Trợ Lý Giám Đốc Kinh Doanh

1. Theo dõi & hỗ trợ vận hành các phòng ban
• Nắm bắt tiến độ công việc của từng phòng ban theo tuần, tháng; chủ động đặt câu hỏi và yêu cầu cập nhật khi cần.
• Phát hiện sớm các điểm tắc nghẽn trong vận hành liên phòng ban (ví dụ: Kinh doanh chờ phê duyệt từ Kho, Marketing chờ số liệu từ KD…) và đề xuất hướng xử lý kịp thời lên TGĐ.
• Hỗ trợ triển khai các chỉ đạo, quyết định của TGĐ xuống các phòng ban; theo dõi phản hồi và kết quả thực hiện.
• Điều phối xử lý các tình huống phát sinh đột xuất liên quan đến nhiều bộ phận, đảm bảo thông tin không bị mắc kẹt tại một đầu mối.

2 Tổng hợp báo cáo & xử lý thông tin cho Ban Giám Đốc
• Thu thập báo cáo tuần từ tất cả các phòng ban (Kinh doanh, Kho, Marketing, Kế toán, Nhân sự,…).
• Tổng hợp, chuẩn hoá và trình bày thành báo cáo tổng hợp ngắn gọn, súc tích gửi TGĐ – nêu rõ điểm nổi bật, điểm rủi ro và các vấn đề cần quyết định.
• Chuẩn bị số liệu, dữ liệu nền khi TGĐ cần tham chiếu để ra quyết định (doanh số vùng, tồn kho, tình hình nhân sự…).
• Lưu trữ, phân loại và quản lý hệ thống tài liệu nội bộ theo chuẩn – đảm bảo TGĐ có thể tra cứu nhanh bất cứ khi nào cần.

3 Quản lý lịch, cuộc họp & điều phối công việc của TGĐ
• Lên và quản lý lịch làm việc hàng tuần cho TGĐ: Họp nội bộ, gặp đối tác, sự kiện, công tác.
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ (giao ban tuần, họp BGĐ, họp liên phòng ban): chuẩn bị agenda, tài liệu tham chiếu, mời thành phần phù hợp, đặt phòng họp / kết nối online.
• Ghi chép nội dung cuộc họp (meeting recap): tóm tắt các quyết định đã thống nhất, công việc được giao, deadline cụ thể và người chịu trách nhiệm.
• Theo dõi và nhắc nhở các phòng ban thực hiện các đầu việc phát sinh từ cuộc họp; báo cáo kết quả lại cho TGĐ.
• Hỗ trợ TGĐ trong việc chuẩn bị nội dung, slide, dữ liệu phục vụ các buổi trình bày, thương lượng, hay sự kiện đối ngoại.

4 Cải tiến quy trình & các nhiệm vụ đặc biệt
• Quan sát, phân tích và đề xuất cải tiến các quy trình vận hành liên phòng ban còn bất cập – hướng tới giảm thiểu thủ công, tăng tốc độ xử lý.
• Tham gia hoặc dẫn dắt các dự án cải tiến nội bộ theo yêu cầu của TGĐ (ví dụ: chuẩn hoá biểu mẫu báo cáo, xây dựng quy trình mới, onboarding nhân sự quản lý cấp cao…).
• Thực hiện các nhiệm vụ mang tính chiến lược, bảo mật do TGĐ giao – đòi hỏi độ tin tưởng cao và khả năng làm việc độc lập.

Kinh nghiệm & nền tảng
• Có từ 2–4 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương (Trợ lý GĐ / TGĐ, Chuyên viên vận hành, Business Analyst…).
• Ưu tiên ứng viên có nền tảng làm việc tại doanh nghiệp phân phối, sản xuất, dược phẩm hoặc FMCG – có hiểu biết về hệ thống kinh doanh multi-channel.
• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường nhiều phòng ban, quản lý thông tin phức tạp và nhịp độ công việc nhanh.

Năng lực chuyên môn & kỹ năng
• Tư duy tổng hợp, phân tích: có khả năng đọc nhiều nguồn thông tin và chắt lọc ra điểm mấu chốt.
• Kỹ năng viết & trình bày: soạn thảo văn bản nội bộ rõ ràng, mạch lạc; làm việc tốt với Word, Excel, PowerPoint.
• Tư duy quy trình: nhận biết được điểm thiếu sót trong luồng vận hành và đề xuất cải thiện mang tính thực tiễn.
• Giao tiếp khéo léo, rõ ràng: làm cầu nối giữa TGĐ và các phòng ban một cách chuyên nghiệp, không gây hiểu lầm.
• Xử lý tình huống linh hoạt: bình tĩnh trong môi trường áp lực, có khả năng ưu tiên công việc và thích nghi nhanh.

Phẩm chất & thái độ làm việc
• Chủ động, không đợi chờ hướng dẫn – luôn anticipate những gì TGĐ cần trước khi được hỏi.
• Có khả năng bảo mật thông tin tuyệt đối – đây là yêu cầu không thể thiếu đối với vị trí làm việc trực tiếp với Lãnh đạo cấp cao.
• Tinh thần trách nhiệm cao, cam kết với deadline và chất lượng công việc.
• Cẩn thận, tỉ mỉ nhưng không mất đi cái nhìn tổng thể.