Chuyên Viên Hành Chính Tổng Hợp

TÓM TẮT CÔNG VIỆC

Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác quản trị hành chính văn phòng, quản lý cơ sở vật chất, an ninh, PCCC, và điều phối đội ngũ hỗ trợ (lái xe, bảo vệ, tạp vụ). Đồng thời, giám sát các dự án sửa chữa, cải tạo cơ sở hạ tầng nhằm đảm bảo môi trường làm việc an toàn, chuyên nghiệp và hiệu quả về chi phí.

TRÁCH NHIỆM CHÍNH

Quản trị Hành chính & Mua hàng

• Soạn thảo, theo dõi và quản lý các hợp đồng dịch vụ (thuê văn phòng, điện nước, internet, vệ sinh, v.v.).
• Quản lý, cấp phát và kiểm kê tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm.
• Lên kế hoạch và thực hiện mua sắm, sửa chữa, bảo trì, thay thế tài sản theo quy trình.
• Xây dựng, cập nhật và giám sát việc thực hiện các quy trình, quy định về hành chính.

1. Quản lý Cơ sở vật chất & An ninh

• Đảm bảo hệ thống điện, nước, điều hòa, PCCC, an ninh (camera) luôn hoạt động ổn định và an toàn.
• Tổ chức kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ toàn bộ hệ thống kỹ thuật và cơ sở hạ tầng của văn phòng.
• Đầu mối làm việc với Ban quản lý tòa nhà, cơ quan PCCC và các đơn vị nhà nước liên quan.

Quản lý Đội ngũ Hỗ trợ

• Điều phối, phân công và giám sát công việc của đội ngũ lái xe, bảo vệ, tạp vụ.
• Đảm bảo chất lượng dịch vụ, an ninh trật tự và vệ sinh chung tại nơi làm việc.

Quản lý Dự án Sửa chữa & Ngân sách

• Chủ trì lập kế hoạch, triển khai và giám sát các dự án sửa chữa, cải tạo, nâng cấp văn phòng (quy mô vừa và nhỏ).
• Làm việc với các nhà thầu, đơn vị tư vấn thiết kế; theo dõi tiến độ, giám sát chất lượng thi công và thực hiện nghiệm thu.
• Xây dựng và theo dõi ngân sách hành chính hàng năm, đề xuất các giải pháp tối ưu chi phí vận hành.

Các công việc khác

• Thực hiện các báo cáo định kỳ/đột xuất và các nhiệm vụ khác theo phân công của cấp trên.

1. Học vấn & Kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên chuyên ngành Quản trị, Hành chính, Kinh tế Xây dựng hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương, có kinh nghiệm dày dặn về quản lý hành chính và cơ sở vật chất.
• Bắt buộc: Có kinh nghiệm giám sát các dự án sửa chữa, cải tạo văn phòng.

2. Kỹ năng & Phẩm chất

• Kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức, giám sát công việc và quản lý ngân sách tốt.
• Có kiến thức tốt về quản lý cơ sở vật chất, hệ thống kỹ thuật tòa nhà, PCCC và quy trình xây dựng/sửa chữa cơ bản.
• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và xử lý tình huống linh hoạt.
• Thành thạo tin học văn phòng.
• Chủ động, trung thực, có trách nhiệm cao và tác phong chuyên nghiệp.