Workflow là gì? Nó quan trọng như thế nào với doanh nghiệp? Nên áp dụng mô hình này vào thời điểm nào là phù hợp? Cách xây dựng một Workflow giúp quy trình làm việc được tối ưu ra sao? Cùng tìm hiểu qua chia sẻ bổ ích trong bài viết dưới đây nhé!
Workflow là một chuỗi các công việc hoặc nhiệm vụ được thực hiện theo một trình tự nhất định để hoàn thành một quy trình hay mục tiêu nào đó. Đây là một khái niệm quan trọng trong quản lý dự án, tổ chức công việc và tối ưu hóa quy trình.
Workflow được xem là “xương sống” của tổ chức, doanh nghiệp. Nó đại diện cho luồng công việc hợp lý, quy trình được thiết kế tốt và sự phân công công việc rõ ràng để đạt được mục tiêu chung. Một workflow tối ưu giúp loại bỏ sự lãng phí, trùng lặp, sự nhầm lẫn, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác và năng suất cao hơn.
Workflow Là Gì?
Mỗi bước trong workflow đóng vai trò quan trọng, giống như những mắt xích trong một chuỗi. Nếu một mắt xích bị gãy, toàn bộ chuỗi sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, việc xác định, ghi lại và tối ưu hóa workflow là chìa khóa để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru và hiệu quả. Nó giúp mọi người trong tổ chức hiểu rõ nhiệm vụ của mình, trách nhiệm của họ và cách thức công việc được thực hiện.
Với sự phát triển của công nghệ kỹ thuật số, các công cụ quản lý workflow đã trở nên phổ biến hơn, cho phép tự động hóa và theo dõi các quy trình một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, bản chất cốt lõi của workflow vẫn là sự phối hợp công việc có hệ thống và hiệu quả, điều này là then chốt để đạt được thành công trong bất kỳ lĩnh vực nào.
2. Tầm Quan Trọng Của Workflow Đối Với Doanh Nghiệp
Trong thời đại công nghệ số và cạnh tranh gay gắt như hiện nay, workflow đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Nó được ví như xương sống của tổ chức, giúp vận hành trơn tru các hoạt động, gia tăng hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực. Cụ thể, vai trò đó thể hiện ở những khía cạnh sau:
2.1 Thiết Lập Quy Trình Công Việc Trực Quan
Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một bản sơ đồ logic và trực quan về quy trình làm việc. Tất cả các nhiệm vụ được sắp xếp và thể hiện rõ ràng nên không bị sai sót khi công việc quá tải.
Vận dụng Workflow truyền tải công việc sẽ kích thích trí nhớ của người dùng. Thông qua đó họ sẽ ghi nhận nhiệm vụ của mình nhanh chóng và bắt đầu công việc thật dễ dàng. Các khâu, công đoạn khác nhau trong quy trình làm được duy trì tuần tự để không xảy ra thiếu sót khi vận hành.
2.2 Loại Bỏ Các Quá Trình, Nhiệm Vụ Dư Thừa
Những doanh nghiệp lớn thường có khối lượng công việc nhiều khiến các khâu hoạt động luôn phức tạp và dày đặc nhiệm vụ. Nhà lãnh đạo công ty nắm rõ Workflow để áp dụng nó cho việc tạo dựng sơ đồ quy trình làm việc rõ ràng sẽ giúp mọi thứ trở nên đơn giản hóa, dễ kiểm soát, dễ vận hành hơn.
Dựa vào sơ đồ quy trình làm việc, doanh nghiệp, nhà quản lý có thể dễ dàng phát hiện lỗ hổng, những nhiệm vụ dư thừa để có sự điều chỉnh phù hợp nhất. Toàn bộ quy trình vận hành từ đầu đến cuối có thể theo dõi chi tiết, để thay đổi hoặc xóa bỏ các thao tác không cần thiết kịp thời.
