Cover letter là gì? Đây là một trong những tài liệu giúp ứng viên “ghi điểm” hơn trong mắt nhà tuyển dụng bởi sự chỉn chu, chuyên nghiệp mà bức thư này mang lại. Nếu bạn chưa rõ cách viết thư xin việc chuẩn thì có thể tham khảo bài viết sau.
Cover Letter hay còn gọi là Thư xin việc, một dạng tài liệu có độ dài khoảng 1 trang được gửi tới cho nhà tuyển dụng. Nội dung của cover letter chủ yếu mô tả về thế mạnh cũng như những kinh nghiệm của bản thân liên quan tới vị trí ứng tuyển..
Cover Letter Là Gì?
Cover Letter đóng vai trò then chốt trong việc thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và tạo cơ hội cho ứng viên được tiến xa hơn trong quá trình ứng tuyển. Nắm giữ vai trò “bức thư giới thiệu” bản thân, Cover Letter cần được đầu tư kỹ lưỡng để thể hiện năng lực, kinh nghiệm và sự phù hợp của ứng viên với vị trí ứng tuyển.
Đây là công cụ hữu hiệu để bạn tạo ấn tượng ban đầu và khẳng định mình là ứng viên sáng giá, nổi bật giữa đám đông.
2. Cấu Trúc Của Một Cover Letter
Để tạo nên một chiếc Cover Letter chất lượng và chuyên nghiệp thì đầu tiên ứng viên cần nắm được cấu trúc cơ bản của một bức thư xin việc ra sao. Dưới đây là một số nội dung cơ bản cần có bao gồm:
2.1 Phần Giới Thiệu
Ấn tượng đầu tiên luôn đóng vai trò quan trọng, vì vậy phần giới thiệu của Cover Letter cần được đầu tư kỹ lưỡng để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng. Mục tiêu chính của phần này là thể hiện niềm đam mê và lý do ứng viên mong muốn ứng tuyển cho vị trí cụ thể.
Hãy dành thời gian để lý giải sức hút của công việc và vị trí này đối với ứng viên, đồng thời nêu bật những điểm mạnh của bản thân phù hợp với yêu cầu công việc.
2.2 Phần Trọng Tâm
Phần nội dung chính đóng vai trò then chốt trong việc tạo dựng ấn tượng mạnh mẽ với nhà tuyển dụng và khẳng định năng lực của ứng viên. Hãy dành thời gian để trình bày thông tin một cách thông minh, chiến lược, tập trung vào những điểm mạnh và kinh nghiệm phù hợp nhất với yêu cầu công việc.
Phần nội dung chính nên bao gồm ít nhất 2 đoạn văn, mô tả chi tiết về trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc, thành tựu nổi bật,…
Lưu ý những thông tin này phải với vị trí ứng tuyển để thể hiện sự phù hợp và tiềm năng phát triển của ứng viên trong công ty.
Cấu Trúc Của Một Cover Letter
2.3 Phần Kết Luận
Chốt lại Cover Letter bằng lời cảm ơn chân thành và thể hiện mong muốn được trao đổi thêm về cơ hội này. Hãy khuyến khích nhà tuyển dụng liên hệ qua thông tin liên lạc được cung cấp trong thư. Đồng thời ứng viên có thể khẳng định lại sự quan tâm và niềm đam mê của mình đối với vị trí ứng tuyển.
Sau khi nắm được cấu trúc của Cover Letter thì rất nhiều ứng viên lại thắc mắc rằng: Nên viết cái gì vào Cover Letter? Phải thể hiện thế mạnh như thế nào? Có nên viết một cách quá chi tiết hay không? Hãy để JobsGo giải đáp thắc mắc này.
3.1 Đặt Chi Tiết Liên Hệ Vào Tiêu Đề
Để mở đầu Cover Letter, ứng viên cần điền đầy đủ những nội dung như:
Họ và tên của ứng viên
Địa chỉ email: hãy đảm bảo rằng email này chuyên nghiệp
Số điện thoại
Địa chỉ thư tín email (tùy chọn)
Liên kết hồ sơ Linkedin (nếu có)
Bên dưới phần thông tin liên hệ, ứng viên có thể bổ sung thêm:
Thời gian
Họ và tên của người/cơ quan/doanh nghiệp/tổ chức tuyển dụng
Địa chỉ công ty
Số điện thoại của công ty
Tên người quản lý tuyển dụng hay địa chỉ email của công ty
3.2 Xây Dựng Phong Cách Xưng Hô Chuyên Nghiệp
Tạo nên một ấn tượng đầu tiên là điều vô cùng quan trọng khi gửi Cover Letter đến nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy điền đúng tên thật của nhà tuyển dụng vào Cover Letter để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp.
Đừng sử dụng những lời chào hỏi đại trà, thiếu sự chân thành vì điều đó phản ánh thái độ lười biếng và thiếu chuyên nghiệp. Một lời mở đầu thiếu chuyên nghiệp sẽ làm giảm cơ hội việc làm của ứng viên.
Nếu ứng viên không chắc chắn về chức danh hay tên đầy đủ của người nhận, đừng ngần ngại tìm hiểu thông tin chính xác. Các cách hiệu quả là kiểm tra website công ty, tra cứu trên LinkedIn, liên hệ bộ phận nhân sự qua điện thoại hoặc email để hỏi thông tin.
Trong trường hợp ứng viên không biết rõ tên, chức danh của nhà tuyển dụng thì có thể ghi là: Kính gửi Bộ phận tuyển dụng công ty…
3.3 Thu Hút Nhà Tuyển Dụng Bằng Một Lời Giới Thiệu Mạnh Mẽ
Nhiều ứng viên cảm thấy lo lắng về cách bắt đầu Cover Letter một cách chuyên nghiệp. Tuy nhiên, điều này không hề khó khăn như vẻ bề ngoài. Một Cover Letter thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng cần đáp ứng một số tiêu chí sau:
Vị trí công việc
Tên công ty
Mục đích ứng tuyển: lúc này, ứng viên cần thể hiện rõ được quyết tâm, nhiệt huyết của mình đối với vị trí ứng tuyển
Bên cạnh đó, để tạo một lời giới thiệu thu hút, ứng viên có thể chia sẻ về tính cách, đam mê hay những điểm nổi bật trong sự nghiệp. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng hình dung rõ hơn về con người thực sự của ứng viên. Tuy nhiên, cần đảm bảo sự cân bằng, tránh quá lố hoặc quá khiêm tốn. Một số cách để xây dựng chiến lược lời giới thiệu ấn tượng bao gồm:
Bày tỏ sự yêu thích với công ty
Làm nổi bật thành tích trong quá khứ
Thể hiện niềm đam mê với vị trí công việc ứng tuyển
3.4 Chứng Minh Bản Thân Là Ứng Viên Hoàn Hảo
Đây là bước cực kỳ quan trọng để biết cách viết cover letter chuyên nghiệp. Như đã đề cập, đây là lúc ứng viên cần thể hiện một cách thuyết phục lý do tại sao bản thân lại phù hợp với công việc đang ứng tuyển.
3.4.1 Một Số Lưu Ý
Mạnh dạn nhưng không được khoe khoang: Một cover letter chất lượng cần thể hiện sự tự tin vào năng lực của bản thân. Hãy đưa ra những minh chứng cụ thể về kinh nghiệm, kỹ năng phù hợp với công việc để chứng minh mình là ứng viên lý tưởng. Tuy nhiên, đừng phóng đại quá mức so với khả năng thực tế.
Trung thực, không thêu dệt: Tính trung thực là yếu tố không thể thiếu. Đừng bao giờ nói dối hay phóng đại quá mức về kinh nghiệm cá nhân của bản thân. Làm như vậy sẽ khiến ứng viên mất đi cơ hội phát triển và tiến xa trong công việc.
Hạn chế liệt kê những thông tin không liên quan: Cover Letter của ứng viên cần được tùy chỉnh phù hợp với vị trí và công ty mong muốn. Nội dung cần phản ánh đúng những yêu cầu trong tin tuyển dụng, nhấn mạnh rõ các kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với nhu cầu của nhà tuyển dụng.
