Horenso là một quy tắc làm việc hiệu quả của người Nhật và đang dần được người Việt Nam ứng dụng trong thực tế? Vậy Horenso là gì? Quy tắc Horenso có thể áp dụng như thế nào? Tất cả sẽ được bật mí trong bài viết dưới đây!
Horenso được biết đến là phương pháp giao tiếp vô cùng đặc trưng của Nhật Bản. Đây là quy tắc làm việc hiệu quả được sử dụng rộng rãi trong quá trình làm việc nhóm. Horenso sự kết hợp của 3 từ như:
Houkoku: Báo cáo để trao đổi thông tin.
Renraku: Liên lạc để trao đổi thông tin.
Sodan: Bàn bạc để tìm ra hướng giải quyết tốt nhất.
Phương pháp này không chỉ góp phần tối ưu quá trình giao tiếp tại nơi làm việc mà còn tạo nên giá trị cho công ty, doanh nghiệp. Mục đích của phương pháp này là giúp tối ưu giao tiếp ở nơi làm việc và giá trị của tổ chức, doanh nghiệp.
Làm thế nào để áp dụng quy tắc Horenso cho hiệu quả và tối ưu có lẽ là băn khoăn của nhiều người. Vậy nên, JobsGO sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc qua những nội dung dưới đây:
Houkoku – Báo cáo
Trong mô hình Horenso, chủ động báo cáo lại công việc với cấp trên là một nhiệm vụ cần thiết cho các công việc dự án. Bạn có thể báo cáo trực tiếp bằng miệng hoặc thông qua trình bày slide, gửi mail. Một số quy tắc báo cáo mà bạn nên lưu ý là:
Thời điểm báo cáo: Để báo cáo hiệu quả, bạn nên lựa chọn thời điểm vừa hoàn thành công việc. Tuy nhiên, với những công việc dài hạn, tiến độ nên được báo cáo thường xuyên theo các giai đoạn để đảm bảo hạn chế tối đa mọi sai sót có thể xảy ra.
Phương pháp báo cáo: Khi báo cáo, bạn nên trình bày mọi thứ một cách đầy đủ, chính xác, đặc biệt là những sai sót, hạn chế tồn tại, tránh cắt bớt thông tin. Đồng thời, văn phong báo cáo cũng cần dễ hiểu, đúng trọng tâm và lịch sự, tôn trọng người nghe.
Houkoku – Báo cáo
Renraku – Liên lạc
Kỹ năng liên lạc được đánh giá là kỹ năng khó trong quy tắc Horenso. Tuy nhiên, Renraku lại cực kỳ quan trọng. Bởi Renraku là yếu tố cần thiết để tạo nên sự giao tiếp giữa bộ phận này với bộ phận khác và giữa các cá nhân trong cùng một nhóm. Vậy nên, để quá trình liên lạc có hiệu quả, bạn cần xác định rõ:
Vấn đề mình muốn thông báo là gì và mình muốn thông báo tới ai?
Thời điểm nào thích hợp để liên lạc và liên lạc bằng cách thức nào?
Để trả lời được 2 câu hỏi này, bạn cần dựa vào đặc điểm thông tin muốn liên lạc. Một số cách thức liên lạc bạn có thể tham khảo như: liên lạc qua điện thoại, liên lạc qua email hay liên lạc qua các nền tảng xã hội…
Lưu ý rằng, với quá trình này, thông tin liên lạc cần đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu thông qua các ý chính để người nhận có thể hình dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Nếu bạn muốn liên lạc với nhiều người, bạn có thể chọn cách gửi tin hàng loạt.
Kỹ năng cuối cùng trong quy tắc Horenso mà bạn cần nắm được là Sodan, hay còn gọi là bàn bạc. Giai đoạn này bắt đầu khi tất cả thành viên trong nhóm hay các bộ phận khác nhau đều đã nhận được thông tin. Sau đó, họ cùng nhau đưa ra quan điểm, ý kiến để bàn bạc và thảo luận để tìm ra biện pháp, cách giải quyết vấn đề.
Sodan – Bàn bạc
Tuy nhiên, để cuộc thảo luận có thể được tổ chức và đem lại hiệu quả thì thông tin báo cáo và liên lạc cần phải chính xác và đầy đủ. Đồng thời, những trưởng nhóm cần phải biết vấn đề nào nên được thảo luận, vấn đề nào có thể bỏ qua và phải biết tổng kết lại vấn đề và chốt được phương án tối ưu nhất.
Tại sao nên áp dụng quy tắc Horenso trong công việc?
Có thể thấy Horenso là một quy tắc làm việc hiệu quả mà mọi người không nên bỏ qua bởi nó làm tăng hiệu quả trong công việc và cách trao đổi thông tin trong cuộc sống. Nhờ có quy tắc này, không chỉ mối quan hệ giữa đồng nghiệp và nhân viên trở nên gần gũi, thân thiện hơn mà tình cảm giữa đồng nghiệp cũng hài hòa và được nâng cao hơn vì họ có thể tìm được tiếng nói chung trong công việc và cùng nhau thống nhất, đưa ra hướng giải quyết tối ưu nhất.
Tại sao nên áp dụng nguyên tắc Horenso trong công việc?
Hơn thế, nguyên tắc này không chỉ đem lại hiệu quả trong công việc văn phòng mà còn có thể ứng dụng rộng rãi trong cuộc sống thường ngày, trong quá trình giao tiếp, làm việc nhóm bình thường.
Bài viết trên đây là những giải đáp của JobsGO về quy tắc Horenso cũng như phương pháp áp dụng quy tắc này. Hy vọng, nó sẽ giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm và mang lại năng suất làm việc cao.
Trang Bùi
