Xây dựng bản mô tả công việc là một nhiệm vụ quen thuộc của các nhà tuyển dụng. Bản mô tả công việc sẽ giống như một bức tranh phác họa rõ nét tuýp nhân viên mà bạn đang tìm kiếm, thể hiện rõ công việc và đặc điểm tính cách phù hợp với khả năng của một con người có tiềm năng phát triển mạnh trong tổ chức bạn.
Để xây dựng được một mẫu mô tả công việc phù hợp, bạn nên dựa vào 5 tiêu chí sau:
Nhiệm vụ công việc: Công việc đó sẽ làm cụ thể những gì?
Hãy dành thời gian để giải thích các chi tiết cụ thể của công việc đang cần ứng viên. Bắt đầu với tiêu đề công việc – đây là thứ cần được mô tả công việc (“Đại diện bán hàng ở khu vực phía Nam” sẽ tốt hơn là “đại diện bán hàng”), phù hợp với tiêu chuẩn của bạn và khớp với hệ thống phân cấp công việc của công ty (các thuật ngữ như “cơ sở”, “liên kết” hoặc “cao cấp” có thể giúp bạn phân biệt trình độ).
Sau đó đưa ra một bản tóm tắt về trách nhiệm khi nhận công việc cũng như danh sách các nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện. Hãy suy nghĩ để những điều này được thông qua hoàn toàn. Một mô tả công việc mơ hồ hoặc không chính xác sẽ khiến bạn gặp khó khăn để tìm được một ứng viên phù hợp với công việc vì bạn còn thực sự không chắc chắn về những gì mà công việc đòi hỏi.
Kinh nghiệm làm việc: Cần những nền tảng cơ bản nào để có thể làm công việc này?
Đúng chuyên ngành, có hiểu hiết về công việc, có nền tảng chuyên môn, các chứng chỉ chuyên nghiệp,… là những điều quan trọng giúp bạn có thể sàng lọc những ứng viên mà bạn tuyển dụng. Bạn nên định rõ thời hạn kinh nghiệm và trình độ mà ứng viên nên có. Ví dụ, ứng viên có cần kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn hay không? Những kỹ năng nào có thể chuyển đổi từ ngành khác?
Xác định trình độ học vấn của ứng viên sẽ thể hiện phần nào về cách cô ấy/anh ấy thực hiện công việc.
Cuối cùng, hãy xem xét liệu bạn có sẵn sàng trả tiền tuyển dụng cho thời gian và nguồn lực để đầu tư hay không. Điều này có thể sẽ tạo ra sự linh hoạt trong các yêu cầu kinh nghiệm của bạn.
Kỹ năng: Ứng viên cần phải có những kỹ năng cần thiết nào?
Những kỹ năng yêu cầu sẽ được đưa ra dựa trên những nhiệm vụ mà công việc yêu cầu và đánh giá những kỹ năng cần thiết để có thể hoàn tất những nhiệm vụ đó. Ví dụ: trong mẫu mô tả công việc đại diện một trung tâm tư vấn sẽ phải có kỹ năng ứng xử qua điện thoại tốt và cũng phải là một người lắng nghe tốt.
Một nhà quản lý tiên phong cũng cần là một người thực hiện nghiêm khắc với lịch sử giữ đúng thời gian deadline, kỹ năng lãnh đạo quản lý nhóm. Danh sách của bạn cũng nên bao gồm các kỹ năng cứng (ứng viên cần biết những điều gì) và kỹ năng mềm (cách ứng viên áp dung kiến thức như thế nào).
Phương thức: Ứng viên sẽ hoàn thành công việc như thế nào?
Trong kinh doanh nhỏ, cách một người làm việc cũng quan trọng như những gì họ làm. Một ứng viên phù hợp là một ứng viên phù hợp với văn hóa công ty và phù hợp với đội ngũ nhân viên mà bạn đang có. Một người phát triển với năng lực vượt trội hơn người khác sẽ không thể thành công trong một công ty khi người đó làm việc một mình.
Tính cách: Những loại người với tính cách nào sẽ thành công trong tổ chức của bạn?
Tạo nên phong cách làm việc là một bước xa hơn để xem xét thái độ và cách cư xử (kỹ năng mềm của ứng viên) mà bạn mong muốn ở một người tìm việc phù hợp. Mục tiêu của bạn là sẽ tìm thấy được người làm việc hiệu quả trong môi trường làm việc mà bạn tạo dựng và có thể bổ sung cho đội ngũ nhân viên của bạn. Hãy phát triển một danh sách các tính cách mà bạn mong muốn nhất – có thể bao gồm những điều như hài hước, trung thực, nhân hậu và những điều tương tự như vậy. Bạn không nên liệt kê những điều này trong phần mô tả công việc, nhưng có thể giúp bạn lựa chọn giữa các ứng cử viên mà bạn tiến hành phỏng vấn.
Thông qua việc cập nhật định kỳ hệ thống bản mô tả công việc, người quản lý cũng như bộ phận tuyển dụng có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng lặp trong giao việc, khoảng cách giữa năng lực thực tế của người lao động so với yêu cầu công việc, sự dư thừa và thiếu hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh. Từ đó kết hợp với một số phương pháp khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ cấu tổ chức, lập kế hoạch đào tạotuyển dụng thích hợp cho giai đoạn kế tiếp, đáp ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp
Thủy Lê
