là sự phát triển của ngành dịch vụ, nên yêu cầu dành cho vị trí này cũng ngày một cao hơn.
Nhiệm vụ đầu tiên của nhân viên lễ tân là tiếp đón khách một cách nhiệt tình. Điều này rất quan trọng vì cách tiếp đón sẽ ảnh hưởng đến cảm nhận của khách về địa điểm mà họ đến. Nếu nhân viên lễ tân tiếp đón khách tốt, khách sẽ có cảm giác thoải mái và hài lòng hơn với dịch vụ.
2.2 Thực hiện thủ tục đăng ký
Thủ tục đăng ký là một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên lễ tân. Họ phải thu thập thông tin cá nhân của khách và nhập vào hệ thống quản lý. Việc thực hiện thủ tục đăng ký chính xác và nhanh chóng sẽ giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn về dịch vụ.
2.3 Giải đáp câu hỏi của khách
Công việc của nhân viên lễ tân
Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân là đón tiếp và hỗ trợ khách hàng, bao gồm việc giải đáp các câu hỏi của khách hàng liên quan đến dịch vụ, cơ sở vật chất, chính sách của khách sạn hoặc địa điểm du lịch. Nhân viên lễ tân cũng có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng đến đúng địa điểm và giải quyết các thắc mắc hay khó khăn của khách hàng trong quá trình lưu trú hoặc di chuyển.
2.4 Điều phối phòng và giữ chỗ
Nhân viên lễ tân phải theo dõi tình trạng phòng và điều phối phòng cho khách. Điều này đòi hỏi họ phải có kỹ năng quản lý và phân công công việc. Nếu nhân viên lễ tân không quản lý được tình trạng phòng, khách hàng sẽ có cảm giác không thoải mái và không muốn sử dụng dịch vụ.
2.5 Xử lý các yêu cầu của khách
Nhân viên lễ tân phải xử lý các yêu cầu đặc biệt của khách như đặt bàn ăn, đặt vé máy bay hoặc taxi, đặt tour du lịch và cung cấp các dịch vụ khác như giặt là, đưa đón sân bay,… Nếu nhân viên lễ tân thực hiện công việc này tốt, khách hàng sẽ cảm thấy được tận tâm chăm sóc.
2.6 Quản lý tài liệu
Quản lý tài liệu là một trong những nhiệm vụ của nhân viên lễ tân. Đó là những tài liệu về khách hàng, bao gồm hồ sơ khách hàng và các giấy tờ liên quan đến các yêu cầu của họ. Ngoài ra, nhân viên lễ tân cũng phải quản lý các tài liệu liên quan đến địa điểm, bao gồm các chính sách, quy định và quy trình làm việc.
2.7 Giám sát an ninh
Nhân viên lễ tân phải giám sát an ninh của địa điểm, bao gồm kiểm tra các tài liệu của khách hàng và giám sát các khu vực công cộng để đảm bảo rằng không có nguy cơ an ninh. Họ cũng phải hướng dẫn khách hàng về các quy định và quy trình an ninh của địa điểm.
2.8 Giải quyết khiếu nại của khách hàng
Nếu khách hàng có khiếu nại, nhân viên lễ tân phải giải quyết vấn đề đó một cách nhanh chóng và hiệu quả. Họ cần phải lắng nghe và xác định nguyên nhân của khiếu nại để có thể giải quyết vấn đề một cách hài lòng cho khách hàng.
2.9 Thực hiện các nhiệm vụ khác
Nhân viên lễ tân cũng có thể phải thực hiện các nhiệm vụ khác như chuẩn bị phòng cho khách hàng, tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ và sản phẩm của địa điểm và các công việc được cấp trên giao xuống.
3. Một số vị trí nhân viên lễ tân
Một số vị trí nhân viên lễ tân
Có nhiều vị trí khác nhau cho nhân viên lễ tân tùy thuộc vào loại hình công ty hoặc ngành nghề. Sau đây là một số vị trí nhân viên lễ tân phổ biến:
3.1 Nhân viên lễ tân khách sạn
Nhân viên lễ tân khách sạn là người đầu tiên đón tiếp khách khi họ đến khách sạn. Vị trí này yêu cầu nhân viên có khả năng giao tiếp tốt và thân thiện với khách hàng.
Nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân khách sạn là đón tiếp khách, tiếp nhận thông tin đặt phòng, giải đáp các câu hỏi của khách và hướng dẫn khách đến phòng. Nhân viên lễ tân khách sạn còn có trách nhiệm quản lý thông tin đặt phòng, tiếp nhận các yêu cầu phản hồi của khách hàng và hỗ trợ các hoạt động khác của khách sạn.
3.2 Nhân viên lễ tân bệnh viện
Nhân viên lễ tân bệnh viện đóng vai trò quan trọng trong việc đón tiếp và hướng dẫn bệnh nhân đến đúng phòng khám. Vị trí này yêu cầu nhân viên có khả năng giao tiếp tốt, thân thiện và kiến thức về ngành y tế.
Nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân bệnh viện là đón tiếp và hướng dẫn bệnh nhân đến đúng phòng khám, cung cấp thông tin về các dịch vụ y tế và hỗ trợ trong các thủ tục thanh toán.
3.3 Nhân viên lễ tân công ty
Đây là người đón tiếp khách và cung cấp thông tin về các dịch vụ của công ty. Nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân công ty là đón tiếp khách, hướng dẫn đến phòng họp, quản lý lịch hẹn và cung cấp thông tin cần thiết cho nhân viên trong công ty.
3.4 Nhân viên lễ tân sân bay
Nhân viên lễ tân sân bay là người đón tiếp khách và giúp họ giải quyết các vấn đề trong quá trình đi lại. Vị trí này yêu cầu nhân viên có khả năng giao tiếp tốt và kiến thức về các quy trình, chính sách của sân bay.
Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân sân bay là hướng dẫn khách đến đúng cổng bay, giải quyết các vấn đề về hành lý, thông tin chuyến bay, hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục check-in, đăng ký chuyến bay và xử lý các trường hợp thay đổi lịch trình hoặc hủy chuyến bay.
3.5 Nhân viên lễ tân spa
Nhân viên lễ tân spa là người đón tiếp khách và giúp khách hàng chọn dịch vụ phù hợp với nhu cầu của họ. Vị trí này yêu cầu nhân viên có khả năng giao tiếp tốt và kiến thức về các dịch vụ, sản phẩm làm đẹp.
Nhiệm vụ của nhân viên lễ tân spa là đón tiếp khách, giới thiệu các dịch vụ, sản phẩm của spa, tư vấn cho khách hàng về các liệu trình và sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ, quản lý lịch hẹn và xử lý các yêu cầu phản hồi của khách hàng.
3.6 Nhân viên lễ tân tòa nhà văn phòng
Vị trí này đóng vai trò quan trọng trong việc đón tiếp khách và hỗ trợ cho các hoạt động trong tòa nhà văn phòng. Nhiệm vụ chính của nhân viên lễ tân tòa nhà văn phòng là đón tiếp khách, hướng dẫn họ đến các văn phòng và thang máy, quản lý lịch hẹn, xử lý các yêu cầu phản hồi của khách hàng.
4. Yêu cầu công việc của nhân viên lễ tân
Yêu cầu công việc của nhân viên lễ tân
Yêu cầu công việc của nhân viên lễ tân bao gồm:
4.1 Trình độ chuyên môn
Yêu cầu về trình độ chuyên môn đối với nhân viên lễ tân phụ thuộc vào từng vị trí và loại hình tổ chức mà nhân viên đó làm việc.
Đối với những vị trí lễ tân cơ bản, yêu cầu trình độ thường là tối thiểu là trung học phổ thông. Tuy nhiên, nếu làm việc tại các khách sạn, resort hay các công ty quốc tế thì có thể yêu cầu nhân viên có bằng đại học hoặc các chứng chỉ chuyên môn liên quan.
