Custom Clearance là gì? Đây được coi là “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu thông quan hàng hóa thuận lợi. Nắm rõ quy trình này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn tránh được những rủi ro pháp lý đáng tiếc trong hoạt động giao thương quốc tế. Hãy cùng JobsGO tìm hiểu chi tiết về quy trình Custom Clearance, những điều kiện cần thiết và 4 lưu ý quan trọng nhất mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua khi thực hiện thủ tục hải quan!
Trước khi tìm hiểu khái niệm Custom Clearance, chúng ta sẽ cùng phân tích Customs là gì? Clearance là gì?
Customs (hải quan) là cơ quan hoặc quy trình kiểm tra và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu qua biên giới, đảm bảo tuân thủ các quy định và thu thuế. Còn Clearance (thông quan) là quá trình làm thủ tục để hàng hóa được phép qua biên giới sau khi hoàn tất các kiểm tra và nghĩa vụ thuế, đảm bảo tuân thủ các quy định của hải quan.
Theo đó, Custom Clearance đề cập đến quy trình pháp lý bắt buộc khi vận chuyển hàng hóa qua biên giới quốc tế. Đây là bước then chốt giúp xác minh tính hợp pháp của lô hàng, đảm bảo tuân thủ các quy định về xuất nhập khẩu và tính toán chính xác các khoản thuế phí phải nộp. Quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bên liên quan như: chủ hàng, đại lý thông quan, cơ quan hải quan và các đơn vị kiểm định chuyên ngành.
Custom Clearance Là Gì?
Theo Khoản 21 Điều 4 Luật Hải quan 2014: Customs Clearance (thông quan) là việc hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý nghiệp vụ hải quan khác.
2. Quy Định Về Custom Clearance
2.1 Điều Kiện Thông Quan Hải Quan
Quy Định Về Custom Clearance
Để một lô hàng được thông quan suôn sẻ trong hoạt động xuất nhập khẩu, doanh nghiệp cần đáp ứng 3 yêu cầu cốt lõi:
Về mặt chứng từ: Dù quy trình hải quan được đánh giá là khá phức tạp và đòi hỏi nhiều thời gian xử lý, những người thường xuyên làm thủ tục sẽ nhận thấy việc chuẩn bị hồ sơ dần trở nên quen thuộc. Yếu tố then chốt giúp rút ngắn thời gian thông quan chính là việc đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của toàn bộ thông tin trong bộ chứng từ, bao gồm cả tên sản phẩm và giá trị khai báo.
Tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ và nắm vững các quy định thương mại quốc tế liên quan đến mặt hàng xuất nhập khẩu của mình. Do các điều luật này thường xuyên được cập nhật, việc theo dõi sát sao những thay đổi mới nhất là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự tuân thủ.
Về kiểm soát hàng hóa: Doanh nghiệp cần xác minh rõ mặt hàng xuất nhập khẩu nằm trong danh mục được phép của nhà nước, tuyệt đối không có sản phẩm thuộc diện cấm lưu thông. Bên cạnh đó, nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa phải minh bạch và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý hiện hành.
2.2 Quy Định Về Kiểm Tra Sau Thông Quan Hải Quan
Theo Điều 80 Luật hải quan 2014 quy định về kiểm tra sau thông quan tại trụ sở người khai hải quan như sau:
Thẩm quyền quyết định kiểm tra sau thông quan:
– Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan, Cục trưởng Cục Kiểm tra sau thông quan quyết định kiểm tra sau thông quan trong phạm vi toàn quốc.
– Cục trưởng Cục Hải quan quyết định kiểm tra sau thông quan trong địa bàn quản lý của Cục.
Trường hợp kiểm tra doanh nghiệp không thuộc phạm vi địa bàn quản lý được phân công, Cục Hải quan báo cáo Tổng cục Hải quan xem xét phân công đơn vị thực hiện kiểm tra.
Việc kiểm tra đánh giá tuân thủ pháp luật của người khai hải quan thực hiện theo kế hoạch kiểm tra sau thông quan hàng năm do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành.
Thời hạn kiểm tra sau thông quan:
– Thời hạn kiểm tra sau thông quan được xác định trong quyết định kiểm tra, nhưng tối đa là 10 ngày làm việc. Thời gian kiểm tra được tính từ ngày bắt đầu tiến hành kiểm tra; trường hợp phạm vi kiểm tra lớn, nội dung phức tạp thì người đã ký quyết định kiểm tra có thể gia hạn một lần không quá 10 ngày làm việc.
– Quyết định kiểm tra sau thông quan phải gửi cho người khai hải quan trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký và chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành kiểm tra, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 78 Luật Hải quan 2014.
Trình tự, thủ tục kiểm tra sau thông quan:
– Công bố quyết định kiểm tra sau thông quan khi bắt đầu tiến hành kiểm tra.
