6 Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn Khéo Léo, Không Làm “Mất Lòng”

Thông thường sẽ có rất ít người chỉ nộp CV vào một công việc. Ứng viên có xu hướng nộp CV tới nhiều công ty để tăng cơ hội việc làm. Trong trường hợp bạn nhận được Email mời phỏng vấn từ công ty trong khi bạn đã tìm được cơ hội việc làm tốt hơn hoặc vị trí công việc đó không phù hợp với bạn nữa, bạn cần viết một email từ chối phỏng vấn. Điều đó giúp bạn thể hiện sự tôn trọng và tạo ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng.

1. Khi Nào Bạn Nên Từ Chối Lời Mời Phỏng Vấn?

Khi nộp hồ sơ ứng tuyển, hầu hết chúng ta đều mong muốn nhận được lời mời phỏng vấn và trúng tuyển việc làm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chính bạn lại là người từ chối cuộc hẹn phỏng vấn từ nhà tuyển dụng. Vậy lý do là gì?

• Bạn đã nhận được lời mời tuyển dụng từ công ty khác.
• Công ty hiện tại thay đổi chính sách và bạn quyết định không nghỉ việc nữa.
• Trong quá trình tìm hiểu về công ty mới, bạn cảm thấy những mong muốn, kỳ vọng của bản thân không được đáp ứng như môi trường làm việc, chính sách nhân sự, mức lương,…

Xem thêm: Bài mẫu giới thiệu bản thân khi phỏng vấn cho mọi đối tượng

2. Các Nội Dung Cần Có Trong Email Từ Chối Phỏng Vấn

2.1. Tiêu Đề Email Từ Chối Phỏng Vấn

Tiêu đề email từ chối phỏng vấn cần rõ ràng và ngắn gọn để người nhận có thể hiểu nội dung chính của email. Điều này giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo rằng email được chuyển đến đúng người.

Xin lỗi và từ chối phỏng vấn vị trí [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]

2.2. Mở Đầu Thân Email

Phần mở đầu email cần lịch sự và chuyên nghiệp. Nó giúp xác định mục đích của email và tạo một ấn tượng tốt với người nhận. Đồng thời, bạn cần giới thiệu về bản thân để nhà tuyển dụng biết bạn là ai, ứng tuyển vị trí nào và có lịch phỏng vấn thời gian ra sao.

Dear Ms/Mr hoặc Kính gửi: Phòng tuyển dụng công ty [tên công ty] Tôi là [tên]. Tôi đã được công ty liên hệ hẹn lịch phỏng vấn vào [thời gian phỏng vấn] cho vị trí [tên vị trí ứng tuyển].

2.3. Lời Cảm Ơn

Dù đã quyết định từ chối phỏng vấn, bạn vẫn nên gửi tới nhà tuyển dụng và công ty một lời cảm ơn chân thành. Điều này cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp và tạo được thiện cảm với HR, qua đó giúp xây dựng mối quan hệ tích cực với công ty.

Tôi xin chân thành cảm ơn vì cơ hội được xem xét cho vị trí [Vị trí công việc] tại [Tên công ty]. Tôi đã xem xét kỹ thông tin về công ty, cũng như vị trí công việc và rất trân trọng việc công ty đã quan tâm đến tôi.

2.4. Xác Nhận Không Tham Gia Phỏng Vấn

Trong phần này, bạn cần nói rõ ràng và chính xác rằng bạn không thể tham gia phỏng vấn cho vị trí công việc. Lý do trong thư từ chối phỏng vấn có thể là đã nhận được cơ hội công việc khác hoặc các lý do cá nhân. Điều quan trọng là diễn đạt lý do một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.

Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ và cân nhắc, tôi đã quyết định từ chối phỏng vấn cho vị trí này. Tôi muốn thông báo sớm để công ty có thể tiếp tục tìm kiếm ứng viên phù hợp. Lý do của quyết định từ chối phỏng vấn này là do tôi đã nhận được một cơ hội công việc khác, mà tôi tin rằng sẽ phù hợp hơn với mục tiêu và sự phát triển cá nhân của tôi trong thời gian tới. Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện mà quyết định này gây ra cho công ty.

2.5. Gửi Lời Chúc

Trong email từ chối phỏng vấn, bạn nên gửi tới công ty lời chúc tốt đẹp, chúc công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí công việc và thành công trong các dự án, cũng như đạt mục tiêu của mình. Điều này cho thấy sự tôn trọng và sự quan tâm đến công ty.

Tôi chân thành chúc cho công ty có thể tìm được ứng viên tốt nhất cho vị trí [Vị trí công việc] và sớm đạt được mục tiêu của mình.

2.6. Tạo Sự Gắn Kết Tương Lai

Phần này có mục đích tạo sự gắn kết và đề cao khả năng hợp tác tương lai. Bạn có thể thể hiện mong muốn được cộng tác với công ty trong tương lai hoặc hy vọng rằng có cơ hội làm việc tại các vị trí khác phù hợp hơn với mục tiêu và sự phát triển cá nhân của bạn. Điều này cho thấy bạn không chỉ xem xét một lựa chọn công việc mà còn quan tâm đến việc tìm kiếm môi trường làm việc phù hợp với sự phát triển của bản thân.

Tôi hy vọng rằng trong tương lai, có cơ hội được hợp tác cùng công ty. Tôi tin rằng công ty sẽ tiếp tục thành công và có những cơ hội phát triển tuyệt vời cho nhân viên của mình.

2.7. Kết Thúc Email

Phần kết thúc email từ chối phỏng vấn cần thể hiện được thái độ lịch sự và tôn trọng. Bạn có thể tái cảm ơn và thể hiện rằng mình sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung nào từ phía công ty. Đồng thời, đừng quên kết thúc email bằng lời chúc tốt đẹp cho công ty và toàn thể nhân viên.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm và thời gian của bạn. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu bổ sung nào, xin vui lòng liên hệ với tôi. Chúc công ty và toàn thể nhân viên của công ty có những ngày làm việc hiệu quả, gặt hái nhiều thành công. Trân trọng,

3. Cách Viết Thư Từ Chối Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp

Để từ chối thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, bạn nên phản hồi lại qua email và cần tập trung vào những vấn đề sau:

3.1. Trả Lời Qua Email Nhà Tuyển Dụng Gửi

Mỗi ngày, nhà tuyển dụng có thể nhận được rất nhiều email từ công việc đến thư ứng tuyển từ ứng viên. Và đôi khi, các thư mới bị rơi vào mục spam và họ không hề biết. Chính vì vậy, để chắc chắn nhà tuyển dụng tiếp nhận được thông tin bạn không thể tham gia phỏng vấn, hãy phản hồi lại trong email mà họ gửi đến bạn nhé.

>>>Xem thêm: Cách viết email chuyên nghiệp

3.2. Tuân Thủ Cấu Trúc Tiêu Chuẩn Của Email Trao Đổi Công Việc

Bên cạnh đó, khi viết xong, bạn hãy định dạng lại thư một cách rõ ràng, trình bày khoa học, dễ hiểu hơn.

3.3. Mở Đầu Email Bằng Lời Cảm Ơn Nhà Tuyển Dụng

Cách từ chối phỏng vấn chuyên nghiệp đó là bạn hãy gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng. Vì dù sao họ cũng đã dành thời gian để đọc, đánh giá cao và mời bạn đến phỏng vấn.

3.4. Trình Bày Lý Do Phù Hợp

Tiếp đến, bạn sẽ trình bày lý do tại sao mình không thể tham gia buổi phỏng vấn. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm rõ thông tin mà không cần hỏi lại.

Tuy nhiên, các lý do cũng không cần quá chi tiết hay đề cập đến vấn đề nhạy cảm (lương thấp, công ty khác tốt hơn,…). Bạn hãy đưa ra các lý do thật tế nhị, thể hiện sự chuyên nghiệp của mình nhé.

3.5. Thể Hiện Sự Tiếc Nuối

Trong email từ chối phỏng vấn, bạn nên bày tỏ sự tiếc nuối rằng mình rất trân trọng cơ hội này, song vì nhiều lý do cá nhân mà bạn chưa thể hợp tác cùng công ty.

3.6. Mong Nhận Được Sự Thông Cảm

Trước khi phỏng vấn một ứng viên, nhà tuyển dụng cũng phải mất thời gian để lên lịch, sắp xếp người phỏng vấn, thay đổi nhiều kế hoạch,… Việc bạn không tham gia phỏng vấn sẽ ảnh hưởng khá lớn đến họ. Vì vậy, bạn hãy thêm thông tin mong được nhà tuyển dụng thông cảm cho sự việc này.

