Trong bối cảnh thị trường vận tải hàng hóa ngày càng phát triển với tốc độ bùng nổ, nhu cầu tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu đã trở thành ưu tiên hàng đầu của các doanh nghiệp. SI, hay Shipping Instruction, chính là bộ tài liệu quan trọng giúp liên kết thông tin trên các chứng từ vận tải, đảm bảo sự thống nhất trong toàn bộ quy trình giao nhận hàng hóa. Bài viết này của JobsGO sẽ giúp bạn hiểu rõ SI là gì, cách lập SI đơn giản và hiệu quả, giúp các nhà quản lý logistics, nhà tuyển dụng và người tìm việc hiểu rõ cách thức vận hành của một trong những bước quan trọng nhất trong chuỗi cung ứng hàng hóa.
Xem nhanh nội dung
1. SI là gì?
SI Là Gì Trong Kinh Doanh?
Shipping Instruction (SI) là một bộ hướng dẫn chi tiết được sử dụng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa để đảm bảo rằng mọi chứng từ liên quan đều chính xác và cập nhật. SI đóng vai trò như cầu nối giữa người gửi hàng, hãng tàu và người nhận hàng, giúp liên kết các chứng từ như Hợp đồng vận chuyển, Vận đơn (Bill of Lading) và các giấy tờ bổ sung khác.
Việc cung cấp SI chính xác không chỉ giảm thiểu rủi ro về thông tin sai lệch mà còn đảm bảo tính liền mạch của quá trình giao nhận hàng. Trong thực tế, nhiều trường hợp rối ren về thông tin hoặc bất đồng giữa các bên liên quan đã được giải quyết hiệu quả nhờ có SI rõ ràng. Đồng thời, SI còn giúp các đối tác liên quan có thể nhanh chóng xử lý các thông tin cần thiết, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng hiệu quả vận chuyển. Mỗi chi tiết nhỏ trong SI đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình giao nhận hàng hóa, do đó việc chuẩn bị và kiểm tra kỹ lưỡng SI trước khi hoàn tất giao dịch là điều hết sức quan trọng.
2. Vai Trò Của SI Trong Xuất Nhập Khẩu?
Shipping Instruction là một phần không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Một SI được lập đầy đủ sẽ tạo điều kiện cho việc thống nhất các thông tin trên chứng từ vận tải, giúp tất cả các bên liên quan đều nắm chắc các thông tin liên quan như thông tin của người gửi và người nhận, số container, số seal và nhiều yếu tố khác góp phần đảm bảo an toàn và chính xác trong quá trình vận chuyển.
Khi SI không được lập rõ ràng hoặc thông tin không khớp giữa các chứng từ, hàng hóa có thể bị chậm trễ tại cảng do phải thực hiện kiểm tra bổ sung, thậm chí dẫn đến việc trả lại hàng nếu thông tin không phù hợp với hợp đồng đã ký. Điều này không những gây thiệt hại về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, SI còn giúp các bộ phận giao nhận dễ dàng phối hợp, trao đổi thông tin kịp thời, từ đó giảm thiểu nhầm lẫn và nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ đó, các bên liên quan có thể nhanh chóng xử lý các sự cố phát sinh và đảm bảo hành trình của hàng hóa luôn được theo dõi một cách chặt chẽ.
3. Nội Dung Cần Có Trong SI
Một Shipping Instruction hoàn chỉnh cần bao gồm nhiều thông tin chi tiết để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Dưới đây là bảng thông tin cần có:
Thông tin
|
Mô tả
|
|---|---|
1. Số booking (Booking number)
|
Mã số đặt chỗ giúp định danh chuyến hàng trong hệ thống của hãng tàu.
|
2. Tên nhà xuất khẩu (Shipper)
|
Thông tin về doanh nghiệp hoặc cá nhân gửi hàng hóa.
|
3. Tên người nhận hàng (Consignee)
|
Thông tin của bên nhận hàng tại điểm đến.
|
4. Tên của người nhận thông báo hàng đến (Notify party)
|
Người chịu trách nhiệm nhận thông báo khi hàng đến.
