Chuyên Viên Hành Chính

1. Quản lý thiết bị, tài sản & văn phòng phẩm

• Theo dõi, cập nhật và quản lý danh mục tài sản, thiết bị, văn phòng phẩm…
• Quản lý, cấp phát, giám sát việc sử dụng tài sản & văn phòng phẩm hiệu quả, tiết kiệm.
• Đề xuất bảo trì, sửa chữa, thay thế khi phát sinh nhu cầu.
• Phối hợp với ban quản lý tòa nhà và nhà cung cấp dịch vụ để đảm bảo điều kiện vận hành văn phòng.

2. Quản lý & triển khai hoạt động mua sắm

• Tiếp nhận và tổng hợp nhu cầu mua sắm từ các phòng ban.
• Lập kế hoạch mua sắm định kỳ hoặc đột xuất.
• Thực hiện quy trình báo giá, tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, ký kết và theo dõi hợp đồng.
• Đảm bảo việc mua sắm đúng quy trình, minh bạch, tối ưu chi phí và chất lượng.

3. Tham gia xây dựng quy trình, chính sách liên quan đến công tác quản lý hành chính

• Tham gia xây dựng, rà soát và cải tiến quy trình quản lý, vận hành công tác hành chính (quản lý tài sản, mua sắm, cấp phát tài sản, VPP, định mức taxi, xăng xe, …).
• Đề xuất ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả quản trị hành chính và trải nghiệm nhân viên.

4. Thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ

• Quản lý công văn, tài liệu đi – đến: tiếp nhận, phân loại, vào sổ, đóng dấu, lưu trữ có hệ thống & khoa học, chuyển phát đúng quy định.
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ hành chính khoa học, dễ tra cứu.
• Đảm bảo bảo mật thông tin, tuân thủ quy định pháp luật và nội bộ.

5. Công việc khác theo phân công

• Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ: hội nghị, đại hội cổ đông, tiệc cuối năm, team building, du lịch, hoạt động gắn kết CBNV.
• Tiếp đón khách, hỗ trợ đặt lịch, phòng họp, phối hợp công tác hậu cần.
• Thực hiện các hoạt động hành chính trong công tác chuẩn bị điều kiện làm việc cho CBNB tân tuyển.
• Thực hiện các công tác báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu.

• Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành Quản lý Hành chính, Quản trị văn phòng,
• Quản trị nhân lực, Kinh tế, QTKD hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, quản trị văn phòng; quản lý tài sản, quản lý mua sắm, ưu tiên ứng viên từng làm trong ngành Tài chính – Ngân hàng – Chứng khoán hoặc các tổ chức có hoạt động quản lý hành chính bài bản chuyên nghiệp.
• Am hiểu công tác quản lý hành chính, quản lý tài sản, quản lý mua sắm.
• Có kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp, có mạng lưới nhà cung cấp rộng, đa dạng.
• Kỹ năng giao tiếp tốt, tác phong chuyên nghiệp, thân thiện.
• Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Outlook); ưu tiên biết sử dụng phần mềm quản lý hành chính.
• Nhiệt tình, chủ động và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc