Cách Trả Lời Email Tham Gia Phỏng Vấn Ấn Tượng Nhất 2025

Nhận được email mời phỏng vấn chính là tín hiệu đáng mừng, chứng tỏ hồ sơ của bạn đã tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Thế nhưng, hành trình chinh phục công việc mơ ước chưa dừng lại ở đó. Cách bạn trả lời email tham gia phỏng vấn sẽ góp phần củng cố hoặc thay đổi ấn tượng ban đầu. Trong bài viết này, JobsGO sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết email trả lời phỏng vấn chuyên nghiệp và ấn tượng, giúp bạn tăng cơ hội tỏa sáng trong mắt nhà tuyển dụng.

1. Tại Sao Cần Chỉn Chu Khi Trả Lời Email Phỏng Vấn?

Tại sao cần chỉn chu khi trả lời email phỏng vấn?

Sau nhiều nỗ lực tìm việc, việc nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng chắc chắn là một tin vui. Tuy nhiên, để tận dụng cơ hội này, bạn cần phản hồi lại thư mời phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, qua đó thể hiện sự nghiêm túc và tạo thêm thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng.

Dù ứng tuyển việc làm tại Cần Thơ hay ở bất kỳ đâu, cách bạn trả lời email tham gia phỏng vấn đóng vai trò quan trọng không kém hồ sơ xin việc. Một email phản hồi thiếu chỉn chu, dài dòng, bố cục rời rạc hoặc mắc lỗi chính tả có thể khiến ấn tượng tốt ban đầu nhanh chóng bị phai nhạt. Ngược lại, nếu để nhà tuyển dụng chờ phản hồi quá lâu, cơ hội việc làm hấp dẫn cũng có thể tuột khỏi tay bạn.

Không chỉ dừng lại ở việc xác nhận tham gia, một email phỏng vấn được soạn thảo cẩn thận còn mở ra cơ hội để bạn đặt câu hỏi, tìm hiểu thêm thông tin. Đây chính là nền tảng giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho buổi phỏng vấn sắp tới và nâng cao khả năng thành công.

>>> Xem thêm: 3 mẫu thư mời phỏng vấn qua email chuẩn nhất

2. Nguyên Tắc Trả Lời Email Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp

Để đảm bảo email phản hồi lời mời phỏng vấn của bạn không chỉ đạt chuẩn mà còn tạo được ấn tượng mạnh mẽ, việc tuân thủ các nguyên tắc cơ bản là vô cùng cần thiết. Những nguyên tắc này không chỉ giúp bạn truyền tải thông điệp một cách rõ ràng, hiệu quả mà còn thể hiện phong thái chuyên nghiệp, sự tỉ mỉ và tôn trọng của bạn đối với nhà tuyển dụng.

2.1. Gửi Email Phỏng Vấn Càng Sớm Càng Tốt

Sau khi nhận được lời mời phỏng vấn, thời gian phản hồi là yếu tố quan trọng. Việc gửi email xác nhận hoặc phản hồi càng sớm càng tốt, lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ tối đa không quá 48 giờ làm việc, sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp, nhiệt tình và tôn trọng cơ hội của bạn. Sự chậm trễ có thể khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn thiếu quan tâm đến vị trí hoặc không chủ động trong công việc.

Trong trường hợp bạn có bất kỳ thắc mắc nào về thời gian, địa điểm, lịch trình hay hình thức phỏng vấn, bạn hoàn toàn có thể đặt câu hỏi làm rõ ngay trong email phản hồi. Điều quan trọng là không nên trì hoãn việc xác nhận chỉ vì bạn đang chờ đợi câu trả lời cho những thắc mắc đó. Hãy xác nhận sự tham gia của mình trước, sau đó mới đưa ra các câu hỏi một cách lịch sự.

>>> Xem thêm: Mẫu thư cảm ơn sau phỏng vấn hay và ấn tượng

2.2. Viết Tiêu Đề Cho Email Phỏng Vấn

Khi gửi email phỏng vấn, việc đặt tiêu đề phù hợp là rất quan trọng. Tiêu đề email là phần đầu tiên mà nhà tuyển dụng thấy, vì vậy nó cần ngắn gọn nhưng vẫn phản ánh chính xác nội dung thư. Một tiêu đề rõ ràng giúp email của bạn nổi bật trong hộp thư đến của nhà tuyển dụng và thể hiện sự chuyên nghiệp ngay từ đầu.

