Nhắc tới lĩnh vực truyền thông, chúng ta không thể không nhắc đến thông cáo báo chí. Vậy thông cáo báo chí là gì và làm sao để có được một bản thông cáo báo chí hoàn chỉnh? Cùng JobsGO tìm lời giải đáp ngay sau đây nhé!
Về bản chất, thông cáo báo chí chính là một bản tin ngắn, nơi doanh nghiệp có thể trình bày thông tin về một sự vật, sự việc nào đó mang tính thông báo. Tuy nhiên, so với các bản tin thông thường thì thông cáo báo chí mang tính chất trang trọng hơn. Đối tượng nhận của loại văn bản này không chỉ là các phóng viên, cánh nhà báo mà còn là người tiêu dùng, là công chúng – những người đang tìm kiếm thông tin và có thể quyết định mua hàng của bạn. Thông cáo báo chí sẽ được doanh nghiệp cần đến khi:
Ra mắt sản phẩm mới
Tổ chức một sự kiện, hoạt động công chúng
Công bố một kết quả nghiên cứu, một thành tựu quan trọng
Thông báo bổ nhiệm chức vụ quan trọng, công bố cá nhân đoạt giải thưởng
Tổ chức Gameshow,…
Trong các trường hợp đó, thông cáo báo chí không chỉ là hình thức cung cấp thông tin mà còn được coi là một trong những kênh truyền tin nhanh và hiệu quả nhất đến giới công chúng.
Hiểu được thông cáo báo chí là gì, song bạn có chắc đã nhận thức được tầm quan trọng của nó? Hãy thử tưởng tượng, với những sự kiện mang tính chất quan trọng như ra mắt sản phẩm hay tổ chức gameshow, doanh nghiệp không có sự hiện diện của cánh nhà báo, giới truyền thông thì hiệu quả sẽ bị ảnh hưởng như thế nào? Giờ đây, một sự kiện cần sự chú ý của toàn công chúng nhưng thực tế lại chỉ nội bộ biết đến, thiệt hại sẽ ra sao?
Để gây được tiếng vang, doanh nghiệp không thể không nhờ đến sự giúp sức của các phương tiện thông tin đại chúng. Báo đài, truyền hình, phóng sự,… đều có tác động vô cùng to lớn tới việc tiếp cận cộng đồng và thu hút sự chú ý từ họ. Và để tiếp cận giới truyền thông, doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải cần đến công cụ truyền tin nhanh – mạnh và hiệu quả như thông cáo báo chí.
Cấu trúc cơ bản của thông cáo báo chí
Cấu trúc cơ bản của thông cáo báo chí
Bố cục chung của một thông cáo báo chí thường bao gồm những nội dung sau:
Tiêu đề: Trình bài tên của thông cáo báo chí một cách ngắn gọn. Viết in hoa, đặt to rõ ràng, nổi bật giữa đầu trang.
Ngày phát hành: Ghi ngày tháng năm phát hành vào góc trái. Viết nhỏ, in nghiêng.
Thông tin liên hệ: Đề tên, Email, số điện thoại liên hệ của doanh nghiệp ở góc phải.
Tóm tắt ý chính: Viết từ 3-4 dòng tóm tắt những ý chính của bản thông cáo báo chí.
Đoạn đầu tiên: Trình bày các vấn đề.
Đoạn thứ hai: Đi vào thông tin chi tiết, bao gồm cả những trích dẫn từ người quan trọng.
Làm sao để tạo ra một bản thông cáo báo chí hiệu quả?
Thông cáo báo chí là gì? Như đã nói, bản chất nó chính là một phương thức truyền tin. Muốn phương thức truyền tin này đạt hiệu quả, khiến người xem nắm được thông tin tốt nhất, bạn cần lưu ý đến một số vấn đề như:
Đảm bảo thông cáo báo chí đáp ứng được đủ yếu tố 5W1H
Who (ai): Chủ thể thông cáo báo chí phải được nhắc đến rõ ràng.
What (cái gì): Hoạt động mà doanh nghiệp muốn nhắc tới phải được nêu bật.
Where (ở đâu): Minh bạch về địa điểm doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
Why (vì sao): Nêu được lý do vì sao sự kiện quan trọng, vì sao đối tượng nhất định phải đến.
When (khi nào) Ghi đầy đủ sự kiện diễn ra khi nào?
How (như thế nào): Tóm lược những nội dung trong sự kiện để nhà báo dễ dàng nắm bắt.
Làm sao để tạo ra một bản thông cáo báo chí hiệu quả?
Đưa các thông tin quan trọng lên đầu tiên
Thông tin cung cấp trong thông cáo báo chí nên có dạng hình phễu, nghĩa là những thông tin quan trọng nhất cần đưa lên đầu, thông tin ít quan trọng hơn để phía dưới và thông tin phụ sẽ cho xuống cuối cùng. Việc này nhằm mục đích giúp người nhận nhanh chóng tiếp cận được những thông tin quan trọng của bản thông cáo.
Chất lượng hoá thông tin
Muốn tạo được bản thông cáo báo chí hiệu quả, chúng ta nhất định phải đảm bảo thông tin gãy gọn, xúc tích, đảm bảo thu hút người xem. Hãy luôn đặt mình vào tâm thế người đón nhận để hiểu họ muốn gì, cần gì. Khi đó, bạn sẽ dễ dàng đưa nội dung của mình đến với mọi người hơn.
Xác định đúng thời điểm gửi thông cáo báo chí
Thời điểm có tác động vô cùng lớn đến hiệu quả một bản thông cáo báo chí. Gửi quá sớm hay quá muộn đều có thể ảnh hưởng đến phản ứng người nhận của bạn. Nếu bạn đã có trong tay một bản thông cáo hoàn chỉnh, hãy lưu ý đến vấn đề này nữa nhé. Theo nhiều nghiên cứu, thời gian gửi thông cáo báo chí hiệu quả nhất là vào khoảng 9-10h sáng thứ Hai hoặc thứ Ba. Đây chính là thời gian đầu ngày làm việc, khi cánh nhà báo làm việc và tiếp nhận thông tin hiệu quả nhất.
Thông cáo báo chí là gì? Làm sao để xây dựng thông cáo báo chí hiệu quả? Hy vọng rằng những thông tin trên đây đã đem đến cho bạn đáp án trọn vẹn cho những câu hỏi trên. Chúc bạn một ngày làm việc hiệu quả và đừng quên ghé thăm JobsGO hàng ngày nếu có nhu cầu tìm việc nhé!
Hồng Nguyễn
