Trong cuộc sống và công việc hàng ngày, có nhiều lý do khiến bạn sao nhãng. Những yếu tố từ môi trường xung quanh đến tâm lý cá nhân có thể ảnh hưởng đáng kể đến khả năng tập trung và hiệu suất làm việc. Vậy hãy cùng JobsGO tìm hiểu những lý do phổ biến cùng cách khắc phục qua bài viết này bạn nhé.
Theo một khảo sát, người Mỹ kiểm tra điện thoại tới 52 lần mỗi ngày. Thực tế, hàng ngày chúng ta tiếp nhận rất nhiều thông tin trên điện thoại, những cuộc gọi và thậm chí là tin nhắn spam. Bên cạnh đó, nhiều người còn sử dụng điện thoại để quản lý công việc, lên lịch, mua sắm,… Tất cả những điều này dẫn đến tình trạng “nghiện” điện thoại di động.
Điện thoại di động là một nguyên nhân gây ra sự sao nhãng
Bỏ điện thoại một ngày không dễ dàng, nhưng cũng không phải là không thể. Bạn chỉ cần chuyển chế độ im lặng hoặc rung, tắt thông báo từ các ứng dụng ít quan trọng. Trong các thời điểm cần tập trung, bạn hãy để điện thoại im lặng, sau khi hoàn thành công việc, bạn có thể dành 10 phút để xem thông tin trên điện thoại. Điều này giúp duy trì tập trung và hiệu suất làm việc.
Thông báo email thường là nguồn gốc của sự sao nhãng. Mỗi tiếng kêu hoặc rung từ điện thoại đều làm gián đoạn tập trung, khiến chúng ta dễ dàng bị cuốn vào kiểm tra email thay vì làm công việc.
Để khắc phục tình trạng sao nhãng từ thông báo email, bạn có thể thực hiện các biện pháp sau: tắt thông báo hoặc đặt chế độ rung, xác định thời gian cụ thể để kiểm tra email, ưu tiên xử lý các email quan trọng trước, xóa email không cần thiết/spam hoặc sử dụng công cụ quản lý để tổ chức email.
Sự phiền toái từ người khác cũng có thể gây ra sự sao nhãng và ảnh hưởng đến hiệu suất của bạn. Khi bạn bị người khác làm phiền, bạn có thể dễ dàng bị gián đoạn khỏi công việc hoặc hoạt động đang thực hiện. Điều này đặc biệt đúng khi bạn đang trong quá trình làm việc tập trung hoặc cần tập trung vào nhiệm vụ quan trọng.
Để tránh phiền toái từ người khác, bạn hãy thiết lập ranh giới rõ ràng và hẹn lịch gặp gỡ. Tạm thời, bạn hãy tắt thông báo để tập trung làm việc và ưu tiên công việc quan trọng. Nếu cần, bạn có thể trò chuyện thẳng thắn để giải quyết vấn đề.
4. Tiếng ồn
Tiếng ồn là nguyên nhân phổ biến gây ra sự mất tập trung
Tiếng ồn có thể gây ra nhiều tác động tiêu cực và gây sự sao nhãng cho con người cũng như môi trường xung quanh. Nó cũng có thể gây hại cho sức khỏe thính giác và tạo rào cản trong giao tiếp.
Môi trường ồn ào là khó tránh khỏi, nhưng khi nó ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, làm mất đi deep working space bạn có thể sử dụng tai nghe chống ồn hoặc ứng dụng Noisli để giảm tác động của tiếng ồn. Nghe nhạc nhẹ nhàng như nhạc Baroque cũng có thể giúp bạn tập trung vào công việc mà không bị sao nhãng.
5. Làm nhiều việc cùng lúc
Cố gắng kiêm nhiệm quá nhiều công việc chắc chắn dẫn đến phân tán tập trung và làm sao nhãng trong từng nhiệm vụ.
Thực tế cho thấy, não của chúng ta không thể tập trung đồng thời vào nhiều việc và việc này không giúp bạn tiết kiệm thời gian hoặc tăng hiệu suất. Theo các nghiên cứu, việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khiến bạn làm việc chậm hơn.
Ngoài ra, làm nhiều việc cùng lúc dễ gây lỗi và ảnh hưởng đến sáng tạo. Thay vào đó, bạn hãy tập trung vào một nhiệm vụ mỗi lần, với việc xác định thứ tự ưu tiên và công việc quan trọng trước.
Sự lộn xộn, bừa bộn có thể gây mất tập trung trong công việc. Giải pháp là bạn hãy tạo trật tự trong văn phòng, lưu trữ tài liệu không cần thiết và sắp xếp tài liệu quan trọng một cách khoa học, sao lưu tài liệu quan trọng lên đám mây để tiết kiệm không gian. Bạn hãy giữ cho văn phòng ngăn nắp vào cuối ngày làm việc. Nếu bận, bạn có thể sắp xếp hàng tuần – chẳng hạn vào chiều thứ sáu, tổ chức giấy tờ và lên kế hoạch cho tuần tiếp theo.
7. Đồng nghiệp
Trong giờ làm việc, các cuộc trò chuyện không liên quan của đồng nghiệp có thể gây phân tâm. Dù không thể ngăn chặn nhưng bạn có thể lịch sự nhắc nhở đồng nghiệp. Ví dụ, thông báo bạn đang bận, phiền mọi người nói nhỏ một chút hoặc đeo tai nghe để tập trung vào công việc.
Những câu chuyện bàn tán của đồng nghiệp có thể gây sao nhãng
8. Quá nhiều báo cáo
Phải nộp quá nhiều báo cáo có thể gây sao nhãng. Bạn sẽ bị áp lực, lo lắng làm sao để hoàn thành báo cáo đúng hạn, gửi đầy đủ cho cấp trên. Nó khiến bạn bị phân tâm, mất tập trung và giảm hiệu suất làm việc.
Để đối phó, bạn hãy ưu tiên, chia sẻ công việc, tập trung vào từng báo cáo một và sử dụng công cụ quản lý dự án. Bạn cũng có thể đề xuất cải tiến quy trình để làm việc hiệu quả hơn. Hãy luôn đảm bảo rằng bạn có thời gian nghỉ ngơi để tránh căng thẳng và duy trì sự tập trung.
Khi phải tuân theo quá nhiều quy định và hạn chế, bạn cũng sẽ dễ bị phân tâm và mất tập trung khỏi công việc chính. Thêm vào đó, việc thực hiện các thủ tục phức tạp có thể tạo ra áp lực và làm giảm sự sáng tạo. Chính sách quá khắt khe cũng ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định và linh hoạt trong công việc, tạo nên một môi trường làm việc thiếu sự tự do.
Để giảm sự sao nhãng do chính sách quá khắt khe, công ty nên xem xét thực hiện những biện pháp khả thi. Đó có thể là tạo sự cân bằng giữa quy định và linh hoạt, cho phép nhân viên tự do thể hiện ý tưởng, sự sáng tạo. Đồng thời, công ty có thể tối giản thủ tục và yêu cầu báo cáo, đảm bảo rằng chỉ những thông tin thực sự cần thiết mới được yêu cầu.
10. Đói bụng
Thực sự rất khó để thực hiện công việc khi bạn đang đói hay cảm thấy cơ thể không ổn. Tuy nhiên, mua đồ ăn đồ ăn nhanh không lành mạnh không phải là giải pháp trong môi trường văn phòng.
Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chuẩn bị trước bữa ăn nhẹ và bổ dưỡng từ nhà để có sẵn khi cảm thấy đói. Bạn cũng có thể sử dụng thức ăn nhanh lành mạnh như hạt hạnh nhân, trái cây hoặc snack khô có lợi cho sức khỏe. Ngoài ra, bạn hãy tạo thói quen ăn nhẹ giữa các bữa để duy trì động lượng và tập trung trong công việc.
11. Những cuộc họp
Những cuộc họp liên tục, kéo dài có thể gây mệt mỏi và giảm sự tập trung của nhân viên
Các cuộc họp diễn ra liên tục có thể dẫn đến sự mất hiệu quả trong công việc và lãng phí thời gian của nhân viên. Cách để giải quyết vấn đề này là thay thế các cuộc họp bằng trao đổi thông tin qua email hoặc sử dụng các công cụ quản lý công việc. Các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp nên tổ chức cuộc họp khi thật sự cần thiết và chỉ diễn ra trong thời gian ngắn.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc cấm các cuộc họp vào một ngày cố định trong tuần để tạo không gian làm việc tập trung cho nhân viên.
12. Phải đưa ra quá nhiều quyết định trong thời gian ngắn
Việc phải đưa ra quá nhiều quyết định trong thời gian ngắn có thể gây ra sự căng thẳng, mất tập trung và ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể áp dụng các biện pháp như ưu tiên và phân chia quyết định theo mức độ quan trọng, sử dụng danh sách công việc hoặc công cụ quản lý thời gian để đảm bảo mỗi quyết định được xem xét một cách cẩn thận. Bạn cũng có thể tìm cách phân phối quyết định cho các thành viên khác trong nhóm để giúp giảm áp lực cá nhân và tạo không gian cho việc tập trung.
13. Mạng xã hội
Mạng xã hội là nguyên nhân phổ biến gây mất tập trung khi làm việc hoặc học tập. Lý do là chúng cung cấp nhiều thông tin, thông báo và hoạt động xã hội, làm cho việc kiểm soát sự chú ý trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến việc trôi qua thời gian mà không thực sự tập trung vào công việc.
Để khắc phục vấn đề này, bạn có thể áp dụng một số cách như xác định thời gian cụ thể trong ngày để dành riêng cho việc sử dụng mạng xã hội. Sử dụng các ứng dụng chặn hoặc hạn chế truy cập vào mạng xã hội trong thời gian làm việc cũng là một biện pháp hiệu quả. Bạn cũng có thể thực hiện kỹ thuật Pomodoro, làm việc trong khoảng thời gian ngắn và tập trung hoàn toàn, sau đó dành thời gian ngắn sử dụng mạng xã hội.
14. Căng thẳng, mệt mỏi
Cảm giác căng thẳng và mệt mỏi có thể dẫn đến sự sao nhãng trong công việc. Khi tâm trạng không tốt và cơ thể mệt mỏi, khả năng tập trung sẽ giảm đi. Để khắc phục vấn đề này, bạn hãy quản lý tốt thời gian và đảm bảo có đủ thời gian nghỉ ngơi. Kỹ thuật thực hành thiền, tập thể dục thường xuyên và duy trì lối sống lành mạnh cũng có thể giúp cải thiện sự tập trung, giảm căng thẳng mệt mỏi.
Chứng ADHD (rối loạn tăng động giảm chú ý) không chỉ có ở trẻ em mà người lớn cũng có thể mắc phải. Nó thường gây ra sự sao nhãng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Người mắc ADHD thường gặp khó khăn trong việc duy trì sự tập trung và quản lý thời gian.
Nếu không may bị ADHD, để khắc phục, bạn có thể áp dụng các chiến lược quản lý thời gian, sử dụng ứng dụng hỗ trợ, thiết lập môi trường làm việc tĩnh lặng và tìm kiếm sự hỗ trợ từ chuyên gia y tế tâm thần (nếu cần thiết).
16. Thuốc
Một số loại thuốc có thể gây mất tập trung và làm cho người dùng cảm thấy buồn ngủ hoặc mệt mỏi. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng tập trung và hiệu suất làm việc. Nếu bạn phải sử dụng thuốc và gặp tình trạng sao nhãng, bạn nên thảo luận với bác sĩ hoặc chuyên gia y tế để tìm giải pháp thích hợp. Đôi khi, điều chỉnh liều lượng hoặc thay đổi loại thuốc có thể giúp giảm tác động gây sao nhãng.
Nhận biết và hiểu rõ những lý do khiến bạn sao nhãng là điều quan trọng để có thể áp dụng giải pháp phù hợp. Bằng cách tìm hiểu nguyên nhân cụ thể, bạn sẽ tối ưu hóa được môi trường làm việc và thực hiện các biện pháp để duy trì sự tập trung, tăng hiệu suất công việc cũng như học tập. Một trong những phương pháp hiệu quả để duy trì sự tập trung là task batching. Kỹ thuật này giúp bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau và thực hiện chúng trong cùng một khoảng thời gian, từ đó giảm thiểu sự phân tâm và cải thiện hiệu suất làm việc.
Hồng Nguyễn