Cách hiệu quả nhất để tạo tiêu đề email xác nhận phỏng vấn là kết hợp tên vị trí ứng tuyển và họ tên đầy đủ của bạn. Phương pháp này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận biết và phân loại. Đồng thời, nó cũng rất hữu ích trong trường hợp email được chuyển tiếp cho người phỏng vấn hoặc quản lý tương lai.

Ví dụ:

• Email xác nhận phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Thị Ngọc Anh.
• Xác nhận tham dự buổi phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing – Nguyễn Thị Linh.

2.3. Viết Đầy Đủ Nội Dung Thư Trả Lời Phỏng Vấn

Một email phỏng vấn bao gồm các phần như: lời chào, lý do viết thư, lời cảm ơn, nhắc lại thời gian và địa điểm, câu hỏi và xác nhận về những gì bạn mang theo, các câu hỏi khác mà bạn cần hỏi, kết thư và tên, thông tin liên lạc. Phần nội dung của email cần được chú trọng.

>>> Xem thêm: Cách viết email gửi CV

2.3.1. Lời Chào

Việc bắt đầu bằng một lời chào lịch sự là yếu tố thể hiện sự chuyên nghiệp. Một cách tiếp cận hiệu quả là sử dụng lời chào ngắn gọn nhưng thân thiện, kèm theo tên của người phụ trách tuyển dụng. Phương pháp này không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn thể hiện sự tôn trọng và quan tâm đến người nhận.

Bằng cách cá nhân hóa lời chào, bạn sẽ tạo ra một không khí giao tiếp tích cực ngay từ đầu, đặt nền tảng cho một mối quan hệ chuyên nghiệp với nhà tuyển dụng.

Dưới đây là 2 mẫu lời chào trong email trả lời phỏng vấn bạn có thể tham khảo:

• Dear Ms./Dear Mr. [Tên người nhận/Tên người đã gửi email mời phỏng vấn cho bạn].
• Kính gửi [Tên người nhận/Tên người gửi email mời phỏng vấn].

2.3.2. Lý Do Viết Thư

Khi bắt đầu email phỏng vấn, điều quan trọng là trình bày rõ ràng mục đích của thư. Phần này nên ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt được ý chính. Bạn cần xác nhận rõ ràng việc chấp nhận hoặc từ chối lời mời phỏng vấn cùng với thời gian đã được đề xuất. Cách tiếp cận trực tiếp này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm được quyết định của bạn và có thể lên kế hoạch phù hợp.

Để tạo ấn tượng tốt, bạn có thể bắt đầu bằng cách bày tỏ lòng biết ơn đối với cơ hội được phỏng vấn. Ví dụ, bạn có thể viết: “Tôi chân thành cảm ơn công ty đã tạo cơ hội cho tôi buổi phỏng vấn” hoặc “Tôi xin gửi email này để xác nhận sự của mình trong buổi phỏng vấn mà công ty đã sắp xếp”. Cách mở đầu này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn cho thấy thái độ tích cực và nhiệt tình của bạn đối với công việc.

2.3.3. Lời Cảm Ơn

Bên cạnh lý do viết thư thì lời cảm ơn là một nội dung bắt buộc phải có. Bằng cách thể hiện sự trân trọng và nhiệt tình đối với cơ hội được trao, bạn không chỉ tạo ấn tượng tốt mà còn cho thấy mức độ quan tâm của mình đối với vị trí ứng tuyển. Hãy diễn đạt sự hào hứng của bạn một cách chân thành đồng thời bày tỏ lòng biết ơn vì đã được cân nhắc cho vị trí này. Cách tiếp cận này không chỉ thể hiện phong thái chuyên nghiệp mà còn giúp bạn nổi bật trong mắt nhà tuyển dụng, tạo nền tảng tốt cho buổi phỏng vấn sắp tới.