|
5. Tên tàu và Số chuyến (Vessel & voyage)
|
Thông tin về tàu vận chuyển cùng số chuyến cụ thể.
|
6. Nơi nhận hàng tại nước xuất khẩu (Place of receipt)
|
Điểm giao hàng tại quốc gia xuất khẩu.
|
7. Nơi xếp hàng lên tàu tại nước xuất khẩu (Port of loading)
|
Cảng nơi hàng được xếp lên tàu.
|
8. Nơi dỡ hàng tại nước nhập khẩu (Port of discharge)
|
Cảng nơi hàng được dỡ xuống tại quốc gia nhập khẩu.
|
9. Nơi nhận hàng (Final destination)
|
Địa điểm cuối cùng nơi hàng hóa được giao.
|
10. Số container (Container number)
|
Mã số định danh container trong quá trình vận chuyển.
|
11. Số seal (Seal number)
|
Mã số niêm phong, đảm bảo an ninh hàng hóa.
|
12. Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping mark)
|
Thông tin nhận dạng hàng hóa trên bao bì.
|
13. Mô tả hàng hóa (Cargo description)
|
Chi tiết về loại hàng hóa, bao gồm trọng lượng, kích thước, chất liệu và các đặc điểm khác.
|
14. Số lượng hàng hóa (Quantity)
|
Số lượng đơn vị hàng hóa xuất khẩu.
|
15. Trọng lượng & Số khối CBM (Weight and measurement)
|
Thông tin về trọng lượng hàng hóa và thể tích tính theo khối CBM.
|
16. Loại bill sử dụng (B/L type)
|
Phân loại của vận đơn, như vận đơn gốc hoặc bản sao.
|
17. Điều khoản thanh toán cước tàu (Payment terms)
|
Các điều khoản về thanh toán phí vận chuyển như trả trước hay trả sau.
|
18. Các hồ sơ bổ sung khác (nếu có)
|
Bao gồm các giấy tờ hỗ trợ khác như chứng từ bảo hiểm, giấy kiểm tra hàng hóa…
|
Chú ý rằng tại một số thị trường, các quy định về SI có thể có chút khác biệt, đặc biệt là giữa các quy định quốc tế và các quy định địa phương. Do đó, việc nắm rõ các yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn của địa phương nơi hàng hóa được xuất nhập khẩu là rất quan trọng. Đảm bảo đầy đủ các thông tin này sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro không mong muốn và giúp quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra suôn sẻ.
4. Hướng Dẫn Lập SI Đơn Giản
Hướng Dẫn Lập SI Đơn Giản
Để lập Shipping Instruction theo đúng quy trình và đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, người lập SI cần tuân theo các bước chi tiết và chính xác. Việc áp dụng các bước sau đây sẽ giúp tạo ra một SI chuẩn xác, đồng thời giảm thiểu khả năng từ chối của hãng tàu hoặc các cơ quan kiểm tra.
4.1. Khai Báo Trực Tuyến Trên Website Của Hãng Tàu
Việc khai báo SI trực tuyến đang trở thành xu hướng phổ biến trong ngành vận tải hàng hóa. Hầu hết các hãng tàu quốc tế hiện nay đều cung cấp cổng thông tin trực tuyến giúp người gửi hàng dễ dàng nạp các thông tin cần thiết. Một số hãng tàu cho phép bạn đăng nhập vào hệ thống và điền trực tiếp thông tin như số booking, tên nhà xuất khẩu, người nhận hàng và chi tiết vận chuyển. Ưu điểm của phương pháp này là tốc độ xử lý nhanh chóng, không cần phải gửi đính kèm các tài liệu giấy tờ, và dễ dàng kiểm tra lại lịch sử khai báo. Tuy nhiên, nhược điểm có thể là việc giao diện không hoàn toàn thân thiện với người dùng đối với những ai không quen sử dụng công nghệ số. Thêm vào đó, nếu hệ thống gặp sự cố kỹ thuật, việc truy cập và cập nhật thông tin có thể bị gián đoạn, ảnh hưởng đến thời gian vận chuyển hàng hóa.
