Operation là gì? Đây là một thuật ngữ dùng để chỉ đến bộ phận Operation trong các doanh nghiệp hiện nay. Hiểu đơn giản thì nó có nghĩa là hoạt động, còn hiểu đúng thì nó chính là bộ phận kế hoạch và kinh doanh trong công ty. Bộ phận Operation rất quan trọng và bất kỳ công ty nào cũng phải có.
Bộ phận Operation với chức năng chính là vạch chiến lược, lên kế hoạch và có những hướng đi cụ thể cho doanh nghiệp của mình để phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh được hiệu quả nhất. Nó giống “cơ quan đầu não” trong cả một hệ thống doanh nghiệp to lớn hiện nay.
Operation nghĩa là gì?
Ngoài Operation thì thuật ngữ này khi chia ở dạng các loại từ khác sẽ có ý nghĩa như thế nào? Operator là gì? Hay Operational là gì?
Nếu thuật ngữ Operation để chỉ về bộ phận kế hoạch và kinh doanh trong doanh nghiệp thì thuật ngữ Operator lại chỉ đến người đại diện tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi đến khách sạn, công ty từ các khách hàng, đối tác. Nhiệm vụ chính của các Operator là nhận cuộc gọi và nối máy đến đúng người, đúng mục đích.
Còn Operational là thuật ngữ để chỉ đến hành động, việc làm hoặc có thể hiểu là thuộc quá trình hoạt động. Đây là dạng tính từ của Operation. Tùy thuộc vào trường hợp sử dụng mà nó sẽ có nghĩa khác nhau.
Bộ phận Operation thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau trong doanh nghiệp:
2.1 Xây Dựng Và Thực Hiện Các Kế Hoạch Kinh Doanh
Bộ phận Operation có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như các chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho doanh nghiệp. Operation còn có nhiệm vụ triển khai các kế hoạch, chiến lược đã được thông qua cấp trên. Bộ phận này cần giám sát, chỉ đạo quá trình thực hiện cũng như việc đánh giá hiệu quả nhằm có giải pháp kịp thời để khắc phục nếu kế hoạch không đạt mục tiêu đã đề ra.
2.2 Triển Khai Kế Hoạch Phát Triển Thị Trường, Tiếp Thị Sản Phẩm
Bộ phận Operation còn tham gia vào việc triển khai kế hoạch phát triển thị trường và tiếp thị sản phẩm. Họ sẽ cung cấp thông tin về khả năng sản xuất và cung ứng, quản lý lịch trình và nguồn lực, đảm bảo rằng quy trình sản xuất và phân phối được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của thị trường và chiến lược tiếp thị.
Nhiệm vụ của bộ phận Operation
2.3 Thực Hiện Các Chính Sách Đào Tạo Đội Ngũ Nhân Sự
Bộ phận Operation có thể cung cấp thông tin về các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho việc thực hiện công việc hàng ngày, từ đó giúp xác định nhu cầu đào tạo của nhân viên. Họ còn hỗ trợ bộ phận Nhân sự trong việc lập kế hoạch đào tạo bằng cách đề xuất các chủ đề hoặc nội dung đào tạo phù hợp với các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức.
3. Các Vị Trí Công Việc Trong Bộ Phận Operation
Dưới đây là một số vị trí công việc phổ biến trong bộ phận Operation mà bạn có thể tham khảo:
3.1 Operation Executive
Vị trí Operation Executive là một vai trò quan trọng trong bộ phận Operation của một tổ chức, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của tổ chức trong khu vực được giao. Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể mà một Operation Executive có thể chịu trách nhiệm:
Lập kế hoạch và tổ chức: Phân tích yêu cầu và lập kế hoạch cho các hoạt động vận hành, bao gồm cả nguồn lực, thời gian và ngân sách.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất: Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các quy trình và quy trình vận hành hiện tại, xác định các vấn đề và điểm yếu và đề xuất các biện pháp cải tiến.
Quản lý nhân viên và tài nguyên: Quản lý và hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ hàng ngày, bao gồm cả việc giao việc, đào tạo và đánh giá hiệu suất và quản lý các tài nguyên như vật liệu, thiết bị để đảm bảo sự cân đối và sẵn có.
Giải quyết vấn đề: Xử lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành hàng ngày, bao gồm cả sự cố và khó khăn.
Báo cáo và giao tiếp: Lập báo cáo về các hoạt động vận hành, bao gồm cả tiến độ và hiệu suất; giao tiếp chặt chẽ với các bộ phận khác trong tổ chức để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tiến độ của dự án.
Product Operation Executive là một vị trí trong lĩnh vực quản lý sản phẩm, thường tập trung vào việc quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến sản phẩm trong một tổ chức. Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể mà một Product Operation Executive chịu trách nhiệm:
Quản lý quy trình sản phẩm:
Đảm bảo rằng quy trình sản xuất và vận hành sản phẩm diễn ra một cách hiệu quả và linh hoạt.
Lập kế hoạch và tổ chức các quy trình để đảm bảo sự liên tục và chất lượng của sản phẩm.
Phân tích dữ liệu và đánh giá hiệu suất:
Theo dõi và phân tích dữ liệu về hiệu suất sản phẩm, bao gồm cả doanh số bán hàng, phản hồi từ khách hàng và các chỉ số chất lượng.
Đánh giá hiệu suất của sản phẩm và đề xuất các biện pháp cải tiến nếu cần.
Quản lý sản phẩm trong chuỗi cung ứng: Liên kết với các bộ phận khác như quản lý chuỗi cung ứng để đảm bảo sự liên tục và đáng tin cậy trong việc cung cấp nguyên liệu và thành phẩm.
Phối hợp với các bộ phận khác: Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác như kỹ thuật, marketing và bán hàng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và thành công của sản phẩm trên thị trường.
Quản lý dự án sản phẩm:
Quản lý và điều hành các dự án liên quan đến việc phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có.
Đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng thời gian, phù hợp với ngân sách và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Báo cáo và giao tiếp:
Lập báo cáo về các hoạt động sản phẩm, bao gồm cả tiến độ dự án, hiệu suất sản phẩm và phản hồi từ khách hàng.
Giao tiếp chặt chẽ với các bộ phận khác để đảm bảo sự đồng thuận và hỗ trợ cho sản phẩm.
Các vị trí công việc trong bộ phận Operation
3.3 E-commerce Operations Executive
Vị trí E-commerce Operations Executive là một vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp thương mại điện tử (E-commerce). Công việc của họ tập trung vào việc quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày liên quan đến hoạt động mua bán trực tuyến của doanh nghiệp. Dưới đây là một số nhiệm vụ cụ thể của một E-commerce Operations Executive:
Quản lý và giám sát hoạt động E-commerce: Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của trang web thương mại điện tử, bao gồm việc đặt hàng, xử lý đơn hàng và giao hàng.
Quản lý sản phẩm trên trang web E-commerce:
Đảm bảo rằng các sản phẩm được hiển thị trên trang web E-commerce một cách chính xác và hấp dẫn.
Quản lý quy trình đăng sản phẩm mới, cập nhật thông tin sản phẩm và quản lý danh mục sản phẩm.
Quản lý kho và vận chuyển:
Theo dõi và quản lý lượng tồn kho để đảm bảo sự liên tục trong cung cấp sản phẩm.
Xác định và giải quyết các vấn đề về kho và vận chuyển, bao gồm cả việc tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí vận chuyển.
Tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm trực tuyến:
Phát triển và thực hiện các chiến lược để tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm trực tuyến của khách hàng trên trang web E-commerce.
Đảm bảo rằng trang web có giao diện dễ sử dụng, tốc độ tải trang nhanh và hệ thống thanh toán an toàn.
Phản hồi và hỗ trợ khách hàng:
Xử lý các yêu cầu và phản hồi từ khách hàng liên quan đến đặt hàng, vận chuyển và sản phẩm.
Cung cấp hỗ trợ cho khách hàng về các câu hỏi hoặc vấn đề phát sinh trong quá trình mua sắm trực tuyến.
Phân tích dữ liệu và báo cáo:
Phân tích dữ liệu về hoạt động E-commerce để đánh giá hiệu suất và đề xuất cải tiến.
Lập báo cáo định kỳ về doanh số bán hàng, hoạt động vận chuyển và phản hồi từ khách hàng.
3.4 Operation Manager
Vị trí Operation Manager chịu trách nhiệm tổ chức, quản lý và điều hành các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, cụ thể là:
Quản lý và điều hành hoạt động hàng ngày: Chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành và giám sát các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả.
Lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ: Lập kế hoạch cho các hoạt động vận hành và phân công nhiệm vụ cho nhân viên và các bộ phận khác.
Quản lý tài nguyên và ngân sách: Quản lý và sử dụng tài nguyên của tổ chức một cách hiệu quả, bao gồm cả nhân lực, vật liệu và ngân sách.
Tối ưu hóa quy trình và hiệu suất: Phân tích và tối ưu hóa các quy trình và quy trình hoạt động hiện có để tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.
Quản lý nhân viên:
Quản lý, hướng dẫn và đào tạo nhân viên trong bộ phận hoặc tổ chức của mình.
Theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên và cung cấp phản hồi và hỗ trợ cần thiết.
Giải quyết vấn đề: Xử lý và giải quyết các vấn đề và sự cố phát sinh trong quá trình vận hành hàng ngày của doanh nghiệp.
Phối hợp với các bộ phận khác: Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác như bộ phận sản xuất, kinh doanh và tài chính để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và tiến độ của dự án.
Bảo đảm tuân thủ quy định và tiêu chuẩn: Đảm bảo rằng hoạt động vận hành của tổ chức tuân thủ tất cả các quy định pháp luật và tiêu chuẩn ngành.
3.5 Operation Support
Vị trí Operation Support thường là bộ phận hỗ trợ quan trọng trong một tổ chức, chịu trách nhiệm cung cấp hỗ trợ và giải quyết các vấn đề hàng ngày liên quan đến các hoạt động vận hành. Họ thực hiện những nhiệm vụ cụ thể như sau:
Hỗ trợ kỹ thuật:
Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho nhân viên hoặc khách hàng trong việc sử dụng các hệ thống hoặc công cụ liên quan đến hoạt động vận hành.
Giải quyết các vấn đề kỹ thuật và cung cấp hướng dẫn hoặc giải pháp cho các sự cố phát sinh.
Quản lý tài liệu và dữ liệu: Quản lý và duy trì các tài liệu và dữ liệu liên quan đến hoạt động vận hành, bao gồm cả quy trình, quy định và hướng dẫn.
Hỗ trợ về quy trình và quy định: Hỗ trợ trong việc xây dựng, duy trì và cập nhật các quy trình và quy định liên quan đến hoạt động vận hành của tổ chức.
Giải quyết sự cố và yêu cầu:
Nhận và xử lý các yêu cầu hỗ trợ từ nhân viên hoặc khách hàng liên quan đến hoạt động vận hành.
Giải quyết các sự cố phát sinh và cung cấp giải pháp hoặc hỗ trợ cần thiết.
Hỗ trợ về phần mềm và hệ thống:
Hỗ trợ trong việc triển khai, cập nhật và duy trì các phần mềm và hệ thống liên quan đến hoạt động vận hành.
Thực hiện kiểm tra và giám sát hiệu suất của hệ thống để đảm bảo sự ổn định và hiệu quả.
Đào tạo và hướng dẫn:
Hỗ trợ trong việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới về các quy trình và hệ thống vận hành.
Cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho nhân viên hiện có về việc sử dụng các công cụ và hệ thống.
4. Phân Biệt Bộ Phận Operation Và Bộ Phận Backoffice
Bộ phận Operation và bộ phận Backoffice đều đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của một tổ chức. Tuy nhiên, chúng có các chức năng và nhiệm vụ khác nhau. JobsGO sẽ cùng bạn phân biệt 2 bộ phận này qua nội dung dưới đây:
Tiêu chí
Bộ phận Operation
Bộ phận Backoffice
Vị trí
Trực tiếp tham gia vào hoạt động vận hành cốt lõi
Hỗ trợ và xử lý các hoạt động hậu trường
Trách nhiệm chính
Quản lý và điều hành hoạt động sản xuất và dịch vụ
Xử lý các nhiệm vụ quản lý và hỗ trợ không trực tiếp liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ
Phạm vi hoạt động
Liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ
Hỗ trợ và hỗ trợ cho các bộ phận khác trong tổ chức
Mục tiêu
Đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của quy trình sản xuất và cung ứng
Hỗ trợ và đảm bảo sự hoạt động suôn sẻ và hiệu quả của toàn bộ tổ chức
5. Yêu Cầu Đối Với Bộ Phận Operation
Yêu cầu đối với bộ phận Operation
Yêu cầu đối với bộ phận Operation thường phụ thuộc vào lĩnh vực cũng như cách thực hoạt động cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhìn chung yêu cầu đối với bộ phận Operation thường là:
5.1 Yêu Cầu Về Chuyên Môn
Bộ phận Operation cần có kiến thức sâu rộng về các quy trình sản xuất hoặc dịch vụ cụ thể mà tổ chức hoạt động. Điều này bao gồm hiểu biết về quy trình, công nghệ và phương pháp quản lý liên quan. Đồng thời, họ cũng cần am hiểu về quy trình quản lý chuỗi cung ứng từ nguồn nguyên liệu đến sản phẩm hoàn thành, hiểu biết về các quy định, tiêu chuẩn và yêu cầu liên quan đến ngành để có thể quản lý hoạt động trong doanh nghiệp một cách trơn tru và hiệu quả nhất.
5.2 Yêu Cầu Về Kinh Nghiệm
Yêu cầu về kinh nghiệm với bộ phận Operation thường phụ thuộc vào cấp độ công việc cụ thể và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Thông thường, các nhà tuyển dụng thường yêu cầu ứng viên có từ 4 – 5 năm kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về công việc vận hành cũng như quản lý nhân sự đối với vị trí cấp quản lý.
Còn đối với nhân viên, nhà tuyển dụng có thể chỉ cần những người có hiểu biết và đam mê với công việc này, làm việc có trách nhiệm.
5.3 Yêu Cầu Về Kỹ Năng
Kỹ năng quản lý: Có khả năng quản lý tài nguyên như nguồn nhân lực, vật liệu, và thời gian để đạt được mục tiêu của tổ chức.
Kỹ năng tổ chức: Có khả năng tổ chức công việc một cách hiệu quả, bao gồm cả lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, và giải quyết vấn đề.
Kỹ năng giao tiếp: Có khả năng giao tiếp rõ ràng và hiệu quả với các bộ phận khác trong tổ chức, đảm bảo sự hợp tác và hiệu suất của hoạt động.
Khả năng làm việc dưới áp lực: Có khả năng làm việc dưới áp lực và đáp ứng được với những yêu cầu thay đổi và khó khăn trong quá trình vận hành hàng ngày.
Kỹ năng phân tích và quyết định: Có khả năng phân tích dữ liệu và thông tin để đưa ra các quyết định chiến lược và tái điều chỉnh quy trình nếu cần.
Kiến thức về công nghệ: Hiểu biết về công nghệ và các công cụ hỗ trợ quản lý vận hành, có khả năng sử dụng các phần mềm và hệ thống liên quan một cách hiệu quả.
Tinh thần làm việc nhóm: Có khả năng làm việc nhóm, hỗ trợ và hợp tác với các thành viên khác trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung.
6. Mức Lương Bộ Phận Operation
Bộ phận Operation đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ quan trọng và phức tạp. Vì thế, mức lương dành cho vị trí này cũng tương đối hấp dẫn:
Với cấp bậc Nhân viên vận hành: Mức lương vào khoảng 6 – 8 triệu/tháng, lương cao nhất có thể lên tới 15 triệu/tháng.
Với cấp bậc Trưởng phòng vận hành: Mức lương trung bình từ 15 – 25 triệu/tháng, lương cao hơn có thể từ 30 – 50 triệu/tháng.
7. Tìm Hiểu Về Bộ Phận Operation Trong Các Lĩnh Vực Khác Nhau
Bộ Phận Operation Hoạt Động Ở Nhiều Lĩnh Vực Khác Nhau Như:
7.1 Doanh Nghiệp Sản Xuất
Trong ngành công nghiệp sản xuất, bộ phận Operation thường chịu trách nhiệm quản lý hoạt động sản xuất, từ việc lập kế hoạch sản xuất đến quản lý chuỗi cung ứng và kiểm soát chất lượng sản phẩm.
7.2 Dịch Vụ Khách Hàng
Bộ phận Operation có vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ. Họ là người quản lý các hoạt động như quản lý lịch trình, phân công nhân viên, và đảm bảo chất lượng dịch vụ được cung cấp đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
7.3 Bán Lẻ
Trong ngành bán lẻ, bộ phận Operation thực hiện quản lý hoạt động hàng ngày của cửa hàng, bao gồm quản lý hàng tồn kho, quản lý nhân viên, và đảm bảo trải nghiệm mua sắm thuận lợi cho khách hàng.
7.4 Logistics Và Vận Tải
Trong lĩnh vực logistics và vận tải, bộ phận Operation quản lý các hoạt động liên quan đến vận chuyển, lưu trữ và phân phối hàng hóa, đảm bảo sự di chuyển hiệu quả và an toàn của hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm đích.
7.5 Công Nghệ Thông Tin
Bộ phận Operation trong lĩnh vực công nghệ thông tin sẽ thực hiện các hoạt động liên quan đến quản lý dự án, triển khai sản phẩm và dịch vụ và hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng.
7.6 Dịch Vụ Tài Chính
Trong các tổ chức tài chính như ngân hàng hoặc công ty bảo hiểm, bộ phận Operation có thể quản lý các hoạt động liên quan đến xử lý giao dịch, quản lý dữ liệu khách hàng và cung cấp hỗ trợ khách hàng.
Tóm lại, Operation là gì bạn đã có đáp án cho bản thân rồi đúng không nào? Nếu bạn cũng muốn trở thành một nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên trong phòng kế hoạch thì truy cập ngay vào Jobsgo.vn, tạo hồ sơ ứng viên để có thể ứng tuyển với những Job hấp dẫn nhé!
Câu hỏi thường gặp
1. Operation Manager Là Gì?
Operation manager là thuật ngữ để chỉ đến người đứng đầu chịu toàn bộ trách nhiệm với các hoạt động của công ty. Đây là một vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp đòi hỏi phải có cả đức và tài. Không những vậy, một Operation manager còn nhận được mức thu nhập cực hấp dẫn.
2. Operation Team Là Gì?
Đây là thuật ngữ để chỉ đến một nhóm hoạt động, họ có thể gồm nhiều nhân viên với nhau, làm những công việc khác nhau nhưng đều phải đảm bảo có sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng và ăn khớp. Họ hoạt động càng hiệu quả thì chất lượng công việc càng tốt, đặc biệt đòi hỏi cao về kỹ năng làm việc nhóm của các thành viên khi tham gia hoạt động của một team.
3. Operation Admin Là Gì?
Đây là thuật ngữ có thể hiểu là quản trị viên hoạt động, với bất kỳ một tổ chức nào cũng cần phải có người quản trị các hoạt động để đảm bảo chúng được thực hiện đúng và đạt hiệu quả cao nhất.
4. Operation Department Là Gì?
Đây là thuật ngữ để chỉ đến bộ phận vận hành trong doanh nghiệp. Với bộ phận vận hành này sẽ đảm bảo mọi hoạt động của công ty, doanh nghiệp được liền mạch, suôn sẻ và đạt hiệu quả cao khi sản xuất và kinh doanh.
5. Operational Objective Là Gì?
Thuật ngữ này trong kinh doanh có nghĩa là mục tiêu hoạt động. Nó thường sẽ là những mục tiêu ngắn hạn được doanh nghiệp đặt ra, khi hoàn thành được mục tiêu ngắn hạn này thì sẽ tiến gần hơn đến mục tiêu dài hơn để đưa doanh nghiệp đi đến thành công. Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đặt ra những mục tiêu hoạt động cụ thể để toàn bộ nhân viên lấy đó làm đích để thực hiện công việc của mình.
Hồng Nguyễn
