Điều Phối Dự Án (Project Coordinator - PC)

1. Giai đoạn chuẩn bị thi công
- Triển khai hệ thống lưu trữ hồ sơ (project document) cho dự án
- Trình mẫu vật liệu cho khách hàng duyệt và duyệt mẫu vật liệu từ các nhà thầu trình
- Thiết lập quan hệ với các đơn vị hữu quan (Khách hàng, Tòa nhà, Thiết kế, Tư vấn…)
- Phối hợp với Kế toán làm các bảo lãnh cho dự án (bảo lãnh thực hiện Hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng,
bảo lãnh bảo hành…)
- Mua bảo hiểm cho dự án
- Hỗ trợ công trường thực hiện các thủ tục hành chánh để thi công và thiết lập các dịch vụ cần thiết
cho công trường (điện, nước, internet, thuê nhà, phòng trọ…)
- Hỗ trợ Quản lý dự án thực hiện các công tác hoạch định (planning) trên hệ thống
2. Giai đoạn thi công
- Hỗ trợ Quản lý dự án kiểm tra BOQ, đôn đốc thiết kế đẩy nhanh tiến độ điều chỉnh bản vẽ các thay
đổi
- Liên hệ với các bên ( Khách hàng, tư vấn, nội bộ dự án) để tổ chức họp theo yêu cầu của PM và lập
các biên bản họp trong các cuộc họp
- Thay mặt PM đi họp với khách hàng/ tư vấn/thầu phụ theo yêu cầu
- Hỗ trợ Quản lý dự án tổng hợp các vật tư/ hàng hóa cần COCQ
- Cập nhật thông tin yêu cầu đối với thầu phụ chuyển vật tư mời các thầu phụ chào thầu cho các gói
thầu thi công
- Hỗ trợ PM triển khai và giám sát công việc thầu phụ, thành viên dự án theo deadline
- Cập nhật, kiểm tra và nhắc nhở các thành viên dự án cập nhật thông tin liên quan
- Hỗ trợ PM tracking số liệu
- Theo dõi, nhắc lịch giao hàng các đợt của xưởng, nhà cung cấp theo dõi và lưu trữ phiếu giao hàng
của xưởng cho công trình
- Chuẩn bị và phối hợp với các bộ phận chức năng lập bộ hồ sơ chất lượng vật liệu, chất lượng sản
phẩm sử dụng cho công trình
- Hỗ trợ chuẩn bị và phối hợp với các bộ phận chức năng lập bộ hồ sơ yêu cầu thanh toán cho các đợt
thanh toán theo hợp đồng
- Kiểm tra chứng từ thanh toán hàng tuần của công trình
- Hỗ trợ PM làm báo cáo dự án và tổng hợp các số liệu liên quan
- Hỗ trợ PM giải quyết các phát sinh trong quá trình thực hiện dự án
- Hỗ trợ PM giải quyết những xung đột nội bộ giữa các thành viên trong dự án
- Kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ dự án
3. Giai đoạn kết thúc dự án
- Gởi thư mời nghiệm thu, bàn giao và tổ chức các buổi nghiệm thu, bàn giao theo đúng thủ tục, quy
định.
- Phối hợp với các bộ phận chức năng chuẩn bị và trình duyệt hồ sơ hoàn công dự án: bản vẽ hoàn
công, khối lượng nghiệm thu, CO, CQ, test report, các biên bản nghiệm thu, nhật ký công trường…
- Làm biên bản nghiệm thu - bàn giao công trình và các văn bản theo yêu cầu
- Hỗ trợ PM cập nhật số liệu và báo cáo
- Tổng hợp các problem ( sản phẩm lỗi, chất lượng thầu phụ…) và phản hồi với các bộ phận liên quan
và chia sẻ kinh nghiệm với bộ phận
- Bàn giao hồ sơ dự án cho Thư ký bộ phận PM lưu trữ khi kết thúc công trình
- Bàn giao thông tin cho A.S. theo check list qui định để theo dõi bảo hành
- Phối hợp với bộ phận A.S.S phát hành chứng nhận bảo hành và giới thiệu nhân sự chịu trách nhiệm
bảo hảnh cho khách hàng biết
- Thu hồi tiền ký quỹ Thi công (nếu có)
TRÁCH NHIỆM PHỤ
Thực hiện các công việc khác phù hợp với khả năng khi được cấp trên yêu cầu

Kiến thức – Kinh nghiệm:

- Trình độ: Tốt nghiệp đại học

- Chuyên môn được đào tạo : Kiến trúc sư, hoặc Kỹ sư xây dựng, Quản lý dự án, Quản trị kinh doanh

- Kinh nghiệm làm việc : 2 năm trở lên trong các công việc chuyên môn liên quan

- Kiến thức ngành kinh doanh : Am hiểu ngành nội thất

Các kỹ năng/ khả năng:

- Kỹ năng ngoại ngữ : Giao tiếp và đọc hiểu về chuyên môn, soạn văn bản thành thạo

- Kỹ năng tin học văn phòng: Kiến thức tối thiểu về các phần mềm thông dụng MS office, CRM

- Kỹ năng Giao tiếp: Tự tin, chủ động giao tiếp, thiết lập các mối quan hệ ngoại giao cần thiết cho công việc

- Kỹ năng tổ chức, quản lý : Biết tổ chức, quản lý dự án

- Kỹ năng đàm phán, thương lượng: Có thể dàm phán, thương lượng các vấn đề phức tạp, nhạy cảm với khách hàng, đối tác

- Kỹ năng làm việc theo nhóm

- Kỹ năng ra quyết định

Tính cách, phẩm chất:

- Nhanh nhẹn, linh hoạt

- Nhiệt tình, ham học hỏi

- Chịu khó

- Điềm đạm : Bình tĩnh, tự chủ, biết lắng nghe, biết kiềm chế cảm xúc

- Quyết đoán

- Vui tính, dí dỏm: Biết cách pha trò để giải tỏa các tình huống căng thẳng