Email là công cụ làm việc không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Quen thuộc là thế, nhưng không phải ai cũng biết cách sử dụng email đúng cách. Theo các nhà nghiên cứu, email hiện đang là một trong những tác nhân gây mất tập trung, tiêu tốn nhiều thời gian nhất chốn công sở. Vậy phải dùng email thế nào để không làm lãng phí thời gian?
Mặc dù kiểm tra email thường xuyên cho phép bạn chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ thông tin quan trọng nào. Nhưng điều đó có thể khiến bạn lãng phí thời gian, gây mất tập trung và ảnh hưởng tới năng suất làm việc của bạn.
Chính vì vậy, bạn nên cố gắng chọn ra thời gian phù hợp để kiểm tra email mỗi ngày. Đó có thể là một thời điểm cụ thể vào buổi sáng, buổi chiều và buổi tối.
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng, cách này không áp dụng cho những người thường xuyên phải làm việc, giao tiếp qua email.
Bạn không nên dành cả tiếng đồng hồ để đọc và trả lời email. Vì như vậy đồng nghĩa với việc bạn không còn thời gian để làm công việc chính của mình.
Khi nói đến việc đọc và phản hồi mail, bạn có thể áp dụng “quy tắc 2 phút”, dựa trên khái niệm của David Allen, tác giả cuốn sách “Hoàn thành mọi việc không hề khó”. Theo tác giả “Nếu mất ít hơn 2 phút, thì hãy làm ngay bây giờ”. Như vậy, nếu bạn chỉ mất 1 – 2 phút để đọc và trả lời mail, bạn có thể làm điều đó ngay lập tức.
Gắn dấu sao cho những email quan trọng mà bạn chưa trả lời
Đừng quên gắn dấu sao cho những email quan trọng.
Bạn nên gắn dấu sao cho những email quan trọng không thể trả lời ngay để có thể nhanh chóng tìm thấy và giải quyết chúng vào thời điểm phù hợp sau đó. Thời gian giải quyết công việc trong những email được gắn dấu sao nhanh hay chậm là phụ thuộc vào bạn; tuy nhiên, nguyên tắc chung là kiểm tra lại chúng sau không quá 2 – 3 ngày.
Áp dụng quy tắc 80/20
Quy tắc 80/20 hay quy tắc Pareto (được đề xuất bởi nhà tư tưởng quản lý doanh nghiệp Joseph M. Juran) cho biết, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Mặc dù quy tắc này không thể áp dụng cho mọi trường hợp, nhưng nó có thể đúng một phần trong trường hợp sử dụng email. Theo đó, cho dù bạn là ai: chủ doanh nghiệp, quản lý, nhân viên,… chỉ 20% email bạn nhận được là thứ sẽ thúc đẩy bạn tiến bộ. 80% email còn lại thường là “phiền nhiễu”. Và điều bạn cần làm ở đây là xác định được đâu là những email có giá trị và đâu là những email “vô nghĩa”. 80% email rác có thể được loại bỏ để giải phóng dung lượng hộp thư đến và cho phép những email quan trọng được nhìn thấy dễ dàng.
Khi bạn đã xác nhận được những email có giá trị, bạn cần tiếp tục phân loại và dán nhãn cho chúng. Dán nhãn email là cách để bạn sắp xếp những email có điểm chung để tìm thấy chúng một cách nhanh chóng. Theo đó, bạn có thể đặt tên cho nhãn theo dự án, khách hàng, công việc,… Thậm chí, bạn còn có thể phân cấp nhãn (tạo nhãn nhỏ nằm trong nhãn lớn) để thu nhỏ số lượng mail trong quá trình tìm kiếm.
Sử dụng nội dung cũ
Để tiết kiệm thời gian khi viết mail, tại sao bạn không sử dụng lại những gì đã có trong quá khứ? Nếu bạn phải viết báo cáo hàng tuần, bạn hoàn toàn có thể sử dụng lại mẫu email cũ và chỉ cần cập nhật thông tin cho phù hợp. Điều này cũng có thể áp dụng cho những ai thường xuyên phải gửi email báo giá cho khách hàng (tuy nhiên, bạn cần lưu ý kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi, tránh để các sai sót đáng tiếc xảy ra).
Tạo nhiều chữ ký trong email
Bạn có thể tạo nhiều chữ ký khác nhau để sử dụng khi gửi thư cho các đối tượng khác nhau.
Tính năng “Multiple signature” cho phép người dùng tạo và sử dụng nhiều chữ ký trên email. Sử dụng nhiều chữ ký giúp người dùng linh hoạt hơn trong việc chọn chữ ký phù hợp cho email trong những tình huống cụ thể. Chẳng hạn, người dùng có thể sử dụng chữ ký thân mật khi gửi email đến đồng nghiệp, bạn bè, người thân,… và chữ ký trang trọng hơn khi gửi email cho khách hàng, cấp trên. Ngoài ra, nếu bạn làm việc trong môi trường quốc tế và viết email bằng nhiều tiếng khác nhau, bạn cũng có thể tạo cho mình chữ ký bằng các ngôn ngữ khác nhau.
Lưu trữ hoặc ẩn thư
Nếu bạn muốn dọn dẹp hộp thư đến mà không xóa email của mình thì bạn có thể lưu trữ hoặc ẩn chúng. Email của bạn được chuyển đến một nhãn được gọi là “Tất cả thư”.
Khi bạn lưu trữ thư: Thư sẽ trở lại hộp thư đến của bạn khi ai đó trả lời thư.
Khi bạn ẩn thư: Các thư trả lời sẽ không vào hộp thư đến của bạn. Bạn có thể lại chúng bằng cách sử dụng ô tìm kiếm.
Tạo bộ lọc email
Tạo bộ lọc email giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Sử dụng các công cụ tự động hóa như tạo bộ lọc email là một chiến lược quản lý email tiết kiệm thời gian khác. Và nó có thể giúp đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ các email quan trọng từ những người gửi nhất định. Bộ lọc email giúp bạn sắp xếp, gắn nhãn hoặc phân loại các email có cùng chủ đề vào các thư mục cụ thể, thậm chí là các kho lưu trữ. Bạn có thể lọc theo địa chỉ email, nội dung, dòng chủ đề, tệp đính kèm,…
Hủy đăng ký nhận các bản tin, chương trình khuyến mãi hoặc những thứ khác mà bạn không (hoặc hiếm khi) đọc
Nếu bạn thấy mình thường xuyên xóa hoặc hiếm khi đọc các nội dung khuyến mãi, bản tin từ những địa chỉ email nhất định, thì hủy đăng ký là một chiến lược hợp lý. Đây là một trong những cách hiệu quả nhất giúp bạn hạn chế nhận được những email không hoặc ít giá trị.
Kết luận
Hãy áp dụng những tips mà JobsGO giới thiệu trên đây để có thể sử dụng email một cách hiệu quả và tránh làm lãng phí thời gian nhé!
van.dao
