SI Là Gì? Những Lưu Ý Quan Trọng Khi Lập Shipping Instruction 2025

SI là gì? SI là chứng từ do người gửi hàng cung cấp cho hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển, nhằm hướng dẫn chi tiết về việc xếp dỡ, vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Bài viết sau đây của JobsGO sẽ cung cấp thông tin về cách lập SI, hỗ trợ các nhà quản lý logistics, nhà tuyển dụng và ứng viên trong ngành nắm vững kiến thức quan trọng này.

1. SI là gì?

SI là gì trong kinh doanh?

SI là gì? SI được viết tắt của Shipping Instruction, hay “Hướng dẫn gửi hàng”, là một bộ hướng dẫn chi tiết và toàn diện do người gửi hàng (shipper) cung cấp cho hãng tàu (carrier) hoặc công ty giao nhận (forwarder). Vai trò của SI vô cùng quan trọng trong kinh doanh xuất nhập khẩu, là cầu nối thông tin thiết yếu, đảm bảo rằng mọi chứng từ liên quan đến lô hàng đều được thống nhất và chính xác. SI tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như hợp đồng vận chuyển, vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn và các giấy tờ bổ sung khác, tạo thành một bộ chỉ dẫn thống nhất cho quá trình vận chuyển.

2. Vai Trò Của SI Trong Xuất Nhập Khẩu

Shipping Instruction là một phần không thể thiếu, có vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu hiện đại. Một bản SI được lập đầy đủ và chính xác sẽ trở thành kim chỉ nam cho việc thống nhất thông tin trên tất cả các chứng từ vận tải. Nó bao gồm những chi tiết quan trọng như thông tin của người gửi, người nhận, người nhận thông báo, tên tàu và số chuyến, các cảng xếp dỡ, số container, số seal, mô tả hàng hóa, trọng lượng và thể tích. Sự thống nhất này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan, từ nhà sản xuất, công ty giao nhận, hãng tàu đến cơ quan hải quan và người nhận hàng, đều có chung một nguồn thông tin đáng tin cậy.

Việc chuẩn bị SI chính xác mang lại nhiều lợi ích: giảm thiểu rủi ro sai lệch thông tin, đảm bảo quy trình giao nhận liền mạch từ đóng gói, vận chuyển đến thông quan và giao hàng; là cơ sở pháp lý khi phát sinh tranh chấp; tối ưu hiệu quả vận chuyển nhờ cung cấp thông tin kịp thời, giúp các bên xử lý thủ tục nhanh chóng và rút ngắn thời gian chờ.

Ngược lại, SI không rõ ràng hoặc sai lệch có thể gây ra hậu quả rất nghiêm trọng, không chỉ gây chậm trễ mà còn dẫn đến những thiệt hại lớn. Chẳng hạn, một lỗi nhỏ về số container hoặc tên người nhận có thể khiến lô hàng bị giữ lại tại cảng để kiểm tra bổ sung, phát sinh chi phí lưu container hoặc thậm chí bị trả lại, gây lãng phí tài chính và thời gian.

3. Nội Dung Cần Có Trong SI

Một bản SI chuẩn phải ghi đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ. Việc thiếu sót hoặc sai lệch đều có thể dẫn đến rắc rối và trì hoãn. Dưới đây là bảng liệt kê các thông tin cần có trong một bản SI:

Lưu ý: Mỗi quốc gia có thể có những yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn an ninh hoặc quy định hải quan riêng biệt đối với thông tin cần có trên SI và vận đơn. Do đó, việc nắm rõ yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn địa phương của cả nước xuất khẩu và nhập khẩu là cực kỳ quan trọng để giảm thiểu rủi ro, tránh bị phạt hoặc hàng hóa bị giữ lại.

4. Hướng Dẫn Lập SI Đơn Giản

Để quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, việc lập Shipping Instruction cần được thực hiện một cách chuẩn xác, giúp giảm thiểu tối đa khả năng bị từ chối hoặc phát sinh lỗi. Có hai phương thức chính để submit SI, mỗi phương thức đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với các tình huống khác nhau.

4.1. Khai Báo Trực Tuyến Trên Website Của Hãng Tàu

Trong kỷ nguyên số, việc khai báo SI trực tuyến trên website của hãng tàu đang trở thành xu hướng nhờ vào tốc độ và sự tiện lợi vượt trội. Hầu hết các hãng tàu lớn trên thế giới như Maersk, MSC, CMA CGM, Hapag-Lloyd, Evergreen đều đã phát triển các cổng thông tin trực tuyến thân thiện, cho phép người gửi hàng hoặc forwarder tự điền và quản lý SI của mình.

• Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống truy cập website của hãng tàu và đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp.
• Bước 2: Tìm chức năng tạo SI, vào mục “Submit SI” hoặc “Create Shipping Instruction” trong hệ thống.
• Bước 3: Nhập các thông tin chi tiết theo yêu cầu, bao gồm số booking, thông tin shipper, consignee, notify party, chi tiết hàng hóa (mô tả, số lượng, trọng lượng, số khối), thông tin container, số seal, cảng đi/đến, tên tàu/số chuyến, và các điều khoản thanh toán cước.
• Bước 4: Rà soát lại tất cả thông tin để đảm bảo không có sai sót, sau đó gửi (submit) SI. Hệ thống thường sẽ tự động gửi một bản nháp vận đơn (Draft B/L) để xác nhận.

4.2. Khai Báo Qua Email

Mặc dù phương thức khai báo trực tuyến ngày càng phổ biến, gửi Shipping Instruction qua email vẫn là một lựa chọn truyền thống và hữu ích trong một số trường hợp nhất định, đặc biệt khi không có hệ thống trực tuyến hoặc cần gửi kèm nhiều tài liệu phức tạp.

Các lưu ý khi soạn email SI:

• Tiêu đề rõ ràng và chuyên nghiệp: Tiêu đề email cần cung cấp đủ thông tin để người nhận dễ dàng nhận diện và ưu tiên xử lý. Ví dụ: “Shipping Instruction cho lô hàng số [Số booking] – [Tên công ty Shipper]”.
• Nội dung chi tiết và cấu trúc khoa học: Nội dung email cần bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng theo một trình tự hợp lý, tránh viết dàn trải, nên sử dụng các gạch đầu dòng hoặc bảng biểu đơn giản (nếu email hỗ trợ) để liệt kê thông tin.
• Đính kèm tài liệu đầy đủ: Luôn đính kèm các tài liệu hỗ trợ cần thiết như Packing List, Commercial Invoice, Booking Confirmation, hoặc bất kỳ chứng từ nào khác mà hãng tàu/forwarder yêu cầu dưới định dạng PDF để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và tránh chỉnh sửa không mong muốn.
• Xác thực thông tin trước khi gửi: Đây là bước cực kỳ quan trọng. Người soạn email cần kiểm tra kỹ lưỡng lại tất cả các thông tin (tên, địa chỉ, số lượng, trọng lượng, số container, số seal, v.v.) để đảm bảo không có lỗi chính tả hay sai sót số liệu.
• Yêu cầu xác nhận: Luôn kết thúc email bằng một lời yêu cầu xác nhận đã nhận và xử lý SI để đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót.

Ví dụ mẫu SI gửi qua email:

Tham khảo ví dụ mẫu SI gửi email

5. Ai Chịu Trách Nhiệm Submit SI?

Chuyên viên logistics chịu trách nhiệm chính trong việc lập và gửi Shipping Instruction chính xác, đúng hạn

Submit SI là gì? Submit SI nghĩa là gửi bản hướng dẫn giao hàng (Shipping Instruction) cho hãng tàu hoặc đơn vị vận chuyển. Thông thường, trách nhiệm này thuộc về bộ phận xuất nhập khẩu hoặc logistics của doanh nghiệp những người trực tiếp làm việc với hãng tàu, nhà giao nhận để đảm bảo thông tin vận chuyển được gửi chính xác và đúng thời hạn.

5.1. Các Bên Liên Quan Chính

• Nhà xuất khẩu: Đây là bên gửi hàng, có trách nhiệm cung cấp thông tin chi tiết và chính xác nhất về lô hàng của mình. Nhà xuất khẩu chịu trách nhiệm về tính xác thực của dữ liệu trên SI.
• Công ty giao nhận: Là đơn vị trung gian, đóng vai trò cầu nối giữa nhà xuất khẩu và hãng tàu. Công ty giao nhận thường được nhà xuất khẩu ủy quyền để xử lý các thủ tục vận chuyển, bao gồm cả việc thu thập thông tin SI từ nhà xuất khẩu và truyền đạt lại cho hãng tàu. Họ có kinh nghiệm và kiến thức về các quy định, giúp tối ưu hóa quá trình.
• Hãng tàu/Nhà vận tải: Là bên vận chuyển hàng hóa (ví dụ: Maersk, MSC, CMA CGM). Hãng tàu là đơn vị cuối cùng nhận SI dựa vào đó để phát hành vận đơn và các chứng từ vận chuyển khác. Họ có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn và đúng lịch trình dựa trên thông tin nhận được.