– Đối chiếu nội dung khai báo với sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, các tài liệu có liên quan, tình trạng thực tế của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong phạm vi, nội dung của quyết định kiểm tra sau thông quan.
– Lập biên bản kiểm tra sau thông quan trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra.
– Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra, người quyết định kiểm tra phải ký kết luận kiểm tra và gửi cho người khai hải quan. Trường hợp kết luận kiểm tra cần có ý kiến về chuyên môn của cơ quan có thẩm quyền thì thời hạn ký kết luận kiểm tra được tính từ ngày có ý kiến của cơ quan có thẩm quyền. Cơ quan chuyên môn có thẩm quyền có ý kiến trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu của cơ quan hải quan.
– Xử lý theo thẩm quyền hoặc chuyển cấp có thẩm quyền xử lý theo kết quả kiểm tra.
* Trường hợp người khai hải quan không chấp hành quyết định kiểm tra, không giải trình, cung cấp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn cho cơ quan hải quan thì cơ quan hải quan căn cứ hồ sơ, tài liệu đã thu thập, xác minh để quyết định xử lý theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về xử lý vi phạm hành chính hoặc thực hiện thanh tra chuyên ngành theo quy định của pháp luật.
3. Quy Trình Custom Clearance
Để quá trình thông quan hải quan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm được trình tự cơ bản sau:
3.1 Khai Báo Hải Quan
Đây được xem là khâu nền tảng, quyết định sự thuận lợi của toàn bộ quá trình thông quan. Các tổ chức, doanh nghiệp tiến hành xuất nhập khẩu cần tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan chức năng. Việc khai báo phải đảm bảo tính chính xác về: thông tin hàng hóa, đơn vị vận chuyển, chủ hàng và các bên liên quan.
Bộ hồ sơ chuẩn cần bao gồm các chứng từ thiết yếu:
Tờ khai hải quan
Bảng kê chi tiết danh mục hàng hóa
Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (C/O)
Vận đơn đường biển/hàng không
Biên lai nộp thuế (nếu có)
Biên bản kiểm định chất lượng hàng hóa
3.2 Kiểm Tra Hải Quan
Quy Trình Custom Clearance
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, đội ngũ hải quan sẽ thực hiện hai bước kiểm tra song song:
Thẩm định tính hợp lệ của toàn bộ chứng từ
Đối chiếu thực tế hàng hóa với thông tin khai báo
Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, cơ quan hải quan sẽ phát hành thông báo cho phép chuyển sang bước tiếp theo. Ngược lại, doanh nghiệp sẽ nhận được yêu cầu bổ sung, điều chỉnh những điểm chưa phù hợp.
3.3 Thanh Toán Thuế Và Nghĩa Vụ
Trước khi hàng hóa được thông quan, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các khoản:
Thuế xuất/nhập khẩu
Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có)
Thuế giá trị gia tăng
Phí kiểm định và các chi phí phát sinh khác
Mức thuế suất được tính toán dựa trên:
Bản chất và chủng loại hàng hóa
Giá trị hàng hoá
Chính sách ưu đãi thuế quan hiện hành
3.4 Thông Quan Hàng Hoá
Khi mọi nghĩa vụ tài chính đã được thanh toán đầy đủ, cơ quan hải quan sẽ:
Cấp giấy phép thông quan chính thức.
Cho phép giải phóng hàng khỏi khu vực giám sát.
Bàn giao hàng hóa cho chủ sở hữu hoặc đại diện được ủy quyền.
Hoàn tất các thủ tục lưu trữ hồ sơ theo quy định.
4. Lưu Ý Khi Hoàn Thành Thủ Tục Thông Quan Hải Quan
Trong quá trình làm thủ tục thông quan, sai sót dù nhỏ cũng có thể gây chậm trễ đáng kể và phát sinh thêm chi phí không mong muốn. Vì vậy, các đơn vị xuất nhập khẩu cần tuân thủ nghiêm ngặt những lưu ý sau đây để đảm bảo quá trình custom hải quan diễn ra thuận lợi.
4.1 Nắm Vững Khung Pháp Lý
Các tổ chức và cá nhân tham gia hoạt động xuất nhập khẩu cần đầu tư thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng:
Luật Hải quan hiện hành.
Nghị định hướng dẫn về thủ tục xuất nhập khẩu.
Các thông tư quy định chi tiết về mặt hàng cụ thể.
Chính sách thuế quan và phi thuế quan.
Các hiệp định thương mại liên quan.
4.2 Hoàn Thiện Bộ Hồ Sơ Chuẩn
Đơn vị xuất nhập khẩu cần:
Lập danh mục kiểm tra (checklist) các chứng từ bắt buộc.
Chuẩn bị bản gốc và bản sao có công chứng theo yêu cầu.
