Có thể bạn đã từng nghe về nguyên tắc Kaizen ở đâu đó nhưng chưa hiểu rõ Kaizen là gì và nguyên tắc áp dụng ra sao? Để hiểu hơn về nguyên tắc này các bạn hãy tham khảo bài viết hôm nay của JobsGO nhé.
Kaizen (改善) là một thuật ngữ tiếng Nhật, xuất phát từ hai chữ “Kai” nghĩa là “thay đổi” và “Zen” có nghĩa là “tốt đẹp hơn”. Tạm dịch, kaizen có nghĩa là “cải tiến liên tục”. Đây là một triết lý quản lý, một lối sống đề cao việc cải thiện một cách liên tục để đạt được sự hoàn hảo trong công việc lẫn đời sống.
Kaizen không phải là một chiến lược hay công cụ đơn lẻ, mà là một tập hợp các nguyên tắc và phương pháp tiếp cận nhằm loại bỏ lãng phí (muda) và mang lại sự cải tiến không ngừng trong quy trình sản xuất, làm việc hoặc bất kỳ hoạt động nào. Nói cách khác, kaizen tập trung vào việc nâng cao năng suất và hiệu quả thông qua những thay đổi nhỏ nhưng liên tục hơn là những đột phá lớn.
2. Đặc Điểm Của Phương Pháp Kaizen Là Gì?
Phương pháp Kaizen có những đặc điểm nổi bật sau:
2.1 Cải Tiến Liên Tục
Quá trình cải tiến trong phương pháp kaizen không bao giờ dừng lại hay ngừng nghỉ. Nó trở thành một phần hữu cơ, không thể thiếu trong văn hóa doanh nghiệp. Cải tiến liên tục được xem là một cách sống, một triết lý làm việc mà mọi nhân viên đều phải thực hiện hàng ngày, hàng giờ để không ngừng nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc.
2.2 Sự Tham Gia Của Tất Cả Mọi Người
Trong kaizen, cải tiến không chỉ đến từ ban lãnh đạo hay các chuyên gia mà đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Mọi ý tưởng, sáng kiến từ nhân viên cấp thấp nhất đều được đón nhận và khuyến khích. Điều này tạo động lực lớn cho nhân viên gắn bó với công việc và cống hiến hết mình.
2.3 Có Hệ Thống
Kaizen không đơn thuần là những nỗ lực cải tiến đơn lẻ mà là một quy trình có hệ thống với nhiều công cụ, kỹ thuật hỗ trợ. Các hoạt động cải tiến được lên kế hoạch, triển khai theo trình tự logic và có phương pháp luận rõ ràng để đảm bảo hiệu quả.
2.4 Chi Phí Thấp
Một điểm mạnh của kaizen là những cải tiến thường xuất phát từ các ý tưởng, giải pháp đơn giản, dễ thực hiện mà không đòi hỏi nhiều chi phí đầu tư. Thay vì cải tiến đột phá tiêu tốn nhiều nguồn lực, kaizen ưu tiên các sáng kiến nhỏ, liên tục để tiết kiệm chi phí.
2.5 Liên Tục Học Hỏi
Quá trình cải tiến là cơ hội để nhân viên liên tục học hỏi, rút ra bài học kinh nghiệm. Các bài học được ghi chép, chia sẻ giữa các nhóm để nâng cao tính hiệu quả của các nỗ lực kaizen trong tương lai.
Tăng năng suất: Nhờ cải tiến liên tục các công đoạn, loại bỏ thất thoát, hoạt động có giá trị gia tăng được tối ưu hóa nên năng suất lao động tăng lên đáng kể. Theo nghiên cứu của Viện Năng suất Châu Á, áp dụng kaizen có thể giúp tăng năng suất tới 60%.
Tiết kiệm chi phí: Bằng cách không ngừng rà soát, loại bỏ các hình thức lãng phí (muda) như sản phẩm hỏng, thời gian chờ đợi, vật liệu dư thừa… kaizen giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể các chi phí đầu vào như vật liệu, năng lượng, nhân công, dẫn đến giảm chi phí hoạt động.
Cải thiện chất lượng: Kaizen tập trung vào việc cải thiện liên tục quy trình sản xuất hoặc quy trình cung cấp dịch vụ, khắc phục các sai sót, lỗi nhỏ nên sản phẩm/dịch vụ đạt được chất lượng cao hơn, ổn định hơn.
Tăng sự hài lòng khách hàng: Với sản phẩm/dịch vụ chất lượng tốt hơn, giá thành cạnh tranh do chi phí giảm, kaizen mang đến sự hài lòng cho khách hàng, đáp ứng ngày càng tốt hơn các nhu cầu của họ.
Nâng cao tinh thần nhân viên: Kaizen khuyến khích nhân viên hăng say cải tiến công việc bằng chính ý tưởng của mình. Thông qua các hoạt động kaizen, nhân viên có cơ hội được đào tạo, phát triển kỹ năng. Điều này tạo động lực to lớn giúp họ gắn bó, cống hiến hết mình và nâng cao hiệu suất làm việc.
4. Khi Nào Nên Áp Dụng Kaizen Trong Doanh Nghiệp?
Có thể áp dụng phương pháp Kaizen trong nhiều trường hợp khác nhau ở trong doanh nghiệp. Dưới đây là những trường hợp cụ thể bạn có thể tham khảo:
Doanh nghiệp gặp vấn đề về năng suất, chi phí cao, chất lượng thấp, hiệu quả không cao: Khi doanh nghiệp đang phải đối mặt với tình trạng năng suất lao động thấp, chi phí đầu vào cao, tỷ lệ sản phẩm lỗi nhiều khiến chất lượng giảm, hoạt động thiếu hiệu quả thì kaizen là giải pháp hữu hiệu để khắc phục. Cải tiến liên tục các quy trình sẽ dần nâng cao năng suất, giảm lỗi, loại bỏ thất thoát, từ đó cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh.
Muốn nâng cao lợi thế cạnh tranh bằng cách cải thiện liên tục các hoạt động kinh doanh: Kaizen không chỉ hữu ích trong sản xuất mà còn giúp cải thiện các hoạt động kinh doanh từ nghiên cứu, thiết kế, tiếp thị, chăm sóc khách hàng… Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao được lợi thế cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ một cách bền vững, gia tăng giá trị mang lại cho khách hàng.
Nhân viên thiếu động lực làm việc, năng suất thấp: Triển khai các hoạt động kaizen, khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng, cải tiến quy trình công việc sẽ giúp họ cảm thấy gắn kết và có động lực làm việc hiệu quả hơn. Qua đó, năng suất lao động được nâng cao.
Muốn thay đổi văn hóa làm việc, khuyến khích sự đóng góp sáng tạo từ nhân viên: Áp dụng kaizen sẽ thay đổi văn hóa doanh nghiệp theo hướng cởi mở, khuyến khích sáng tạo và đóng góp từ mọi nhân viên. Khi kaizen được triển khai, công ty sẽ tạo cơ chế để nhân viên đưa ra ý tưởng cải tiến công việc và được lắng nghe, ghi nhận. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo, tích cực làm việc của nhân lực.
5. Các Bước Thực Hiện Phương Pháp Kaizen
Các Bước Thực Hiện Phương Pháp Kaizen
Phương pháp Kaizen bao gồm 6 bước sau:
5.1 Thiết Lập Cam Kết Từ Lãnh Đạo
Để triển khai kaizen thành công, cam kết mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cấp cao là điều kiện tiên quyết. Ban lãnh đạo phải hoàn toàn thấu hiểu và ủng hộ triết lý kaizen, sẵn sàng dành đủ nguồn lực cần thiết bao gồm nhân lực, tài chính, thời gian để hỗ trợ quá trình chuyển đổi này. Nếu thiếu cam kết thực sự từ lãnh đạo, các nỗ lực kaizen sẽ gặp nhiều trở ngại và khó đạt được kết quả mong muốn.
5.2 Thành Lập Đội Nhóm Kaizen
Kaizen được thực hiện thông qua các đội nhóm nhỏ gồm những nhân viên trực tiếp liên quan đến vấn đề cần cải tiến. Những người am hiểu nhất công việc sẽ tham gia phân tích, đưa ra giải pháp khả thi. Thành viên đội nhóm nên đa dạng về chức năng và kinh nghiệm để có góc nhìn toàn diện. Một thủ lĩnh có năng lực điều phối cũng rất quan trọng để duy trì hiệu quả hoạt động nhóm.
