Nhân Viên Quản lý chứng từ và hồ sơ (13-15tr, tiếng Anh hoặc Nhật, Việt Trì, Phú Thọ)

Mô tả công việc

1. Tiếp nhận và quản lý chứng từ

• Tiếp nhận, ghi nhận và theo dõi toàn bộ hồ sơ mua hàng, chứng từ giao hàng do nhà cung cấp gửi cho từng đợt giao hàng.
• Quản lý danh sách theo dõi chứng từ đầy đủ, khoa học theo quy định.

2. Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ

• Kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của từng bộ hồ sơ.
• Xác minh tính hợp lệ và xác thực của các tài liệu được cung cấp.
• Đảm bảo tất cả chứng từ đáp ứng yêu cầu trước khi xử lý.

3. Quản lý và lưu trữ hồ sơ

• Lưu trữ hồ sơ bản cứng và bản mềm theo hệ thống, đảm bảo dễ tra cứu.
• Chuẩn bị và sắp xếp bộ chứng từ phục vụ thanh toán cho nhà cung cấp hàng tháng.
• Chuyển hồ sơ cho bộ phận Tài chính đúng thời hạn.

4. Hỗ trợ kiểm tra và đánh giá

• Tổng hợp và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ phục vụ các đợt thanh tra, kiểm toán hoặc đánh giá nội bộ.
• Chủ động phát hiện các thiếu sót hoặc vấn đề lặp lại trong chứng từ và báo cáo cho quản lý để cải tiến quy trình.

5. Phối hợp với nhà cung cấp và các phòng ban

• Trao đổi với nhà cung cấp về yêu cầu chứng từ, các hồ sơ còn thiếu hoặc cần chỉnh sửa.
• Hướng dẫn nhà cung cấp về định dạng và nội dung chứng từ nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ ngay từ lần nộp đầu tiên.
• Phối hợp với các bộ phận nội bộ để xử lý các vấn đề liên quan đến chứng từ.

• Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên.
• Có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm ở các vị trí như Document Controller, Admin, Thu mua, Quản lý dự án hoặc các vị trí tương đương.
• Tiếng Anh giao tiếp khá hoặc tiếng Nhật trình độ N3.
• Thành thạo Microsoft Office (đặc biệt Excel và Word).
• Cẩn thận, tỉ mỉ, có khả năng phát hiện sai sót và thiếu sót trong hồ sơ.
• Có kỹ năng sắp xếp, quản lý khối lượng lớn chứng từ từ nhiều nhà cung cấp.
• Kỹ năng giao tiếp tốt.
• Có tinh thần trách nhiệm cao, chăm chỉ và chủ động trong công việc.

Ưu tiên

• Có kiến thức về các quy định, chứng từ trong lĩnh vực lâm nghiệp tại Việt Nam (Thông tư 26/2025/TT-BNNMT và Thông tư 84/2025/TT-BNNMT).
• Có kinh nghiệm làm việc tại công ty Nhật Bản.