2.3 Tăng Cường Trách Nhiệm
Doanh nghiệp hiểu và đưa công việc vận hành theo mô hình Workflow sẽ nâng cao được tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ nắm rõ được nhiệm vụ, xác định được vai trò của bản thân để hoàn thành công việc đúng tiến độ đặt ra.
2.4 Đưa Công Việc Vào Một Trật Tự
Khi doanh nghiệp áp dụng mô hình này sẽ dễ dàng nhận biết công việc và tiến hành chúng một cách trật tự. Cụ thể như sau:
Cách bắt đầu một công việc sẽ như thế nào?
Cách thực hiện các công việc ra sao?
Những mục tiêu quan trọng cần đạt được là gì?
Tránh những lỗi sai sót xảy ra trong quá trình làm việc.
Vận dụng sơ đồ Workflow sẽ giúp doanh nghiệp nhận biết được đâu là phương án hợp lý và tối ưu nhất để phát triển hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó xây dựng các quy trình làm việc khoa học nhất để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, giảm chi phí và tăng lợi nhuận.
2.6 Tăng Hiệu Suất Và Hiệu Quả Công Việc
Một workflow được thiết kế tốt giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ các công đoạn không cần thiết và tập trung vào những nhiệm vụ mang lại giá trị. Từ đó tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc. Khi mọi người hiểu rõ trách nhiệm và vai trò của mình trong quy trình, họ có thể tập trung vào công việc mà không bị gián đoạn hoặc lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không liên quan.
2.7 Đảm Bảo Tính Nhất Quán
Bằng cách quy định rõ ràng các bước và quy trình làm việc, workflow giúp đảm bảo tính nhất quán trong các hoạt động của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng khi có nhiều người tham gia vào cùng một quy trình, giúp đảm bảo chất lượng và độ chính xác của sản phẩm, dịch vụ. Nó cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định bắt buộc.
2.8 Tăng Khả Năng Kết Nối Và Đồng Bộ
Workflow thúc đẩy sự kết nối và đồng bộ giữa các bộ phận, nhân viên và công việc khác nhau trong doanh nghiệp. Khi mọi người hiểu rõ vai trò của mình và cách thức công việc được chuyển giao từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, họ có thể hợp tác hiệu quả hơn. Nhờ vậy mà có sự liền mạch trong hoạt động kinh doanh, giảm thiểu sự gián đoạn và tăng khả năng phối hợp giữa các nhóm hoặc bộ phận khác nhau.
Tầm Quan Trọng Của Workflow Đối Với Doanh Nghiệp
3. Thời Điểm Thích Hợp Để Sử Dụng Workflow
Mô hình Workflow có thể áp dụng trong nhiều trường hợp như:
Cần quản lý một quy trình phức tạp với nhiều bước và nhiều người tham gia: Một workflow giúp xác định rõ ràng các vai trò, trách nhiệm và luồng công việc, đảm bảo sự phối hợp và thông tin liền mạch.
Cần tăng tốc độ và năng suất: Bằng cách tự động hóa và tối ưu hóa các bước trong quy trình, workflow giúp loại bỏ sự trì trệ, lãng phí và làm tăng tốc độ hoàn thành công việc.
Muốn đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ: Workflow đặt ra các quy trình và tiêu chuẩn làm việc chuẩn, giúp duy trì chất lượng và đảm bảo việc tuân thủ các quy định hoặc luật lệ áp dụng.
Cần theo dõi và quản lý tiến trình công việc: Với các công cụ quản lý workflow, bạn có thể theo dõi tình trạng, nhận cảnh báo và báo cáo về tiến độ công việc.
Đào tạo hoặc hướng dẫn nhân viên mới: Workflow cung cấp một khuôn khổ rõ ràng về cách thức công việc được thực hiện, giúp đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới dễ dàng hơn.
Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp: Workflow xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các bên liên quan.
Cần phân tích và cải tiến quy trình: Bằng cách ghi lại và theo dõi workflow, bạn có thể nhận thấy các điểm nghẽn, lãng phí hoặc cơ hội cải tiến, giúp tối ưu hóa quy trình liên tục.
4. 7 Bước Xây Dựng Một Workflow Cơ Bản
Để xây dựng mô hình Workflow cơ bản, các bạn áp dụng 7 bước như sau:
4.1 Xác Định Nguồn Dữ Liệu
Bạn cần nắm rõ cách thức hoạt động của quy trình làm việc, xác định nguồn dữ liệu sẽ giúp bạn xây dựng Workflow cơ bản thành công. Bạn có thể phác thảo mô hình trên giấy hoặc thông qua thiết bị kỹ thuật số. Khi xây dựng phải thể hiện được nhiệm vụ cụ thể của từng cá nhân.
Tất cả các dữ liệu sẽ hình thành một trình tự công việc nhất định và thiết lập nên giới hạn những người tham gia thực hiện. Bạn nên thảo luận với những người đóng góp vào quy trình làm việc để tạo Workflow hiệu quả và phù hợp nhất.
4.2 Liệt Kê Các Nhiệm Vụ Cần Làm
Hoàn thành được bước xác định nguồn dữ liệu, các bạn cần liệt kê các nhiệm vụ cần làm theo trình tự nhất định. Xây dựng biểu đồ kèm theo chuỗi công việc để biến nhiệm vụ phức tạp trở lên trực quan hơn. Tuy nhiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu để lên cấu trúc nhiệm vụ theo từng mục tiêu cho hợp lý để tạ thành quy trình làm việc khoa học.
Lựa chọn những cá nhân phù hợp, họ sẽ là những người chịu trách nhiệm chính cho các nhiệm vụ được liệt kê. Khi xây dựng quy trình Workflow, một số công việc sẽ tự động sắp xếp, phân bổ cho các thành viên và người quản lý cần phê duyệt trước khi vận hành. Phân chia nhiệm vụ rõ ràng sẽ giúp nhân viên nắm và thực hiện chính xác công việc của bản thân.
4.4 Thiết Kế Sơ Đồ Quy Trình Làm Việc
Bạn cần có ý tưởng về cách vẽ Workflow như thế nào cho hợp lý với quy trình làm việc của công ty. Từ đó sẽ giúp nhân viên trong doanh nghiệp dễ dàng hình dung trực quan về các nhiệm vụ cần thực hiện của mình. Đồng thời, nhà quản lý có thể theo dõi tiến độ thực hiện theo thời gian thực.
Trong trường hợp bạn không thành thạo trong việc vẽ mô hình bằng tay, các bạn có thể chọn công cụ tạo Workflow. Hiện nay có khá nhiều phần mềm tích hợp tính năng này cho bạn sử dụng. Bạn có thể thuyết kế sơ đồ Workflow tùy ý từ đơn giản cho đến phức tạp.
4.5 Kiểm Tra Quy Trình Công Việc Đã Tạo
Bước này vô cùng quan trọng để nhận xét và kiểm tra quy trình công việc được tạo ra với Workflow có vận hành hiệu quả không. Muốn thực hiện được nó cần có sự hợp tác từ các thành viên thanh gia. Chạy thử một chương trình thử nghiệm sẽ giúp mọi người đánh giá đúng về công việc, từ đó tìm ra những điểm dư thừa để loại bỏ và giữ lại những bước cần thiết.
4.6 Hướng Dẫn Nhóm, Tổ Chức Áp Dụng Quy Trình Làm Việc Mới
Việc mở ra một buổi đào tạo về Workflow và hướng dẫn mọi người áp dụng mô hình sẽ giúp họ tiếp cận và sử dụng một cách hiệu quả nhất. Bạn cũng cần chia sẻ cách thức lập 1 Workflow hoàn chỉnh để mọi thành viên nắm được và hình dùng trực quan về mô hình. Thông qua đó, mỗi cá nhân sẽ hiểu rõ về vai trò và nhiệm vụ của bản thân hơn.
