CHUYÊN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ KIÊM PHÁP CHẾ

1) Phạm vi trách nhiệm

A. Hành chính – Nhân sự (HCNS)

Tuyển dụng & hội nhập

• Lập kế hoạch tuyển dụng theo định biên; xây JD/JS, đăng tin, sàng lọc, phỏng vấn vòng HCNS, phối hợp phỏng vấn chuyên môn.
• Tổ chức Onboarding (hồ sơ, OJT, đào tạo hội nhập).

Quan hệ lao động & HĐLĐ

• Soạn/ký/gia hạn/chấm dứt HĐLĐ; quản lý phụ lục, thỏa thuận bảo mật (NDA), cam kết cạnh tranh (nếu có).
• Xử lý kỷ luật/lao động, khiếu nại nội bộ đúng quy trình; hòa giải cơ bản.

Lương – thưởng – phúc lợi

• Chấm công, tổng hợp biến động lương; phối hợp kế toán trả lương đúng hạn.
• Quản lý chế độ phúc lợi, thai sản/ốm đau, công tác phí.

BHXH – Thuế TNCN

• Thực hiện tăng/giảm BHXH, chốt sổ; hỗ trợ quyết toán TNCN cơ bản.

Chính sách – quy chế nội bộ

• Soạn, cập nhật Nội quy lao động, quy chế lương thưởng, quy trình làm việc, thỏa ước (nếu có).
• Triển khai truyền thông nội bộ, đo mức độ tuân thủ.

Văn thư – tài sản – hành chính

• Quản lý con dấu (nếu được ủy quyền), công văn đi/đến, lưu trữ hồ sơ theo sơ đồ; quản lý tài sản, cấp phát – thu hồi.
• Tổ chức sự kiện nội bộ, đảm bảo an toàn – vệ sinh – 5S.

Dữ liệu nhân sự & báo cáo

• Cập nhật HRIS/Excel, hồ sơ điện tử/giấy; lập báo cáo HCNS định kỳ/đột xuất.

B. Pháp chế nội bộ (Legal/Compliance)

Rà soát pháp lý văn bản/hợp đồng

• Soát xét điều khoản rủi ro (giải quyết tranh chấp, chấm dứt, bảo mật, chế tài, sở hữu trí tuệ, giao nhận – nghiệm thu, thanh toán…).
• Chuẩn hóa Bộ mẫu hợp đồng (mua – bán, dịch vụ, lao động, NDA, MOU…).

Tuân thủ pháp luật & chính sách

• Theo dõi, cập nhật văn bản pháp luật liên quan hoạt động doanh nghiệp (lao động, BHXH, thuế/hoá đơn điện tử ở mức nhận biết, thương mại, doanh nghiệp, an toàn – an ninh thông tin…) và đề xuất cập nhật quy chế.

Quản trị rủi ro & xử lý tranh chấp ban đầu

• Cảnh báo rủi ro hợp đồng, rủi ro dữ liệu cá nhân/ bảo mật thông tin; lập nhật ký rủi ro.
• Phối hợp xử lý khiếu nại, công văn giải trình với cơ quan nhà nước (trong phạm vi được ủy quyền); làm việc cùng luật sư khi vụ việc vượt thẩm quyền chuyên viên.

Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp

• Theo dõi thay đổi đăng ký doanh nghiệp (khi có), giấy phép con (nếu ngành nghề yêu cầu); quản lý mẫu dấu/số seri (nếu áp dụng).

Lưu ý phạm vi: Vai trò “kiêm pháp chế” tập trung tư vấn – soát xét nội bộ cấp vận hành; các vấn đề tranh tụng/đàm phán phức tạp cần trình cấp có thẩm quyền và/hoặc thuê luật sư.

2) Quan hệ công việc

• Nội bộ: Ban Giám đốc; Kế toán – Tài chính; Kinh doanh; Mua hàng; Vận hành; IT.
• Bên ngoài: Luật sư/đơn vị tư vấn; BHXH/Thuế/Phòng LĐTBXH; nhà cung cấp; đối tác; cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trình độ & kinh nghiệm

• Tốt nghiệp Đại học: Luật/Quản trị nhân sự/Quản trị kinh doanh hoặc liên quan (ưu tiên có chuyên môn Luật).
• Kinh nghiệm: ≥ 3 năm ở vị trí HCNS; ≥ 1–2 năm có thực hành soát xét hợp đồng/pháp chế nội bộ.
• Ưu tiên ứng viên từng triển khai: nội quy – thỏa ước; cơ chế lương; số hóa hồ sơ; xây “bộ mẫu hợp đồng”.

Kiến thức – kỹ năng chuyên môn

• Am hiểu quy định pháp luật lao động – BHXH – doanh nghiệp – thương mại (mức vận hành).
• Soạn thảo văn bản, hợp đồng; phân tích rủi ro điều khoản; tổ chức hồ sơ – lưu trữ.
• Kỹ năng tuyển dụng, phỏng vấn, xây JD/JS; chấm công – tính lương cơ bản; xử lý quan hệ lao động.
• Quản trị dữ liệu nhân sự; bảo mật – tuân thủ; giao tiếp – đàm phán; tư duy hệ thống; quản lý thời gian.

Năng lực hành vi

• Tỉ mỉ, chính trực, bảo mật thông tin; chủ động, chịu áp lực; tinh thần dịch vụ nội bộ; dám nêu cảnh báo rủi ro có căn cứ.

Công cụ/Phần mềm

• HRIS/Payroll: AMIS HRM/Base HRM/Excel nâng cao (Pivot/Lookup), chữ ký số; eContract/DMS.
• Soạn thảo pháp lý: Word (Track Changes), quản lý phiên bản; Jira/Notion (nếu có).