3.4.2 Quan Tâm Tới Những Kết Quả Thực Tế
Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá kỹ lưỡng cover letter để xác định xem ứng viên có thực sự phù hợp với vị trí tuyển dụng hay không. Để tăng tính thuyết phục, hãy đưa ra những minh chứng cụ thể, con số thực tế về thành tích gần đây trong công việc để chứng minh năng lực của bản thân phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng. Ví dụ như: thành tích nghề nghiệp, giải thưởng,…
Cách Viết Cover Letter Chuẩn
3.5 Đánh Giá Sơ Bộ Và Hoàn Thiện Nội Dung Thư Xin Việc
Trong phần kết thư xin việc, ứng viên cần thể hiện sự lịch sự, tự tin cùng sự tỉ mỉ để lại ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Một số điểm lưu ý để hoàn thiện cover letter hiệu quả bao gồm:
Gửi lời cảm ơn tới người quản lý tuyển dụng đã xem xét hồ sơ và thư xin việc của mình
Khái quát lại lý do tại sao mình là một ứng viên phù hợp
Nhắc lại nhiệt huyết, quyết tâm của mình dành cho vị trí ứng tuyển
Lịch sự và khéo léo yêu cầu nhà tuyển dụng gửi lời mời phỏng vấn
3.6 Khép Lại Cover Letter Bằng Một Lời Chào Chuyên Nghiệp
Hãy kết thúc Cover letter một cách chuyên nghiệp bằng cách ký tên và sử dụng một lời chào tạm biệt phù hợp như:
Tôi – Em cảm ơn
Trân trọng – Trân trọng cảm ơn
Cảm ơn – Xin cảm ơn
Chân thành cảm ơn – Xin chân thành cảm ơn
Cuối cùng, ứng viên hãy để lại 2 khoảng trống giữa lời chào để điền đầy đủ tên của mình.
3.7 Kiểm Tra Lại Cover Letter
Ở bước cuối cùng này, ứng viên cần kiểm tra lại xem Cover Letter của mình đã thực sự đúng quy chuẩn và tạo ấn tượng như qua những câu hỏi như:
Định dạng thư xin việc đã đúng chưa?
Rà soát lại nội dung và kiểm tra lỗi
4. Phân Biệt CV Và Cover Letter
CV và Cover letter là hai tài liệu khác nhau được sử dụng trong quá trình tìm kiếm việc làm. Dưới đây là một số khác biệt cơ bản:
4.1 Mục Đích Sử Dụng
Mục đích của CV là cung cấp một tóm tắt về quá trình học vấn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng cá nhân của ứng viên. Nó cho phép nhà tuyển dụng đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc, làm cơ sở để chọn lọc và triển khai quá trình tuyển dụng.
Trong khi đó, mục đích của đơn xin việc là thể hiện sự cá nhân hóa, tập trung vào việc giải thích lý do quan tâm đến công ty, ứng tuyển cho vị trí và sự phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc. Nó nhằm tạo ra một ấn tượng ban đầu tốt, thuyết phục nhà tuyển dụng rằng ứng viên có sự quan tâm chân thành đến công ty và vị trí công việc.
4.2 Nội Dung
CV bao gồm các phần như thông tin cá nhân, học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và thành tựu. Cover letter thường bao gồm một phần giới thiệu bản thân, lý do quan tâm đến công ty, lý do ứng tuyển cho vị trí và sự phù hợp của ứng viên với yêu cầu công việc.
CV thường có một bố cục theo thứ tự thời gian ngược (từ kinh nghiệm làm việc gần nhất đến xa nhất) hoặc theo cấu trúc chức năng (nhóm kỹ năng và kinh nghiệm tương tự với nhau). Một CV có độ dài từ 1-3 trang, tùy thuộc vào quá trình học vấn và kinh nghiệm làm việc của ứng viên. Tuy nhiên, CV cần ngắn gọn, súc tích và tập trung vào thông tin quan trọng nhất để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Cover letter thường có bố cục gồm phần mở đầu, phần thân và phần kết. Phần mở đầu giới thiệu bản thân và nêu lý do viết thư. Phần thân trình bày lý do quan tâm đến công ty và vị trí, cùng với sự phù hợp của ứng viên. Phần kết tóm tắt lời kêu gọi và thể hiện sự triển khai tiếp theo. Cover letter nên ngắn gọn và trực tiếp, độ dài từ 1 – 2 trang hoặc khoảng 3 – 4 đoạn.
4.4 Văn Phong
CV được viết bằng văn phong chuyên nghiệp, trung lập và khách quan, sử dụng câu ngắn gọn, rõ ràng và tránh sử dụng ngôn ngữ không cần thiết hoặc quá phức tạp. Ngoài ra, CV còn dùng các từ vựng chuyên môn, thuật ngữ, cụm từ phổ biến trong lĩnh vực đó.
Với Cover letter, ứng viên có thể thể hiện văn phong cá nhân hơn. Các bạn có thể sử dụng câu văn thân thiện, tự nhiên và sáng tạo. Cover letter thường ưu tiên ngôn ngữ chân thành và truyền đạt sự quan tâm, động lực của ứng viên đối với vị trí và công ty.
Để Cover Letter của mình trở nên nổi bật hơn trong mắt nhà tuyển dụng, hãy tham khảo một số lưu ý khi viết dưới đây:
Lưu Ý Khi Viết Cover Letter
5.1 Trình Bày Ngắn Gọn, Súc Tích
Để cover letter có hiệu quả, nội dung cần được trình bày súc tích, dễ đọc hiểu trong một phút đầu tiên. Tuy nhiên, ứng viên vẫn cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng cần thiết.
Khuyến nghị ứng viên nên tạo cover letter nên có độ dài từ 1/2 đến 1/3 trang giấy khổ A4 để vừa đủ gây ấn tượng nhưng không quá dài dòng.
5.2 Định Dạng
Ứng viên có thể gửi Cover Letter cho nhà tuyển dụng dưới dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử. Đối với hình thức gửi online, khuyến nghị nên sử dụng định dạng file .pdf để đảm bảo font chữ hiển thị chính xác trên mọi thiết bị, trình duyệt mà nhà tuyển dụng sử dụng.
5.3 Font Chữ
Việc lựa chọn font chữ phù hợp cũng góp phần không nhỏ vào thiết kế cover letter gọn gàng, dễ đọc. Ứng viên nên sử dụng các font chữ phổ biến, đơn giản như Arial, Times New Roman, Calibri, Tahoma và giữ nhất quán trong toàn bộ nội dung cover letter để tạo sự chuyên nghiệp, thống nhất.
5.4 Thể Hiện Sự Chân Thành
Cover letter là cơ hội để ứng viên tạo ấn tượng ban đầu và khẳng định mình sáng giá nhất. Hãy thể hiện sự chân thành, quyết tâm và mong muốn gắn bó lâu dài với công việc – những yếu tố được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Đồng thời, đừng quên minh chứng năng lực thông qua kinh nghiệm làm việc, các bằng cấp và chứng chỉ có liên quan.
Sự kết hợp giữa thái độ tích cực và năng lực chuyên môn sẽ giúp ứng viên nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng.
6. Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Viết Cover Letter
Việc nắm được cách viết Cover Letter chỉn chu và chuyên nghiệp thôi là chưa đủ, ứng viên cần tránh được một số sai lầm dưới đây:
Những Sai Lầm Cần Tránh Khi Viết Cover Letter
6.1 Thiếu Đi Sự Nghiên Cứu Về Công Ty
Một sai lầm phổ biến mà nhiều ứng viên mắc phải khi viết Cover Letter là thiếu đầu tư thời gian tìm hiểu kỹ về công ty tuyển dụng.
Đầu tiên, ứng viên hãy tìm hiểu về người nhận Cover Letter. Đó có thể là người quản lý tuyển dụng của bộ phận đang ứng tuyển. Việc mở đầu thư bằng những thông tin này sẽ giúp cho người đọc cảm thấy Cover letter cảm thấy thư xin việc được viết riêng cho công ty và vị trí đang ứng tuyển chứ không phải là tái sử dụng nhiều làn.