5.2. Quy Trình Gửi SI Và Trách Nhiệm Của Các Bên Liên Quan

Luồng gửi SI có thể thay đổi tùy vào việc nhà xuất khẩu làm việc trực tiếp với hãng tàu hay thông qua một công ty giao nhận. Nếu làm việc trực tiếp với hãng tàu, nhà xuất khẩu sẽ tự thu thập đầy đủ thông tin về lô hàng từ các chứng từ như phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy xác nhận đặt chỗ… Sau đó, nhà xuất khẩu trực tiếp điền thông tin vào mẫu SI của hãng tàu, thường thông qua hệ thống trực tuyến hoặc gửi qua email theo yêu cầu. Hãng tàu sẽ tiếp nhận, kiểm tra và dựa trên SI để phát hành vận đơn. Ở giai đoạn này, nhà xuất khẩu cần kiểm tra kỹ bản nháp vận đơn do hãng tàu gửi và yêu cầu chỉnh sửa nếu cần trước khi vận đơn chính thức được phát hành.

Trong trường hợp làm việc qua công ty giao nhận hình thức phổ biến hơn với các doanh nghiệp ít kinh nghiệm hoặc muốn tối ưu quy trình nhà xuất khẩu sẽ cung cấp toàn bộ thông tin chi tiết về lô hàng cho công ty giao nhận, thường kèm bản nháp SI hoặc các chứng từ liên quan như phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, giấy đặt chỗ. Công ty giao nhận sẽ tổng hợp, kiểm tra và điền chính xác các thông tin vào mẫu SI của hãng tàu, sau đó gửi cho hãng. Khi nhận được bản nháp vận đơn từ hãng tàu, công ty giao nhận tiếp tục rà soát trước khi gửi cho nhà xuất khẩu để xác nhận lần cuối. Nhà xuất khẩu sẽ duyệt và thông báo mọi chỉnh sửa cần thiết cho công ty giao nhận, từ đó công ty giao nhận sẽ làm việc lại với hãng tàu để phát hành vận đơn chính thức.

6. Thời Gian Gửi SI Để Hàng Hóa Được Vận Chuyển Đúng Hạn

Việc tuân thủ thời gian gửi Shipping Instruction không chỉ là một yêu cầu hành chính mà còn là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một lô hàng. Gửi SI đúng hạn là đảm bảo tiến độ vận chuyển diễn ra suôn sẻ, tránh được những phát sinh không mong muốn và tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa tất cả các phòng ban, đối tác trong chuỗi cung ứng.

6.1. Thời Gian Xử Lý SI

Thời gian gửi SI thường được gọi là SI Cut-off Time (hay giờ cắt SI). Đây là thời hạn cuối cùng mà bạn phải nộp thông tin chi tiết làm B/L cho hãng tàu/forwarder. Nếu gửi muộn, hàng hóa của bạn có nguy cơ bị “rớt tàu” và phải chờ chuyến sau, gây ra nhiều rắc rối và chi phí phát sinh.

Thông thường, SI Cut-off Time sẽ là từ 24 đến 72 giờ trước thời gian tàu chạy hoặc chuyến bay khởi hành. Tuy nhiên, thời gian này có thể khác nhau tùy thuộc vào:

• Hãng tàu/Forwarder: Mỗi đơn vị sẽ có quy định riêng về thời gian cut-off, và thông tin này thường được ghi rõ trên Booking Note (xác nhận đặt chỗ).
• Tuyến đường vận chuyển: Các tuyến đường gần trong Châu Á có thể có thời gian cut-off ngắn hơn so với các tuyến đường dài.

Loại hàng hóa:

• Hàng nguyên container (FCL): Thời gian cut-off SI thường là 1-2 ngày trước ngày tàu chạy.
• Hàng lẻ (LCL): Thời gian cut-off thường sớm hơn FCL vì cần thêm thời gian để gom hàng và đóng ghép container.

Một số hãng tàu thậm chí yêu cầu gửi SI trước 1 tuần tàu rời cảng

6.2. Hậu Quả Của Việc Gửi SI Muộn

Việc gửi Shipping Instruction muộn hơn so với SI Cut-off Time có thể dẫn đến hàng loạt hậu quả nghiêm trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chuỗi cung ứng và uy tín của doanh nghiệp.

• Đầu tiên và phổ biến nhất là việc hãng tàu có thể từ chối nhận hàng cho chuyến tàu dự kiến. Điều này đồng nghĩa với việc lô hàng của bạn sẽ bị “rớt tàu” và phải chờ chuyến tiếp theo, gây ra sự gián đoạn lớn trong lịch trình vận chuyển. Hàng hóa bị rớt tàu không chỉ làm chậm trễ việc giao hàng cho khách mà còn có thể phát sinh các chi phí lưu kho, lưu bãi không mong muốn.
• Thứ hai, các hãng tàu thường áp dụng phạt kỹ thuật hoặc phí trễ hạn đối với những trường hợp SI được gửi muộn. Mức phạt này có thể dao động từ vài chục đến vài trăm đô la Mỹ cho mỗi lô hàng, tùy thuộc vào hãng tàu và tuyến đường. Đây là khoản chi phí hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định.
• Thứ ba, việc chậm trễ trong việc gửi SI có thể làm ảnh hưởng đến việc khai báo hải quan sớm tại nước nhập khẩu (ví dụ: AMS, ISF). Nếu thông tin không được gửi kịp thời, lô hàng có thể bị giữ lại tại cảng đến, yêu cầu kiểm tra bổ sung, hoặc thậm chí bị phạt bởi cơ quan hải quan nước nhập khẩu, làm gia tăng chi phí và thời gian thông quan.
• Cuối cùng và không kém phần quan trọng, việc liên tục gửi SI muộn hoặc sai sót sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp với cả hãng tàu, forwarder và đặc biệt là với đối tác nhập khẩu. Điều này có thể dẫn đến việc mất đi sự tin tưởng, khó khăn hơn trong việc thương lượng các điều khoản vận chuyển hoặc thậm chí là mất đi hợp đồng kinh doanh.

Để giảm thiểu những hậu quả trên, cần sự cần thiết của việc đào tạo nhân viên trong lĩnh vực logistics là rất cao. Các nhà tuyển dụng cần thiết lập một quy trình nội bộ chặt chẽ cho việc lập và gửi SI, bao gồm các bước kiểm tra chéo, phân công trách nhiệm rõ ràng. Việc giám sát và đảm bảo đúng thời hạn cho mỗi lô hàng là nhiệm vụ ưu tiên. Gợi ý sử dụng công nghệ tự động nhắc nhở về các hạn chót và hệ thống phân cấp nhiệm vụ rõ ràng trong đội ngũ sẽ giúp giảm thiểu tối đa các sai sót do con người và đảm bảo SI luôn được gửi đi đúng thời hạn.

7. Các Trường Hợp Bị Từ Chối SI

Mặc dù việc Shipping Instruction được chấp nhận là tiêu chuẩn, nhưng trong thực tế, vẫn có những trường hợp SI của doanh nghiệp bị từ chối bởi hãng tàu hoặc forwarder. Việc từ chối này không chỉ gây trì hoãn trong quá trình vận chuyển mà còn có thể dẫn đến việc hủy chuyến, gây thiệt hại nghiêm trọng.

7.1. Nguyên Nhân Từ Chối

Các nguyên nhân khiến một bản Shipping Instruction bị từ chối thường xuất phát từ những sai sót hoặc không tuân thủ quy định:

