Nhân Viên Tiếp Tân Tòa Nhà

A.Hành chính – CSKH

-Hướng dẫn/trực tiếp xử lý các yêu cầu/phàn nàn nếu trong thẩm quyền. Ngoài thẩm quyền, báo cáo Trưởng ban về tình hình dịch vụ khách hàng, Đề xuất phương án xử lý; hỗ trợ cư dân, khách hàng kịp thời và nhanh chóng. Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cho cư dân/ khách thuê được đầy đủ, kịp thời, đúng trách nhiệm.

-Chịu trách nhiệm quản lý các công việc tiền sảnh/sảnh lễ tân: trả lời điện thoại, chuyển cuộc gọi, nhận tin nhắn, chuyển thư và đảm bảo đúng địa chỉ người nhận

-Quản lý công văn đến/công văn đi, lưu trữ hồ sơ

- Thu các khoản phí của cư dân và nộp cho kế toán theo qui định

-Kiểm soát thông tin trong nhóm Cư dân (Zalo/Facebook...) để kịp thời xin ý kiến/phê duyệt nội dung phản hồi.

- Nắm rõ sơ đồ tòa nhà, vị trí căn hộ, phòng cộng đồng, khu vực tiện ích, cũng như các thông tin cơ bản về khu vực xung quanh (nhà hàng, bệnh viện, trường học...) để tư vấn khi cần.

- Giữ thông tin liên lạc để phối hợp, hỗ trợ các bộ phận trong công tác vận hành tòa nhà

-Kiểm soát thông tin các căn hộ đăng ký thi công; chuyển đồ ra vào Tòa nhà đảm bảo đúng theo danh sách và quy định.

-Làm thẻ xe, thang máy, thẻ từ ra vào cho Cư dân.

-Luôn cập nhật và duy trì tất cả thông tin của cư dân/khách hàng (đặc biệt là danh bạ điện thoại của cư dân/khách hàng) trên máy tính, lưu lại chính xác các xác nhận của cư dân/khách hàng

-Phối hợp bộ phận kĩ thuật và An ninh trong việc xử lý phát sinh liên quan đến lỗi/sự cố ảnh hưởng đến Cư dân và Khu Căn hộ. Trong trường hợp phát hiện thấy lỗi/sự cố bất thường cần báo Bộ phận Kỹ thuật để yêu cầu phương án/thời gian xử lý. Tiếp tục theo dõicho đến khi lỗi/sự cố được khắc phục.

- Hỗ trợ hành chính trong việc in ấn, phát hành thông báo, công văn, giấy mời cư dân...

- Tham gia tổ chức các sự kiện dịp Lễ hội, kỷ niệm...cho Cư dân/ Khách hàng tại Tòa nhà (Tết thiếu nhi 1/6; Trung Thu, Noel, Tết Dương lịch, tết Nguyên đán)

-Tham gia và phối hợp tổ chức các buổi đào tạo tại dự án và công ty ( nếu có)

-Thống kê lập các báo cáo công tác định kỳ tuần/ tháng / năm của BQL và gửi báo cáo trưởng ban.

-Tham dự và làm thư ký các cuộc họp BQL, BQT dự án.

-Phối hợp, hỗ trợ kiểm tra giám sát công tác dịch vụ nhà thầu phụ ( vệ sinh, bảo vệ, Cây xanh, hồ bơi) cùng Trưởng ban.

-Các công việc khác theo yêu cầu của quản lý trực tiếp.

B. Giám sát dịch vụ

-Kiểm tra hệ thống ghi nhận yêu cầu cư dân hàng ngày, đảm bảo các bộ phận liên quan xử lý kịp thời.

- Phối hợp kỹ thuật, an ninh trong xử lý sự cố phát sinh; theo dõi đến khi hoàn tất.

- Phối hợp kiểm tra, giám sát nhà thầu phụ (vệ sinh, bảo vệ, hồ bơi, cây xanh...) cùng Trưởng ban.

• Tốt nghiệp CĐ/ĐH trở lên. Ngoại hình khá.
• 01 năm kinh nghiệm làm Hành chính/CSKH/Giám sát chất lượng dịch vụ.
• Thành thạo word, excel.
• Có chứng chỉ QLVH tòa nhà.
• Có kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng, nắm bắt tâm lý khách hàng nhanh.
• Nhanh nhẹn, chịu khó, kiên trì.