Kế toán tiền lương là vị trí công việc quan trọng trong cơ cấu tổ chức bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Vậy, kế toán tiền lương là gì? Công việc và những thông tin cần biết liên quan đến vị trí này như thế nào? Cùng tìm hiểu qua những thông tin được chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!
Kế toán tiền lương là vị trí kế toán đảm nhận việc hạch toán tiền lương cho nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp. Hạch toán tiền lương dựa vào các yếu tố như: Bảng chấm công, phụ cấp, tăng ca, hợp đồng khoán,… Từ đó, kế toán sẽ lên bảng lương để thanh toán tiền lương và bảo hiểm cho nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp của mình.
2. Vai Trò Của Kế Toán Tiền Lương Trong Doanh Nghiệp
Vai Trò Của Kế Toán Tiền Lương Trong Doanh Nghiệp
Kế toán tiền lương là vị trí quan trọng của phòng kế toán nói riêng và toàn doanh nghiệp nói chung. Họ có vai trò trong việc đảm bảo bình đẳng quyền hưởng lương cho tất cả mọi người. Cụ thể như sau:
2.1. Trả Lương Chính Xác, Đúng Hạn
Kế toán tiền lương phải tính toán và xác định số giờ làm việc, tỷ lệ lương, các khoản phụ cấp và các khoản trừ theo quy định một cách chính xác. Đồng thời, họ phải theo dõi quá trình thanh toán lương để đảm bảo rằng việc trả lương diễn ra đúng thời hạn đã thỏa thuận với nhân viên.
2.2. Tuân Thủ Quy Định Pháp Luật Về Chính Sách Tiền Lương
Một trong những nhiệm vụ chính của kế toán tiền lương là tuân thủ và áp dụng đúng các quy định pháp luật liên quan đến tiền lương như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội,… Việc này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý.
2.3. Xây Dựng Chính Sách Lương Thưởng Công Bằng
Kế toán tiền lương thường đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chính sách lương thưởng. Họ phải tham gia vào quá trình đánh giá hiệu suất và năng lực của người lao động để đảm bảo rằng các khoản tiền được phân bổ một cách công bằng, khách quan.
2.4. Hỗ Trợ Cho Bộ Phận Nhân Sự Về Vấn Đề Tiền Lương
Kế toán tiền lương thường hỗ trợ bộ phận nhân sự trong việc thu thập, xử lý và quản lý thông tin về tiền lương của nhân viên. Họ cung cấp số liệu và thông tin quan trọng để bộ phận nhân sự có thể thực hiện công việc quản lý nhân viên một cách hiệu quả.
2.5. Báo Cáo Các Vấn Đề Về Tiền Lương Một Cách Trung Thực
Kế toán tiền lương phải chuẩn bị và cung cấp các báo cáo liên quan đến tiền lương cho các bên liên quan như sở thuế, các cơ quan quản lý, ban lãnh đạo trong công ty,… Thông tin được cung cấp phải chính xác và đáng tin cậy.
Một kế toán tiền lương trong doanh nghiệp sẽ cần thực hiện các công việc sau:
3.1. Nhiệm Vụ Của Kế Toán Tiền Lương
Nhiệm vụ của kế toán tiền lương là đảm bảo quản lý, tính toán và thanh toán các khoản tiền liên quan đến lương, thưởng, phụ cấp cho nhân viên trong tổ chức.
Tính toán lương và các khoản trợ cấp: Kế toán tiền lương phải tính toán mức lương căn bản, các khoản thưởng, phụ cấp, các khoản trợ cấp khác cho nhân viên dựa trên hợp đồng lao động, quy định của công ty và quy định pháp luật.
Quản lý thang bảng lương: Họ xây dựng và quản lý các thang bảng lương, bảng tính thuế, các khoản trích nộp theo quy định pháp luật và chính sách của công ty.
Phát lương và các khoản trợ cấp: Kế toán tiền lương phải thực hiện việc phát lương và các khoản trợ cấp đúng hạn, chính xác theo lịch trình đã định.