Sắp xếp hồ sơ theo trình tự logic để dễ dàng tra cứu.
Lưu trữ bản scan/photo dự phòng cho toàn bộ chứng từ.
Kiểm tra thời hạn hiệu lực của từng loại giấy tờ.
4.3 Đảm Bảo Tính Chính Xác Trong Khai Báo
Yêu cầu đặc biệt quan trọng khi kê khai:
Thông tin về số lượng, chủng loại hàng hóa phải khớp với thực tế.
Mã HS code được phân loại đúng cho từng mặt hàng.
Trị giá khai báo phản ánh đúng giá trị thương mại.
Xuất xứ hàng hóa phải có căn cứ chứng minh rõ ràng.
Thông tin về đóng gói, đánh dấu hàng hóa phải chi tiết.
4.4 Tăng Cường Phối Hợp Với Cơ Quan Hải Quan
Để tối ưu hóa quá trình thông quan, doanh nghiệp cần:
Chủ động liên hệ trước với cán bộ hải quan phụ trách.
Phản hồi nhanh chóng các yêu cầu giải trình hoặc bổ sung.
Tuân thủ lịch hẹn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Cập nhật thường xuyên tình trạng hồ sơ thông qua hệ thống điện tử.
Lưu giữ đầy đủ biên bản làm việc và các văn bản trao đổi.
5. Chủ Hàng Hóa, Cán Bộ Trong Custom Clearance Có Trách Nhiệm Gì?
Đội ngũ hải quan đóng vai trò then chốt trong quy trình Custom Clearance khi quyết định thông quan hàng hóa. Họ phải chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của toàn bộ thông tin hàng hóa được phê duyệt. Điều này đòi hỏi cán bộ hải quan phải thể hiện tính chuyên nghiệp cao trong công việc thông qua: kiến thức chuyên môn vững vàng, thực hiện nghiêm túc các quy trình kiểm tra và đảm bảo tính minh bạch trong mọi hoạt động nghiệp vụ. Khi hoàn tất thủ tục, họ cần ghi rõ thông tin cá nhân trên tờ khai, đóng dấu xác nhận và bàn giao một bộ hồ sơ hoàn chỉnh cho người khai hải quan để tiến hành nộp thuế và thông quan.
Trách Nhiệm Của Chủ Hàng Hóa, Cán Bộ Trong Custom Clearance
Để tối ưu hóa quá trình thông quan, chủ hàng cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về thời gian, quy trình và thủ tục. Đặc biệt, người khai hải quan phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các chứng từ cần thiết ngay từ giai đoạn đầu. Các giấy tờ này không chỉ cần đảm bảo tính pháp lý mà còn phải được sắp xếp khoa học, dễ tra cứu để thuận tiện cho công tác kiểm tra.
Tất cả hàng hóa phải được đánh dấu, đánh số rõ ràng theo tiêu chuẩn quy định. Nhãn mác và bao bì phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Khi tất cả các bên đều nắm rõ và thực hiện đúng trách nhiệm của mình, quá trình Custom Clearance sẽ diễn ra trôi chảy, đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước.
Hy vọng bài viết trên đã giúp các doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn “Custom Clearance là gì” cũng như các quy định thông quan hàng hoá để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi hơn.
Câu hỏi thường gặp
1. Giấy Thông Quan Là Gì?
Giấy thông quan là chứng từ do cơ quan hải quan cấp, xác nhận hàng hóa đã hoàn tất thủ tục kiểm tra và được phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu qua biên giới.
2. Customs Declaration Là Gì?
Customs declaration là một loại văn bản mà người chủ của hàng hóa phải kê khai số hàng hóa đó cho bên lực lượng kiểm soát khi xuất cảnh.
3. Thời Gian Thông Quan Trung Bình Mất Bao Lâu?
Thời gian Custom Clearance thông thường dao động từ 1-3 ngày làm việc đối với hàng thông thường, có đầy đủ giấy tờ.
4. Làm Thế Nào Để Theo Dõi Trạng Thái Custom Clearance?
Doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái Custom Clearance thông qua cổng thông tin điện tử hải quan hoặc liên hệ trực tiếp với đại lý hải quan/cán bộ phụ trách.
5. Làm Gì Khi Hàng Hóa Bị Giữ Trong Quá Trình Custom Clearance?
Khi hàng bị giữ, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với cơ quan hải quan để xác định nguyên nhân, cung cấp thêm chứng từ hoặc giải trình theo yêu cầu.
6. Có Thể Hủy Thông Quan Sau Khi Đã Khai Báo Không?
Doanh nghiệp có thể yêu cầu hủy tờ khai hải quan trong một số trường hợp như: phát hiện sai sót trong khai báo, hàng hóa không đáp ứng yêu cầu.
Thúy Quỳnh