>>>Xem thêm: Phần mềm mail merge?

3.7. Mong Giữ Mối Quan Hệ Và Hợp Tác Trong Tương Lai

Từ chối phỏng vấn không có nghĩa là bạn sẽ không liên quan đến công ty đó nữa. Biết đâu trong tương lai, họ tuyển một vị trí khác phù hợp hơn với bạn hay thậm chí họ có quen biết với các công ty bạn ứng tuyển thì sao? Bởi thế, bạn hãy làm sao để từ chối khéo léo, mong muốn giữ mối quan hệ tốt đẹp.

Xem thêm: Cách tự tin khi phỏng vấn: 9 tuyệt chiêu giúp bạn trở nên nổi bật

4. Một Số Lưu Ý Trước Khi Gửi Thư Từ Chối Phỏng Vấn

Khi bạn quyết định từ chối buổi phỏng vấn, hãy lưu ý những vấn đề sau:

• Hãy chắc chắn với quyết định của bản thân: Khi bạn quyết định từ chối tham dự buổi phỏng vấn, bạn không thể thay đổi quyết định của mình. Vì vậy, trước khi gửi thư từ chối bạn hãy cân nhắc một lần nữa quyết định của bản thân. Bạn sẽ không có cơ hội tham gia phỏng vấn lần thứ hai khi bạn nói “không”.
• Phản hồi nhanh chóng trước ngày phỏng vấn: Bạn cần phản hồi lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng càng nhanh càng tốt. Điều sẽ giúp nhà tuyển dụng không mất thời gian và nhà tuyển dụng có thể trao cơ hội cho ứng viên tiềm năng khác. JobsGO khuyên bạn nên trả lời thư mời phỏng vấn trong vòng 24h kể từ lúc nhận được.
• Hãy chuyên nghiệp: Khi viết email từ chối phỏng vấn, bạn cần sử dụng những câu từ lịch sự, chuyên nghiệp để lưu lại ấn tượng tốt trong lòng nhà tuyển dụng. Bởi vì, bạn không thể chắc chắn rằng sau này, bạn có trở thành đối tác hay phải cộng tác với đơn vị bạn đã từ chối hay không. Hầu hết các nhà tuyển dụng có mạng lưới kết nối rất rộng. Bất lịch sự trong email từ chối có thể khiến bạn vụt mất cơ hội ở công việc khác một cách đáng tiếc.
• Trình bày ngắn gọn, đủ ý: Bạn không nên viết thư từ chối phỏng vấn với câu chữ lan man, dài dòng, hãy diễn đạt ngắn gọn, súc tích, đủ ý nhất có thể. Các lý do đưa ra không cần quá chi tiết.
• Thái độ chân thành khi cảm ơn nhà tuyển dụng: Sự chân thành, tôn trọng sẽ luôn được coi trọng. Nó thể hiện bạn đã nghiêm túc ứng tuyển, muốn có được cơ hội việc làm nhưng vì lý do nào đó mà không thể tham gia phỏng vấn.
• Đừng quá khúm núm trong email từ chối phỏng vấn: Bạn có quyền chấp nhận hay từ chối phỏng vấn. Cho dù đó có là job offer thì bạn vẫn còn có thể xem xét, không nhận việc khi không thấy phù hợp. Vì thế, trong email, bạn hãy thẳng thắn, đừng xin lỗi quá nhiều lần.

Xem thêm: Có nên viết mail hỏi kết quả phỏng vấn?

5. Tham Khảo 6 Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn Hay

Hãy tham khảo 6 mẫu cách viết email từ chối phỏng vấn dưới đây để biết bạn nên viết gì trong email của mình nhé!