Không chỉ vậy, nếu ứng viên thể hiện được bản thân có hiểu biết về nền tảng của công ty, tình hình hoạt động kinh doanh thì sẽ là một lợi thế lớn, làm nổi bật Cover Letter của ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng.
6.2 Liệt Kê Lại Toàn Bộ Những Công Việc Trước Đó
Một trong những cách viết Cover Letter được sử dụng phổ biến là tóm tắt lại toàn bộ các công việc đã làm trước đó. Tuy nhiên, đây lại là một sai lầm rất lớn khiến cho nhiều nhà tuyển dụng không đọc Cover Letter. Hãy nhớ rằng nhà tuyển dụng đã có CV rồi nên ứng viên không nhất thiết phải liệt kê lại những công việc mình đã làm trong quá khứ nữa.
Thay vào đó, ứng viên có thể gây ấn tượng bằng việc thể hiện sự hiểu biết của mình về vị trí đang ứng tuyển rồi nêu bật những thành tích, kinh nghiệm của mình có thể đáp ứng được yêu cầu công việc.
6.3 Tập Trung Quá Nhiều Vào Bản Thân
Một sai lầm tiếp theo mà rất nhiều ứng viên mắc phải đó là quá tập trung vào giới thiệu bản thân. Mà quên mất rằng điều ứng viên quan tâm nhất chính là ứng viên đó có thể đóng góp gì cho công ty.
Vì thế, ứng viên hãy coi Cover Letter của mình là một lời “chào hàng”, nên thay vì dành toàn bộ để nói về bản thân, mong muốn, hoài bão,… hãy nói về yêu cầu của nhà tuyển dụng.
6.4 Viết Quá Dài
Đối với Cover Letter, không phải càng dài thì càng tốt, bởi không có gì tồi tệ hơn một bức thư xin việc dài lê thê. Thông thường nhà tuyển dụng chỉ dành khoảng 6 giây để xem hồ sơ thì ứng viên nghĩ thư xin việc của mình sẽ được đọc trong bao lâu?
Thực tế, nhà tuyển dụng có xu hướng thích những bức thư xin việc có độ dài từ 1 trang trở xuống. Do vậy ứng viên nên trình bày ngắn gọn, súc tích và không lan man.
6.5 Lỗi Đánh Máy
Mặc dù lỗi đánh máy không quá liên quan tới cách viết thư xin việc, nhưng đây lại là một lỗi mà nhiều ứng viên mắc phải. Những lỗi đánh máy nhỏ bé nhưng vậy nhưng vô tình khiến ứng viên vuột mất cơ hội việc làm tiềm năng. Do đó, ứng viên nên soát lại Cover Letter của mình để chắc chắn rằng không có bất cứ lỗi sai nào cả.
Với những chia sẻ mới nhất của JobsGo về cách viết Cover Letter chuyên nghiệp, chỉn chu, bạn đọc sẽ tạo ra được cho mình những bức thư giới thiệu chất lượng nhất.
Câu hỏi thường gặp
1. Có Nên Viết Cover Letter Khi Nộp Đơn Xin Việc Trực Tuyến Không?
Có, ứng viên nên viết Cover Letter cho dù nộp đơn xin việc trực tuyến. Cover Letter thể hiện sự chuyên nghiệp và làm nổi bật CV với nhà tuyển dụng.
2. Có Nên Sử Dụng Những Từ Ngữ Hoa Mỹ Trong Cover Letter Không?
Nên hạn chế sử dụng từ ngữ hoa mỹ trong Cover Letter. Mặc dù việc sử dụng một vài từ ngữ trau chuốt có thể giúp Cover Letter của ứng viên thêm phần thu hút, nhưng việc lạm dụng chúng sẽ phản tác dụng và gây ra những ảnh hưởng tiêu cực như: gây khó chịu cho người đọc, tạo ấn tượng không chân thành,...
Hồng Nguyễn