4.7 Triển Khai Quy Trình Công Việc Mới
Triển khai quy trình công việc vào doanh nghiệp để mọi thứ hoạt động đúng với những gì đã được lên kế hoạch. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai cần giám sát để đánh giá và có sự sửa đổi kịp thời nhằm phát triển và duy trì Workflow hiệu quả nhất.
5. Lý Thuyết Cải Tiến Quy Trình Công Việc Hiệu Quả
Theo phương pháp thống kế của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran đưa ra 5 lý thuyết cải cách quy trình công việc như sau:
5.1 Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình và quản lý chất lượng nhằm mục đích giảm thiểu sự sai lệch, tối đa hóa hiệu quả của các quy trình kinh doanh. Phương pháp này tập trung vào sử dụng dữ liệu, phân tích thống kê để xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề, sai sót hoặc sự biến động trong quy trình.
Six Sigma nhấn mạnh vào việc đo lường và cải tiến liên tục nhằm đạt được mức độ hoàn hảo cao nhất có thể, với mục tiêu cuối cùng là chỉ có 3,4 sai sót trên mỗi triệu sản phẩm hoặc hoạt động.
5.2 Quản Lý Chất Lượng
Quản lý chất lượng là một phương pháp tiếp cận toàn diện để quản lý và cải tiến quy trình công việc nhằm đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Nó tập trung vào việc xác định các yêu cầu của khách hàng và đảm bảo rằng mọi hoạt động trong tổ chức đều hướng tới việc đáp ứng các yêu cầu đó.
Quản lý chất lượng kết hợp nhiều kỹ thuật, công cụ khác nhau, bao gồm sự tham gia của tất cả nhân viên, cải tiến liên tục và việc sử dụng dữ liệu để ra quyết định.
5.3 Tái Cấu Trúc Khâu Kinh Doanh
Tái cấu trúc khâu kinh doanh (Business Process Reengineering – BPR) là một phương pháp cải tiến quy trình công việc triệt để, trong đó các quy trình kinh doanh hiện tại được xem xét và thiết kế lại từ đầu để đạt hiệu quả, năng suất và chất lượng tối ưu. BPR thường bao gồm việc loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, kết hợp các bước công việc và áp dụng công nghệ mới để cải thiện quy trình. Mục đích chính là tạo ra sự cải tiến đột phá thay vì cải tiến từng bước.
5.4 Hệ Thống Lean Systems
Hệ thống Lean (Lean Systems) là một triết lý quản lý tập trung vào việc loại bỏ lãng phí và tối đa hóa giá trị cho khách hàng trong mọi hoạt động. Nó bao gồm các nguyên tắc và công cụ nhằm giảm thiểu mọi hình thức lãng phí, bao gồm thời gian chờ đợi, sản phẩm dở dang, vận chuyển không cần thiết, quá trình không hiệu quả và sản phẩm lỗi. Lean Systems thúc đẩy sự cải tiến liên tục, tập trung vào luồng giá trị và sự tham gia của nhân viên trong việc xác định, giải quyết các vấn đề.
5.5 Lý Thuyết Ràng Buộc (TOC)
Lý thuyết ràng buộc (TOC) là một phương pháp tiếp cận hệ thống để quản lý và cải tiến quy trình công việc. Nó dựa trên nguyên tắc rằng mọi hệ thống đều có ít nhất một ràng buộc hoặc “nút thắt cổ chai” hạn chế hiệu suất của toàn bộ hệ thống.
TOC tập trung vào việc xác định và quản lý các ràng buộc này, đồng thời cố gắng tối đa hóa hiệu suất của hệ thống bằng cách khai thác tối đa các ràng buộc đó. Nó cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đồng bộ hóa các quy trình và tránh tạo ra sản phẩm dở dang không cần thiết.