Ví dụ:

• “Tôi muốn bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về lời mời phỏng vấn vị trí Nhân viên Marketing mà quý công ty dành cho mình và rất vui mừng khi được trao cơ hội này.”
• “Tôi xin gửi lời cảm ơn vì quý công ty đã gửi lời mời tham dự buổi phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Marketing.”
• “Tôi rất vui mừng và trân trọng cơ hội tham dự buổi phỏng vấn mà quý công ty đã trao cho mình.”

2.3.4. Xác Nhận Tham Gia Phỏng Vấn

Cách trả lời email xác nhận thông tin

Một email phỏng vấn thì không thể thiếu phần nội dung xác nhận sự tham gia. Hãy trình bày ngắn gọn và rõ ràng về việc bạn sẽ có mặt đúng thời gian và địa điểm đã được công ty đề xuất. Nếu có trường hợp bất khả kháng khiến bạn không thể tham dự như dự kiến, hãy giải thích lý do một cách chân thành và đề xuất một thời gian thay thế phù hợp. Cách tiếp cận này thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn đối với nhà tuyển dụng.

Trong trường hợp thư mời không nêu rõ thời gian cụ thể, bạn có thể chủ động đề xuất một hoặc hai khung thời gian thuận tiện. Điều này không chỉ thể hiện sự linh hoạt của bạn mà còn giúp quá trình sắp xếp lịch phỏng vấn diễn ra suôn sẻ hơn. Bằng cách đưa ra các lựa chọn, bạn tạo điều kiện cho nhà tuyển dụng lựa chọn thời điểm phù hợp nhất với lịch trình. Điều quan trọng là phải nắm vững cách trả lời thư mời phỏng vấn sao cho vừa thể hiện sự mong muốn tham gia, vừa chuyên nghiệp và lịch sự.

Dù trong bất kỳ tình huống nào, hãy đảm bảo thư xác nhận phỏng vấn thể hiện sự trân trọng đối với cơ hội này và bày tỏ mong muốn được tham dự để chia sẻ kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn.

Ví dụ:

• “Tôi xác nhận sẽ tham dự buổi phỏng vấn với quý công ty đã sắp xếp vào lúc [giờ] [ngày] tại [địa điểm]”
• “Tôi rất vui mừng khi nhận được thư mời phỏng vấn từ quý công ty, tuy nhiên do việc đột xuất gia đình nên tôi chưa thể tham dự buổi phỏng vấn theo thời gian quý công ty đưa ra. Tôi rất xin lỗi vì sự bất tiện này và mong quý công ty tạo điều kiện, hỗ trợ dời lịch phỏng vấn vào sang [ngày] vào lúc [giờ] tại [địa điểm] để tôi có cơ hội trình bày kỹ năng, kinh nghiệm của mình.”

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn xin việc mà bạn cần biết

2.3.5. Sẵn Sàng Chia Sẻ Thông Tin Và Chuẩn Bị

Thông thường, khi gửi thư mời phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ cung cấp những thông tin liên quan tới buổi phỏng vấn như:

• Vị trí công việc phỏng vấn.
• Thời gian, địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn.
• Loại hình phỏng vấn.
• Họ tên, chức danh của người phỏng vấn.
• Một số thông tin khác có liên quan như: website/fanpage công ty để bạn tìm hiểu trước, số điện thoại của người sẽ hỗ trợ ứng viên, v.vv…

Khi nhận được thư mời phỏng vấn nhưng thiếu thông tin chi tiết, bạn nên chủ động tìm hiểu thêm trong email phản hồi. Hãy lịch sự yêu cầu làm rõ về thời gian, địa điểm cũng như các yêu cầu đặc biệt như trang phục hay tài liệu cần mang theo.

Trong trường hợp nhà tuyển dụng yêu cầu thêm thông tin cá nhân, hãy đảm bảo cung cấp đầy đủ trong email phản hồi của bạn. Các tài liệu thường được yêu cầu bao gồm bản sao sơ yếu lý lịch, CV cập nhật hay thư xin việc. Việc đáp ứng nhanh chóng và đầy đủ các yêu cầu này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn giúp quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ hơn.

>>> Xem thêm: Mail merge trong word?

2.3.6. Kết Thúc Email

Bạn có thể kết thúc email bằng một lời cảm ơn lần nữa và mong sớm gặp lại. Lời cảm ở ở cuối email sẽ giúp bạn gửi tới người nhận một thông điệp tích cực cũng như cho thấy sự vui mừng của bạn đối với buổi phỏng vấn sắp tới.

Ví dụ:

“Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn và mong sớm gặp lại anh/chị!

Trân trọng!”.

2.3.7. Chữ Ký Email

Để hoàn thiện email một cách chuyên nghiệp, chữ ký cuối thư là phần không thể thiếu. Chữ ký cần cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên hệ với bạn. Hãy đảm bảo bao gồm họ tên đầy đủ, số điện thoại liên lạc và địa chỉ email của bạn.

Việc có một chữ ký rõ ràng, đầy đủ không chỉ tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính tiện lợi trong việc trao đổi thông tin. Nếu có tài khoản LinkedIn được cập nhật thường xuyên và phù hợp với mục đích nghề nghiệp, bạn cũng có thể cân nhắc thêm liên kết đến hồ sơ LinkedIn của mình vào chữ ký email.

3. Một Số Yêu Cầu Khác Của Nội Dung Email Phỏng Vấn

Một số yêu cầu khác của nội dung email phỏng vấn

Thường thì nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn phải mang theo tài liệu khi đi phỏng vấn. Tuy nhiên, một vài công ty lại có thể sẽ yêu cầu những tài liệu khác như: chứng minh thư, danh mục công việc đã làm ở các công ty trước,… Một số khác lại có thể sẽ muốn bạn gửi đến chi tiết kinh nghiệm làm việc. Vì thế, trong email hồi đáp lịch phỏng vấn, bạn cũng nên hỏi về những giấy tờ mà bạn cần phải mang theo hoặc bất cứ thông tin nào mà nhà tuyển dụng muốn bạn chia sẻ.

Bên cạnh đó, nếu thư mời phỏng vấn được thông báo tới mọi người trong công ty thì bạn nên chọn Reply All (tức là trả lời tất cả mọi người) nhận được email. Khi email mời phỏng vấn có yêu cầu gửi email xác nhận tới một địa chỉ cụ thể nào khác thì bạn hãy làm theo để thể hiện sự cẩn thận, tỉ mỉ của mình.

>>> Xem thêm: Viết Email từ chối phỏng vấn

4. Những Điều Cần Tránh Trong Cách Trả Lời Email Phỏng Vấn

Để không làm mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng và đảm bảo email phản hồi của bạn hoàn hảo, có một số lỗi phổ biến mà bạn cần tuyệt đối tránh.

4.1. Phản Hồi Chậm Trễ

Một trong những sai lầm lớn nhất là phản hồi email mời phỏng vấn chậm trễ. Để nhà tuyển dụng phải chờ đợi quá 24-48 giờ làm việc có thể bị coi là thiếu chuyên nghiệp, thiếu nhiệt tình hoặc thậm chí là bạn không thực sự quan tâm đến vị trí. Trong môi trường tuyển dụng cạnh tranh, việc phản hồi chậm trễ có thể khiến bạn bỏ lỡ cơ hội, vì nhà tuyển dụng có thể đã chuyển sang xem xét các ứng viên khác.

4.2. Không Chủ Động Đề Xuất Lịch Trình (Khi Cần)

Khi email mời không có thời gian cụ thể hoặc khi bạn cần dời lịch phỏng vấn, việc không chủ động đưa ra khung giờ thay thế là một lỗi cần tránh. Điều này thể hiện sự thiếu chu đáo và làm tốn thời gian của nhà tuyển dụng khi họ phải liên hệ lại để tìm lịch phù hợp. Hãy luôn chuẩn bị sẵn một vài khung giờ bạn có thể tham gia để đưa ra đề xuất cụ thể, giúp quá trình sắp xếp diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn.

4.3. Lỗi Chính Tả, Ngữ Pháp, Sai Thông Tin

Một email với lỗi chính tả, ngữ pháp, diễn đạt lủng củng, hoặc tệ hơn là viết sai tên công ty, tên người nhận hay lỗi xưng hô, sẽ ngay lập tức tạo ấn tượng xấu. Những lỗi này thể hiện sự cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp và thiếu tôn trọng. Bạn cần dành thời gian đọc lại email thật cẩn thận trước khi gửi, hoặc nhờ người khác đọc giúp nếu có thể. Ngoài ra, bạn cần kiểm tra kỹ tên công ty, tên người liên hệ, vị trí ứng tuyển và các thông tin quan trọng khác.

