Tổ chức sự kiện là công việc đề cao sự năng động, sáng tạo nên được rất nhiều bạn trẻ đam mê lựa chọn. Để giúp ích cho những bạn trẻ đam mê và muốn bắt đầu với công việc này, JobsGo sẽ chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện để lại dấu ấn với khách mời ngay dưới đây.
Thu thập thông tin trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Thu thập thông tin trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Thu thập thông tin là bước đầu trong những điều cần biết khi tổ chức sự kiện. Nếu muốn tổ chức được sự kiện tốt, thì cần có kế hoạch tổ chức chi tiết nhất. Vì thế, người tổ chức sự kiện cần phải tìm hiểu và nắm được các vấn đề liên quan trực tiếp như:
Tại sao tôi phải tổ chức sự kiện này? Cụ thể là tìm ra mục đích tổ chức sự kiện để tổ chức lễ cưới, thành lập công ty, ra mắt sản phẩm mới, họp báo, lễ trao giải hay hội thảo chia sẻ kiến thức ngành nghề,… Xác định được mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng được phương án tổ chức phù hợp từ lựa chọn địa điểm tổ chức, đến bố trí sân khấu, lên kịch bản.
Đối tượng khách mời của mình là ai? Đặc thù của đối tượng này như thế nào? Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, thì việc thu thập dữ liệu về đối tượng khách mời là cần thiết để lên kế hoạch phù hợp để gây ấn tượng và làm hài lòng họ.
Xây dựng thông điệp truyền thông của sự kiện
Làm hài lòng khách mời và đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện, thì người tổ chức cần truyền tải thông điệp truyền thông hoàn hảo. Yêu cầu đối với người tổ chức sự kiện là lên kế hoạch để xây dựng và truyền tải được thông điệp ấn tượng đến với các khách mời và rộng hơn nữa đến các khách hàng mà công ty hướng đến thông qua hình ảnh hay video trên báo chí, tivi, mạng xã hội.
Chọn địa điểm, quy mô tổ chức và phong cách thiết kế
Bài học rút ra khi tổ chức sự kiện là cần khảo sát trước địa điểm tổ chức, phải đáp ứng được quy mô sự kiện, đủ sức chứa cho số lượng khách mời. Nơi tổ chức sự kiện có các phần thiết kế sân khấu, nơi chụp ảnh, dịch vụ thiết yếu, địa điểm đưa đón,… thuận tiện cho trải nghiệm.
Phong cách tổ chức sự kiện phụ thuộc vào đặc trưng của khách mời và tính chất sự kiện. Cụ thể là đối với các sự kiện quan trọng với khách mời là doanh nhân thành đạt như thành lập công ty, ký kết hợp đồng, ra mắt sản phẩm mới thì sự kiện nên tổ chức với quy mô lớn, đề cao tính trang hoàng sang trọng. Còn những sự kiện giao lưu, chia sẻ kiến thức, thông tin nên chọn địa điểm tổ chức và thiết kế trang nhã, đơn giản và gần gũi.
Ngoài ra, trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc hiểu rõ tổ chức sự kiện online như thế nào cũng rất quan trọng. Các nhà tổ chức cần nắm bắt các công cụ và nền tảng trực tuyến để kết nối khách mời, tạo không khí sự kiện và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho người tham dự, bất kể họ ở đâu.
Thời gian và nội dung thiết kế thiệp mời cho khách
Khách mời đến sự kiện sẽ được ban tổ chức gửi thiệp mời bằng nhiều hình thức như thông qua email hay thư mời trực tiếp. Về nội dung và hình thức thiết kế thiệp mời, thì tùy thuộc vào mục đích của sự kiện, tuy nhiên cần đảm bảo đầy đủ những thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm tổ chức, lịch trình tổ chức để khách mời tiện sắp xếp tham gia sự kiện.
Thời gian và nội dung thiết kế thiệp mời cho khách
Lưu ý, để đảm bảo khách mời đến được đông đủ, ban tổ chức nên gửi thiệp mời cho khách là ít nhất một tuần trước khi sự kiện diễn ra để họ có thời gian sắp xếp thời gian tham dự.
Để mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách mời đến tham dự thì người tổ chức cần có kiến thức về tổ chức sự kiện. Đó là cách tổ chức, bố trí các thành phần của sự kiện từ trang trí sân khấu, hàng ghế ngồi cho khách mời, các trang thiết bị và âm thanh đầy đủ, chất lượng để sự kiện diễn ra thuận lợi nhất. Bởi một sự kiện được đánh giá là tổ chức chuyên nghiệp cần đảm bảo các khách mời được xem được nghe tốt các bài phát biểu, các chương trình ca nhạc chào mừng,…
Bên cạnh đó câu hỏi học quản trị sự kiện ra làm gì cũng rất quan trọng, vì kiến thức trong lĩnh vực này không chỉ giúp người tổ chức nắm vững các kỹ năng cần thiết mà còn trang bị cho họ khả năng lập kế hoạch, quản lý thời gian và điều phối các hoạt động, từ đó đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Tổ chức sự kiện là chương trình diễn ra trực tiếp, nên không chấp nhận những sai lầm. Muốn sự kiện diễn ra suôn sẻ, thì kịch bản chương trình rõ ràng, chi tiết với từng bước, từng khung thời gian là cần thiết. Chuẩn bị kỹ lưỡng về kịch bản và tổng duyệt trước khi diễn ra sự kiện, là kinh nghiệm tổ chức sự kiện của người chuyên nghiệp.
Chuẩn bị kịch bản chương trình chi tiết
Nhân viên có kiến thức và nghiệp vụ tổ chức sự kiện
Trong mỗi sự kiện có sự góp mặt của rất nhiều nhân viên phụ trách các công việc sân khấu, đón tiếp khách mời, sắp đặt trang trí, phục vụ ăn uống,… Đội ngũ nhân sự này phải được phân chia rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng đảm bảo sự thông suốt trong quá trình diễn ra sự kiện. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ giúp nhân sự không những hoàn thành công việc được giao, mà còn theo dõi quá trình diễn ra sự kiện và ứng phó kịp thời nếu có những sự cố bất ngờ.
Hy vọng rằng những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên đây hữu ích với bạn. Rút kinh nghiệm tổ chức sự kiện là cách giúp bạn ngày càng hoàn thiện mình để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nếu bạn đang thắc mắc ngành tổ chức sự kiện thì học trường nào, hãy tìm hiểu các trường đại học và cao đẳng có chương trình đào tạo chuyên ngành này.
Hồng Nguyễn