6. Lưu Ý Khi Ứng Dụng Workflow Vào Trong Kinh Doanh
Lưu Ý Khi Ứng Dụng Workflow Vào Trong Kinh Doanh
Khi ứng dụng workflow vào trong kinh doanh, có một số lưu ý quan trọng bạn cần lưu ý đó là:
Xác định rõ ràng mục tiêu: Trước khi thiết kế hoặc áp dụng một workflow, bạn cần xác định rõ ràng mục tiêu và kết quả mong muốn. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào các quy trình và bước công việc thực sự cần thiết.
Đơn giản hóa quy trình: Hãy cố gắng thiết kế workflow đơn giản và dễ hiểu nhất có thể. Tránh tạo ra các quy trình phức tạp hoặc có quá nhiều bước không cần thiết, điều này có thể gây ra sự bối rối và giảm hiệu quả.
Tự động hóa khi có thể: Sử dụng công nghệ để tự động hóa các bước trong workflow có thể tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót do con người. Tuy nhiên, bạn cần cân nhắc kỹ lưỡng về chi phí và tính phù hợp trước khi áp dụng.
Đào tạo và hướng dẫn nhân viên: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên liên quan đều được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ về workflow mới. Điều này sẽ giúp họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó tuân thủ và áp dụng hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá: Thiết lập các chỉ số đo lường và theo dõi hiệu quả của workflow. Điều này sẽ giúp bạn xác định các điểm yếu và cơ hội cải tiến trong tương lai.
Linh hoạt và sẵn sàng thay đổi: Luôn sẵn sàng điều chỉnh và cập nhật workflow khi có sự thay đổi trong quy trình kinh doanh, công nghệ hoặc yêu cầu của khách hàng. Sự linh hoạt này sẽ giúp duy trì hiệu quả của workflow.
Gắn kết với văn hóa doanh nghiệp: Workflow nên phù hợp với văn hóa và giá trị của doanh nghiệp. Từ đó sẽ thúc đẩy sự chấp nhận và cam kết từ phía nhân viên, dẫn đến việc áp dụng thành công hơn.
Lắng nghe phản hồi từ nhân viên: Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến và phản hồi về workflow, vì họ là những người trực tiếp sử dụng và có thể nhận thấy các vấn đề hoặc cơ hội cải tiến mà ban lãnh đạo có thể bỏ qua.
Bài viết trên của JobsGO chắc hẳn đã giúp bạn hiểu rõ về Workflow là gì và biết cách áp dụng nó cho quy trình làm việc của doanh nghiệp bạn. Còn chần chừ gì, bạn hãy triển khai ngay mô hình Workflow thôi nào!
Câu hỏi thường gặp
1. Yếu Tố Nào Giúp Một Workflow Hiệu Quả?
Một workflow hiệu quả cần rõ ràng, đơn giản, linh hoạt và dễ theo dõi. Nó cũng cần phù hợp với văn hóa và mục tiêu của tổ chức.
2. Workflow Quản Lý Được Những Loại Công Việc Nào?
Workflow có thể quản lý nhiều loại công việc khác nhau như: quy trình kinh doanh, dự án, dòng sản xuất, hệ thống phê duyệt, vòng đời phát triển sản phẩm,...
3. Công Cụ Nào Được Sử Dụng Để Quản Lý Workflow?
Có nhiều công cụ phần mềm quản lý workflow như: Trello, Asana, Jira, Monday.com, Kissflow,... Chúng giúp tạo, theo dõi và tự động hóa các quy trình.
4. Bất Lợi Của Việc Không Sử Dụng Workflow Là Gì?
Không sử dụng workflow có thể dẫn đến lãng phí, hiệu quả thấp, sự nhầm lẫn, thiếu tính nhất quán và khó khăn trong việc theo dõi tiến độ.
5. Khi Nào Nên Xem Xét Cải Tiến Workflow Hiện Tại?
Bạn nên xem xét cải tiến workflow khi phát hiện ra điểm nghẽn, lãng phí, sai sót thường xuyên, quy trình không hiệu quả hoặc khi có sự thay đổi lớn trong kinh doanh.
Hồng Nguyễn
