Trợ lý Giám đốc là bước khởi đầu hoàn hảo cho những bạn trẻ muốn chinh phục nghề quản lý và khao khát thể hiện năng lực của bản thân. Những công việc mà một trợ lý giám đốc thường xuyên phụ trách sẽ giúp bạn nhanh chóng đạt tới đỉnh cao của sự nghiệp. Hãy cùng JobsGO theo dõi các thông tin về nghề Trợ lý Giám đốc nhé.
Trợ lý Giám đốc (Assistant Manager) là người trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo, hỗ trợ hành chính cho Giám đốc để đảm bảo mọi công việc của giám đốc được diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm thời gian và hiệu quả nhất. Trợ lý đóng vai trò là một nhân vật thay thế khi Giám đốc không có mặt tại công ty.
Chính vì vậy, những người ngồi trên chiếc ghế này thường được đào tạo trực tiếp bởi Giám đốc. Và họ thường có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn trong công ty.
Trợ lý Giám đốc là trợ thủ đắc lực cho Giám đốc; do đó họ cần có cái nhìn bao quát và nắm bắt được tình hình hiện tại trong công ty. Công việc của họ không chỉ dừng lại ở mức độ nhẹ nhàng như xử lý sổ sách, lên lịch họp, sắp xếp các buổi gặp gỡ với đối tác. Trong một vài trường hợp, Trợ lý Giám đốc phải thay mặt Giám đốc đưa ra quyết định, ký kết hợp đồng.
2. Vai trò, nhiệm vụ & chức năng của Trợ lý Giám đốc
Trong phần này, JobsGO sẽ cùng bạn tìm hiểu về vai trò, nhiệm vụ và chức năng của Trợ lý Giám đốc.
2.1 Vai trò
Trợ lý giám đốc thuộc bộ phận Quản lý nhân sự hành chính. Đây là nhân sự cấp cao, bao quát toàn bộ công việc của đơn vị. Họ có đóng góp công sức không nhỏ giúp Giám đốc hoàn thành tốt công việc của mình.
Nếu coi CEO là tướng quân thì có thể gọi Trợ lý là quân sư. Họ tiếp nhận kế hoạch từ CEO, sau đó đánh giá, tham mưu và tiến hành thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Trợ lý làm việc trực tiếp dưới quyền quản lý của Giám đốc; nhờ đó họ nhận được rất nhiều lời khuyên, hướng dẫn từ cấp trên. Công việc này đem đến cho họ rất nhiều bài học kinh nghiệm vô giá. Làm việc dưới vai trò Trợ lý Giám đốc cũng chính là con đường nhanh nhất để trở thành Giám đốc.
2.2 Nhiệm vụ
Trong một vài trường hợp, Trợ lý Giám đốc có thể thay mặt Giám đốc ra quyết định
Trợ lý Giám đốc cần thực hiện các công việc sau:
Thực hiện các công việc hỗ trợ CEO, giám sát, quản lý mọi việc trong công ty theo yêu cầu của ban giám đốc
Sắp xếp các buổi phỏng vấn tuyển chọn nhân sự, các buổi họp trong nội bộ công ty và với đối tác.
Book phòng nghỉ, máy bay cho giám đốc và các đối tác
Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động cho mỗi phòng ban và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc.
Lập báo cáo định kỳ cho giám đốc và các phòng ban khác.
Theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các phòng ban và đưa ra hướng xử lý kịp thời cần thiết.
Lập ngân sách và theo dõi nguồn ngân sách này.
Thay mặt giám đốc đưa ra các quyết định cần thiết, giám sát tiến độ công việc.
Khi mới ra trường, được làm việc ở vị trí Trợ lý Giám đốc là lợi thế rất lớn so với các bạn đồng trang lứa. Vì bạn có thể được tiếp cận với nhiều thứ mà ở tầm nhân viên bình thường sẽ ko được tiếp cận, được rèn luyện rất nhiều kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống.
Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, chuyên môn của Giám đốc mà chức năng của Trợ lý sẽ thay đổi từ việc quản lý hành chính đơn giản đến điều phối, tổ chức công việc cho các nhân viên khác. Dưới đây là các chức năng thường thấy ở vị trí Trợ lý Giám đốc.
