Tổng hợp từ A – Z quy định tiếp khách nơi công sở

Một trong những lý do khiến doanh nghiệp không thể thuyết phục, ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng chính là thiếu chuyên nghiệp khi đón tiếp. Vậy quy định tiếp khách nơi công sở như thế nào? Cùng theo dõi bài viết dưới đây để biết cách khắc phục những hạn chế, tồn đọng trong quy trình này nhé.

Quy định tiếp khách nơi công sở quan trọng như thế nào?

Đón tiếp khách hàng là một trong những hoạt động quan trọng, cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Mục đích của việc này là mở rộng, duy trì các mối quan hệ với đối tác, khách hàng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để tiếp khách một cách chuyên nghiệp, điều này ảnh hưởng đến quá trình hợp tác và phá vỡ đi các mối quan hệ giữa 2 bên.

Vậy nên, các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy định cụ thể, quy trình hướng dẫn nhân viên đón tiếp khách hàng, đối tác một cách chuẩn chỉnh. Đây được xem là nhân tố quan trọng, là bước đệm để doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô và phát triển mạnh mẽ.

👉 Xem thêm: Công sở là gì? Văn hóa công sở như thế nào?

Các quy định về tiếp khách nơi công sở

Theo quy định chung, vấn đề tiếp khách nơi công sở sẽ cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Nguyên tắc về đối ngoại, giao tiếp với khách hàng theo đúng quy định mà công ty đặt ra. Đặc biệt, các nhân viên, phòng ban sẽ cần chú trọng đến sự tôn trọng, nhiệt tình, bình đẳng với đối tác, khách hàng.
• Tuân thủ theo sự chỉ đạo của ban lãnh đạo công ty, có sự phân công rõ ràng, phát huy tối đa tính chủ động của các phòng ban, các nhân viên trong quá trình triển khai hoạt động, kế hoạch.
• Việc đón tiếp khách hàng phải có sự phối hợp giữa các phòng ban, thành viên có liên quan, đảm bảo sự thống nhất.
• Quy trình đón tiếp khách hàng cần phải được chuẩn bị thật chu đáo, kiểm soát tốt tình hình, chủ động xử lý các vấn đề để đảm bảo đạt hiệu quả tốt nhất.
• Các bộ phận, phòng ban sẽ cần quản lý thật tốt các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình đón tiếp khách hàng, tránh ảnh hưởng đến mối quan hệ và mất đi khách hàng tiềm năng.
• Toàn bộ các phát sinh liên quan đến chi phí sẽ phải được thông qua ban lãnh đạo.

👉 Xem thêm: 8 quy tắc ứng xử nơi công sở

Tìm hiểu trình tự đón tiếp khách nơi công sở

Ngoài quy định chung về tiếp khách nơi công sở, các nhân viên, phòng ban cũng cần nắm được trình tự thực hiện như thế nào? Tùy vào từng đối tượng khách hàng mà quy trình này sẽ có sự khác nhau. Cụ thể như sau:

Với khách hàng thông thường

Quy định chung

Khách hàng thông thường là những trường hợp khách hàng mới/đã từng làm việc với công ty nhưng ký kết hợp đồng nhỏ. Khi các bộ phận có hẹn trước với khách thì sẽ cần thông báo với nhân sự/lễ tân, bộ phận quản lý công tác đón tiếp khách hàng để họ nắm bắt và chuẩn bị chu đáo.

Các thông tin cần gửi đến bộ phận đón tiếp gồm: tên khách hàng, đơn vị công tác, người cần gặp gỡ, làm việc và giờ hẹn.

Trình tự đón tiếp khách hàng

Khi khách hàng đến công ty, nhân viên nhân sự/lễ tân sẽ có nhiệm vụ chào đón, hướng dẫn khách hàng gặp bộ phận tổ chức để làm việc.

• Trường hợp 1: Khách hàng đã có hẹn trước:

• Nhân viên cần chào hỏi lịch sự, hỏi nhu cầu của khách hàng.
• Kiểm tra thông tin và mời khách đến phòng chờ, chuẩn bị nước và thông báo đến cho người phụ trách làm việc với khách.

• Trường hợp 2: Khách hàng không có hẹn trước:

• Để tránh các trường hợp lừa đảo, lợi dụng làm việc xấu, bộ phận nhân sự/lễ tân sẽ cần mời khách vào phòng chờ, hỏi thông tin sau đó liên hệ đến bộ phận liên quan để xác nhận. Nếu đúng như thông tin đã cung cấp thì sẽ mời nhân sự ra làm việc, trao đổi với khách.
• Trường hợp không thể liên hệ với người khách cần gặp hoặc bộ phận đón tiếp từ chối gặp thì phía nhân sự/lễ tân sẽ xin lại thông tin số điện thoại để liên hệ sau.
• Thông báo lại với bộ phận liên quan để họ xử lý trường hợp này càng sớm càng tốt.

Với khách hàng VIP

Khách VIP là những đối tác quan trọng, thường ký kết hợp đồng, dự án lớn hoặc có mối quan hệ tốt với ban lãnh đạo công ty. Bởi vậy, các yêu cầu, trình tự đón tiếp khách VIP sẽ do quản lý, lãnh đạo đề xuất, chỉ đạo. Thông thường, các bước tiếp khách sẽ như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch

• Số lượng khách cần đón tiếp cùng với thông tin cá nhân của họ.
• Thời gian đón tiếp khách hàng là khi nào? Nội dung chính của buổi tiếp khách.
• Lên kế hoạch dự kiến về những vấn đề phát sinh như chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu cần).
• Các thành viên sẽ tham gia tiếp khách, người chủ trì là ai?
• Một số nội dung khách theo yêu cầu để đảm bảo phù hợp với tính chất của buổi gặp gỡ.
• Gửi bản kế hoạch lên ban lãnh đạo để họ xem và phê duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa.

Bước 2: Công tác chuẩn bị đón khách

• Các nhân sự, phòng ban liên quan sẽ cần kiểm soát tốt tiến độ, các công việc cần thực hiện để đón tiếp khách hàng theo kế hoạch đã đề ra.
• Trong trường hợp tiếp khách có liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì sẽ cần phối hợp với người phụ trách bộ phận đó để quá trình đàm phán, trao đổi giữa 2 bên diễn ra thành công, tốt đẹp.

👉 Xem thêm: 3 bước xây dựng nội quy văn phòng làm việc hiệu quả

Chi phí cho việc tiếp khách nơi công sở

Việc đón tiếp khách hàng nơi công sở cũng cần có khoản chi phí nhất định. Tùy vào từng đối tượng khách hàng, tính chất công việc, dự án,… mà chi phí sẽ có sự khác nhau. Đặc biệt, chỉ có Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc, kế toán trưởng, trưởng văn phòng đại diện, các thành viên được sự phân công của lãnh đạo mới có thẩm quyền đưa ra quyết định về ngân sách chi tiêu cho hoạt động đón tiếp khách hàng.

Trong trường hợp gặp vấn đề phát sinh như bận đi công tác và không thể gặp trực tiếp khác hàng, những đối tượng nêu trên có thể phân công người khác thay mình chiêu đãi, tiếp khách. Sau đó, người phân công sẽ làm thủ tục thanh toán chi phí, chịu toàn bộ trách nhiệm về các chi phí đó. Chi phí tiếp khách hợp lệ sẽ không bị giới hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ cần lưu ý các khoản cần phù hợp với doanh thu, hợp đồng ký kết được.

Đặc biệt, việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ hoạt động kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao với mức chi phí tiết kiệm và đảm bảo đạt hiệu quả. Còn những trường hợp tiếp khách để giải quyết việc cá nhân, không có quan hệ giao dịch kinh doanh với công ty thì sẽ không được tính.

👉 Xem thêm: Bí quyết xây dựng phong cách làm việc nơi công sở

Bài viết trên đây của JobsGO đã cung cấp đến cho bạn đọc những quy định tiếp khách nơi công sở. Mong rằng thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp cũng như bộ phận đảm nhiệm công tác này có thể nắm rõ, áp dụng phù hợp cho hoạt động đón tiếp khách hàng. Để cập nhật thêm những thông tin hữu ích khác, mời các bạn thường xuyên truy cập vào website jobsgo.vn nhé.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: