Cách Trả Lời Email Tham Gia Phỏng Vấn Dễ Ghi Điểm Nhất

Sau bao nhiêu cố gắng tìm việc, bạn nhận được email phỏng vấn tới từ nhà tuyển dụng. Việc mà bạn cần phải làm là trả lời thư mời phỏng vấn thật chuyên nghiệp để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng. Vậy, nguyên tắc khi trả lời email tham gia phỏng vấn thế nào cho “chuẩn”? Tham khảo ngay trong bài viết dưới đây!

1. Tại Sao Cần Chỉn Chu Khi Trả Lời Email Phỏng Vấn?

Khi được trao cơ hội vào vòng phỏng vấn, việc trả lời email từ nhà tuyển dụng là điều vô cùng quan trọng. Thật vậy, nếu email xác nhận phỏng vấn của bạn không được chuẩn bị một cách chỉn chu, nó có thể làm mất đi những ấn tượng tốt ban đầu mà nhà tuyển dụng dành cho bạn. Sẽ chẳng có ai đủ kiên nhẫn để đọc một email dài dòng, lan man với bố cục hời hợt, ngôn từ lủng củng, mắc nhiều lỗi chính tả. Hay nếu bạn để nhà tuyển dụng phải chờ đợi quá lâu mới phản hồi, cơ hội việc làm hấp dẫn có thể vụt mất khỏi tay bạn.

Ngoài ra, việc chỉn chu khi trả lời email phỏng vấn còn tạo cơ hội cho bạn đặt thêm những câu hỏi với nhà tuyển dụng. Điều này là tiền đề giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho vòng phỏng vấn sắp tới.

Xem thêm: [Bật mí] 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuẩn nhất

2. Nguyên Tắc Trả Lời Email Phỏng Vấn

Để email trả lời phỏng vấn được chỉn chu và chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo một số nguyên tắc sau:

2.1. Gửi Email Phỏng Vấn Càng Sớm Càng Tốt

Khi nhận được lời mời phỏng vấn, dù qua email hay điện thoại, bạn nên phản hồi ngay lập tức. Đây là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và nhiệt tình với công việc. Thông thường, thư mời sẽ bao gồm các chi tiết quan trọng về buổi phỏng vấn như thời gian, địa điểm và lịch trình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp với nhà tuyển dụng trong email phản hồi. Việc làm rõ mọi thông tin từ đầu không chỉ giúp ứng viên chuẩn bị tốt hơn mà còn thể hiện sự quan tâm và tích cực của mình đối với vị trí ứng tuyển.

Xem thêm: Mẫu Thư Cảm Ơn Sau Phỏng Vấn Hay Và Ấn Tượng

2.2. Viết Tiêu Đề Cho Email Phỏng Vấn

Khi gửi email phỏng vấn, việc đặt tiêu đề phù hợp là rất quan trọng. Tiêu đề email là phần đầu tiên mà nhà tuyển dụng thấy, vì vậy nó cần ngắn gọn nhưng vẫn phản ánh chính xác nội dung thư. Một tiêu đề rõ ràng giúp email của bạn nổi bật trong hộp thư đến của nhà tuyển dụng và thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Cách hiệu quả nhất để tạo tiêu đề email xác nhận phỏng vấn là kết hợp tên vị trí ứng tuyển và họ tên đầy đủ của bạn. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết và phân loại. Đồng thời, nó cũng rất hữu ích trong trường hợp email được chuyển tiếp cho người phỏng vấn hoặc quản lý tương lai.

Ví dụ:

• Email xác nhận phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Thị Ngọc Anh.
• Xác nhận tham dự buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Thị Linh.

2.3. Viết Đầy Đủ Nội Dung Thư Trả Lời Phỏng Vấn

Một email phỏng vấn bao gồm các phần như: lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, nhắc lại thời gian và địa điểm, câu hỏi và xác nhận về những gì bạn mang theo, các câu hỏi khác mà bạn cần hỏi, kết thư và tên, thông tin liên lạc. Phần nội dung của email cần được chú trọng.

>>>Xem thêm: Cách viết email gửi CV

2.3.1. Lời Chào

Việc bắt đầu bằng một lời chào lịch sự là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp. Một cách tiếp cận hiệu quả là sử dụng lời chào ngắn gọn nhưng thân thiện, kèm theo tên của người phụ trách tuyển dụng. Phương pháp này không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người nhận.

Bằng cách cá nhân hóa lời chào, bạn sẽ tạo ra một không khí giao tiếp tích cực ngay từ đầu, đặt nền tảng cho một mối quan hệ chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng.

Dưới đây là 2 mẫu lời chào trong email trả lời phỏng vấn bạn có thể tham khảo:

• Dear Ms./Dear Mr. [Tên người nhận/Tên người đã gửi email mời phỏng vấn cho bạn].
• Kính gửi [Tên người nhận/Tên người gửi email mời phỏng vấn].

2.3.2. Lý Do Viết Thư

Khi bắt đầu email phỏng vấn, điều quan trọng là trình bày rõ ràng mục đích của thư. Phần này nên ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được ý chính. Bạn cần xác nhận rõ ràng việc chấp nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn cùng với thời gian đã được đề xuất. Cách tiếp cận trực tiếp này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm được quyết định của bạn và có thể lên kế hoạch phù hợp.

Để tạo ấn tượng tốt, bạn có thể bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội được phỏng vấn. Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi chân thành cảm ơn công ty đã tạo cơ hội cho tôi buổi phỏng vấn” hoặc “Tôi xin gửi email này để xác nhận sự của mình trong buổi phỏng vấn mà công ty đã sắp xếp”. Cách mở đầu này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cho thấy thái độ tích cực và nhiệt tình của bạn đối với công việc.

2.3.3. Lời Cảm Ơn

Bên cạnh lý do viết thư thì lời cảm ơn là một nội dung bắt buộc phải có. Bằng cách thể hiện sự trân trọng và nhiệt tình đối với cơ hội được trao, bạn không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn cho thấy mức độ quan tâm của mình đối với vị trí ứng tuyển. Hãy diễn đạt sự hào hứng của bạn một cách chân thành đồng thời bày tỏ lòng biết ơn vì đã được cân nhắc cho vị trí này. Cách tiếp cận này không chỉ thể hiện phong thái chuyên nghiệp mà còn giúp bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng, tạo nền tảng tốt cho buổi phỏng vấn sắp tới.

Ví dụ:

• “Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về lời mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing mà quý công ty dành cho mình và rất vui mừng khi được trao cơ hội này.”
• “Tôi xin gửi lời cảm ơn vì quý công ty đã gửi lời mời tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Marketing.”
• “Tôi rất vui mừng và trân trọng cơ hội tham dự buổi phỏng vấn mà quý công ty đã trao cho mình.”

2.3.4. Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn

Một email phỏng vấn thì không thể thiếu phần nội dung xác nhận sự tham gia. Hãy trình bày ngắn gọn và rõ ràng về việc bạn sẽ có mặt đúng thời gian và địa điểm đã được công ty đề xuất. Nếu có trường hợp bất khả kháng khiến bạn không thể tham dự như dự kiến, hãy giải thích lý do một cách chân thành và đề xuất một thời gian thay thế phù hợp. Cách tiếp cận này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn đối với nhà tuyển dụng.

Trong trường hợp thư mời không nêu rõ thời gian cụ thể, bạn có thể chủ động đề xuất một hoặc hai khung thời gian thuận tiện. Điều này không chỉ thể hiện sự linh hoạt của bạn mà còn giúp quá trình sắp xếp lịch phỏng vấn diễn ra suôn sẻ hơn. Bằng cách đưa ra các lựa chọn, bạn tạo điều kiện cho nhà tuyển dụng lựa chọn thời điểm phù hợp nhất với lịch trình.

Bất kể tình huống nào, điều quan trọng là thể hiện rõ sự trân trọng và nhiệt tình của bạn đối với cơ hội này. Hãy bày tỏ mong muốn được tham dự buổi phỏng vấn để chia sẻ kinh nghiệm và kỹ năng của mình.

Ví dụ: 

• “Tôi xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn với quý công ty đã sắp xếp vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm]”
• “Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn từ quý công ty, tuy nhiên do việc đột xuất gia đình nên tôi chưa thể tham dự buổi phỏng vấn theo thời gian quý công ty đưa ra. Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và mong quý công ty tạo điều kiện, hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào sang [ngày] vào lúc [giờ] tại [địa điểm] để tôi có cơ hội trình bày kỹ năng, kinh nghiệm của mình.”