5.3 Đào Tạo Các Kỹ Thuật Kaizen
Để áp dụng kaizen một cách chuyên nghiệp, nhân viên cần được đào tạo về các kỹ thuật và công cụ hỗ trợ như 5S, nhóm vấn đề, họp nhóm nhỏ, biểu đồ quy trình, phân tích nguyên nhân gốc rễ… Việc đào tạo giúp nhân viên biết cách tổ chức công việc khoa học, phân tích vấn đề một cách có hệ thống, tìm ra nguyên nhân sâu xa để đưa ra giải pháp cải tiến hiệu quả.
5.4 Xác Định Vấn Đề Và Đề Xuất Giải Pháp
Đội nhóm kaizen sẽ tiến hành rà soát, thu thập số liệu, phân tích các quy trình để xác định rõ vấn đề, lãng phí và nguyên nhân gốc rễ cần khắc phục. Dựa trên đó, họ sẽ đề xuất các giải pháp cải tiến có trọng tâm, trọng điểm thích hợp. Quy trình này đảm bảo giải pháp kaizen phù hợp với thực tiễn và giải quyết được gốc rễ vấn đề.
5.5 Thực Hiện Và Theo Dõi
Khi giải pháp kaizen được lựa chọn, đội nhóm sẽ tiến hành triển khai thực hiện. Quá trình này cần được theo dõi, đánh giá để điều chỉnh kịp thời nếu cần. Sau một thời gian, nhóm sẽ kiểm tra, đo lường hiệu quả cải tiến đã đạt được. Nếu kết quả chưa như mong muốn, vòng lặp kaizen sẽ tiếp tục với các ý tưởng cải tiến mới.
5.6 Chia Sẻ Kinh Nghiệm
Sau khi hoàn thành một chu kỳ kaizen, những bài học kinh nghiệm thu được cần được tổng kết và chia sẻ rộng rãi cho các nhóm, đơn vị khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp nhân rộng thành công, lặp lại hiệu quả nơi khác. Chia sẻ cũng là cơ hội để nhân viên học hỏi lẫn nhau, nâng cao tỷ lệ thành công khi triển khai kaizen lần sau.
6. Nguyên Tắc Áp Dụng Phương Pháp Kaizen
Có 5 nguyên tắc cần tuân thủ khi áp dụng nguyên tắc Kaizen là:
Tập trung vào khách hàng: Tất cả những nỗ lực cải tiến trong kaizen đều hướng tới mục tiêu cuối cùng là gia tăng giá trị cho khách hàng. Các nhóm kaizen cần nhận biết rõ nhu cầu khách hàng, xác định yêu cầu của họ về giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng… để đề ra giải pháp cải tiến phù hợp, đáp ứng và vượt ngoài kỳ vọng của khách hàng.
Lãnh đạo toàn diện: Lãnh đạo phải cam kết lâu dài, dành đủ nguồn lực cần thiết và truyền cảm hứng cho nhân viên tham gia vào các hoạt động kaizen. Họ cũng cần lãnh đạo bằng hành động, đi đầu trong việc thực hành, duy trì văn hóa kaizen, tạo môi trường làm việc thân thiện cho mọi ý tưởng đổi mới.
Nỗ lực toàn diện: Mọi cấp độ nhân viên trong tổ chức đều cần tham gia đóng góp ý tưởng và hành động để cải tiến liên tục tại đơn vị, phòng ban của mình. Kaizen không phải là trách nhiệm riêng lẻ của quản lý mà là sự đóng góp của toàn thể mọi người.
Học hỏi liên tục: Quá trình kaizen cung cấp nhiều cơ hội học hỏi mới qua việc thử nghiệm các phương pháp và công cụ, rút kinh nghiệm từ thành công và thất bại. Doanh nghiệp cần duy trì văn hóa học hỏi liên tục, khuyến khích chia sẻ và lan tỏa kiến thức.
Quy trình có hệ thống: Kaizen cần được thực hiện một cách có hệ thống, theo trình tự nhất định về quản lý vòng đời dự án với các bước đầu vào, triển khai, kiểm tra, hành động… Việc sử dụng các công cụ quản lý chất lượng phù hợp cũng giúp hiệu quả cải tiến được kiểm soát và nâng cao.
7. Kaizen Gồm Những Chương Trình Nào?
Kaizen bao gồm nhiều chương trình và công cụ hỗ trợ khác nhau để cải tiến hoạt động của doanh nghiệp. Một số chương trình phổ biến trong kaizen bao gồm:
5S: Đây là một phương pháp sắp xếp, duy trì nơi làm việc gọn gàng, ngăn nắp giúp nâng cao hiệu quả và an toàn lao động. 5S gồm 5 bước: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu), Shûkan (Shitsuke – Thực hành kỷ luật).