Quản lý thông tin nhân viên: Họ cập nhật và quản lý thông tin về lương, các khoản trợ cấp, thời gian làm việc và các thông tin khác liên quan đến nhân viên.
Báo cáo và thanh toán các khoản phí: Kế toán tiền lương chuẩn bị và nộp các báo cáo về lương, thuế thu nhập cá nhân, BHXH, BHYT, các khoản phí khác cho các cơ quan chức năng theo quy định của pháp luật.
Quản lý quỹ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ: Kế toán tiền lương phải kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ và tính toán, phân bổ chính xác các khoản tiền lương, các khoản trích vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Tư vấn và hỗ trợ cho bộ phận nhân sự và nhân viên: Họ cung cấp thông tin. tư vấn cho bộ phận nhân sự và nhân viên về các vấn đề liên quan đến lương, thưởng, bảo hiểm xã hội, tiền công đoàn,…
3.2. Quản Lý Kỳ Lương Chính
Nhiệm vụ quan trọng nhất mà kế toán tiền lương cần đảm nhận đó là quản lý kỳ lương chính của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Cụ thể sẽ bao gồm các công việc sau:
Thực hiện việc ghi chép để phản ánh đầy đủ và kịp thời về sự biến động của số lượng lao động với chất lượng người lao động, đồng thời làm rõ tình hình sử dụng thời gian lao động với kết quả hoạt động.
Tính toán chính xác và chuẩn về các chế độ chính sách liên quan đến tiền thưởng, tiền lương, trợ cấp cho toàn bộ nhân viên, người lao động trong doanh nghiệp.
Xây dựng kỳ tính lương với các thông số chi tiết như: Loại lương, cách tính giờ làm, ngày bắt đầu kỳ lương và kết thúc, giá trị cơ bản,…
Tính toán và phân bổ chuẩn xác các khoản tiền lương, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, chi phí công đoàn,… cho các đối tượng lao động, nhân viên.
Tính các khoản giảm trừ lương, các khoản thu nhập cuối kỳ để áp dụng cho từng nhóm nhân viên cụ thể trong doanh nghiệp.
Áp dụng các cập nhật các tỷ giá hối đoái mới nhất hỗ trợ việc tính tiền lương cho nhân viên toàn bộ công ty được chính xác nhất.
Lập bảng tính các đợt tạm ứng với các thông tin về lương nhân viên, kỳ lương, dữ liệu chấm công.
Tính các khoản chi tiêu nghĩa vụ đối với nhà nước theo lương như: Thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế chuẩn xác theo quy định.
Lập báo cáo thể hiện đầy đủ các yếu tố: Nhân viên, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. Đưa ra các phân tích cụ thể trong báo cáo.
Thực hiện việc theo dõi và quản lý đối với các khoản quỹ của nhân viên, tự động thực hiện trừ lương vào quy và các chi tiêu quỹ.
Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lương của nhân viên để thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm cho cơ quan thuế.
5. Tài Khoản Sử Dụng Khi Làm Công Việc Kế Toán Tiền Lương
Kế toán tiền lương sẽ sử dụng tài khoản chính là 334. Có kết cấu như sau:
Phát sinh bên nợ: Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động (các khoản trích bảo hiểm, tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân), số tiền lương đã được thanh toán.
Số dư bên nợ: Tạm ứng trước lương cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Số dư bên có: Tiền công, tiền lương và các khoản phải cho cho công nhân viên trong doanh nghiệp.
6. Những Nghiệp Vụ Chủ Yếu Của Kế Toán Tiền Lương
Những Nghiệp Vụ Chủ Yếu Của Kế Toán Tiền Lương
Nghiệp vụ của kế toán tiền lương chủ yếu gồm có:
6.1. Tiền Lương Phải Trả Trong Tháng Cho Nhân Viên
Tổng số lương cho nhân viên trong tháng sẽ bao gồm cả thuế phải trả và bảo hiểm. Ghi tài khoản kế toán như sau:
Nợ các tài khoản 154, 622, 642 (nhân viên bán hàng), 6422 (nhân viên quản lý doanh nghiệp).