Các nhà quản trị logistics cần thường xuyên theo dõi các thông báo từ hệ thống và cập nhật kịp thời khi có thay đổi nhằm đảm bảo rằng thông tin lúc gửi đi là chính xác nhất. Sử dụng hình ảnh minh họa hay video hướng dẫn trực tuyến cũng là một phương thức hữu ích để giúp người mới làm quen với quy trình khai báo SI qua website của hãng tàu.
4.2. Khai Báo Qua Email
Khai báo SI qua email là một phương thức truyền thống nhưng vẫn được ưa chuộng trong trường hợp không có hệ thống khai báo trực tuyến hoặc khi cần gửi kèm các tài liệu bổ sung. Trong quá trình soạn thảo email, người gửi cần lưu ý các điểm sau:
- Tiêu đề email rõ ràng: Ví dụ như “Shipping Instruction cho lô hàng số XXX”.
- Nội dung email chi tiết: Bao gồm đầy đủ các thông tin theo đúng thứ tự như số booking, tên người gửi, người nhận và các chi tiết vận tải cần thiết.
- Đính kèm tài liệu: Các tập tin có chứa thông tin bổ sung cần thiết, như hợp đồng hay giấy chứng nhận, nên được đính kèm dưới định dạng PDF để tránh tình trạng chỉnh sửa không mong muốn.
- Xác thực thông tin: Trước khi gửi, người soạn email cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin để đảm bảo không có lỗi chính tả hay sai sót số liệu.
Ví dụ mẫu SI gửi qua email:
Kính gửi Bộ phận Logistics,
Tôi là Nguyễn Văn A, đại diện của công ty XYZ. Tôi xin gửi thông tin Shipping Instruction cho lô hàng số 123456 như sau:
Vui lòng xác nhận lại thông tin và phản hồi nếu cần bổ sung.
Trân trọng,
Nguyễn Văn A
|
|---|
Việc khai báo qua email giúp người gửi có thể kiểm soát tốt từng chi tiết thông tin và dễ dàng chuyển giao các tài liệu liên quan. Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là yêu cầu sự phản hồi nhanh từ phía người nhận và có nguy cơ bị lẫn lộn với các email khác nên cần chú ý đặt tiêu đề cụ thể và rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
5. Thời Gian Cần Thiết Gửi SI Để Hàng Hóa Được Vận Chuyển Đúng Hạn
Thời gian gửi SI đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ. Việc tuân thủ thời gian chuẩn này không chỉ giúp đảm bảo tiến độ vận chuyển mà còn tạo điều kiện cho các phòng ban phối hợp nhịp nhàng trong quá trình kiểm tra và đối chiếu thông tin.
5.1. Thời Gian Xử Lý SI
Thời gian xử lý SI thường phụ thuộc vào hệ thống của hãng tàu và tính chất phức tạp của từng đơn hàng. Với các hệ thống khai báo trực tuyến hiện đại, thời gian xử lý có thể chỉ trong vòng vài phút đến vài giờ. Tuy nhiên, với hình thức khai báo qua email, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn do cần thời gian xác nhận lại thông tin từ các bên liên quan. Các doanh nghiệp nên có quy trình kiểm tra nhanh chóng và đảm bảo rằng các thông tin trong SI được xác nhận kịp thời để tránh tình trạng trễ hạn giao hàng.
5.2. Hậu Quả Của Việc Gửi Muộn
Việc gửi SI không đúng hạn có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng. Trong một số trường hợp, hãng tàu có thể từ chối nhận SI hoặc áp dụng mức phạt kỹ thuật do vi phạm các quy định về thời gian khai báo. Hậu quả này không chỉ làm gián đoạn quy trình vận chuyển mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
Những trường hợp bị phạt hay rào cản giao nhận hàng khi SI được gửi muộn đã không còn là điều hiếm gặp. Điều này càng khẳng định tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên, đặc biệt là đối với các nhà tuyển dụng trong lĩnh vực logistics, cần thiết lập một quy trình nội bộ chặt chẽ giúp giám sát và đảm bảo việc gửi SI luôn đúng thời hạn. Việc sử dụng các công nghệ tự động nhắc nhở, cũng như hệ thống phân cấp nhiệm vụ rõ ràng sẽ góp phần giảm thiểu nguy cơ xảy ra các sai sót do con người.