Xem thêm: Kinh Nghiệm Phỏng Vấn Xin Việc Mà Bạn Cần Biết

2.3.5. Sẵn Sàng Chia Sẻ Thông Tin Và Chuẩn Bị

Thông thường, khi gửi thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp những thông tin liên quan tới buổi phỏng vấn như:

• Vị trí công việc phỏng vấn.
• Thời gian, địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn.
• Loại hình phỏng vấn.
• Họ tên, chức danh của người phỏng vấn.
• Một số thông tin khác có liên quan như: website/fanpage công ty để bạn tìm hiểu trước, số điện thoại của người sẽ hỗ trợ ứng viên, v.vv…

Khi nhận được thư mời phỏng vấn nhưng thiếu thông tin chi tiết, bạn nên chủ động tìm hiểu thêm trong email phản hồi. Hãy lịch sự yêu cầu làm rõ về thời gian, địa điểm cũng như các yêu cầu đặc biệt như trang phục hay tài liệu cần mang theo.

Trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu thêm thông tin cá nhân, hãy đảm bảo cung cấp đầy đủ trong email phản hồi của bạn. Các tài liệu thường được yêu cầu bao gồm bản sao sơ yếu lý lịch, CV cập nhật hay thư xin việc. Việc đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ các yêu cầu này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ hơn.

>>>Xem thêm: Mail merge trong word?

2.3.6. Kết Thúc Email

Bạn có thể kết thúc email bằng một lời cảm ơn lần nữa và mong sớm gặp lại. Lời cảm ở ở cuối email sẽ giúp bạn gửi tới người nhận một thông điệp tích cực cũng như cho thấy sự vui mừng của bạn đối với buổi phỏng vấn sắp tới.

Ví dụ:

“Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại anh/chị!

Trân trọng!”.

2.3.7. Chữ Ký Email

Để hoàn thiện email phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, điều quan trọng là kết thúc bằng một chữ ký đầy đủ thông tin. Chữ ký này nên bao gồm họ tên đầy đủ kèm theo số điện thoại và địa chỉ email liên hệ. Chữ ký rõ ràng và đầy đủ này sẽ góp phần tạo ấn tượng tốt đồng thời đảm bảo rằng nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn qua nhiều phương thức khác nhau.

3. Một Số Yêu Cầu Khác Của Nội Dung Email Phỏng Vấn

Thường thì nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn phải mang theo tài liệu khi đi phỏng vấn. Tuy nhiên, một vài công ty lại có thể sẽ yêu cầu những tài liệu khác như: chứng minh thư, danh mục công việc đã làm ở các công ty trước,… Một số khác lại có thể sẽ muốn bạn gửi đến chi tiết kinh nghiệm làm việc. Vì thế, trong email hồi đáp lịch phỏng vấn, bạn cũng nên hỏi về những giấy tờ mà bạn cần phải mang theo hoặc bất cứ thông tin nào mà nhà tuyển dụng muốn bạn chia sẻ.

Bên cạnh đó, nếu thư mời phỏng vấn được thông báo tới mọi người trong công ty thì bạn nên chọn Reply All (tức là trả lời tất cả mọi người) nhận được email. Khi email mời phỏng vấn có yêu cầu gửi email xác nhận tới một địa chỉ cụ thể nào khác thì bạn hãy làm theo để thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ của mình.

Xem thêm: Viết Email từ chối phỏng vấn: 4 điều quan trọng nhất định phải biết

4. Những Điều Cần Tránh Trong Cách Trả Lời Email Phỏng Vấn 

Dưới đây là những điều cần tránh trong cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn mà bạn có thể tham khảo:

• Email xác nhận phỏng vấn nên được gửi nhanh nhất có thể. Bạn nên tránh để nhà tuyển dụng phải chờ đợi bạn quá lâu. Thời điểm tốt nhất là trong vòng 24 – 48 giờ ngay sau khi nhận được thư mời từ nhà tuyển dụng.
• Khi gửi email xác nhận, bạn nên đưa ra một khung giờ phỏng vấn phù hợp với lịch trình của bản thân. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho 2 bên mà còn giúp bạn ghi điểm với sự chủ động.
• Trước khi bấm nút gửi, hãy luôn luôn đọc lại email thật cẩn thận. Bạn phải đảm bảo câu từ ngắn gọn, xúc tích. Tuyệt đối tránh những lỗi cơ bản như: lỗi chính tả, diễn đạt, viết sai tên công ty, lỗi xưng hô… để không gây ấn tượng xấu trong mắt nhà tuyển dụng.