Nếu làm việc trong ngành du lịch, yêu cầu trình độ chuyên môn của nhân viên lễ tân có thể bao gồm các chứng chỉ đào tạo trong lĩnh vực khách sạn, quản lý lễ tân, quản lý du lịch, hoặc các chứng chỉ tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha,…
4.2 Ngoại hình
Ngoại hình là một trong những yếu tố quan trọng đối với nhân viên lễ tân. Một ngoại hình ưa nhìn, lịch sự, sạch sẽ sẽ giúp nhân viên lễ tân tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, làm cho khách hàng cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn.
Trang phục của nhân viên lễ tân nên đơn giản, thanh lịch, không quá phô trương. Đối với nhân viên lễ tân nữ, cần trang điểm nhẹ nhàng, tóc gọn gàng, không quá dài/quá ngắn. Đối với nhân viên lễ tân nam, tóc cần gội sạch, cắt gọn, cạo râu sạch sẽ.
Ngoài ra, nhân viên lễ tân cần chú ý đến cách di chuyển, đứng, nói chuyện, cử chỉ của mình. Họ cần hướng tới một thái độ lịch sự, tử tế, nói chuyện chuẩn xác, tránh sử dụng từ ngữ không phù hợp, giữ khoảng cách với khách hàng, tránh cử chỉ quá mạnh hoặc quá lạnh.
4.3 Kỹ năng
Nhân viên lễ tân cần phải có một số kỹ năng chuyên môn và mềm để có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Các kỹ năng đó bao gồm:
Kỹ năng giao tiếp: Nhân viên lễ tân cần có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng, dù đó là giao tiếp trực tiếp, qua điện thoại hay qua email. Họ cần phải biết lắng nghe khách hàng, đưa ra câu trả lời chính xác, thân thiện, có thể giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhân viên lễ tân cần có khả năng giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Họ phải biết phân tích, đánh giá và đưa ra những giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề của khách hàng.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian: Nhân viên lễ tân cần phải biết cách quản lý thời gian để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Họ cần phải tổ chức thời gian của mình để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, phân chia công việc một cách hợp lý và đảm bảo độ chính xác của thông tin.
Kỹ năng sử dụng máy tính và các ứng dụng công nghệ thông tin: Nhân viên lễ tân cần phải sử dụng thành thạo các phần mềm và ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý thông tin của khách hàng, trao đổi với các phòng ban khác trong công ty và giúp khách hàng tiết kiệm thời gian khi sử dụng dịch vụ.
Kỹ năng ngoại ngữ: Trong môi trường làm việc đa quốc gia, nhân viên lễ tân cần có khả năng sử dụng ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh) để giao tiếp với khách hàng nước ngoài. Họ cần phải biết sử dụng từ vựng và cấu trúc ngữ pháp cơ bản để giúp khách hàng hiểu rõ thông tin và yêu cầu của mình.
5. Mức lương của nhân viên lễ tân
Mức lương của nhân viên lễ tân
Mức lương nhân viên lễ tân phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn, kỹ năng, khu vực địa lý, quy mô của công ty và ngành nghề mà công ty hoạt động. Tuy nhiên, theo thống kê từ JobsGO, mức lương trung bình của nhân viên lễ tân tại Việt Nam là từ 7 – 9 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, các công ty lớn, khách sạn sang trọng và ngành dịch vụ du lịch có thể trả lương cao hơn cho nhân viên lễ tân có kinh nghiệm và kỹ năng tốt. Các phúc lợi khác như thưởng, bảo hiểm, du lịch công ty và các chế độ khác cũng có thể được cung cấp cho nhân viên lễ tân.
Trên đây là tổng hợp yêu cầu công việc của nhân viên lễ tân cùng những thông tin liên quan đến vị trí này. Với sự đa dạng và phong phú của ngành dịch vụ hiện nay, nhân viên lễ tân càng cần phải cập nhật những kiến thức mới nhất và liên tục nâng cao kỹ năng của mình để trở thành những người đáp ứng được các yêu cầu khắt khe nhất của khách hàng. Thường xuyên truy cập vào JobsGO để có thêm nhiều thông tin hay, bổ ích khác bạn nhé.
Linh Lê