5.1. Mẫu Thư Từ Chối Phỏng Vấn 1

Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty X Tôi chân thành cảm ơn công ty đã tạo điều kiện cho tôi tham gia buổi phỏng vấn tại công ty [Tên công ty] vào vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, vì một vài lý do các nhân tôi không thể tham dự buổi phỏng vấn. Tôi xin phép rút đơn xin việc tại công ty và từ chối lời mời phỏng vấn của anh/chị. Hy vọng trong tương lai tôi sẽ có cơ hội làm việc với đội ngũ công ty [Tên công ty] dưới một vai trò khác. Chúc anh chị cùng công ty [Tên công ty] thật nhiều sức khỏe, thành đạt và ngày càng phát triển hơn nữa trong tương lai. Trân trọng. [Chữ ký]

5.2. Mẫu Thư Từ Chối Phỏng Vấn 2

Kính gửi: Bộ phận tuyển dụng công ty [Tên công ty] Tôi rất vui và cảm kích khi nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, trong thời gian đợi kết quả tôi đã được mời làm việc tại một công việc khác. Tôi rất tiếc phải từ chối lời mời phỏng vấn của công ty. Mong rằng công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp với vị trí này. Chúc công ty ngày càng phát triển, thành công hơn trong tương lai. Trân trọng. [Chữ ký]

5.3. Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn 3

Kính gửi bộ phận tuyển dụng công ty X Tôi rất vui vì đã nhận được lời mời phỏng vấn của Quý công ty tại vị trí [Tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc phải thông báo với Quý công ty rằng tôi không thể tham gia buổi phỏng vấn [ngày/ tháng/ năm] vì lý do [Nêu lý do cụ thể, ngắn gọn]. Tôi nhận thấy với vị trí và yêu cầu của Quý công ty, ứng viên [Tên người bạn sẽ giới thiệu] rất phù hợp để đảm nhận. Anh/ Chị có thể liên hệ với [Tên người bạn sẽ giới thiệu] thông qua [Email/ Số điện thoại] để trao đổi rõ hơn. [Bạn có thể nói qua về kinh nghiệm làm việc, thành tích của người mình giới thiệu]. Hy vọng tôi có thể hợp tác với công ty tại một vị trí khác trong tương lai. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn vì lời mời phỏng vấn của Quý công ty. Trân trọng [Chữ ký]

5.4. Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn 4

Kính gửi Mr/ Ms/ Mrs. [Tên nhà tuyển dụng] hoặc Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng/ Công ty [tên công ty], Rất cảm ơn quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển và trao cơ hội phỏng vấn cho tôi với vị trí [tên vị trí]. Tuy nhiên, tôi rất tiếc vì kế hoạch công việc đã thay đổi sau khi tôi gửi CV xin việc. Tôi phải từ chối cơ hội phỏng vấn dù rất mong muốn được cống hiến trong một môi trường tốt và tích cực như quý công ty. Tôi mong rằng quý công ty có thể giữ liên lạc với tôi như một ứng viên tiềm năng. Mong rằng chúng ta sẽ có cơ hội hợp tác trong tương lai. Một lần nữa cảm ơn quý công ty đã xem xét và đưa ra lời mời phỏng vấn cho tôi. Trân trọng, [Họ và tên của bạn].

5.5. Mẫu Thư Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh 5

Dear Mr/ Ms/ Mrs [Name]/ Dear [Company Name/ Department], Thank you for reaching out! I’m so grateful for the time and consideration you’ve given my application for the [position] role. However, I recently accepted an offer from another company. I wish you the best of luck filling this role and hope we can keep in touch. If anything changes in the future, I’ll certainly reach out in case the timing is right on both sides. Best regard, [Your Name].

5.6. Mẫu Email Từ Chối Phỏng Vấn Tiếng Anh 6

Subject: Regretfully Declining the Interview Opportunity Dear [Interviewer’s Name], I hope this email finds you well. I am writing to express my sincere appreciation for considering me for the [Position] at [Company]. I am truly grateful for the opportunity and the time you have invested in reviewing my application. However, after careful consideration, I regret to inform you that I will not be able to proceed with the scheduled interview for the aforementioned position. The decision to decline the interview was not an easy one, but I have decided to pursue a different career path that aligns more closely with my personal and professional goals. I would like to extend my utmost gratitude for your interest in my candidacy and for the chance to be considered for the position. I genuinely admire the work and achievements of [Company], and I am confident that you will find the perfect fit for the role. I would like to take this opportunity to wish you and the entire team at [Company] continued success in your endeavors. I genuinely hope that you find the ideal candidate who will contribute significantly to the growth and accomplishments of the organization. Thank you once again for your understanding, and I apologize for any inconvenience caused. If there are any questions or further information needed, please do not hesitate to reach out to me. Wishing you all the best. Sincerely, [Your Name] [Your Contact Information]

Cách viết email từ chối phỏng vấn để không gây mất lòng người khác chưa bao giờ là điều dễ dàng. Hãy từ chối phỏng vấn khéo léo để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng nhà tuyển dụng cũng như công ty mà bạn đã ứng tuyển. Tóm lại, cách từ chối phỏng vấn gồm 3 yếu tố chính: Thời gian, lý do và lời gửi gắm và đừng quên việc email thật ngắn gọn, xúc tích không dài dòng, lan man.

