Trễ giờ làm, trễ giờ hẹn, trễ deadline, trễ cả thanh xuân? Bạn đã gặp phải bao nhiêu trong số này? Hãy cùng app tìm việc JobsGO tìm hiểu một số tips tránh bị “trễ” dưới đây nhé.
1. Hiệu ứng phân khúc
Hiệu ứng phân khúc hiểu một cách đơn giản là chúng ta có xu hướng dành ra khoảng thời gian để làm một điều gì đó nhỏ hơn rất nhiều so với tổng thời gian làm từng bước nhỏ.
Ví dụ: Tôi, để viết bài blog này, dự định dành ra khoảng một tiếng cho nó. Nhưng trên thực tế, tôi đã mất 10 phút bật máy, 5 phút để pha cafe, 30 phút để tìm đủ nguồn tài liệu phù hợp, 30 phút để nghiềm ngẫm những thông tin đó để biến chúng thành đây “những cái bạn đang đọc” nhưng trong đầu, 10 phút để lấy cảm hứng, tôi mất 40 phút tiếp theo để viết ra, 15 phút để tìm ảnh minh họa và 10 phút chỉnh sửa và hoàn thiện. Vậy là không phải 1 giờ, tôi đã mất đến 2h30’ để hoàn thành.
Vì sao vậy? Vì chúng ta thường chỉ tính đến những mục lớn, những phần chúng ta cho là quan trong và chiếm nhiều thời gian để thực hiện trong chuỗi các công việc. Bạn không có lỗi, lỗi là ở bộ não của chúng ta. Nhưng làm thế nào để khắc phục?
– Viết xuống tuần tự từng bước nhỏ bạn phải làm.
– Dự tính thời gian cho từng mục
– Cộng tổng lại và thêm 10% dự trù
Bạn thấy cách trên tốn quá nhiều thời gian đúng không? Tôi sẽ chỉ bạn một tips cực hữu ích. Hãy chọn một việc quen thuộc nhất với bạn như đi đến chỗ làm, nấu cơm,… và làm thử như trên. Lấy thời gian bạn khi liệt kê từng bước chia cho thời gian bạn cho là sẽ hoàn thành, bạn được một tỉ lệ, nhớ lấy nó. Đó là tỉ số “Fudge“, tỉ lệ giữa thực tế và kế hoạch. Từ nay về sau làm gì bạn cũng cứ nhân giả định của mình với con số này bạn sẽ có được khoảng thời gian tương đối chính xác. Nên nhớ với những việc có độ phức tạp càng cao thì tỉ lệ Fudge càng tăng nên bạn nên cộng dư lên một chút.
2. Hiệu ứng lạc quan
Hiệu ứng lạc quan, khá giống hiệu ứng chủ quan, là việc bạn luôn “căn giờ” trong điều kiện suôn sẻ. Lời khuyên của JobsGO là bạn nên tính toán theo hai tình huống sau:
– Một số rủi ro cản trở công việc có thể xảy ra bất chợt, hãy tính thời gian để xử lý phòng khi bất trắc
– Tính thật kĩ mọi rủi ro có thể cùng xảy ra.
Để làm gì? Để bạn lường trước các rủi ro. Nếu có bất kì rủi ro nào, bạn có các khoảng để cân nhắc xem liệu mình có thể nằm ở mức nào giữa không bất lợi, một số bất lợi và toàn là bất lợi.
Chuẩn bị trước quần áo giúp giảm tới 30 phút mỗi sáng
3. Chuẩn bị trước
Ở hiệu ứng phân khúc, tôi đã đề cập tới những việc nhỏ nhặt thường bị bỏ quên trong quá trình dự tính thời gian hoàn thành công việc, nên tôi muốn bạn chuẩn bị sẵn chúng. Ví như thay vì sáng ra trước khi đi làm mới chọn đồ mặc, nhét những thứ cần thiết vào túi xách, tìm thẻ,… hãy làm chúng trước khi bạn đi ngủ. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian vào lúc bạn đang vội vã hoàn thành như dự định, nó còn giảm cho bạn rất nhiều sai số trong dự kiến. Bởi lẽ cho dù bạn có chị nhỏ công việc thì các việc nhỏ đó vẫn có thể bị chia nhỏ hơn nữa vì thế bạn lại rút ngắn thời gian.
4. Quên các việc khác đi, chỉ nhớ deadline mấy giờ thôi
Bạn sợ như vậy sẽ làm giảm chất lượng công việc? Hãy nhớ “Complete is better than perfect” – “Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo”
Dưới áp lực của deadline, bạn sẽ phải tự tăng tốc để hoàn thành công việc. Dưới áp lực trách nhiệm công việc, bạn sẽ phải tự đầu tư nhiều hơn để HOÀN THÀNH nó. Điều đó cũng có nghĩa bạn làm việc sẽ hiệu quả hơn đó. Ngoài ra không trễ deadline còn giúp bạn giữ lại việc làm của mình, tránh cảnh bơ vơ tìm việc chỉ vì “đôi ba lần” trễ deadline.
Ghi các việc cần làm lên lịch
5. Ghi chú lên lịch
Bạn có tự tin là mình có thể nhớ 100% tất cả mọi thứ trong 1 tuần không?
Với một người chỉ ăn với ngủ điều này là hoàn toàn khả thi! Nhưng với một người ngày đêm bận bịu thì khác. Vì thế để tránh nhớ nhớ quên quên mà muộn mất, bạn nên viết chúng lên lịch. Đồng thời điều này cũng tăng hiệu quả làm việc lên rất nhiều. Tham khảo thêm cách Quản lý thời gian như Tổng Thống Mỹ nhé!
Nam Nguyễn
