Operation Executive

Giáo vụ:

• Quản lý tài liệu giáo trình của toàn bộ khoá học Giao tiếp Ứng dụng.
• Chuẩn bị tài liệu giảng dạy hằng ngày: in ấn, sắp xếp tài liệu,....
• Quản lý chuyên cần: lên danh sách học viên, kiểm tra và cập nhật chuyên cần hằng ngày.
• Quản lý và sắp xếp lịch học:
  • Sắp xếp và đăng lịch học lên hệ thống đăng ký lịch học;
  • Quản lý và điều chỉnh lịch học khi có phát sinh thay đổi giáo viên, phòng học,...
• Quản lý học tập và quản lý tài khoản học viên:
  • Thành lập và quản lý hồ sơ học tập của học viên;
  • Lên kế hoạch tổ chức Student Orientation hàng tuần và thông báo học viên;
  • Quản lý dữ liệu tài khoản học viên và cập nhật dữ liệu chính xác theo quy định.
  • Quản lý các vấn đề liên quan đến tài khoản học viên khi có phát sinh thay đổi về khóa học: điều chỉnh cấp độ, chuyển khoá, chuyển nhượng học phí, bảo lưu,...
• Quản lý và tổ chức Kiểm tra cuối khoá (Final Test) hàng tuần:
  • Lập danh sách học viên tham gia Final Test;
  • Hỗ trợ học viên sắp xếp lịch Final Test và tối ưu lịch hẹn;
  • Quản lý lịch trực Final Test của giáo viên, sắp xếp và chuẩn bị tài liệu Final Test;
  • Tổ chức kỳ thi Final Test theo tiêu chuẩn TalkFirst;
  • Quản lý tiến độ chấm bài Final Test và phát hành báo cáo.
• Quản lý phòng học, cơ sở vật chất, thiết bị giảng dạy; kiểm tra phòng học thường xuyên để đảm bảo không gian học tập vào các khung thời gian đã quy định.

Chăm sóc học viên (liên quan đến giáo vụ):

• Trực kênh chăm sóc học viên và hỗ trợ trả lời thắc mắc, hướng dẫn học viên các công tác liên quan đến giáo vụ như: Final Test, tài khoản học tập, lịch học,....
• Trực quầy SSO Desk và hướng dẫn học viên vào phòng học, cập nhật thay đổi phòng học và hỗ trợ điểm danh;

Quản lý chất lượng:

• Quản lý tiến độ học tập của học viên và thông báo đến các bộ phận liên quan bao gồm Sales & Service và Academic khi có vấn đề phát sinh cần hỗ trợ;
• Lập danh sách học viên vắng học từ 1 tuần trở lên (Inactive Students) và bàn giao cho Student Success Officer để liên hệ chăm sóc học viên;
• Kiểm tra tiến độ và các công tác Quality Control của giáo viên (công tác viết feedback) và của Student Success Officer (gọi điện cập nhật tiến độ học tập) và đốc thúc công việc, đảm bảo học viên được cập nhật tiến độ kịp thời.
• Theo dõi các quy trình bàn giao lớp cố định trong trường hợp đổi giáo viên để đảm bảo chất lượng giảng dạy;
  

Hỗ trợ các hoạt động:

• Tham gia tổ chức và hỗ trợ các hoạt động/sự kiện định kỳ dành cho học viên bao gồm: Graduation Ceremony, Student of the Month, Creative Class, IT Club,...
• Phối hợp với các bộ phận Marketing, Sales & Service và Academic để tổ chức thành công các sự kiện;

Khác:

• Quản lý tồn kho giáo cụ, quà tặng và cơ sở vật chất;
• Đảm nhận các công tác hành chính khác trong quá trình làm việc nhằm hỗ trợ học viên, đảm bảo vận hành Center.

• Có kinh nghiệm làm việc trong môi trường văn phòng tối thiểu từ 6 tháng - 1 năm
• Có kinh nghiệm làm việc với giấy tờ, số liệu, báo cáo
• Thành thạo tin học văn phòng và sử dụng tốt các công cụ như Gmail, Google Sheet/Docs/Form/Slides/Drive
• Có nền tảng tiếng Anh cơ bản để giao tiếp trong công việc và với GV nước ngoài
• Tính cách: chủ động, cầu thị, cởi mở, chăm chỉ, kỹ tính, nỗ lực, kỷ luật trong công việc
• Thời gian làm việc: 8h/ngày, 6 ngày/tuần (Có làm ca tối).