Hành Chính - Thư Ký

NHIỆM VỤ CHÍNH
1. Công tác Thư ký

• Ghi biên bản họp, làm việc, tổng hợp và lưu trữ hồ sơ nội dung.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu họp, hồ sơ làm việc cho lãnh đạo hoặc ban điều hành.
• Soạn thảo thư mời, thư cảm ơn, quyết định, thông báo, công văn, báo cáo.
• Thay mặt lãnh đạo gửi, nhắc, theo dõi tiến độ các đầu mối công việc được giao.
• Quản lý lịch họp, lịch làm việc, lịch công tác; theo dõi và nhắc việc liên quan

2. Công tác Trợ lý Lãnh đạo

• Là đầu mối tổ chức, điều phối các cuộc họp, buổi làm việc, tiếp khách của lãnh đạo.
• Đón tiếp, chuẩn bị hậu cần, không gian làm việc và phối hợp liên quan cho lãnh đạo.
• Theo sát và hỗ trợ xử lý các công việc hàng ngày được lãnh đạo phân công.
• Giữ bí mật thông tin, hồ sơ, dữ liệu nhạy cảm của tổ chức và lãnh đạ

3. Công tác Hành chính – Văn phòng

• Soạn thảo – trình ký – lưu trữ văn bản hành chính, hồ sơ, giấy tờ nội bộ.
• Quản lý văn thư, công văn đi – đến, văn phòng phẩm, ấn phẩm.
• Điều phối công việc liên phòng ban, theo dõi quy trình nội bộ.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện, hội nghị, họp nội bộ và hoạt động đơn vị

4. Hỗ trợ Công tác Hội viên

• Theo dõi thông tin, hồ sơ, danh sách hội viên; cập nhật dữ liệu trên hệ thống.
• Gửi – nhận công văn, thư mời, thư cảm ơn; chuẩn bị tài liệu liên quan hội viên.
• Phối hợp tổ chức hoạt động dành cho hội viên: sự kiện, họp mặt, kết nối.
• Tổng hợp ý kiến, phản hồi và chăm sóc hội viên khi có yêu cầu.

1. Trình độ – Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Hành chính, Quản trị, Văn thư, Kinh tế, Luật hoặc các ngành liên quan.
• Ưu tiên có từ 1–2 năm kinh nghiệm ở vị trí Thư ký, Trợ lý Hành chính, Điều phối nội bộ.
• Có kinh nghiệm trong tổ chức đoàn thể, hội nghề nghiệp hoặc đơn vị có hệ thống lưu trữ – văn bản rõ ràng là một lợi thế.

2. Kỹ năng – Phẩm chất

• Soạn thảo văn bản tốt, chính xác, theo thể thức hành chính chuẩn.
• Sử dụng thành thạo Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar…).
• Kỹ năng tổ chức công việc, sắp xếp hồ sơ – dữ liệu khoa học.
• Giao tiếp nhã nhặn, cẩn trọng, đáng tin cậy.
• Có tinh thần trách nhiệm, chủ động và gắn bó lâu dài với tổ chức.