Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên như thế nào? Đăng ký, điều chỉnh đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH); cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH là những thủ tục quan trọng và cần được thực hiện đúng theo quy định hiện hành. Bằng cách nắm rõ thông tin về cách làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên, bạn – một nhân viên hành chính nhân sự sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức; hạn chế việc bị cơ quan bảo hiểm trả hồ sơ và yêu cầu sửa đổi.
1. Quy Trình Làm Bảo Hiểm Xã Hội Cho Nhân Viên Mới
1.1. Đối Tượng Áp Dụng
Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên được trình bày dưới đây sẽ được áp dụng cho tất cả các trường hợp cần:
Đăng ký BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN mới
Điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN
Cấp sổ BHXH mới
Cấp thẻ BHYT mới
1.2. Hồ Sơ Làm Bảo Hiểm Xã Hội Cho Nhân Viên Mới
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là một trong những bước quan trọng trong quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên.
Đối tượng
Hồ sơ
Số lượng
Lưu ý
NLĐ làm việc tại đơn vị SDLĐ nộp hồ sơ cho đơn vị SDLĐ
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
01 bộ
NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn cần bổ sung Giấy tờ chứng minh.
NLĐ đi làm việc ở nước ngoài
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
Một trong các loại hợp đồng: Hợp đồng lao động có thời hạn tại nước ngoài/ Hợp đồng lao động được gia hạn kèm văn bản gia hạn hợp đồng/ Hợp đồng được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
01 bộ
–
NLĐ có từ 02 sổ BHXH trở lên có thời gian đóng BHXH, BHTN trùng nhau
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS);
Các sổ BHXH.
01 bộ
–
Đơn vị sử dụng lao động
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);
Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT);
Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
01 bộ
–
1.3. Các Bước Làm Bảo Hiểm Xã Hội Cho Nhân Viên
Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên trong thời đại 4.0 có gì khác?
Thủ tục đóng bảo hiểm xã hội cho nhân viên mới được thực hiện dựa trên Quyết định 595/QĐ-BHXH và hướng dẫn tại Quyết định 222/QĐ-BHXH. Theo đó, các bước cần thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và nộp lại cho đơn vị sử dụng lao động. Nếu đang làm việc tại nước ngoài, người lao động cần nộp hồ sơ qua đơn vị đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi cư trú của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài.
Bước 2: Đơn vị sử dụng lao động ghi mã số BHXH vào các biểu mẫu tương ứng đối với người lao động đã được cấp mã số BHXH; Hướng dẫn NLĐ lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS) đối với NLĐ chưa được cấp mã số BHXH (kể cả NLĐ không nhớ mã số BHXH).
Bước 3: Đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức sau:
Qua bưu điện.
Nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp.
Nộp qua hình thức online thông qua Cổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN.
Bước 4: Người sử dụng lao động đóng tiền cho cơ quan bảo hiểm.
Bước 5: Nhận kết quả gồm: Sổ BHXH, thẻ BHYT; Quyết định hoàn trả; Tiền hoàn trả thời gian đóng trùng BHXH, BHTN.
1.4. Thời Hạn Giải Quyết Thủ Tục Đăng Ký, Điều Chỉnh Bhxh
Sau khi cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp và người lao động sẽ nhận được kết quả giải quyết trong khoảng thời gian sau:
Không quá 05 ngày: Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới;
Không quá 05 ngày: Trường hợp tạm dừng đóng quỹ hưu trí, tử tuất;
Không quá 10 ngày: Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH;
Không quá 03 ngày: Trường hợp tăng tiền lương đóng BHXH;
Không quá 05 ngày: Trường hợp xác nhận sổ BHXH;
Không quá 10 ngày: Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH.
2. Quy Trình Cấp Lại, Đổi, Điều Chỉnh Thông Tin Trên Sổ Bhxh Cho Nhân Viên
2.1. Đối Tượng Áp Dụng
Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên được trình bày trong phần 2 sẽ được áp dụng cho tất cả các trường hợp cần cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT do:
Sổ BHXH mất, hỏng
Gộp sổ BHXH
Điều chỉnh BHXH do thay đổi thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch)
Điều chỉnh BHXH do thay đổi nơi làm việc
Cấp lại BHXH do mất, hỏng
Điều chỉnh BHXH do điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm
2.2. Hồ Sơ Cấp Lại, Đổi, Điều Chỉnh Thông Tin Trên Sổ Bhxh
Dưới đây là hồ sơ người lao động và đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị khi cần cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH trong các trường hợp phổ biến.
Hồ sơ cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH
Trường hợp
Với người lao động
Với đơn vị sử dụng lao động
Cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)
–
Gộp sổ BHXH
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có).
–
Điều chỉnh BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
Căn cước công dân hoặc hộ chiếu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định.
Đảng viên nộp thêm lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc).
Xác nhận vào Tờ khai (TK1-TS) khi NLĐ đề nghị điều chỉnh thông tin.
Nội dung xác nhận: “Thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên”.
Điều chỉnh BHXH do thay đổi nơi làm việc
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS).
Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
Điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại nguy hiểm
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS);
Một trong các loại giấy tờ sau: Quyết định phân công vị trí công việc, hưởng lương; Hợp đồng lao động, Hợp đồng làm việc và các giấy tờ khác có liên quan tới việc điều chỉnh.
–
Hồ sơ cấp lại, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH cho các đối tượng đặc biệt khác như ghi xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH trước năm 1995, bạn vui lòng đọc hướng dẫn chi tiết trên trang web của cơ quan Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
Tìm hiểu quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên
2.3. Quy Trình Cấp Lại, Đổi, Điều Chỉnh Thông Tin Trên Sổ Bhxh
Quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên trường hợp cần cấp lại, đổi, điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH và thẻ BHYT bao gồm những bước sau:
Bước 1. Người Lao Động Chuẩn Bị Đầy Đủ Hồ Sơ
Người sử dụng lao động yêu cầu người lao động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết theo quy định cho từng trường hợp.
Bước 2. Người Lao Động Nộp Hồ Sơ
Người đang làm việc nộp hồ sơ cho đơn vị nơi đang làm việc hoặc nộp cho cơ quan BHXH trực tiếp thu. Nếu nộp hồ sơ cho đơn vị đang làm việc, người sử dụng lao động cần kê khai hồ sơ liên quan sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH.
Người tham gia BHXH tự nguyện, người tham gia BHYT theo hộ gia đình, người được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần mức đóng BHYT nộp hồ sơ cho Tổ chức dịch vụ hoặc cơ quan BHXH trực tiếp thu.
Người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đã được giải quyết hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH đề nghị cấp lại, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH nộp cho cơ quan BHXH trên toàn quốc.
Người tham gia do tổ chức BHXH đóng BHYT nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH.
Người đang hưởng trợ cấp thất nghiệp khi cấp lại, đổi thẻ BHYT nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH tỉnh.
Người tham gia do ngân sách nhà nước đóng, hỗ trợ 100% mức đóng BHYT nộp hồ sơ cho UBND xã hoặc cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
Người đã hiến bộ phận cơ thể nộp Giấy ra viện cho cơ quan BHXH trực tiếp thu.
Học sinh, sinh viên đóng BHYT nộp hồ sơ cho Cơ sở giáo dục.
Bước 3. Nhận Kết Quả Giải Quyết
Sau khi Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định. Người nộp hồ sơ sẽ nhận kết quả trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH hoặc qua dịch vụ bưu chính.
2.4. Thời Gian Cấp Lại, Đổi, Điều Chỉnh Thông Tin Trên Sổ Bhxh
Thời gian cấp lại và điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH cho nhân viên được quy định như sau:
Không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định: Trường hợp cấp lại và điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; sổ BHXH mất, hỏng; cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH; điều chỉnh làm nghề hoặc công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc độc hại, nguy hiểm; gộp sổ BHXH
Không quá 45 ngày, nhưng phải có văn bản thông báo cho NLĐ biết: Trường hợp cấp lại sổ BHXH và điều chỉnh thông tin phải xác minh quá trình đóng BHXH ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi NLĐ có thời gian làm việc:
Không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định: Khi cần điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH.
3. Các Mẫu Tờ Khai Làm Bhxh
Dưới đây là link tải các mẫu đơn, mẫu tờ khai bạn cần sử dụng trong quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên:
Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS): TẢI NGAY
Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu TK3-TS): TẢI NGAY
Báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT): TẢI NGAY
Nắm vững quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên là điều quan trọng, giúp bạn tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi cho người lao động, cũng như người sử dụng lao động. Với thông tin trong bài viết này, JobsGO tin rằng bạn có thể hoàn tất thủ tục đăng ký, điều chỉnh BHXH một cách hiệu quả.
Nếu bạn còn bất kỳ băn khoăn nào liên quan đến quy trình làm bảo hiểm xã hội cho nhân viên, đừng ngại để lại câu hỏi dưới phần bình luận để JobsGO có thể giúp bạn giải đáp nhé!
Câu hỏi thường gặp
1. Nơi Nộp Hồ Sơ Đăng Ký, Điều Chỉnh Bhxh Ở Đâu?
Sau khi nhận đủ hồ sơ từ người lao động, người sử dụng lao động cần nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh BHXH cho:
Cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh;
Chi nhánh của doanh nghiệp đóng BHXH tại địa bàn nơi cấp giấy phép kinh doanh cho chi nhánh.
2. Lệ Phí Làm Bảo Hiểm Xã Hội Cho Nhân Viên Là Bao Nhiêu?
Doanh nghiệp và người lao động KHÔNG cần đóng phí khi thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH.
3. Thời Hạn Làm Thủ Tục Đóng Bảo Hiểm Cho Nhân Viên Được Quy Định Như Thế Nào?
Sau khi cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp và người lao động sẽ nhận được kết quả giải quyết trong khoảng thời gian sau:
Không quá 05 ngày: Trường hợp cấp sổ BHXH, thẻ BHYT mới;
Không quá 05 ngày: Trường hợp tạm dừng đóng quỹ hưu trí, tử tuất;
Không quá 10 ngày: Trường hợp vi phạm quy định của pháp luật về đóng BHXH;
Không quá 03 ngày: Trường hợp tăng tiền lương đóng BHXH;
Không quá 05 ngày: Trường hợp xác nhận sổ BHXH;
Không quá 10 ngày: Trường hợp hoàn trả do đóng trùng BHXH.
Hồng Nguyễn