Có tài khoản 334.
6.2. Trích Các Khoản Theo Lương Quy Định
Theo quy định kế toán sẽ phải trích 24% lương của nhân viên trong công ty để thực hiện việc đóng bảo hiểm, trong đó: 3% cho bảo hiểm y tế, 18% cho bảo hiểm xã hội, 1% cho bảo hiểm thất nghiệp và 2% cho chi phí công đoàn. Ghi tài khoản kế toán như sau:
Nợ tài khoản 6422 cho phần doanh nghiệp chịu.
Có các tài khoản 3382 (chi phí công đoàn), 3384 (bảo hiểm y tế), 3383 (bảo hiểm xã hội), 3389 (bảo hiểm thất nghiệp).
6.3. Trích Bảo Hiểm Các Loại Theo Quy Định Và Tiền Lương Của Nhân Viên
Các khoản trích lương, bảo hiểm theo quy định trong tiền lương của nhân viên gồm có: 8% cho bảo hiểm xã hội, 1.5% cho bảo hiểm y tế, 1% cho bảo hiểm thất nghiệp. Kế toán tiền lương sẽ ghi tài khoản sau:
Nợ tài khoản 334 (10.5% cho các phần người lao động chịu).
Có các tài khoản 3382 (bảo hiểm xã hội), 3389 (bảo hiểm thất nghiệp), 3384 (bảo hiểm y tế).
6.4. Nộp Các Khoản Bảo Hiểm Theo Quy Định
Kế toán tiền lương sẽ thực hiện ghi tài khoản như sau:
Nợ các tài khoản 3382 (chi phí công đoàn 2%), 3383 (bảo hiểm xã hội 26%), 3384 (bảo hiểm y tế 4.5%), 3389 (bảo hiểm thất nghiệp 2%).
Có tài khoản 112 (34.5%).
6.5. Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân
Ghi tài khoản kế toán như sau:
Nợ tài khoản 334.
Có tài khoản 3335 cho thuế thu nhập cá nhân.
6.6. Thanh Toán Tiền Lương Cho Nhân Viên, Công Nhân
Tiền lương trả cho công nhân viên trong doanh nghiệp sau khi trừ đi thuế, bảo hiểm và các khoản theo quy định. Ghi tài khoản như sau:
Nợ tài khoản 334.
Có các tài khoản 112, 111.
6.7. Nộp Thuế Thu Nhập Cá Nhân
Tổng tiền thuế đã được khấu trừ cho người lao động trong tháng hoặc quý. Kế toán tiền lương cần tổng hợp giấy nộp tiền, hồ sơ khai thuế để ghi tài khoản sau:
Nợ tài khoản 3335.
Có các tài khoản 112, 111.
6.8. Nộp Bảo Hiểm Cho Cơ Quan Bảo Hiểm
Tiến hành ghi tài khoản sau:
Nợ các tài khoản 3389, 3383, 3384.
Có các tài khoản 112, 111.
6.9. Nộp Chi Phí Công Đoàn Lên Sở Lao Động
Thực hiện ghi tài khoản sau:
Nợ tài khoản 3382.
Có các tài khoản 111, 112.
7. Quy Trình Làm Kế Toán Tiền Lương
7.1. Bước 1: Kế Toán Tính Tiền Lương
Trong bước này, bộ phận kế toán sẽ tiến hành tính toán số tiền lương cho từng nhân viên dựa trên các thông tin như số giờ làm việc, tỷ lệ lương, các khoản phụ cấp và các khoản trừ. Họ sử dụng các tài liệu như bảng chấm công, hợp đồng lao động và các biểu mẫu khai báo thuế để tính toán một cách chính xác, đầy đủ.
7.2. Bước 2: Gửi Giám Đốc Xét Duyệt
Sau khi tính toán lương, báo cáo về tiền lương sẽ được gửi đến giám đốc để xét duyệt. Giám đốc sẽ kiểm tra và đảm bảo tính chính xác của các số liệu, cũng như thông tin liên quan. Nếu cần, giám đốc sẽ yêu cầu bộ phận kế toán điều chỉnh và cung cấp thông tin bổ sung.
