Trợ Lý Vận Hành Căn Hộ Dịch Vụ Kiêm Lễ Tân

TRỢ LÝ VẬN HÀNH CĂN HỘ DỊCH VỤ KIÊM LỄ TÂN

1. Chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ công việc liên quan đến khách cư trú theo đúng quy định của căn hộ.

2. Chịu trách nhiệm xử lý toàn bộ công việc liên quan đến khách cư trú ngắn hạn và dài hạn của căn hộ theo đúng quy định của căn hộ (check in, check out, đăng ký tạm trú, hỗ trợ khách thuê, tiếp nhận và xử lý vấn đề cho khách).

3. Ghi nhận và xử lý tất cả các cuộc gọi điện thoại, email của khách hàng từ bên trong và bên ngoài theo đúng quy định.

4. Kiểm tra toà nhà đảm bảo luôn sạch sẽ, gọn gàng và tạo cảm giác thân thiện.

5. Kiểm tra chất lượng công việc của đội bảo vệ và nhân viên dọn phòng và báo cáo trực tiếp cho chủ căn hộ.

6. Quản lý các thiết bị văn phòng như máy in, camera, điều hòa...

7. Đảm bảo các hoá chất, đồ dùng tiêu hao luôn có sẵn trong kho.

8. Liên hệ, trao đổi, phối hợp với môi giới cũng như các nhà cung cấp về các công việc liên quan đến căn hộ. Giao, nhận hàng hóa, dịch vụ từ các nhà cung cấp.

9. Chịu trách nhiệm hỗ trợ chủ nhà vận hành và cho thuê căn hộ

10. Theo dõi và báo cáo thu chi hàng tháng, lịch làm việc của các nhân viên.

11. Các công việc khác theo phân công của chủ toà nhà.

PROPERTY OPERATIONS ASSISTANT CUM RECEPTIONIST

1. Responsible for handling all tenant related matters in accordance with the serviced apartment’s regulations.

2. Manage all tasks related to both short term and long term tenants, including check in/check out, temporary residence registration, tenant support, and issue resolution.

3. Receive and respond to all incoming phone calls and emails from both internal and external sources as per company procedures.

4. Conduct routine inspections to ensure the building remains clean, organized, and welcoming at all times.

5. Monitor the performance of security personnel and housekeeping staff, and report directly to the apartment owner.

6. Manage office equipment such as printers, CCTV cameras, air conditioners, etc.

7. Ensure cleaning supplies and consumable items are always stocked and available in the storage area.

8. Communicate and coordinate with agents and external vendors regarding apartment-related services; manage the receipt and delivery of goods and services.

9. Assist the apartment owner in operating and leasing the serviced apartments.

10. Monitor and report monthly income and expenses, as well as coordinate staff schedules check.

11. Other duties as assigned by the building owner.

Qualifications & Skills:

• Bachelor’s degree or equivalent preferred, or relevant experience in property management, hospitality, or administrative support.

• Strong verbal and written communication skills in English (fluent).

• Japanese language proficiency is a strong advantage.

• Excellent organizational skills with strong attention to detail.

• Ability to handle multiple tasks simultaneously.

• Strong interpersonal skills to interact effectively with tenants, vendors, and internal staff.

• Proficiency in MS Office (Word, Excel, Outlook), canva and familiarity with property management or administrative tools.

• Basic understanding of office equipment maintenance (printers, CCTV, air conditioners, etc.) is an advantage.

• Problem-solving skills and the ability to resolve tenant concerns professionally and efficiently.

• Willingness to perform routine inspections and ensure property cleanliness and orderliness.

• High level of integrity, reliability, and a service-oriented mindset.

Experience:

• At least 1–2 years of experience in property operations, hospitality, front desk, or administrative roles preferred (fresh graduates with strong skills may be considered).

• Experience coordinating with vendors, service providers, or agents is a plus.

Other Requirements:

• Flexible and adaptable to handle ad-hoc tasks as assigned by the property owner.

• Willing to work on-site and occasionally outside standard office hours if required.