Hồng Nguyễn
Proforma Invoice là một thuật ngữ được sử dụng nhiều trong hóa đơn lệ chiếu. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về nó. Vậy nên, hãy cùng bài viết này tìm hiểu thật chi tiết về Proforma Invoice là gì và những thông tin khác liên quan nhé!
Mục lục
1. Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice là gì? Thuật ngữ Proforma Invoice chính là để chỉ về hóa đơn chiếu lệ, nó cũng là một loại hóa đơn và được lập ra bởi các doanh nghiệp xuất khẩu. Tuy nhiên, Proforma Invoice không dùng cho mục đích thanh toán mà nhiệm vụ chính là nó được dùng cho việc thông báo về giá.
Proforma Invoice thường viết tắt thành PI – là một loại chứng từ trong ngành xuất nhập khẩu hiện nay. Nó giống như “bản nháp” ban đầu mang tính sơ bộ cho hóa đơn về sau. Chính vì vậy mà nó không được dùng để “đòi tiền” giống hóa đơn nhưng về hình thức nội dung thì nó khá giống với một Invoice thương mại thông thường. Thông qua nội dung trong hóa đơn chiếu lệ mà bên mua, bên bán có thể nắm được các thông tin về hàng hóa trong lô hàng xuất nhập khẩu.
Các thông tin mà bạn có thể nắm được qua Proforma Invoice như: Mẫu mã, chủng loại, đơn giá, số lượng, điều kiện giao hàng, tổng số tiền,…. PI chính là một loại chứng từ nhằm giúp người bán cam kết và thông báo với bên mua sẽ giao lô hàng bán ở mức giá cụ thể như thế nào.
Sau khi bên mua nhận được PI, hai bên có thể tiến hành thêm các cuộc đàm phán để thống nhất điều khoản và đưa ra các điều kiện cụ thể khác có liên quan đến lô hàng. Do đó, Proforma Invoice có thể sửa đổi nhiều lần theo thỏa thuận của 2 bên trước khi chính thức ký kết hợp đồng.
2. Vai trò của Proforma Invoice
Hóa đơn chiếu lệ là một yếu tố rất quan trọng trong quá trình hoàn thiện hợp đồng thương mại. Nhờ có Proforma Invoice mà hợp đồng mua bán có thể tránh những thông tin sai sót không đáng có. Đồng thời, các điều khoản thiết lập giữa 2 bên xuất khẩu và nhập khẩu cũng trở nên hợp lý hơn.
3. Khi nào cần phát hành Proforma Invoice?
Proforma Invoice không phải là chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc, chính vì vậy mà thời điểm phát hành chính thức của nó cũng không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, để thuận lợi cho giao dịch thì bên bán và bên mua sẽ đưa PI này ra trong quá trình đàm phán trước khi tiến hành ký kết hợp đồng mua bán.
Chứng từ Proforma Invoice thường được phát hành vào những thời điểm như sau:
- Bên bán cần phát hành Proforma Invoice cho bên mua một chức từ về lô hàng hóa trước thời điểm hàng hóa được giao.
- Phát hành Proforma Invoice vào thời điểm làm thủ tục hải quan xuất khẩu để nhân viên xuất nhập khẩu có thể xác định được giá trị của đơn hàng.
- Phát hành hóa đơn lệ chiếu vào thời điểm chua có đầy đủ thông tin để phát hành hóa đơn thương mại. Hóa đơn thương mại sẽ được phát hành sau khi có đầy đủ thông tin và sự đồng thuận của bên mua với bên bán về lô hàng.
Xem thêm: Học xuất nhập khẩu ra làm gì? Cơ hội cho nào cho sinh viên ngành XNK?
4. Mẫu Proforma Invoice chuẩn sẽ có những nội dung gì?
Một mẫu Proforma Invoice khi được lập ra phải đáp ứng đầy đủ thông tin cần thiết. Nội dung chuẩn trong hóa đơn lệ chiếu cần có như sau:
- Thông tin của bên bán và bên mua.
- Số và ngày Proforma Invoice.
- Payment: Đưa ra những đề bạn về điều kiện thanh toán với bên mua và những mong muốn của bên bán. Bên cạnh đó, phần này sẽ có đính kèm thêm số tài khoản ngân hàng để giúp dễ dàng thanh toán hơn khi đồng ý với điều kiện đưa ra.
- Các thông tin liên quan đến lô hàng hóa.
- Port of Loading: Tên các cảng xuất nhập khẩu để tiến hành bốc hàng.
- Port of Destination: Tên của cảng cập bến.
- Estimated Time Arrival: Thông tin về ngày dự kiến lô hàng sẽ đến nơi.
5. Điểm khác nhau của Commercial Invoice và Proforma Invoice là gì?
Có rất nhiều bạn chưa thể phân biệt được sự khác nhau của Proforma Invoice và Commercial invoice. Sau đây sẽ là phân tích chi tiết cho thấy điểm khác biệt của chúng:
| Tiêu chí so sánh | Commercial Invoice | Proforma Invoice |
| Thời điểm phát hành | Còn hóa đơn thương mại được phát hành sau khi lô hàng được gửi hoặc đã bốc hàng hoàn chỉnh lên Container. | Hóa đơn lệ chiếu được phát hành trước khi gửi lô hàng đi. |
| Nội dung hóa đơn | Commercial Invoice thường sẽ đầy đủ và độ chính xác sẽ cao hơn với các thông tin như số tiền thanh toán, số lượng hàng hóa. | Trong khi đó, Provisional Invoice vẫn có thể được sửa đổi sau khi phát hành nếu hai bên thay đổi thỏa thuận. |
| Tính chất cam kết | Hóa đơn thương mại là một chứng xác định giao dịch mua bán nên nó rất quan trọng. | Trong khi đó, hóa đơn chiếu lệ chỉ là một sự cam kết ban đầu của bên bán gửi đến bên mua và nó có thể thay đổi nếu cần. |
| Hạch toán hàng hóa | Hóa đơn thương mại là tài liệu dùng để hạch toán kế toán của phía bên mua và bên bán. | Còn hóa đơn chiếu lệ không có chứng năng hạch toán. |
Như vậy qua chia sẻ trong bài viết này, các bạn không chỉ hiểu Proforma Invoice là gì mà các bạn còn có thêm những kiến thức liên quan đến hóa đơn lệ chiếu. Truy cập vào website Jobsgo.vn để tìm việc làm ngành xuất nhập khẩu, tạo hồ sơ ứng viên để ứng tuyển ngay với những vị trí tuyển dụng hấp dẫn nhé!
Tìm việc làm ngay!(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