7.3. Bước 3: Giám Đốc Xác Nhận Và Phê Duyệt
Sau khi hoàn tất quá trình xét duyệt, giám đốc sẽ xác nhận và phê duyệt báo cáo tiền lương. Quá trình này có thể được thực hiện thông qua việc ký chữ ký hoặc các phương thức xác nhận khác theo quy trình nội bộ của công ty.
7.4. Bước 4: Kế Toán Tiến Hành Thanh Toán Lương
Sau khi báo cáo tiền lương đã được xác nhận và phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên. Việc thanh toán có thể được thực hiện thông qua chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng hoặc trả tiền mặt tại văn phòng công ty.
7.5. Bước 5: Ghi Nhận Kế Toán
Cuối cùng, các khoản lương và các khoản liên quan sẽ được ghi nhận vào sổ sách kế toán. Bộ phận kế toán sẽ thực hiện các bút toán kế toán để ghi nợ vào tài khoản “Lương và các khoản tương đương” và ghi có vào tài khoản tiền mặt hoặc ngân hàng tương ứng.
8. Lưu Ý Khi Làm Kế Toán Tiền Lương
Lưu Ý Khi Làm Kế Toán Tiền Lương
Dưới đây là những điều quan trọng mà kế toán tiền lương cần lưu ý:
Tuân thủ quy định pháp luật: Kế toán tiền lương cần phải hiểu và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến tiền lương như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,… Kế toán tiền lương cũng cần phải liên tục theo dõi, cập nhật các thay đổi trong quy định pháp luật và chính sách của công ty để áp dụng kịp thời.
Chính xác và đúng hạn: Việc tính toán, thanh toán tiền lương cần phải được thực hiện một cách chính xác, đúng hạn để đảm bảo sự hài lòng của nhân viên và tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý.
Bảo mật thông tin: Kế toán tiền lương cần phải bảo mật thông tin cá nhân và tiền lương thưởng của từng nhân viên trong công ty.
Sự minh bạch: Việc ghi chép và báo cáo về tiền lương cần phải được thực hiện một cách minh bạch, rõ ràng; đảm bảo sự trung thực trong các giao dịch tài chính.
Hỗ trợ nhân viên: Kế toán tiền lương cần phải hỗ trợ nhân viên trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến lương và các khoản trợ cấp; đồng thời phải cung cấp thông tin, giải đáp thắc mắc của người lao động.
Theo dõi chính xác số giờ làm việc: Kế toán tiền lương cần theo dõi chính xác số giờ làm việc của nhân viên để tính toán lương. Điều này đòi hỏi sự cẩn thận trong việc ghi nhận và kiểm tra bảng chấm công hàng ngày.
Đối chiếu chính sách công ty về các khoản phụ cấp và trợ cấp: Kế toán tiền lương cần thực hiện đối chiếu chính sách công ty để xác định và tính toán các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên một cách chính xác, công bằng.
Như vậy, bài viết trên của JobsGO đã gửi đến bạn đọc đầy đủ các thông tin về kế toán tiền lương. Hy vọng nó hữu ích để phục vụ các bạn trong quá trình làm việc. Đừng quên truy cập vào JobsGO.vn để tìm việc làm kế toán nhanh chóng nhé!
Theo số liệu thống kê mới nhất từ JobsGO, kế toán tiền lương có 1 - 2 năm kinh nghiệm hiện đang được trả mức lương phổ biến từ 7 - 12 triệu đồng/tháng.
2. Kế Toán Tiền Lương Tìm Việc Ở Đâu?
Kế toán tiền lương có thể tìm việc bằng nhiều cách: tham gia vào các group tuyển dụng trên Facebook, tìm việc qua LinkedIn, tận dụng các mối quan hệ, truy cập vào JobsGO để nhận danh sách hàng ngàn cơ hội việc làm mới nhất trên toàn quốc,...
Lê Vy
