Hồng NguyễnTổ chức sự kiện online là một trong những hình thức khá phổ biến hiện nay. Vậy quy trình tổ chức sự kiện online như thế nào? Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này, đừng bỏ qua bài viết dưới đây của JobsGO nhé.
Mục lục
Tổ chức sự kiện online là gì?
Sự kiện online được biết đến là một loại hình sự kiện được phát trực tiếp trên các nền tảng công nghệ (Facebook, Zalo, Twitter,…), kết nối với người tham dự, có sự tương tác với mọi người qua Internet.
Trước đây, tổ chức sự kiện online không quá phổ biến. Hầu hết các đơn vị, tổ chức đều lựa chọn các địa điểm cụ thể (hội trường, ngoài trời) để tổ chức và mời khán giả đến trực tiếp tham dự. Tuy nhiên, trong những năm gần đây, khi công nghệ phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là tình hình Covid-19 căng thẳng, toàn bộ hoạt động bên ngoài bị tạm ngưng, hình thức sự kiện online này mới thực sự được áp dụng rộng rãi. Đây được xem là giải pháp hữu hiệu, giúp cho các đơn vị, tổ chức có thể kết nối với khách hàng, khán giả từ xa.
👉 Xem thêm: Tổ chức sự kiện: Nghề của những người thích sự năng động
Tại sao nên tổ chức sự kiện online?
Việc tổ chức sự kiện online có rất nhiều ưu điểm nổi bật so với hình thức truyền thống. Cụ thể đó là:
- Mang lại khả năng tiếp cận cao: cùng 1 lúc, sự kiện có thể tiếp cận số lượng lớn người tham dự không chỉ tại Việt Nam mà còn trên nhiều quốc gia khác. Trong khi đó, sự kiện truyền thống sẽ chỉ hạn chế một số đối tượng tham dự nhất định.
- Tiết kiệm nhiều chi phí: Chắc chắn khi tổ chức 1 sự kiện ngoài trời, bạn sẽ phải chi rất nhiều khoản khác nhau từ thuê địa điểm, hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu,… Thế nhưng, nếu tổ chức sự kiện online, bạn sẽ không cần phải quá cầu kỳ trong khâu tìm địa điểm, vận chuyện, ăn uống, làm sân khấu,…
- Hoạt động truyền thông hiệu quả hơn: với 1 sự kiện trực tuyến được đầu tư kỹ lưỡng, bài bản thì sẽ dễ tạo nên sức hút, hiệu ứng lan tỏa tốt hơn rất nhiều, giúp bạn có thể quảng bá được sự kiện, thương hiệu, hình ảnh,…
- Tránh được các sự cố ngoài ý muốn như thời tiết, thiên tai, dịch bệnh,… Thật vậy, nếu tổ chức sự kiện truyền thống, bạn sẽ phải lo lắng điều kiện thời tiết (nắng – mưa), dịch bệnh không được tập trung đông người,… Tuy nhiên, với sự kiện trực tuyến, mọi vấn đề này đều được giải quyết.
👉 Xem thêm: Những kinh nghiệm tổ chức sự kiện tạo ấn tượng cho khách mời
Quy trình tổ chức sự kiện online chi tiết
Để có được một sự kiện online thành công, hiệu quả, các bạn cần nắm bắt và thực hiện theo quy trình cụ thể như sau:
Xác định mục đích, mục tiêu và loại hình của sự kiện
Đối với mỗi sự kiện sẽ đều có đặc điểm, tính chất khác nhau. Chính vì vậy, trước hết, các bạn sẽ cần phải xác định được mục đích rõ ràng, mục tiêu hướng đến là gì và sẽ tổ chức theo loại hình nào?
Mục tiêu càng rõ ràng thì bạn sẽ càng dễ dàng hơn trong việc triển khai, đo lường hiệu quả của sự kiện.
Lập kế hoạch tổng thể
Dựa vào mục tiêu, bạn sẽ cần lập ra kế hoạch tổng thể cho toàn bộ sự kiện gồm:
- Các hạng mục cần triển khai là gì?
- Thời gian thực hiện là khi nào? Trong bao lâu?
- Khách mời cho sự kiện gồm những ai?
- Quy mô sự kiện lớn hay nhỏ?
- Nhân sự thực hiện gồm những ai?
- Nội dung chính của sự kiện là gì?
- …
Đây chính là một bản phác thảo chung cho cả sự kiện. Qua đây, bạn sẽ có cái nhìn bao quát nhất để thực hiện thành công.
👉 Xem thêm: Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Làm thế nào để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch
Tìm hiểu, lựa chọn địa điểm tổ chức
Mặc dù là sự kiện online, song bạn vẫn cần phải khảo sát và lựa chọn ra địa điểm phù hợp để tổ chức. Vì dù sao, đây cũng là một sự kiện được phát sóng trực tiếp trên các nền tảng xã hội, bạn cũng cần phải chọn một nơi yên tĩnh, có thể kết nối các thiết bị, Internet và tạo background đẹp để lên hình.
Lựa chọn nền tảng công nghệ tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện trực tuyến thì chọn nền tảng để livestream là một bước chuẩn bị rất quan trọng. Hiện nay, có rất nhiều nền tảng cho phép người dùng có thể phát trực tiếp Facebook, Twitter, Instagram, Youtube,… Còn riêng với những sự kiện mang tính chất là hội thảo, hội nghị thì bạn nên chọn các nền tảng đa dạng tính năng hơn như Google Meet, Zoho Meeting, Zoom,…
Truyền thông cho sự kiện
Truyền thông, quảng bá là một trong những hoạt động rất quan trọng trong tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện online nói riêng. Bạn có thể lựa chọn các kênh truyền thông trực tuyến, kết hợp quảng bá trong suốt quá trình chuẩn bị sự kiện.
Đó có thể là đăng tải thông tin lên mạng xã hội, viết báo, tạo sự kiện,… để khán giả, công chúng biết đến và tham dự khi sự kiện diễn ra.
👉 Xem thêm: Truyền thông: Ngành nghề cho những người thích làm việc từ xa
Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện
Bất kể 1 sự kiện nào dù truyền thống hay online thì đều cần có kịch bản chi tiết để quá trình sự kiện diễn ra đúng mục đích, mục tiêu, suôn sẻ và thành công. Nội dung kịch bản cần rõ ràng, cụ thể, phân chia từng phần, thời gian, đối tượng phát biểu, hoạt động tương tác như thế nào?,… Ngoài ra, bạn cũng nên lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Triển khai các hạng mục trong sự kiện
Dựa trên kế hoạch, kịch bản đã lên, bạn sẽ triển khai các hạng mục trong sự kiện theo đúng trình tự, thời gian với các bộ phận liên quan. Ưu điểm lớn của việc tổ chức sự kiện online chính là giảm bớt các công đoạn thi công, F&B,…trong quá trình triển khai các hạng mục. Do đó, nguồn lực sẽ được tập trung vào hoạt động truyền thông, sản xuất nội dung sự kiện.
Đánh giá hiệu quả, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Đối với mỗi sự kiện sau khi đã tổ chức, các bạn sẽ cần phải cùng team họp, đánh giá hiệu quả xem đã đạt được những gì? Mục tiêu đặt ra đạt được bao nhiêu? Có vấn đề gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện không và rút ra kinh nghiệm cho những lần sau. Đây là một bước rất quan trọng mà dù tổ chức sự kiện online hay truyền thống đều cần phải thực hiện.
Trên đây là toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện online. Hy vọng rằng bài viết sẽ hữu ích với bạn đọc đang quan tâm đến vấn đề này.
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