4.4. Nội Dung Quá Dài Dòng Hoặc Thiếu Trọng Tâm

Email phản hồi lời mời phỏng vấn cần ngắn gọn, súc tích và đi thẳng vào vấn đề. Nội dung tránh lan man, kể lể hoặc đưa quá nhiều thông tin không cần thiết. Nhà tuyển dụng có rất ít thời gian để đọc những email dài dòng. Hãy tập trung vào mục đích chính: xác nhận/từ chối/dời lịch và bày tỏ lòng cảm ơn, cùng với các câu hỏi làm rõ nếu có.

4.5. Sử Dụng Ngôn Ngữ Thiếu Chuyên Nghiệp

Bạn cần sử dụng ngôn ngữ lịch sự, trang trọng, phù hợp với môi trường công việc tránh dùng tiếng lóng, từ viết tắt không chuẩn, biểu tượng cảm xúc (emoji) hoặc văn phong quá thân mật trong email công việc. Ngôn ngữ của bạn phải thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp, phản ánh đúng hình ảnh mà bạn muốn xây dựng trong mắt nhà tuyển dụng.

>>> Xem thêm: Có nên viết mail hỏi kết quả phỏng vấn không?

5. Tham Khảo Mẫu Thư Trả Lời Phỏng Vấn Hay

Cách trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngắn gọn

Dù bạn ứng tuyển tại các thành phố lớn hay đang tìm việc làm Bình Dương, việc soạn thư trả lời kết quả phỏng vấn trúng tuyển khéo léo là yếu tố quan trọng để ghi điểm với nhà tuyển dụng. Bạn có thể tham khảo mẫu email phản hồi tuyển dụng khi đồng ý tham gia hoặc mẫu email từ chối phỏng vấn nếu không thể sắp xếp.

5.1. Mẫu Thư Trả Lời Email Nhận Phỏng Vấn

5.2. Mẫu Thư Trả Lời Email Từ Chối Phỏng Vấn

5.3. Mẫu Thư Đề Xuất Dời Lịch Phỏng Vấn

>>> Xem thêm: Có nên viết mail hỏi kết quả phỏng vấn không?

Nhận được email mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng là tín hiệu đáng mừng, chứng tỏ bạn đã tạo được ấn tượng tích cực qua bản CV ứng tuyển gửi trước đó. Tuy nhiên, trong trường hợp bạn không thể tham gia buổi phỏng vấn, hãy tham khảo 6 mẫu email từ chối phỏng vấn khéo léo, không làm “mất lòng” để duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Với những gợi ý trên, JobsGO tin rằng bạn sẽ dễ dàng áp dụng mẫu email xác nhận phỏng vấn để trả lời nhà tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và tự tin.

Câu hỏi thường gặp

1. Có Cần Đính Kèm CV Trong Email Phỏng Vấn Không?

Không, bạn chỉ cần đính kèm CV nếu nhà tuyển dụng yêu cầu, nếu họ không đề cập, thường không cần thiết phải gửi lại CV.

2. Nên Gọi Điện Hay Viết Email Khi Trả Lời Thư Mời Nhận Việc?

Email vẫn là cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp và có tính lưu trữ cao. Bạn có thể gọi điện trong trường hợp gấp, nhưng sau đó vẫn nên gửi email để xác nhận chính thức.

3. Nên Bắt Đầu Email Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Tiếng Anh Bằng Câu Gì?

Khi bắt đầu email trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh, bạn nên xác nhận đã nhận thư mời và bày tỏ sự cảm ơn, ví dụ: “I am writing to confirm that I have received your interview invitation, and I sincerely appreciate the opportunity to interview for the [Position Name] role.” Sau đó, hãy xác nhận hoặc đề nghị thời gian phỏng vấn nếu cần, đồng thời kết thúc mở để duy trì liên lạc, ví dụ: “I am available on [Date] at [Time] and look forward to speaking with you.”

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)