6. Các Trường Hợp Bị Từ Chối SI
Các Trường Hợp Bị Từ Chối SI
Trong quá trình vận chuyển, thường thì SI sẽ được chấp nhận, tuy nhiên có một số trường hợp mà SI của doanh nghiệp có thể bị từ chối, dẫn đến việc trì hoãn hoặc thậm chí hủy bỏ chuyến hàng.
6.1. Nguyên Nhân Từ Chối
Một số nguyên nhân phổ biến khiến Shipping Instruction bị từ chối bao gồm:
- SI không đầy đủ hoặc không chính xác: Ví dụ như thiếu thông tin về số seal hoặc sai lệch số container.
- SI không khớp với hợp đồng: Thông tin giữa hợp đồng mua bán và SI có mâu thuẫn, gây nghi ngờ về tính xác thực.
- Yêu cầu không phù hợp: Các yêu cầu được đưa ra trong SI không phù hợp với tiêu chuẩn của hãng tàu
- Không tuân theo quy chuẩn quốc tế: SI vi phạm các quy định chung định hướng của ngành xuất nhập khẩu.
6.2. Biện Pháp Khắc Phục
Để giảm thiểu nguy cơ bị từ chối SI, các doanh nghiệp nên thiết lập một quy trình kiểm soát chất lượng nội bộ nghiêm ngặt. Trước khi gửi đi, SI cần được các chuyên viên có kinh nghiệm rà soát lại tất cả các thông tin, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Nếu có sai sót phát sinh, cần phải thực hiện chỉnh sửa ngay lập tức và gửi lại phiên bản cập nhật cho các bên liên quan.
Ngoài ra, các nhà tuyển dụng cần tổ chức các buổi đào tạo định kỳ cho nhân viên về quy trình lập SI và sử dụng các công cụ hỗ trợ trực tuyến để giảm thiểu rủi ro. Một quy trình nội bộ hiệu quả sẽ bao gồm việc kiểm tra chéo thông tin giữa các phòng ban, cũng như thiết lập hệ thống nhắc nhở tự động cho các dự án có hạn chót gửi SI. Điều này không chỉ đảm bảo rằng SI được chấp nhận mà còn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh từ các lỗi không đáng có.
Vậy SI là gì? SI đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng tiến độ và an toàn. Việc lập SI đầy đủ, chính xác và kịp thời sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu quả giao nhận hàng hóa và đảm bảo sự hài lòng của các bên liên quan. Nếu bạn là người tìm việc hay nhà tuyển dụng trong ngành logistics, hãy luôn nắm bắt và thực hành quy trình lập SI chuẩn để tối ưu hóa quá trình vận chuyển. Truy cập Blog của JobsGO để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích nhé!
Câu hỏi thường gặp
1. Cần Chuẩn Bị Những Thông Tin Gì Trong Shipping Instruction?
Cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin như số booking, thông tin của người gửi – người nhận, số container, số seal cùng các chi tiết về điểm xếp dỡ hàng để đảm bảo sự chính xác.
2. Thời Gian Nào Là Hợp Lý Để Gửi SI?
SI nên được gửi trước ít nhất 24 đến 72 giờ trước khi hàng được xếp lên tàu để đảm bảo việc xử lý nhanh chóng và tránh các rủi ro không cần thiết.
3. SI Là Gì Trong Hóa Học?
Đây là ký hiệu nguyên tố của Silicon – nguyên tố bán kim, có số hiệu nguyên tử là 14.
4. VGM Là Gì?
Đây là viết tắt của "Verified Gross Mass" – khối lượng toàn bộ đã được xác minh của container, bao gồm hàng hóa và vỏ container.
5. Submit SI Là Gì?
Đây là việc người gửi hàng nộp bản hướng dẫn giao hàng (Shipping Instruction) cho hãng tàu hoặc forwarder để làm vận đơn.
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
