5 Cách Từ Chối Nhận Việc Tinh Tế Và Chuyên Nghiệp Nhất 2025

Từ chối nhận việc là hành động lịch sự thông báo cho nhà tuyển dụng rằng bạn không thể chấp nhận lời mời làm việc họ đưa ra. Dù quyết định từ chối, bạn vẫn cần gửi một email hoặc thư bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội và sự quan tâm của công ty. Đây là cách thể hiện sự chuyên nghiệp, duy trì mối quan hệ tốt đẹp và để lại ấn tượng tích cực, mở ra cơ hội hợp tác trong tương lai.

1. Tại Sao Cần Từ Chối Nhận Việc Một Cách Chuyên Nghiệp?

Từ chối nhận việc là một quyết định quan trọng cần sự cân nhắc kỹ lưỡng và chuyên nghiệp

Trong quá trình tìm việc, không phải lời mời nào cũng phù hợp với mong muốn, định hướng hoặc hoàn cảnh cá nhân của bạn. Khi đó, việc từ chối nhận việc là điều hoàn toàn bình thường, nhưng cách bạn từ chối sẽ phản ánh mức độ chuyên nghiệp và thái độ ứng xử của mình. Dưới đây là ba lý do quan trọng cho thấy vì sao bạn nên từ chối công việc một cách chuyên nghiệp, rõ ràng và đúng lúc:

• Thể hiện sự tôn trọng của ứng viên: Một lời từ chối nhận việc lịch sự, rõ ràng giúp bạn khẳng định mình là người biết cư xử và có tinh thần trách nhiệm,ngay cả khi quyết định không gia nhập tổ chức.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho nhà tuyển dụng: Khi bạn phản hồi kịp thời để từ chối công việc không phù hợp, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng sắp xếp lại kế hoạch tuyển dụng, tránh lãng phí thời gian và công sức không cần thiết.
• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp và mở rộng cơ hội trong tương lai: Một lời từ chối nhận việc khéo léo sẽ giúp bạn giữ được thiện cảm từ phía nhà tuyển dụng, mở ra cơ hội hợp tác về sau hoặc được giới thiệu đến vị trí phù hợp hơn trong tương lai.

Từ chối nhận việc đúng cách không chỉ là hành động lịch sự, mà còn là kỹ năng cần thiết để xây dựng thương hiệu cá nhân bền vững. Cách bạn nói “không” hôm nay có thể tạo nên nhiều cơ hội “có” trong tương lai.

>>> Xem thêm: Việc làm HCM

2. Cách Từ Chối Nhận Việc Lịch Sự, Chuyên Nghiệp

Để từ chối nhận việc một cách tinh tế, chuyên nghiệp, bạn cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản và lựa chọn hình thức liên lạc phù hợp. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng cùng với thái độ lịch sự sẽ giúp bạn để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.

2.1. Cách Từ Chối Nhận Việc Qua Email

Email là phương pháp từ chối phổ biến và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Nó cho phép bạn trình bày đầy đủ thông tin một cách có cấu trúc, tránh được sự hồi hộp hoặc ngại ngùng khi nói chuyện trực tiếp. So với các hình thức khác như cách từ chối nhận việc qua zalo hay điện thoại thì email mang lại sự rõ ràng, chỉn chu và dễ quản lý hơn.

Để viết một email từ chối nhận việc hiệu quả và lịch sự, bạn cần lưu ý những điểm sau:

Nội Dung Email

• Lời chào nhà tuyển dụng: Mở đầu thư, hãy đưa ra lời chào trang trọng tương tự như khi bạn ứng tuyển. Ví dụ: “Thân chào Bộ phận tuyển dụng công ty [Tên công ty]” hoặc “Dear Mr./Mrs./Ms. [Họ tên] – Trưởng phòng tuyển dụng Công ty [Tên công ty]”. Đây là bước tạo thiện cảm và thể hiện thái độ chuyên nghiệp ngay từ dòng đầu tiên.
• Lời cảm ơn nhà tuyển dụng: Gửi lời cảm ơn vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ, phỏng vấn và đưa ra lời mời làm việc. Một lời cảm ơn chân thành không chỉ thể hiện thái độ chuyên nghiệp mà còn giúp bạn giữ được mối quan hệ tích cực với công ty, điều quan trọng nếu bạn muốn mở rộng cơ hội trong tương lai.
• Lời từ chối offer: Đây là phần trọng tâm của thư. Bạn nên trình bày lý do từ chối một cách khéo léo, trung thực và giữ thái độ tích cực. Nếu lý do liên quan đến mức thu nhập, bạn có thể áp dụng cách từ chối nhận việc vì lương thấp theo hướng tế nhị như: “Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng về điều kiện công việc và nguyện vọng cá nhân, tôi nhận thấy hiện tại có một lựa chọn phù hợp hơn với định hướng tài chính của mình.” Tránh sử dụng các từ mang tính so sánh tiêu cực như “lương thấp” hoặc “không xứng đáng”.
• Lời kết: Hãy thể hiện sự tiếc nuối vì chưa thể hợp tác cùng doanh nghiệp lần này. Nếu phù hợp, bạn có thể chủ động bày tỏ mong muốn được giữ liên hệ hoặc tiếp tục đồng hành trong các cơ hội khác. Một lời chúc chân thành đến công ty cũng là cách kết thúc thư nhã nhặn và thiện chí.

