Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Cấp hàng thiết bị xây dựng, vật tư phụ công trình cho công trình, cửa hàng, nhà thầu, khách lẻ,…

Mô tả công việc:

Hành chính:

- Đón tiếp khách đến giao dịch tại văn phòng, đặt tiệc (nếu cần thiết).

- Tham mưu ban hành, tổ chức lữu trữ, quản lý toàn bộ các hệ thống công văn, giấy tờ, hợp đồng, tài liệu liên quan.

- Soạn thảo công văn thu hồi công nợ, gửi hồ sơ thu hồi công nợ qua email và bưu điện cho khách hàng.

- Quản lý, đặt mua văn phòng phẩm; in ấn tài liệu khi cần thiết; quản lý việc sử dụng tài sản, thiết bị, máy móc, tài liệu…

- Bao quát, theo dõi các hoạt động vệ sinh, điện, nước và các hoạt động phát sinh khác tại văn phòng.

- Lên đơn thư bưu điện cho các phòng ban.

- Theo dõi công nợ của nhân viên: các khoản vay, tạm ứng, hoàn ứng và thường xuyên đối chiếu số liệu với kế toán.

- Lên thực đơn, tổng hợp báo cơm hằng ngày.

- Cấp phát đồng phục cho nhân viên, theo dõi và đặt đồng phục kịp thời.

- Các thủ tục đề nghị thanh toán.

Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch tuyển dụng nhân sự:

- Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng nhân sự từ các phòng ban.

- Lên kế hoạch tuyển dụng, lựa chọn các hình thức đăng tuyển hiệu quả nhất và trình cấp trên phê duyệt.

- Thực hiện việc đăng tuyển, tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ, gửi email mời phỏng vấn ứng viên.

- Phối hợp với các Trưởng bộ phận tổ chức việc phỏng vấn, lựa chọn những ứng viên đạt yêu cầu.

- Gọi điện thoại hoặc gửi email thông báo đến những ứng viên đã trúng tuyển.

- Chuẩn bị sẵn hợp đồng lao động để ký kết với nhân viên mới.

- Hướng dẫn cho nhân viên mới về những quy định, chính sách nhân sự của công ty.

- Làm báo cáo đánh giá kết quả tuyển dụng, thử việc trình cấp trên.

-HĐLĐ/HĐCTV, theo dõi thời hạn và đề xuất tái ký hợp đồng.

- Xây dựng Bản mô tả công việc chuẩn cho từng vị trí các phòng ban.

Đào tạo:

- Tổng hợp nhu cầu đào tạo của phòng ban, liên hệ lấy báo giá, trình Giám đốc phê duyệt và triển khai việc đào tạo đến nhân viên, theo dõi quá trình thực hiện.

Vận hành hệ thống bảng lương, thưởng và các chế độ đãi ngộ khác:

- Hàng tháng, tổng hợp ngày công, tính lương, thưởng, tăng ca, tiền điểm, các khoản phụ cấp khác cho người lao động và chuyển bộ phận kế toán kiểm tra, gửi cho người lao động check.

- Cập nhật các thay đổi về việc nâng – hạ lương cho người lao động, kết hợp làm quyết định.

- Căn cứ vào thị trường lao động, các điều kiện thực tế, đưa ra các phương án điều chỉnh mức lương, thưởng và chế độ đãi ngộ xứng đáng với người lao động và trình cấp trên xem xét.

- Theo dõi, đề xuất, làm thanh toán các phúc lợi khác như sinh nhật, hiếu hỷ, ngày lễ tết,… cho nhân viên đã ký HĐLĐ.

- Tham mưu tổ chức các sự kiện du lịch, tất niên, …

- Phổ biến các chính sách phúc lợi cảu công ty đến người lao động, giải thích nếu nhân viên có thắc mắc.

Triển khai thực hiện các chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên:

- Chuẩn bị các hồ sơ, thủ tục cần thiết và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm liên quan để người lao động được tham gia khi đủ điều kiện và hưởng các chế độ về bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp theo đúng quy định.

- Thực hiện việc cập nhật các số liệu về tăng giảm BHYT, BHXH, BHTN vào hệ thống quản lý và đối chiếu với các cơ quan liên quan.

- Các thủ tục hỗ trợ cho người lao động phát sinh.

- DNTT BHXH hằng tháng.

Tham gia xây dựng và giám sát việc thực hiện các hệ thống đánh giá hiệu quả công việc:

- Theo dõi việc thực hiện nội quy lao động, xử phạt hoặc kỷ luật theo nội quy công ty.

- Tham gia hướng dẫn, đôn đốc các phòng ban thực hiện việc đánh giá theo đúng kế hoạch.

- Xây dựng, thực hiện, kiểm tra, cải tiến quy trình thực hiện công việc.

Truyền thông nội bộ:

- Hỗ trợ thực hiện công tác truyền thông nội bộ, các chỉ đạo từ BGĐ đến nhân viên, gắn kết các thành viên và tiến hành các hoạt động vui chơi giải trí cho nhân viên công ty.

- Phổ biến nội quy, quy định, các chính sách của công ty đến người lao dộng.

- Chủ trì, phân công nhiệm vụ thực hiện sinh hoạt đầu tuần cho các phòng ban chuyên môn.

Phối hợp các bộ phận liên quan xây dựng và triển khai thực hiện các quy định an toàn lao động, phòng chống cháy nổ:

- Hỗ trợ các bộ phận liên quan xây dựng các quy định, chương trình hành động về an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.

- Phối hợp mua sắm các trang thiết bị an toàn, bảo hộ lao động; cấp phát và hướng dẫn sử dụng cho người lao động.

Quản lý, cập nhật hồ sơ nhân sự:

- Cập nhật thông tin nhân sự vào hồ sơ thường xuyên do thay đổi về CMND/CCCD, địa chỉ, số điện thoại, hợp đồng,…

- Cập nhật, lưu trữ hồ sơ của người lao động theo đúng quy định: bản giấy và lưu số trên Amis công việc.

Các công việc khác:

- Giải đáp các thắc mắc, khiếu nại liên quan về lương, thưởng, mức trợ cấp, chế độ đãi ngộ,… cho người lao động.

- Hỗ trợ SJK Miền Trung, Hà Nội, Chi nhánh Quận 5, Dương Gia về quy định, biểu mẫu, quy trình công việc, thủ tục và các vấn đề liên quan.

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Giám đốc.

- Kinh nghiệm: từ 02 năm trở lên trong vị trí nhân sự tổng hợp.

- Tốt nghiệp Đại Học/Cao Đẳng/Trung Cấp.

- Tinh thần trách nhiệm và khả năng chịu áp lực cao.

- Tư cách đạo đức tốt

- Nhiệt tình, cẩn thận, trung thực và chăm chỉ

- Thành thạo tin học văn phòng

- Khả năng tổng hợp, phân tích tốt