Chức năng cung cấp thông tin: Trợ lý là người tiếp nhận, sàng lọc và cung cấp cho Giám đốc những thông tin quan trọng nhất về hoạt động của phòng ban, khách hàng, đối tác,… Nhờ đó, Giám đốc có thể hiểu rõ về tình hình hoạt động của công ty một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Chức năng quản lý: Trợ lý cũng chính là người hỗ trợ cấp trên xây dựng uy tín, danh tiếng bằng cách giúp đỡ đối phương khắc phục các điểm yếu trong công tác.
Chức năng lập kế hoạch: Trợ lý tham mưu, tư vấn cho cấp trên để xây dựng kế hoạch, chiến lược hoạt động đúng đắn.
Chức năng tổ chức: Trợ lý giúp cấp trên sắp xếp thời gian làm việc khoa học, hiệu quả. Đồng thời, Trợ lý còn phối hợp với các phòng ban, đồng nghiệp trong nhóm để thực hiện tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
Chức năng chỉ huy, lãnh đạo: Trong một số trường hợp, Trợ lý được phép chỉ huy, lãnh đạo các thành viên trong công ty nhằm mục đích thực hiện công việc hiệu quả.
Chức năng kiểm soát: Giám đốc có thể ủy quyền cho Trợ lý trong việc tiến hành theo dõi, giám sát công việc để đạt được mục tiêu đề ra.
3. Mức lương của Trợ lý Giám đốc như nào?
Dựa trên dữ liệu do các ứng viên cung cấp, JobsGO nhận thấy Trợ lý Giám đốc có thể nhận được mức lương dao động từ 10 – 15 triệu đồng/ tháng khi có từ 1 – 3 năm kinh nghiệm. Khi làm việc tại các công ty nước ngoài, mức lương cho vị trí này có thể lên tới 11 – 33 triệu đồng/ tháng (theo Salaryexplorer). Tuy nhiên, quá trình trở thành Trợ lý Giám đốc không hề dễ dàng.
Bạn muốn trở thành Trợ lý Giám đốc? Dưới đây là những kiến thức, kỹ năng mà bạn cần có.
4.1 Kiến thức chuyên môn
Yêu cầu về kiến thức chuyên môn đối với vị trí Trợ lý Giám đốc tại các công ty là khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty.
Chẳng hạn, bạn muốn trở thành Trợ lý của các công ty xuất nhập khẩu; như vậy, bạn cần am hiểu các thủ tục xuất nhập khẩu, nắm rõ luật kinh doanh. Chỉ như thế bạn mới không mắc phải các sai sót trong việc ký hợp đồng; qua đó tránh những tổn thất dù nhỏ nhất cho công ty.
Trợ lý cho các tổ chức nước ngoài cần có kiến thức về các thủ tục ngoại giao; hiểu biết quy trình làm việc và tiếp nhận giấy tờ theo chuẩn quốc tế.
Bên cạnh kiến thức chuyên môn, bạn cần sở hữu những kỹ năng sau để có thể trở thành một Trợ lý Giám đốc xuất sắc.
Kỹ năng giao tiếp: Trợ lý cần làm việc với rất nhiều đối tượng từ Giám đốc, đến Trưởng phòng và Nhân viên. Vì vậy, có kỹ năng giao tiếp tốt là điều rất quan trọng. Kỹ năng này giúp bạn tương tác với người khác theo cách tích cực, để hoàn thành mục tiêu của công ty.
Tính tỉ mỉ: Trợ lý có nhiệm vụ cung cấp dữ liệu; tư vấn, tham mưu cho Giám đốc về hoạt động của doanh nghiệp. Nếu thông tin mà họ đưa ra là sai lầm, nó cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến phán đoán và quyết định của cấp trên; tác động xấu đến kết quả công việc được thực hiện. Do đó, Trợ lý cần cẩn trọng khi thực hiện mọi nhiệm vụ được giao.
Lãnh đạo: Trong một vài trường hợp, Trợ lý được phép thay mặt Giám đốc đưa ra quyết định; phân công, quản lý các nhân sự liên quan hoàn thành công việc được giao. Chính vì thế, trau dồi kỹ năng lãnh đạo là điều mà bạn không thể bỏ qua nếu muốn trở thành Trợ lý giám đốc. Nếu không biết cách lãnh đạo, nhân viên cấp dưới có thể không nghe theo chỉ đạo của bạn hoặc làm việc một cách chống đối ảnh hưởng tới kết quả làm việc chung.
Lắng nghe và tiếp thu: Một Trợ lý giám đốc tốt là người có thể lắng nghe tích cực. Khi có kỹ năng này, bạn có thể tiếp nhận phản hồi, mối quan tâm và các câu hỏi của cấp trên, cấp dưới; để từ đó xác định các vấn đề đang phát sinh và cách để giải quyết chúng kịp thời.
Quyết đoán: Trợ lý thường phải đưa ra quyết định liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp để giúp cấp trên đạt được mục tiêu của họ từ quyết định điều chuyển nhân sự, xử lý hàng tồn kho,… đến giải quyết khiếu nại của khách hàng,… Một Trợ lý quyết đoán sẽ xử lý tình huống tốt hơn.
Tính cách linh hoạt: Một người Trợ lý tuyệt vời cần phải có khả năng tương tác với tất cả mọi người, cho dù đó là Giám đốc cấp cao hay nhân viên cấp thấp. Một trợ lý phải linh hoạt và kiên nhẫn với tất cả mọi người.
Kỹ năng quản lý thời gian: Một người trợ lý cần biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên và giữ mọi thứ đúng tiến độ. Lý do là vì công việc của Trợ lý là hỗ trợ cấp trên lên lịch các cuộc họp, sự kiện,… Nhờ đó, Giám đốc có thể dành nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn như lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu hoạt động của cả doanh nghiệp.
Ngoại hình: Trợ lý Giám đốc không cần xinh đẹp như diễn viên, hoa hậu, nhưng cần có diện mạo ưa nhìn, sáng sủa, gọn gàng. Lý do là bởi, Trợ lý thường phải thay mặt Giám đốc gặp gỡ đối tác, khách hàng,… Một người có ngoại hình ưa nhìn thường dễ tạo thiện cảm cho người đối diện.
5. Học gì để làm Trợ lý Giám đốc?
Tại Việt Nam chưa có ngành học nào chuyên đào tạo Trợ lý, Thư ký,.. Vì vậy, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp mà Nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên tốt nghiệp các ngành như:
Nhưng điều đó không đồng nghĩa với việc bạn không có cơ hội trở thành Trợ lý khi theo học các ngành khác. Chỉ cần có sự cố gắng, nỗ lực, dù học ngành nào bạn cũng có cơ hội làm việc trong lĩnh vực này.
6. Trợ lý Giám đốc khác gì với Thư ký Giám đốc?
Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc là các vị trí riêng biệt
Do có nhiều điểm tương đồng nên nhiều người cho rằng Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc là một. Tuy nhiên, đây là hai vị trí độc lập, tách biệt hoàn toàn.
Ngoài việc tổ chức, sắp xếp các cuộc hẹn, cuộc họp mà các Thư ký thường làm; Trợ lý sẽ đóng thêm vai trò lãnh đạo, chuẩn bị báo cáo, giải trình khi cần thiết và đưa ra các phương hướng phát triển trong tương lai.
Trợ lý Giám đốc có thể chủ động đưa ra các quyết định thay cho Giám đốc khi cần thiết. Trong khi đó Thư ký Giám đốc sẽ phải làm việc theo chỉ định của Giám đốc mà không có quyền độc lập ra bất kỳ quyết định nào.
Cả Trợ lý Giám đốc và Thư ký Giám đốc đều đóng vai trò quan trọng trong công ty. Và họ đều có kiến thức nền tảng vững chắc để giúp đỡ Giám đốc thực hiện công việc suôn sẻ hơn.
Với hơn 60.000 doanh nghiệp đối tác, JobsGO có rất nhiều công việc để bạn lựa chọn. Cho dù bạn đang tìm kiếm một công việc tại Hà Nội, TP.HCM hay Đà Nẵng, Khánh Hòa,… bạn đều có thể tìm thấy trên JobsGO.
Click ngay Việc làm Trợ lý Giám đốc để xem các tin tuyển dụng Trợ lý Giám đốc mới nhất của chúng tôi và tìm hiểu xem Nhà tuyển dụng đang thực sự yêu cầu gì đối với nhân sự làm việc ở vị trí này.
van.dao
