Nhân Viên Chứng Từ

A. NHẬN BÀN GIAO HỒ SƠ CHỨNG TỪ MÁY VÀ LƯU TRỮ THEO QUY ĐỊNH

1.KIỂM TRA VÀ LƯU TRỮ
Kiểm tra số lượng chứng từ gồm: 1 phiếu giao nhận, 2 giấy kiểm định, 1 CO CQ packing list, 1 giấy CNXX, 1 tem
kiểm định, con tem còn nguyên vẹn không? Lưu trữ hồ sơ gốc vào tủ (dán note số chứng từ để dễ tìm và xuất hồ sơ).

2. NHẬP DỮ LIỆU VÀO FILE MỀM

Bộ phận chứng từ sẽ gửi file excel thông tin lô chứng từ kiểm định => nhập liệu vào file theo dõi tem.

B. CẤP PHÁT CHỨNG TỪ CHO TỔ ĐÓNG GÓI THEO KẾ HOẠCH GIAO HÀNG MỖI TUẦN/NGÀY

NHẬN LỊCH GIAO HÀNG DỰ KIẾN HÀNG TUẦN

1.Nhận thông tin đơn hàng từ Kế toán bán hàng

CHỌN SERI MÁY

1. Tổ đóng gói chọn máy cho số seri đầu bơm hoặc động cơ để kiểm tra trên file theo dõi tem và lấy hồ sơ trong tủ lưu hồ sơ chứng từ.
2. Trường hợp tổ đóng gói không có số seri thì xem thông số máy và chọn. Các trường hợp không có thông tin là do chưa có kiểm định, phải hỏi lại bộ phận chứng từ để chốt máy.
3. Ghi thông tin vào file Tem kiểm định sheet Form nhập số liệu: ngày xuất, số đơn hàng và tên khách hàng.

LẤY HỒ SƠ + VIẾT THÔNG TIN VÀLƯU TRỮ

1. Lấy hồ sơ theo số tem (theo chứng từ) trong tủ văn thư.
2. Ghi thông tin đơn hàng, tên khách hàng vào phiếu giao nhận
3. Kiểm tra hồ sơ xem đủ bộ chưa (1 Tem, 1 phiếu giao nhận, 2 giấy kiểm định, 1 giấy CNXX, 1 COCQ)
4. Lưu ý 1 số hồ sơ chưa có kèm giấy kiểm định do đó kiểm tra và bỏ cho đủ bộ.
5. Photo phiếu giao nhận kèm tem hoặc mạc (nếu có) để lưu hồ sơ xuất tem mạc.

GỬI HỒ SƠ/TEM, MẠC CHO KTBH

1. Ghi đơn hàng và toàn bộ thông tin vào sổ xuất tem, mạc.
2. Scan bộ hồ sơ đơn hàng để lưu và gửi P.Kế toán up lên misa. Tạm thời gửi vào mail: vanthudaiphat@gmail.com. Nếu file scan dưới 5MB thì ok, trên 5MB thì phải làm nhỏ dung lượng trước khi gửi mail.
3. Đưa bản photo PGN kèm tem, mạc cho tổ đóng gói và yêu cầu ký nhận vào sổ giao nhận.

GỬI HỒ SƠ KHÁCH HÀNG

1. Sau khi bàn giao tem cho đóng gói. Phải xác định bộ hồ sơ của đơn hàng đó có kèm hàng hay kg? Nếu có gửi cho KTBH luôn để giao hồ sơ kèm hàng. Trường hợp không kèm hàng sẽ gửi CFN đến khách hàng sau khi giao hàng.

Nữ

Thành thạo tin học văn phòng

Cẩn thận,

Nhanh nhẹn

Chịu khó trong công việc.