5S Kaizen là gì?
Hoạt động nhóm nhỏ: Nhân viên được chia thành các nhóm nhỏ để tham gia vào quá trình kaizen, phân tích vấn đề, đề xuất và thực hiện các giải pháp cải tiến công việc. Đây cũng là cơ hội đào tạo kỹ năng làm việc nhóm.
Hệ thống đề xuất: Doanh nghiệp khuyến khích nhân viên gửi các đề xuất, ý tưởng sáng kiến về cách cải tiến quy trình, giải quyết vấn đề. Các đề xuất có giá trị sẽ được công nhận và thưởng.
Vòng tròn chất lượng (Quality Circle): Các nhóm tự nguyện gồm những người cùng làm việc, cùng quá trình thường xuyên tổ chức họp để xác định, phân tích và giải quyết các vấn đề liên quan đến công việc.
Triển khai nhanh (Kaizen Blitz): Là chiến dịch cải tiến tập trung cao độ vào một quy trình hoặc khu vực nhất định, với các hoạt động cải tiến được thực hiện liên tục trong thời gian ngắn để giải quyết nhanh vấn đề cụ thể.
Bên cạnh đó, kaizen còn kết hợp nhiều công cụ khác như biểu đồ quy trình, phân tích nguyên nhân gốc rễ, quản lý trực quan, giải quyết vấn đề…
Kaizen và Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Xử lý) là hai khái niệm khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ:
Tiêu chí
Kaizen
PDCA
Khái niệm
Triết lý cải tiến liên tục, loại bỏ lãng phí trong mọi hoạt động
Chu trình 4 bước lặp đi lặp lại để kiểm soát và cải tiến quy trình
Phạm vi
Toàn diện, bao trùm mọi hoạt động trong doanh nghiệp
Áp dụng cho từng quy trình/dự án cụ thể
Cải tiến
Liên tục, từng bước nhỏ
Theo chu kỳ, cải tiến sau mỗi vòng lặp
Thời gian
Không giới hạn
Có kỳ hạn cho mỗi chu kỳ
Mức độ cải tiến
Nhỏ, dần dần
Tùy thuộc vào mức độ khắc phục vấn đề
Ai thực hiện
Toàn bộ nhân viên
Nhóm dự án/cải tiến
Tóm lại, chu trình PDCA là một công cụ hỗ trợ thực hiện triết lý kaizen. Kaizen đề cao cải tiến liên tục, không ngừng, còn PDCA hướng dẫn quy trình cải tiến theo từng vòng lặp nhất định. Kết hợp kaizen và PDCA sẽ mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp.
Hy vọng qua bài viết này, JobsGO đã giúp bạn đã hiểu rõ hơn về Kaizen là gì và các nguyên tắc cũng như thời điểm áp dụng phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp. Hãy áp dụng phương pháp này nó một cách hiệu quả để tạo ra sự cải tiến liên tục và tiến bộ…
Câu hỏi thường gặp
1. Kaizen Có Đòi Hỏi Chi Phí Đầu Tư Lớn Không?
Một trong những lợi ích của kaizen chính là chi phí thấp. Các cải tiến thường bắt nguồn từ những ý tưởng nhỏ, đơn giản, dễ thực hiện của chính nhân viên nên không đòi hỏi nguồn lực đầu tư lớn. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư nhất định cho công tác đào tạo nhân viên và thành lập đội ngũ cải tiến.
2. Làm Thế Nào Để Duy Trì Động Lực, Cảm Hứng Kaizen?
Nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp nhân viên đề xuất ý tưởng cải tiến và được khen thưởng nếu ý tưởng đem lại hiệu quả. Ngoài ra, việc công nhận công khai, vinh danh những nhân viên, nhóm kaizen xuất sắc cũng giúp truyền cảm hứng cho đội ngũ.
3. Toyota Áp Dụng Kaizen Như Thế Nào?
Toyota đã thành công trong ứng dụng Kaizen để giảm lãng phí trong doanh nghiệp và tạo ra những cải tiến mới. Từ khi áp dụng Kaizen, Toyota đã giảm đáng kể lượng hàng hóa tồn kho, sản xuất dư thừa, thời gian vận chuyển hàng hóa chậm cũng như tối ưu được hiệu suất làm việc của công nhân.
ngotinhtam597@gmail.com
