Là một người lao động, nghỉ phép là điều mà ai cũng từng hoặc sẽ làm. Khi bạn đã lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ phép thì việc viết mail xin nghỉ phép là một điều cần thiết. Vậy viết mail xin nghỉ phép thế nào để thuyết phục cấp trên? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra những mẹo nhỏ để viết một email xin nghỉ phép hiệu quả
Việc gửi mail xin nghỉ phép lên cấp trên là điều mà bạn vẫn thường làm. Nhưng để có một email hoàn chỉnh để làm vừa lòng sếp thì đó là điều không dễ dàng. Sau đây là một số tiêu chí của một mail xin nghỉ phép hiệu quả:
Không thể thiếu tiêu đề
Tiêu đề là ấn tượng đầu tiên mà người nhận mail của bạn. Do đó, tiêu đề phải đảm bảo ngắn gọn, trực tiếp, không dài dòng, lan man. Trong tiêu đề bạn phải nêu rõ mục đích chung của thư của bạn và ngày tháng liên quan đến yêu cầu của bạn.
Nêu mục đích viết mail xin nghỉ phép của bạn
Nêu mục đích viết mail xin nghỉ phép của bạn
Sau khi mở đầu bằng cách giới thiệu tên của bạn, hãy nêu lý do viết mail: xin nghỉ phép. Bạn có thể sử dụng một lời tuyên bố và kết thúc nó bằng một dấu chấm câu hoặc sử dụng một câu hỏi mang tính chất thảo luận. Thông thường, nếu cấp trên chưa biết về việc bạn sẽ xin nghỉ phép thì nên sử dụng câu hỏi. Đây là một phép lịch sự thể hiện sự tôn trọng với họ.
Khi viết emai xin nghỉ phép không thể bỏ qua thời gian xin nghỉ phép. Bạn phải ghi rõ ngày tháng nghỉ phép từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu? Nghỉ bao nhiêu này? Nếu công ty bạn có chính sách nghỉ làm rõ ràng thì hãy cân nhắc và lựa chọn ngành nghỉ cho phù hợp. Điều này giúp thể hiện rằng bạn là người có trách nhiệm với công việc. Nếu như bạn xin phép ngày nghỉ vượt quá quy định cho phép thì hãy nêu lý do chính đáng để nhận được sự chấp thuận từ cấp trên.
Lý do xin nghỉ
Đây là điều rất quan trọng của một mail xin nghỉ phép. Điều này giúp cấp trên có thể hiểu rõ hơn về mục đích, yêu cầu của bạn. Một email xin nghỉ phép sẽ dễ được chấp thuận hơn nếu bạn nêu một lý do rõ ràng, cụ thể, hợp lý.
Hãy liệt kê những công việc bạn đang làm hoặc những kế hoạch bạn đã nên cho các nhóm trong thời gian nhỉ. Bạn nên cố gắng hoàn thành công việc mình đang làm trước khi nghỉ phép. Nếu không phải thảo luận với đồng nghiệp và nhờ họ tiếp quản công việc bạn đang làm trong thời gian nghỉ phép. Bước này nhằm đảm bảo cho cấp trên hiểu được rằng, việc bạn nghỉ phép hoàn toàn không ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Xác nhận yêu cầu của cấp trên
Cuối mỗi mail xin pháp nghỉ luôn để lại thông tin liên hệ hoặc mục xác nhận để cấp trên có thể trao đổi, đưa ra yêu cầu và xác nhận về nghỉ phép của bạn. Yếu tố này là một phép lịch sự chuyên nghiệp cũng thúc đẩy giao tiếp rõ ràng và cởi mở giữa bạn và nhà tuyển dụng của bạn.
Mẹo để soạn thảo một email xin nghỉ phép hiệu quả
Mẹo để soạn thảo một email xin nghỉ phép hiệu quả
Nếu bạn đang có ý định xin nghỉ phép qua mail thì không thể nào bỏ qua những mẹo soạn thảo mail dưới đây:
Tìm hiểu kĩ về chính sách của công ty
Mỗi công ty sẽ có chính sách khác nhau về kì nghỉ của nhân viên. Trước khi yêu cầu thời gian nghỉ, bạn hãy đảm bảo rằng mình tuân thủ chính sách của công ty. Nếu công ty không có chính sách văn bản thì phải hỏi những bộ phận liên quan để đưa ra yêu cầu về thời gian nghỉ phép cho hợp lý.
Kỳ nghỉ phép sẽ kéo dài vài ngày; do đó, nó sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Sẽ rất tốt nếu bạn có thể thông báo về kỳ nghỉ của mình trước ít nhất 2 tháng để có thời gian sắp xếp công việc. Đặc biệt, nếu bạn là người giữ những chức vụ quan trọng trong công ty thì việc viết mail xin nghỉ phép trước một vài tháng là điều cần thiết.
Tìm ngày thuận tiện
Nếu có thể hãy sắp xếp thời gian nghỉ phép của mình vào những ngày ít việc tại công ty hoặc kết thúc các dự án mà bạn đang tiến hành. Điều đó sẽ giúp cấp trên dễ dàng chấp nhận mail xin nghỉ phép của bạn hơn.
Kết
Trên đây là toàn bộ những mẹo viết mail xin nghỉ phép hiệu quả. Nếu bạn đang có ý định viết mail xin nghỉ cho cấp trên thì nên tham khảo và áp dụng những cách này. Nó sẽ mang đến hiệu quả tốt hơn nhiều đấy nhé.
