Executive Assistant

1. Hỗ trợ Phó/Tổng Giám Đốc quản lý các hoạt động trong ngày và tất cả các tài liệu quan trọng một cách có tổ chức:

• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác; tổ chức các cuộc họp, ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp, biên bản ghi nhớ… cho Ban giám đốc để phục vụ việc quản lý điều hành, đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng khi chuyển tải đến các phòng ban và đội ngũ quản lý.
• Chuyển các chỉ thị của Phó/Tổng Giám Đốc đến các bộ phận có liên quan, theo dõi trên các mục tiêu và thời hạn được giao.
• Theo dõi lịch đi công tác của Phó/Tổng Giám Đốc để đảm bảo tính liên tục và thực hiện có hiệu quả.
• Chịu trách nhiệm đặt vé máy bay, xin visa và tiến hành các giấy tờ hỗ trợ cho Ban giám đốc.
• Biên phiên dịch khi có công việc yêu cầu.
• Theo dõi tiến độ thực hiện công việc, dự án của các phòng ban và cập nhật cho Ban Giám Đốc
• Tổng hợp các báo cáo và theo dõi công việc hàng ngày của các phòng ban.
• Phân tích các hoạt động để đề ra các sáng kiến cải tiến quy trình làm việc.
• Giải quyết các công việc liên quan pháp lý công ty.
• Phối hợp bộ phận CS tổ chức các công việc chuẩn bị & tiếp đón khi có khách viếng thăm.
• Tham gia lập kế hoạch & tổ chức cho các sự kiện của công ty, ví dụ như Lễ,Tết..

1. Duy trì lịch làm việc nội bộ và bên ngoài của Phó/Tổng Giám Đốc, sắp xếp các cuộc họp và lịch tiếp khách khi cần thiết.
2. Hỗ trợ Phó/Tổng Giám Đốc chuẩn bị các tài liệu cho các cuộc họp hoặc buổi thuyết trình
3. Quản lý dự án/báo cáo:
4. Quản lý nhiều việc cùng lúc và đặt chế độ ưu tiên để xử lý các vấn đề một cách kịp thời:
5. Sắp xếp lịch trình công tác và thực hiện việc hỗ trợ cho Phó/Tổng Giám Đốc khi cần thiết.
6. Báo cáo và giải trình với Phó/Tổng Giám Đốc những công việc định kỳ.

Thực hiện các công việc khác do Ban giám đốc giao khi có việc phát sinh.

• Tốt nghiệp Đại học trở lên
• Ưu tiên có kinh nghiệm trợ lý trong lĩnh vực dịch vụ chuyên nghiệp, Sale, Marketing, Sản Xuất, …
• Có kinh nghiệm sắp xếp lịch trình công tác trong và ngoài nước, làm visa, thẻ trạm trú cho người nước ngoài,…
• Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
• Thành thạo vi tính văn phòng.
• Tiếng Anh tốt