Nhân Viên Hành Chính Kiêm Lễ Tân

Công tác tâm linh - lễ tân – tiếp khách

1. Triển khai công tác tâm linh hàng ngày/tháng/năm hoặc đột xuất
2. Thực hiện nhiệm vụ đón tiếp khách hàng, đối tác, ứng viên đến công ty với thái độ chuyên nghiệp, văn minh và thân thiện, đảm bảo trải nghiệm tích cực ngay từ điểm chạm đầu tiên.
3. Chủ động sắp xếp, hướng dẫn khách liên hệ đúng bộ phận, đồng thời thông báo kịp thời đến nhân sự liên quan để tiếp nhận và xử lý.
4. Chuẩn bị đầy đủ, chu đáo phòng họp, nước uống, tài liệu, phương tiện hỗ trợ phục vụ các cuộc họp, hội nghị, phỏng vấn, đảm bảo diễn ra đúng giờ và thuận lợi.

Công tác hành chính

1. Thực hiện giao nhận và chuyết phát tài liệu, thư tín toàn Công ty
2. Đôn đốc, giám sát và nhắc nhở CBNV thực hiện đúng NQLĐ
3. Hỗ trợ các phòng ban scan, in ấn tài liệu theo thực tế.
4. Triển khai và theo dõi đặt vé xe, máy bay cho CBNV đi công tác theo chỉ đạo của cấp trên
5. Thực hiện việc kiểm tra, giám sát khu nhà nghỉ dưỡng đảm bảo luôn sạch sẽ, gọn gang, đầy đủ đồ dung tiện nghi.
6. Lập kế hoạch, đề xuất, cấp phát, theo dõi và quản lý Văn phòng phẩm theo định kỳ

Công tác văn thư – lưu trữ - quản lý và sử dụng con dấu

1. Tiếp nhận, phân loại, xử lý và phát hành công văn, tài liệu đến – đi theo đúng quy định; đảm bảo chuyển phát nhanh chóng, chính xác, không để chậm trễ.
2. Kiểm tra, ghi số, lập sổ văn bản theo dõi chặt chẽ, minh bạch; chỉ phát hành văn bản sau khi đã có phê duyệt hợp lệ.
3. Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học (bản cứng và bản mềm), dễ dàng tra cứu, truy xuất khi cần; thực hiện số hóa tài liệu theo quy định của công ty.
4. Quản lý tính bảo mật thông tin, đặc biệt đối với các văn bản, tài liệu pháp lý, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, báo cáo quan trọng.
5. Theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ; thực hiện phân loại, lưu trữ lâu dài hoặc tiêu hủy theo đúng quy trình và quy định pháp luật.
6. Hỗ trợ các phòng ban trong việc tìm kiếm, khai thác, cung cấp tài liệu khi có yêu cầu, đảm bảo kịp thời và chính xác.
7. Thực hiện quản lý, bảo quản con dấu công ty theo đúng quy định pháp luật và quy chế nội bộ, đảm bảo an toàn – bảo mật – sử dụng đúng mục đích.
8. Định kỳ rà soát, báo cáo tình hình văn thư – lưu trữ, đề xuất biện pháp cải tiến (chuyển đổi số, nâng cao an toàn bảo mật, tối ưu không gian lưu trữ)

Công tác quản lý tổ an ninh

1. Điều phối và giám sát hoạt động của tổ bảo vệ tại trụ sở, nhà máy, đảm bảo thực hiện đúng quy trình, nội quy công ty và yêu cầu an ninh.
2. Phân công, sắp xếp ca trực, lịch trực bảo vệ khoa học, hợp lý, bảo đảm có nhân lực trực 24/7 tại các vị trí trọng yếu.
3. Theo dõi và kiểm tra việc tuần tra, kiểm soát an ninh, trật tự, phòng chống cháy nổ, kịp thời phát hiện và báo cáo các tình huống bất thường.
4. Phối hợp với bộ phận an toàn lao động, PCCC và các cơ quan chức năng để tổ chức diễn tập, huấn luyện nghiệp vụ bảo vệ, PCCC định kỳ.
5. Theo dõi chấm công, hiệu quả công việc, đề xuất khen thưởng/kỷ luật hoặc thay đổi nhân sự khi cần thiết.
6. Giám sát việc tiếp nhận khách, kiểm soát người ra – vào, phương tiện, hàng hóa, đảm bảo tuân thủ quy định an ninh của công ty.
7. Định kỳ báo cáo tình hình an ninh – bảo vệ cho Trưởng/Phó phòng HCNS; đề xuất biện pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo vệ.
8. Đảm bảo phối hợp nhịp nhàng giữa bảo vệ – lễ tân – hành chính trong các sự kiện, tiếp đón đoàn khách, các tình huống khẩn cấp.