• SI không đầy đủ hoặc không chính xác: Đây là nguyên nhân phổ biến nhất. Ví dụ, SI thiếu thông tin bắt buộc như số seal, số container, trọng lượng hàng hóa, hoặc thông tin người gửi/người nhận bị sai lệch (sai tên, địa chỉ, mã số thuế). Một lỗi chính tả nhỏ cũng có thể dẫn đến việc từ chối.
• Gửi SI trễ hạn: Nếu SI được gửi sau SI Cut-off Time mà hãng tàu hoặc forwarder quy định, họ có quyền từ chối xử lý cho chuyến tàu đã đặt, đặc biệt nếu không có đủ thời gian để khai báo hải quan sớm (như AMS, ISF).
• SI không khớp với hợp đồng đã thống nhất: Thông tin trên SI không trùng khớp với các điều khoản đã được xác nhận trong xác nhận đặt chỗ hoặc hợp đồng vận chuyển. Điều này gây nghi ngờ về tính xác thực của thông tin.
• Yêu cầu không phù hợp với tiêu chuẩn hãng tàu hoặc quy định của quốc gia nhập khẩu: Một số yêu cầu đặc biệt trên SI có thể không tuân thủ các quy định vận chuyển của hãng tàu (ví dụ: giới hạn trọng lượng, kích thước container) hoặc các quy định pháp lý của nước đến.
• Không tuân theo quy chuẩn quốc tế về an ninh và môi trường: Ví dụ, nếu lô hàng không tuân thủ các quy định về khối lượng toàn bộ đã được xác minh theo công ước SOLAS, hoặc vi phạm các quy định về mã an ninh cảng quốc tế, SI có thể bị từ chối. Hàng hóa cấm vận hoặc hạn chế cũng là một nguyên nhân lớn.

7.2. Biện Pháp Khắc Phục

Để giảm thiểu nguy cơ bị từ chối Shipping Instruction và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, các doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp chủ động và hiệu quả:

• Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ nghiêm ngặt: Trước khi gửi SI, cần xây dựng một quy trình nhiều bước để rà soát toàn bộ thông tin. Quy trình này nên bao gồm việc đối chiếu SI với phiếu đóng gói hàng hóa, hóa đơn thương mại và giấy xác nhận đặt chỗ nhằm đảm bảo tính chính xác.
• Rà soát thông tin bởi chuyên viên kinh nghiệm: Giao nhiệm vụ kiểm tra cuối cùng cho các chuyên viên có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và chứng từ. Kiến thức chuyên sâu của họ có thể giúp phát hiện những sai sót nhỏ nhưng tiềm ẩn nguy cơ lớn.
• Chỉnh sửa và gửi lại phiên bản cập nhật ngay lập tức: Nếu SI bị từ chối hoặc phát hiện sai sót, cần nhanh chóng điều chỉnh thông tin và gửi lại phiên bản mới cho hãng tàu/forwarder mà không trì hoãn. Tốc độ phản ứng là yếu tố then chốt để hạn chế chậm trễ.
• Tổ chức đào tạo định kỳ cho nhân viên: Các nhà tuyển dụng trong ngành logistics cần thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về quy trình lập và kiểm tra SI, cập nhật các quy định mới nhất từ các hãng tàu và cơ quan hải quan quốc tế.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ trực tuyến: Khuyến khích nhân viên sử dụng các hệ thống khai báo trực tuyến của hãng tàu hoặc các phần mềm quản lý chuỗi cung ứng. Những công cụ này thường có tính năng kiểm tra lỗi tự động, giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.
• Kiểm tra chéo thông tin giữa các phòng ban: Đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận bán hàng, kế toán và logistics để mọi thông tin liên quan đến lô hàng đều được thống nhất từ đầu.
• Thiết lập hệ thống nhắc nhở tự động cho hạn chót: Sử dụng lịch hoặc phần mềm quản lý công việc để tự động nhắc nhở về các hạn chót gửi SI, đặc biệt đối với các lô hàng quan trọng hoặc có thời gian cut-off sớm.

Như vậy, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ SI là gì và tầm quan trọng của việc lập SI đầy đủ, chính xác. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa mà còn đảm bảo sự hài lòng của tất cả các bên liên quan. Nếu bạn là người tìm việc hay nhà tuyển dụng trong ngành logistics, hãy luôn nắm vững và thực hành quy trình lập SI chuẩn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển. Truy cập JobsGO để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích và tìm kiếm vị trí việc làm phù hợp nhé.

Câu hỏi thường gặp

1. SI Là Gì Trong Hóa Học?

Trong hóa học, "Si" là ký hiệu nguyên tố của Silicon (số hiệu nguyên tử 14), một nguyên tố bán dẫn quan trọng được sử dụng rộng rãi trong công nghiệp điện tử.

2. VGM Là Gì?

VGM là viết tắt của "Verified Gross Mass" – khối lượng toàn bộ đã được xác minh của container, bao gồm trọng lượng hàng hóa và trọng lượng vỏ container. Đây là yêu cầu bắt buộc theo công ước SOLAS để đảm bảo an toàn hàng hải.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)