JobsGO Blog » Phát Triển Bản Thân » Kỹ Năng » Cách viết email từ chối công việc tinh tế và lịch sự nhất

Bạn đã bao giờ rơi vào tình huống nhận được lời đồng ý cho một vị trí ứng tuyển nhưng lại không thể tiếp nhận vì một lý do nào đó. Từ chối công việc là một việc khá tế nhị và bạn cần khéo léo để tránh gây mất lòng nhà tuyển dụng. Cùng JobsGO tìm hiểu cách viết email từ chối công việc chuyên nghiệp nhất.

Cần từ chối công việc khéo léo, lịch sự

Cần từ chối công việc khéo léo, lịch sự

Email từ chối công việc – đừng gửi bừa

Vì sao cần viết thư từ chối nhận việc?

Nhiều người sẽ lựa chọn im lặng khi muốn từ chối một lời đề nghị. Cách làm này rất thiếu lịch sự và tinh tế vì nhà tuyển dụng sẽ mất thời gian không biết liệu bạn đã nhận được email hay chưa. Vậy là bạn đã để lại ấn tượng không tốt và có thể rơi vào “blacklist” của nhà tuyển dụng.

Một email từ chối nhận việc sẽ thể hiện phong cách chuyên nghiệp cùng sự tôn trọng của bạn dành cho công ty. Biết đâu trong tương lai, bạn lại cần liên hệ hay hợp tác với họ vì một mục đích nào đó. Hơn nữa, khả năng bạn ứng tuyển lại vào công ty này ở một thời điểm khác có thể xảy ra. Dù không tiếp nhận vị trí, hãy từ chối công việc khéo léo để giữ mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng.

Nên gửi email từ chối vào thời điểm nào?

Trong quá trình tìm hiểu về công ty và đặc biệt sau vòng phỏng vấn, hẳn các ứng viên đều đã hiểu được mức độ phù hợp với công việc cũng như doanh nghiệp của bản thân. Vì thế, việc cân nhắc công việc sẽ không quá khó khăn cũng như không mất quá nhiều thời gian.

Bạn nên cố gắng phản hồi với nhà tuyển dụng nhanh nhất có thể. Gửi email từ chối nhận việc ngay trong 24h đầu để nhà tuyển dụng kịp thời tìm kiếm ứng viên thay thế. Bạn càng để lâu thì quá trình tuyển dụng của công ty càng bị đình trệ. 

Gửi email từ chối nhận việc kịp thời

Gửi email từ chối nhận việc kịp thời

Nội dung email từ chối nhận việc

Tiêu đề email

Mọi email được sử dụng trong việc đều cần có tiêu đề như một biểu hiện của sự chuyên nghiệp. Trong tiêu đề của email từ chối nhận việc, bạn chỉ nên viết ngắn gọn họ tên và vị trí ứng tuyển. Bạn là một người mới và nhà tuyển dụng chắc hẳn không nhớ rõ được thông tin của bạn, vậy nên đừng ghi thiếu công việc ứng tuyển. Đặc biệt, tuyệt đối không đưa cụm từ “từ chối nhận việc” lên tiêu đề. Cách viết thiếu tinh tế này có thể làm nhà tuyển dụng mất lòng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

Lời chào đầu thư

Bạn hãy viết một lời chào trân trọng đến nhà tuyển dụng và công ty. Chú ý ghi đầy đủ họ tên người đã phỏng vấn và gửi thư mời đến bạn nếu có thể. Sau đó, giới thiệu ngắn gọn bản thân lại một lần nữa. 

Chú ý viết đầy đủ các phần trong mail từ chối nhận việc

Chú ý viết đầy đủ các phần trong mail từ chối nhận việc

>>> Xem thêm: Bí quyết giới thiệu bản thân chinh phục nhà tuyển dụng

Lời cám ơn 

Không cần viết quá dài dòng, hoa mỹ, bạn chỉ cần viết những lời cảm ơn chân thành nhất vì nhà tuyển dụng đã trao cơ hội này cho bạn. Hãy khẳng định rằng bạn cảm kích đánh giá cao thời gian, công sức từ phía nhà tuyển dụng. Đừng quên ghi phần này vì đây giống như một cách xoa dịu tâm lý nhà tuyển dụng.

Lời từ chối nhận việc

Đây là phần quan trọng và bạn cần để tâm nhất trong bức thư. Trước tiên, bạn nhất định phải thẳng thắn thông báo rằng bạn không thể tiếp nhận công việc này. Hãy đưa ra một lý do từ chối thông minh và trình bày ngắn gọn. Nếu lý do ấy không tiện chia sẻ, bạn có thể ghi đơn giản là cảm thấy bản thân không phù hợp với công việc. Đặc biệt, tránh đề cập đến việc đã nhận một công việc khác. 

Lịch sự bày tỏ sự tiếc nuối là một cách tạo thiện cảm tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, bạn có thể đề xuất một ứng viên khác có năng lực phù hợp với công việc này trong các mối quan hệ của bạn nếu có. Việc này không chỉ cho thấy bạn là người có trách nhiệm mà còn giúp giảm thiểu gián đoạn trong quá trình tuyển dụng của công ty.

Lời chào cuối thư

Ở phần này, hãy lặp lại lời cảm ơn cũng như sự trân trọng vì nhận được cơ hội việc làm tuyệt vời này một lần nữa. Bạn cũng nên gửi một lời chúc tốt đẹp đến công ty và bày tỏ hy vọng có thể hợp tác trong tương lai. Hãy để lại thông tin liên hệ nhằm giữ liên lạc với nhà tuyển dụng nhé.

Lưu ý khi viết email từ chối công việc

Nội dung thư ngắn gọn, rõ ràng

Các nhà tuyển dụng đều rất bận rộn vậy nên họ không có thời gian cho việc đọc những email có nội dung dài dòng hay vòng vo. Hãy thẳng thắn đề cập trực tiếp vào vấn đề chính của email. Lối viết ngắn gọn và hàm xúc luôn được đánh giá cao.

Viết mail từ chối nhận việc ngắn gọn

Viết mail từ chối nhận việc ngắn gọn

Thái độ khiêm tốn

Mối quan hệ giữa bạn và nhà tuyển dụng là một mối quan hệ ngang bằng. Vì vậy, bạn cần thể hiện sự tôn trọng, lịch sự với nhà tuyển dụng bằng một thái độ khiêm tốn, nhã nhặn khi viết email từ chối nhận việc. Điều này giúp loại bỏ những hiểu nhầm không đáng có và giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, bạn cũng đừng cảm thấy bản thân có lỗi khi từ chối. 

Sau khi viết email từ chối công việc thì làm gì?

Nếu bạn chưa có một công việc khác để lựa chọn, hãy bắt tay luôn vào tìm kiếm một cơ hội việc làm tốt hơn. Bạn đã nắm được lý do khiến bạn từ chối công việc này, vì vậy hãy chú ý đến điểm này ở công việc mới. Hiện nay, có rất nhiều kênh để bạn có thể nhanh chóng tiếp cận được các thông tin tuyển dụng như qua người quen, qua các trang mạng xã hội hay qua các website tuyển dụng uy tín. JobsGO là một trong những website cung cấp cơ hội việc làm uy tín, chất lượng nhất. Truy cập ngay website tìm việc JobsGO để tạo và đăng tải CV dễ dàng, miễn phí cũng như ứng tuyển các công việc phù hợp ngay bạn nhé. 

>>> Xem thêm: Hướng dẫn viết CV từ A-Z với công cụ CV GO

Kết

Viết email từ chối nhận việc tưởng chừng là một việc khó xử nhưng nếu khéo léo, bạn có thể giữ được mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Hãy nhớ rằng, mỗi hành động chuyên nghiệp của bạn hôm nay đều giúp ích cho con đường sự nghiệp sau này. 

>>> Xem thêm: Làm thế nào để thỏa thuận mức lương của bạn qua email?

 

JobsGO

Đăng bởi Hoàn Nguyễn