Công tác quản lý đội xe công ty

1. Quản lý hồ sơ phương tiện và lái xe: theo dõi đăng ký, đăng kiểm, bảo hiểm, giấy phép lái xe, bằng cấp chứng chỉ; đảm bảo tuân thủ pháp luật và quy định nội bộ.
2. Giám sát việc sử dụng xe: kiểm tra lộ trình, nhật ký hành trình, số km, nhiên liệu tiêu hao; đảm bảo sử dụng xe đúng mục đích, an toàn, tiết kiệm.
3. Quản lý nhiên liệu: theo dõi cấp phát, kiểm soát chi phí xăng dầu, đề xuất giải pháp tiết kiệm và chống thất thoát.
4. Bảo trì, bảo dưỡng phương tiện: lập kế hoạch kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa khi cần thiết; phối hợp nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo xe luôn trong tình trạng vận hành tốt.
5. Xử lý sự cố phát sinh: tiếp nhận và xử lý kịp thời các sự cố về xe (hỏng hóc, tai nạn, vi phạm giao thông); lập biên bản và báo cáo cấp quản lý.
6. Đào tạo, giám sát lái xe: hướng dẫn, phổ biến quy định nội bộ và quy tắc an toàn giao thông cho đội ngũ lái xe; theo dõi thái độ phục vụ, tác phong và kỷ luật.
7. Quản lý chi phí vận hành đội xe: tổng hợp, báo cáo chi phí liên quan đến nhiên liệu, bảo dưỡng, sửa chữa, phí cầu đường, bảo hiểm; đảm bảo trong phạm vi ngân sách.
8. Báo cáo định kỳ về tình hình hoạt động đội xe; đề xuất giải pháp tối ưu hóa việc khai thác và sử dụng phương tiện

Công tác quản lý tổ tạp vụ, vệ sinh và cảnh quan công ty

1. Quản lý và giám sát hoạt động của tổ vệ sinh, tạp vụ: lập kế hoạch công việc, phân ca, kiểm tra định kỳ nhằm bảo đảm khu vực văn phòng, nhà máy, bếp ăn luôn sạch sẽ, gọn gàng, đúng tiêu chuẩn 5S.
2. Theo dõi và kiểm soát chất lượng dịch vụ vệ sinh, kịp thời nhắc nhở, chấn chỉnh hoặc đề xuất thay đổi nhà cung cấp nếu không đáp ứng yêu cầu.
3. Quản lý công tác cảnh quan, cây xanh, sân bãi, khu vực chung: phối hợp với đơn vị dịch vụ chăm sóc, bảo dưỡng định kỳ, đảm bảo mỹ quan và sự chuyên nghiệp trong hình ảnh công ty.
4. Đảm bảo các khu vực công cộng (sảnh, hành lang, thang máy, nhà vệ sinh, pantry, nhà nghỉ dưỡng…) luôn trong tình trạng sạch sẽ, an toàn, đầy đủ tiện nghi và sẵn sàng phục vụ cán bộ nhân viên, khách hàng, đối tác.
5. Quản lý vật tư, dụng cụ vệ sinh, hóa chất làm sạch, theo dõi mức tiêu hao và lập đề xuất bổ sung định kỳ, đảm bảo sử dụng tiết kiệm, hiệu quả và an toàn.
6. Kiểm tra và trực tiếp làm việc với Cơ quan vệ sinh môi trường, xử lý rác thải, hóa chất, chất thải nguy hại (nếu có) theo đúng quy định.
7. Định kỳ báo cáo tình hình vệ sinh – cảnh quan cho Trưởng/Phó phòng HCNS; đề xuất biện pháp cải tiến nhằm nâng cao chất lượng môi trường làm việc, tăng tính chuyên nghiệp và hình ảnh công ty.

• Hỗ trợ công việc/nhiệm vụ chung của Phòng HCNS khi có chỉ đạo/điều động của Trưởng/Phó Phòng

• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng/Phó phòng HCNS

Công tác báo cáo, phân tích & cải tiến

1. Lập báo cáo định kỳ/tháng/quý trên các nhiệm vụ chính
2. Đề xuất các phương án tối ưu hóa quy trình làm việc. Tham gia đóng góp ý kiến nhằm chuẩn hóa quy trình lễ tân, hành chính, hướng đến chuyên nghiệp – hiệu quả – tiết kiệm.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Luật, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm tối thiểu 3-5 năm ở vị trí tương đương hoặc nhân viên hành chính
• Ngoại hình ưa nhìn, năng động
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, PowerPoint) và các phần mềm quản lý nhân sự.
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả
• Kỹ năng tạo động lực và quản lý con người tốt
• Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề
• Kỹ năng đàm phán, thương lượng
• Đạo đức nghề nghiệp, tinh thần cầu tiến, học hỏi, tận tâm cống hiến, trách nhiệm cao, trung thực, chính trực, minh bạch
• Chịu được áp lực cao trong công việc, tinh thần cầu thị, ham học hỏi