Xem thêm: 7 cụm từ nên nói khi tham gia phỏng vấn giúp “hạ gục” nhà tuyển dụng

6. Bonus: Kênh Phản Hồi Cho Nhà Tuyển Dụng Khi Không Đến Phỏng Vấn

Khi bạn không thể tham gia phỏng vấn, ngoài việc sử dụng email để phản hồi với nhà tuyển dụng, bạn có thể sử dụng một số kênh phổ biến khác như:

• Điện thoại: Nếu bạn đã có số điện thoại của người liên hệ, bạn có thể gọi điện trực tiếp để thông báo rằng bạn không thể tham gia phỏng vấn. Hãy chắc chắn rằng bạn luôn giữ lịch sự và diễn đạt lý do một cách rõ ràng. Dưới đây là ví dụ về cách bạn từ chối lời mời phỏng vấn thông qua điện thoại.

Chào Anh/Chị [tên nhà tuyển dụng]. Em là [tên], có lịch phỏng vấn vào [thời gian phỏng vấn] cho vị trí [tên vị trí ứng tuyển]. Anh/Chị có tiện nghe máy lúc này không ạ? Em rất cảm ơn vì Anh/Chị đã gửi tới em lời mời tham gia phỏng vấn. Tuy nhiên, sau khi xem xét kỹ và cân nhắc, em xin phép từ chối tham gia phỏng vấn cho vị trí này ạ. [Khi nhà tuyển dụng hỏi về lý do, bạn hãy trình bày thông tin một cách ngắn gọn, chân thành]. Em xin chúc công ty sớm tìm được ứng viên phù hợp cho vị trí [vị trí công việc] và thành công trong các dự án cũng như các mục tiêu của mình. Em cảm ơn Anh/Chị. Em chào Anh/Chị ạ.

• Tin nhắn qua hệ thống liên lạc: Nếu công ty có hệ thống liên lạc nội bộ hoặc nhà tuyển dụng đã từng trao đổi thông tin với bạn qua các kênh khác (như Zalo, Skype,…), bạn có thể sử dụng tính năng này để gửi thông báo không tham gia phỏng vấn.

Em cảm ơn Anh/Chị [tên nhà tuyển dụng] vì đã xem xét hồ sơ và mời em đến phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí ứng tuyển] của [tên công ty]. Tuy nhiên, sau khi cân nhắc kỹ, em nhận thấy đây chưa phải công hợp phù hợp với em thời điểm hiện tại, nên em xin phép từ chối cơ hội này ạ. Chúc Anh/Chị sớm tìm được ứng viên phù hợp <3

Lưu ý: Bất kể kênh bạn sử dụng, hãy đảm bảo rằng thông điệp của bạn luôn rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp. Bạn nên cung cấp lý do không tham gia phỏng vấn một cách chân thành và gửi lời cảm ơn đến sự quan tâm của công ty.

Trên đây là bí quyết cách viết email từ chối phỏng vấn JobsGO chia sẻ. Hy vọng sẽ giúp bạn có thêm kinh nghiệm, luôn chuyên nghiệp trong công việc. Đừng quên truy cập vào JobsGO mỗi ngày để tìm hiểu nhiều tips hay nơi công sở hay cách thức để làm việc hiệu quả, nhanh chóng thăng tiến trong công việc nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. Có Nên Gửi Email Từ Chối Nhận Việc Không?

Có, vì nó nó thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Bằng cách này, bạn giúp họ biết rõ quyết định của mình và có thể nhanh chóng tìm ứng viên phù hợp khác.

2. Khi Nào Nên Gửi Email Từ Chối Nhận Việc?

Gửi email từ chối nhận việc nên thực hiện càng sớm càng tốt sau khi bạn đã ra quyết định, thường là trong vòng 1 - 2 ngày làm việc sau khi nhận được lời mời.

Tìm việc làm ngay!

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: