KPI nhân sự rất quan trọng cho nhân viên trong phòng nhân sự của doanh nghiệp. Những chỉ số nào thường được sử dụng để đo lường KPI phòng nhân sự? Cùng tìm hiểu với JobsGO bạn nhé!
KPI nhân sự là gì? KPI (Key Performance Indicators) cho phòng nhân sự (HR) là các chỉ số quan trọng giúp đo lường hiệu suất và hiệu quả hoạt động của bộ phận nhân sự. Các KPI này thường liên quan đến việc tuyển dụng, đào tạo, giữ chân nhân viên, phát triển năng lực, quản lý tài nguyên con người,…
KPI Nhân Sự Là Gì?
2. Xây Dựng KPI Cho Phòng Nhân Sự Có Lợi Ích Gì?
Xây dựng KPI cho phòng nhân sự mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là các lợi ích cụ thể:
2.1. Đo Lường, Đánh Giá Mục Tiêu Phát Triển Của Doanh Nghiệp
KPI giúp theo dõi tiến độ đạt được các mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Thông qua các chỉ số này, doanh nghiệp có thể biết được liệu mình đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh gì. Bên cạnh đó, sử dụng KPI cũng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định phù hợp dựa trên dữ liệu thực tế, thay vì dựa vào cảm tính hoặc suy đoán.
2.2. Thúc Đẩy Nhân Sự Làm Việc Hiệu Quả Hơn
Khi các mục tiêu rõ ràng và được đo lường, nhân viên sẽ có động lực làm việc chăm chỉ hơn để đạt được các mục tiêu đó. KPI phòng nhân sự giúp tạo ra sự minh bạch trong công việc, giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng của công ty và cố gắng hoàn thành chúng.
Thông qua việc đánh giá KPI, nhân viên có thể nhận được phản hồi cụ thể về hiệu suất làm việc của mình. Điều này giúp họ biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình, từ đó cải thiện và phát triển kỹ năng cá nhân.
2.3. Giúp Phòng Nhân Sự Xác Định Mục Tiêu Cần Thực Hiện Trước
KPI giúp phòng nhân sự xác định các mục tiêu quan trọng nhất cần tập trung thực hiện trước. Điều này giúp phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn và đảm bảo rằng các công việc quan trọng được ưu tiên xử lý.
Ngoài ra, thông qua việc theo dõi KPI, phòng nhân sự cũng có thể lập kế hoạch dài hạn, xác định các mục tiêu và hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu đó.
Tổng thu nhập của tất cả nhân viên / Tổng số lượng nhân viên
Đo lường mức thu nhập trung bình của nhân viên, phản ánh chính sách lương của công ty.
Mức thu nhập giờ công trung bình
Tổng thu nhập của tất cả nhân viên / Tổng số giờ làm việc của tất cả nhân viên
Đo lường mức thu nhập trung bình trên mỗi giờ làm việc, phản ánh hiệu quả chi phí lao động.
Mức thu nhập theo chức danh
Tổng thu nhập của nhân viên theo chức danh / Tổng số lượng nhân viên theo chức danh
Đo lường mức thu nhập trung bình cho từng chức danh, giúp đánh giá sự công bằng và tính cạnh tranh trong chính sách lương thưởng.
Tỷ lệ chi phí lương
(Tổng chi phí lương / Tổng doanh thu) x 100%
Đo lường mức độ hợp lý của chi phí lương so với doanh thu của doanh nghiệp.
3.2. Các Chỉ Tiêu KPI Nhân Sự Về Kết Quả Công Việc
Chỉ tiêu KPI
Công thức / Đo lường
Ý nghĩa
Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ
(Số lượng nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ được giao, phản ánh hiệu quả và năng suất làm việc của người lao động.
Tỷ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc
(Số lượng nhân viên hoàn thành 100% công việc / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ nhân viên hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao, phản ánh hiệu suất làm việc của người lao động.
Tỷ lệ nhân viên có thái độ tốt trở lên
(Số lượng nhân viên có thái độ tốt trở lên / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đánh giá tỷ lệ nhân viên có thái độ tích cực trong công việc, phản ánh văn hóa và môi trường làm việc.
Tỷ lệ mức độ vi phạm nội quy
(Số lượng vi phạm nội quy / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ vi phạm nội quy của nhân viên, phản ánh mức độ tuân thủ và kỷ luật trong công ty.
3.3. Các Chỉ Tiêu KPI Tuyển Dụng
Chỉ tiêu KPI
Công thức / Đo lường
Ý nghĩa
Tổng số CV / đợt tuyển dụng
Tổng số CV nhận được trong mỗi đợt tuyển dụng (theo từng chức danh)
Đo lường mức độ quan tâm và sự thu hút của các vị trí tuyển dụng khác nhau.
Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
(Số lượng ứng viên đạt yêu cầu / Tổng số CV nhận được) x 100%
Đánh giá chất lượng ứng viên và hiệu quả của quy trình sàng lọc hồ sơ.
Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
(Số lượng ứng viên nộp đơn qua kênh quảng cáo / Chi phí quảng cáo)
Đo lường hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo tuyển dụng.
Thời gian để tuyển nhân viên
Tổng số ngày từ khi bắt đầu đăng tuyển đến khi tuyển dụng thành công
Đo lường thời gian trung bình để lấp đầy một vị trí tuyển dụng, phản ánh hiệu quả quy trình tuyển dụng.
Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
(Số lượng ứng viên đạt yêu cầu từ mỗi nguồn / Tổng số ứng viên từ nguồn đó) x 100%
Đánh giá hiệu quả của từng nguồn tuyển dụng (như website công ty, mạng xã hội, trung tâm giới thiệu việc làm).
3.4. Các Chỉ Tiêu KPI Nhân Sự Về Khía Cạnh Đào Tạo
Chỉ tiêu KPI
Công thức / Đo lường
Ý nghĩa
Tổng số giờ huấn luyện / nhân viên
Tổng số giờ huấn luyện / Tổng số lượng nhân viên tham gia đào tạo
Đo lường tổng số giờ đào tạo mà mỗi nhân viên tham gia, phản ánh mức độ đầu tư vào việc đào tạo của công ty.
Giờ đào tạo trung bình / nhân viên
Tổng số giờ đào tạo / Tổng số lượng nhân viên tham gia đào tạo
Đo lường số giờ đào tạo trung bình mà mỗi nhân viên trải qua, phản ánh mức độ chi tiết và chất lượng của quá trình đào tạo.
Chi phí huấn luyện / nhân viên
Tổng chi phí đào tạo / Tổng số lượng nhân viên tham gia đào tạo
Đo lường chi phí trung bình dành cho việc đào tạo mỗi nhân viên, phản ánh mức độ đầu tư của quá trình đào tạo.
Tỷ lệ nhân viên đào tạo
(Số lượng nhân viên đã tham gia đào tạo / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ nhân viên tham gia các chương trình đào tạo, phản ánh mức độ đầu tư vào phát triển nhân lực.
Hiệu quả đào tạo
(Số lượng nhân viên hoàn thành chương trình đào tạo / Tổng số lượng nhân viên tham gia đào tạo) x 100%
Đo lường tỷ lệ nhân viên hoàn thành các chương trình đào tạo, phản ánh hiệu quả của chương trình đào tạo.
3.5. Các Chỉ Tiêu KPI Về Giờ Giấc Làm Việc
Chỉ tiêu KPI
Công thức / Đo lường
Ý nghĩa
Tổng thời gian đi làm muộn toàn công ty
Tổng số phút hoặc giờ đi làm muộn của tất cả nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể (ngày, tuần, tháng, năm)
Đo lường tổng thời gian mà nhân viên đến làm muộn, phản ánh tính chấp hành và ý thức của nhân viên.
So sánh thời gian đi làm muộn của các bộ phận
So sánh tỷ lệ nhân viên đi làm muộn giữa các bộ phận trong công ty.
Đánh giá và so sánh mức độ chấp hành giờ giấc làm việc giữa các bộ phận, phản ánh hiệu quả quản lý của từng bộ phận.
Tỷ lệ ngày nghỉ, ốm
(Tổng số ngày nghỉ, ốm / Tổng số ngày làm việc) x 100%
Đo lường tỷ lệ ngày nghỉ hoặc nghỉ ốm của nhân viên so với số ngày làm việc, phản ánh sức khỏe và sự chấp hành giờ giấc làm việc của nhân viên.
3.6. Các Chỉ Tiêu KPI Về Lòng Trung Thành
Chỉ tiêu KPI
Công thức / Đo lường
Ý nghĩa
Tỷ lệ vòng quay nhân viên
(Số lượng nhân viên rời bỏ công ty trong một khoảng thời gian cụ thể / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ nhân viên rời bỏ công ty, phản ánh mức độ ổn định và hạnh phúc trong tổ chức.
Tỷ lệ vòng đời nhân viên
(Tổng số năm làm việc của tất cả nhân viên / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ trung bình thời gian mà nhân viên ở lại công ty, phản ánh mức độ ổn định và sự cam kết của họ.
Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi
(Số lượng nhân viên muốn ra đi / Tổng số lượng nhân viên) x 100%
Đo lường tỷ lệ nhân viên bày tỏ ý định muốn rời bỏ công ty, phản ánh mức độ hài lòng và sự cam kết của người lao động.
Tỷ lệ nhân viên trung thành
100% – (Tỷ lệ nhân viên muốn ra đi)
Đo lường tỷ lệ nhân viên được coi là trung thành, phản ánh mức độ cam kết và lòng trung thành của người lao động.
3.7. Các Chỉ Tiêu KPI Năng Suất Nhân Sự
Chỉ tiêu KPI
Công thức / Đo lường
Ý nghĩa
Doanh số / 1 nhân viên
Doanh số bán hàng hoặc doanh thu / Số lượng nhân viên
Đo lường doanh số hoặc doanh thu trung bình mỗi nhân viên tạo ra, phản ánh hiệu suất bán hàng.
Lợi nhuận / nhân viên
Tổng lợi nhuận / Số lượng nhân viên
Đo lường lợi nhuận trung bình mỗi nhân viên tạo ra, phản ánh hiệu suất làm việc và hiệu quả kinh doanh.
Chi phí hành chính / 1 nhân viên
Tổng chi phí hành chính / Số lượng nhân viên
Đo lường chi phí hành chính trung bình mỗi nhân viên (thường gồm chi phí sửa chữa, bảo trì dụng cụ văn phòng; chi phí điện nước), phản ánh hiệu suất quản lý và sử dụng nguồn lực.
Năng suất
Sản lượng hoặc giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ / Số lượng nhân viên
Đo lường mức độ hiệu quả của nhân viên trong việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, phản ánh năng suất lao động.
Chi lương OT (lương tăng ca)
Tổng chi phí lương tăng ca
Đo lường tổng chi phí lương tăng ca, phản ánh mức độ sử dụng lao động tăng ca và chi phí liên quan.
Tỷ lệ báo cáo an toàn lao động
(Số lượng báo cáo về tai nạn lao động hoặc vi phạm an toàn / Tổng số báo cáo) x 100%
Đo lường tỷ lệ báo cáo về tai nạn lao động hoặc vi phạm an toàn, phản ánh mức độ an toàn trong môi trường làm việc.
Tỷ lệ thời gian mất mát do an toàn lao động
(Thời gian mất mát do tai nạn lao động hoặc vi phạm an toàn / Tổng thời gian làm việc) x 100%
Đo lường tỷ lệ thời gian mất mát do tai nạn lao động hoặc vi phạm an toàn, phản ánh mức độ an toàn trong môi trường làm việc.
Tỷ lệ chi phí mất do an toàn lao động
(Chi phí phát sinh từ tai nạn lao động hoặc vi phạm an toàn / Doanh thu hoặc lợi nhuận) x 100%
Đo lường tỷ lệ chi phí mất mát do tai nạn lao động hoặc vi phạm an toàn so với doanh thu hoặc lợi nhuận, phản ánh mức độ ảnh hưởng của an toàn lao động đến hiệu quả kinh doanh.
Thời gian huấn luyện an toàn lao động
Tổng số giờ huấn luyện về an toàn lao động
Đo lường tổng số giờ huấn luyện về an toàn lao động, phản ánh mức độ đầu tư và chuẩn bị cho an toàn lao động.
Quá trình xây dựng KPI nhân sự bắt đầu bằng việc xác định người hoặc nhóm chịu trách nhiệm về việc này. Thông thường, đội ngũ quản lý nhân sự hoặc bộ phận nhân sự sẽ là những người đảm nhiệm vai trò này. Việc này đảm bảo rằng quá trình xây dựng KPI được thực hiện một cách hiệu quả và có hệ thống.
4.2. Bước 2: Làm Rõ Chức Năng Của Từng Vị Trí Công Việc
Một bước quan trọng trong việc xây dựng KPI là phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí công việc trong tổ chức. Việc này giúp định hình rõ ràng những gì mà các nhân viên cần làm để đạt được mục tiêu của tổ chức. Bằng cách này, các chỉ tiêu KPI có thể được xác định một cách chính xác và có ý nghĩa.
4.3. Bước 3: Xác Định Các Chỉ Số KPI Then Chốt
Sau khi đã làm rõ chức năng của từng vị trí công việc, bước tiếp theo là xác định các chỉ số KPI then chốt. Các chỉ số này là những chỉ tiêu mà các nhân viên cần đạt được để đảm bảo rằng họ đóng góp vào mục tiêu tổ chức. Các tiêu chí được sử dụng để đánh giá KPI nhân sự phải có thể đo lường được và có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu suất.
4.4. Bước 4: Đánh Giá Mức Độ Hoàn Thành KPI
Một bước quan trọng khác là thiết lập các tiêu chuẩn hoàn thành cho mỗi chỉ số KPI. Điều này bao gồm việc xác định mức độ hoàn thành mong muốn cho mỗi chỉ số và cách đo lường hiệu suất của nhân viên dựa trên các chỉ số này.
4.5. Bước 5: Đề Xuất Mức Lương Thưởng Tương Ứng
Cuối cùng, dựa trên việc đánh giá mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng KPI nhân sự cần đề xuất các mức lương thưởng hoặc các phần thưởng khác tương ứng với hiệu suất làm việc của nhân viên. Điều này có tác dụng khích lệ và động viên nhân viên làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cũng là cách để tổ chức công nhận sự cống hiến của nhân viên.
5. Lưu Ý Khi Xây Dựng KPI Phòng Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp
Lưu Ý Khi Xây Dựng KPI Phòng Nhân Sự Trong Doanh Nghiệp
Khi xây dựng KPI nhân sự trong doanh nghiệp, có một số điều quan trọng cần lưu ý để đảm bảo rằng các chỉ tiêu được thiết lập phản ánh đúng mục tiêu và mang lại giá trị cho tổ chức.
Liên kết với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp: KPI nhân sự cần phải phản ánh và hỗ trợ cho mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự được thực hiện hướng tới việc đạt được mục tiêu dài hạn của tổ chức.
Cụ thể và đo lường được: Các chỉ tiêu KPI cần phải được xác định một cách cụ thể và có thể đo lường được. Điều này giúp đánh giá hiệu suất một cách rõ ràng và chính xác.
Công bằng: KPI nhân sự cần phải công bằng đối với mọi nhân viên.
Được thảo luận và đồng thuận: Quá trình xây dựng KPI cần phải được thảo luận và nhận được sự đồng thuận từ các bộ phận và nhân viên liên quan.
Liên tục theo dõi và điều chỉnh: KPI nhân sự cần được theo dõi, đánh giá, điều chỉnh định kỳ để đảm bảo rằng chúng vẫn phản ánh mục tiêu và điều kiện thực tế của tổ chức.
Như vậy, bài viết của JobsGO đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin quan trọng về KPI nhân sự. Hy vọng chia sẻ này sẽ bổ ích và giúp nhà quản lý xây dựng mẫu KPI cho phòng nhân sự chuẩn và hiệu quả.
Câu hỏi thường gặp
1. Làm Thế Nào Để Xác Định KPI Nhân Sự Phù Hợp?
KPI nhân sự phù hợp phải phản ánh mục tiêu chiến lược của tổ chức, cụ thể, đo lường được, công bằng và được thảo luận đồng thuận với các bộ phận liên quan.
2. Làm Thế Nào Để Theo Dõi Và Đánh Giá KPI Nhân Sự?
Việc theo dõi và đánh giá KPI nhân sự thường được thực hiện thông qua việc thu thập dữ liệu, đối chiếu với mục tiêu đã đặt ra và đánh giá mức độ hoàn thành của nhân viên.
3. Làm Thế Nào Để Điều Chỉnh KPI Nhân Sự Khi Cần Thiết?
Điều chỉnh KPI nhân sự cần dựa trên phản hồi từ thực tế môi trường làm việc, các thay đổi trong mục tiêu tổ chức và tiến triển của các nhân viên.
Hồng Nguyễn