Cấu trúc và cách trình bày trong email từ chối nói trên cũng có thể được linh hoạt áp dụng trong trường hợp bạn cần phản hồi lời mời làm việc từ công ty nước ngoài. Chỉ cần chuyển ngữ phù hợp và giữ nguyên tinh thần chuyên nghiệp, bạn đã có thể xử lý tình huống một cách hiệu quả. Đây cũng chính là cách từ chối nhận việc bằng tiếng Anh được nhiều ứng viên sử dụng khi làm việc trong môi trường quốc tế.

2.2. Cách Từ Chối Nhận Việc Qua Điện Thoại

Dù email là hình thức phổ biến để từ chối nhận việc một cách chính thức, vẫn có những tình huống nhà tuyển dụng gọi trực tiếp hoặc nhắn tin qua zalo để hỏi phản hồi. Trong trường hợp này, từ chối qua điện thoại là lựa chọn nhanh gọn và thể hiện sự tôn trọng, nếu bạn xử lý khéo léo. Khi thực hiện cuộc gọi, hãy bắt đầu bằng lời cảm ơn vì cơ hội được trao sau đó trình bày ngắn gọn lý do từ chối nhận việc như thay đổi kế hoạch cá nhân hoặc nhận một lời mời phù hợp hơn. Bạn nên giữ giọng điệu nhẹ nhàng, tránh đề cập trực diện đến những yếu tố nhạy cảm như lương bổng hay đánh giá công ty.

Nếu chưa sẵn sàng phản hồi ngay, bạn có thể xin phép gọi lại hoặc đề nghị được trình bày rõ ràng hơn qua email. Trường hợp nhận lời mời qua các ứng dụng như zalo, bạn cũng có thể tham khảo cách từ chối nhận việc qua tin nhắn với nội dung lịch sự, ngắn gọn, sau đó xác nhận lại bằng email nếu cần.

3. Các Lưu Ý Khi Từ Chối Nhận Việc

Từ chối nhận việc đòi hỏi ứng viên giữ thái độ tôn trọng, chuyên nghiệp

Việc từ chối một lời mời làm việc, dù ở bất kỳ hình thức nào, đòi hỏi ứng viên phải giữ thái độ tôn trọng, chuyên nghiệp và có sự cân nhắc kỹ lưỡng. Một phản hồi được soạn thảo đúng cách không chỉ giúp bạn bảo toàn hình ảnh cá nhân mà còn mở ra những cơ hội nghề nghiệp trong tương lai. Dưới đây là các lưu ý quan trọng mà bạn không nên bỏ qua:

3.1. Phản Hồi Kịp Thời

Sau khi đã có quyết định cuối cùng, ứng viên nên phản hồi trong vòng 24–72 giờ. Việc trì hoãn quá lâu có thể khiến nhà tuyển dụng đánh giá bạn thiếu tinh thần trách nhiệm, đồng thời gây ảnh hưởng đến tiến độ tuyển dụng của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: 7 mẹo viết CV xin việc cho người chưa có kinh nghiệm

3.2. Chọn Kênh Giao Tiếp Phù Hợp

Tùy vào hoàn cảnh, bạn có thể lựa chọn gửi email, gọi điện hoặc nhắn tin. Email là hình thức phổ biến nhất, giúp trình bày đầy đủ và lưu trữ rõ ràng. Trong trường hợp nhà tuyển dụng liên hệ trước qua zalo hoặc các nền tảng tương tự, bạn có thể tham khảo cách từ chối nhận việc qua tin nhắn để phản hồi ngắn gọn, sau đó xác nhận chính thức qua email. Nếu cần trao đổi trực tiếp, cách từ chối nhận việc qua điện thoại cũng nên được thực hiện với ngữ điệu rõ ràng, lịch sự và tinh tế.

3.3. Trình Bày Lý Do Từ Chối Một Cách Khéo Léo

Hãy cân nhắc kỹ trước khi đưa ra lý do từ chối nhận việc. Tránh nói thẳng những điều tiêu cực như “mức lương thấp” hay “không phù hợp với văn hóa công ty”. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các cách diễn đạt nhẹ nhàng như:

• “Tôi đã cân nhắc và quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với định hướng nghề nghiệp của bản thân hiện tại .”
• “Tôi cần thêm thời gian cho kế hoạch phát triển cá nhân trong giai đoạn tới.”

Cách trình bày lý do khéo léo giúp bạn giữ mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng và hạn chế gây hiểu lầm.

>>> Xem thêm: 8 quy tắc ứng xử nơi công sở

3.4. Duy Trì Giọng Điệu Tôn Trọng Và Chuyên Nghiệp

Dù phản hồi bằng hình thức nào, bạn nên bày tỏ sự cảm ơn vì lời mời và quá trình tuyển chọn trước đó. Việc thể hiện sự tôn trọng trong từng câu chữ sẽ cho thấy bạn là người có thái độ làm việc nghiêm túc, chỉn chu và đáng tin cậy.

3.5. Tuyệt Đối Không “Mất Hút”

Một trong những lỗi nghiêm trọng nhất là không phản hồi sau khi nhận được offer. Việc “biến mất” sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh cá nhân và có thể khiến bạn bị loại khỏi những cơ hội sau này, đặc biệt trong các ngành có tính kết nối cao.

3.6. Thể Hiện Mong Muốn Hợp Tác Nếu Có Cơ Hội

Ngay cả khi không nhận lời ở thời điểm hiện tại, bạn vẫn nên để ngỏ khả năng hợp tác trong tương lai. Một lời chúc thành công cùng lời nhắn “Hy vọng sẽ có dịp đồng hành cùng quý công ty trong những cơ hội khác” là đủ để duy trì thiện chí và mở ra kết nối dài hạn.

3.7. Giới Thiệu Ứng Viên Tiềm Năng Nếu Phù Hợp

Nếu bạn biết ai đó phù hợp với vị trí đang tuyển và sẵn lòng ứng tuyển, việc giới thiệu người đó với nhà tuyển dụng là hành động rất đáng trân trọng. Điều này thể hiện bạn không chỉ chuyên nghiệp mà còn có tinh thần hỗ trợ và trách nhiệm với cộng đồng nghề nghiệp.

>>> Xem thêm: Cách Tạo Mẫu CV Đẹp

4. Mẫu Email Từ Chối Nhận Việc Chuyên Nghiệp, Thường Gặp

Để hỗ trợ bạn soạn thảo dễ dàng hơn, dưới đây là các mẫu email từ chối nhận việc lịch sự, khéo léo và phù hợp với nhiều tình huống.

Mẫu 1:

Mẫu 2:

Mẫu 3:

Mẫu 4:

Mẫu 5:

Bạn đang băn khoăn không biết cách từ chối công việc sau khi phỏng vấn sao cho tinh tế và vẫn giữ được thiện cảm từ nhà tuyển dụng? Việc từ chối một lời mời làm việc chưa phù hợp là điều hoàn toàn bình thường trong hành trình phát triển nghề nghiệp. Quan trọng là cách bạn truyền đạt. Nếu đủ khéo léo, bạn không chỉ thể hiện được sự chuyên nghiệp mà còn duy trì cơ hội hợp tác trong tương lai. Hy vọng những hướng dẫn và mẫu email trong bài viết đã giúp bạn tự tin hơn khi đưa ra quyết định này Khám phá thêm nhiều bí quyết nghề nghiệp và cơ hội việc làm phù hợp tại JobsGO ngay.

Câu hỏi thường gặp

1. Từ Chối Nhận Việc Để Ứng Tuyển Vào Vị Trí Khác Của Cùng Một Công Ty Được Không?

Về lý thuyết, việc này không có vấn đề gì, đặc biệt nếu vị trí mới phù hợp hơn với kỹ năng/định hướng của bạn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo việc từ chối lần trước đã được thực hiện một cách chuyên nghiệp để duy trì thiện cảm và mở ra cơ hội này.

2. Có Cần Giải Thích Lý Do Từ Chối Quá Chi Tiết Hay Không?

Không cần thiết. Bạn chỉ nên trình bày lý do một cách ngắn gọn, súc tích và chuyên nghiệp, tránh đi sâu vào chi tiết hoặc giải thích những cảm xúc tiêu cực. Mục tiêu là duy trì sự tôn trọng và mối quan hệ tốt đẹp, không phải biện minh hay gây tranh cãi.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)