Orientation Là Gì? 5 Hình Thức Orientation Phổ Biến

Orientation là gì? Đây là thuật ngữ quen thuộc dùng để chỉ quá trình định hướng, giúp nhân viên mới làm quen với môi trường làm việc. Orientation đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp kiến thức, thông tin và tạo bước đệm để mỗi cá nhân nhanh chóng hòa nhập, tự tin bắt đầu hành trình của mình. Cùng JobsGO khám phá chi tiết về Orientation trong bài viết này nhé!

1. Orientation Là Gì?

Orientation Là Gì?

Orientation là gì? Trong bối cảnh công ty, Orientation được định nghĩa là buổi giới thiệu, chào đón chính thức dành cho nhân viên mới, giúp họ làm quen với môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp và những thông tin cơ bản về công ty. Đây không chỉ đơn thuần là một thủ tục hành chính mà còn là nét văn hóa quan trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp, quan tâm và sự chào đón nồng nhiệt của doanh nghiệp đối với thành viên mới. Một buổi Orientation hiệu quả sẽ giúp nhân viên cảm thấy được thuộc về ngay từ những ngày đầu. Điều quan trọng cần phân biệt là Orientation (định hướng tổng quan ban đầu, thường kéo dài 1-2 ngày) khác với Onboarding (quá trình hội nhập dài hơi hơn, có thể kéo dài vài tuần đến vài tháng, bao gồm cả đào tạo chuyên sâu và theo dõi hiệu suất).

Nội dung chính của buổi Orientation thường rất đa dạng, cung cấp một cái nhìn toàn diện nhất về công ty. Các nhân viên mới sẽ được giới thiệu về lịch sử hình thành, phát triển của công ty, tầm nhìn chiến lược, sứ mệnh cốt lõi và các giá trị mà doanh nghiệp luôn theo đuổi. Bên cạnh đó, buổi định hướng còn cung cấp thông tin chi tiết về cơ cấu tổ chức, các phòng ban làm việc, giúp nhân viên hiểu rõ vị trí của mình trong bức tranh tổng thể. Việc giới thiệu đội ngũ lãnh đạo cấp cao và các đồng nghiệp trực tiếp cũng là một phần không thể thiếu, tạo cơ hội để nhân viên mới bắt đầu xây dựng mạng lưới quan hệ tại nơi làm việc. Mục tiêu cuối cùng là trang bị cho nhân viên mới những kiến thức cơ bản để họ có thể bắt đầu công việc một cách tự tin và suôn sẻ.

2. Lợi Ích Của Orientation

Lợi Ích Của Orientation

Một chương trình định hướng hiệu quả không chỉ là một thủ tục mà là một khoản đầu tư chiến lược, mang lại nhiều giá trị to lớn cho cả nhân viên mới và doanh nghiệp.

2.1. Đối Với Nhân Viên Mới

Đối với những nhân viên vừa gia nhập một tổ chức mới, buổi Orientation sẽ quyết định rất nhiều đến trải nghiệm ban đầu và khả năng thành công trong công việc.

• Thích nghi nhanh với môi trường mới: Orientation cung cấp cái nhìn tổng quan về văn hóa công ty, quy trình làm việc, giá trị cốt lõi và các kỳ vọng. Khi nhân viên hiểu rõ những yếu tố này, họ có thể nhanh chóng điều chỉnh hành vi và cách tiếp cận công việc, giảm thiểu những bỡ ngỡ ban đầu. Việc hiểu biết sâu sắc về văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp họ hòa nhập một cách tự nhiên và hiệu quả hơn.
• Xây dựng mạng lưới và kết nối: Buổi định hướng là cơ hội vàng để nhân viên mới làm quen với lãnh đạo, quản lý trực tiếp và các đồng nghiệp. Những tương tác ban đầu này giúp xây dựng các mối quan hệ hỗ trợ, tạo ra một mạng lưới làm việc giúp đỡ lẫn nhau và cảm giác được chào đón, không đơn độc.
• Tiếp cận tài nguyên và dịch vụ hỗ trợ: Nhân viên mới được hướng dẫn về cách sử dụng các công cụ, hệ thống nội bộ (như email, phần mềm quản lý dự án), các chính sách phúc lợi và biết rõ các phòng ban hỗ trợ (như IT, HR) khi cần. Việc này giúp họ tự tin hơn trong việc khai thác các nguồn lực sẵn có.
• Nắm bắt thông tin quyền lợi và chính sách: Một trong những lợi ích quan trọng nhất là nhân viên hiểu rõ về lương thưởng, chế độ phúc lợi (bảo hiểm y tế, xã hội), quy định về nghỉ phép, giờ làm việc và quan trọng hơn là các cơ hội đào tạo, phát triển nghề nghiệp mà công ty cung cấp. Sự minh bạch này giúp họ yên tâm và cam kết lâu dài hơn.
• Tạo sự tự tin và giảm lo lắng: Có cái nhìn tổng quan về công ty, vị trí và các nguồn lực sẵn có giúp nhân viên mới cảm thấy tự tin hơn, giảm bớt sự lo lắng về việc không biết phải làm gì hoặc bắt đầu từ đâu. Họ cảm thấy được trang bị tốt để đối mặt với những thử thách mới.

2.2. Đối Với Doanh Nghiệp

Từ góc độ của nhà tuyển dụng, một chương trình Orientation chất lượng cao là một công cụ chiến lược mạnh mẽ mang lại nhiều lợi ích kinh doanh quan trọng.

• Thu hút và giữ chân nhân tài: Một chương trình định hướng được tổ chức bài bản thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm của công ty, xây dựng uy tín của nhà tuyển dụng. Điều này không chỉ giúp thu hút các ứng viên chất lượng mà còn tăng khả năng nhân viên có năng lực cam kết và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp, giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm.
• Tăng tinh thần đoàn kết và gắn bó: Orientation tạo cơ hội cho nhân viên mới xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, lãnh đạo, thúc đẩy tinh thần đồng đội, sự cam kết với mục tiêu chung của công ty. Khi nhân viên cảm thấy được kết nối và là một phần của tập thể, họ sẽ làm việc nhiệt tình, hiệu quả hơn.
• Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Nhân viên mới nhanh chóng hiểu rõ về công việc, quy trình, các công cụ cần thiết và kỳ vọng từ công ty. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian làm quen và cho phép họ bắt đầu đóng góp giá trị sớm hơn cho tổ chức, nâng cao năng suất tổng thể.
• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Một quy trình định hướng có tổ chức, rõ ràng giúp tối ưu hóa thời gian, nguồn lực cho cả bộ phận HR và các phòng ban liên quan. Thay vì mỗi người phải hướng dẫn riêng lẻ, thông tin được truyền đạt một cách tập trung và hiệu quả, giảm bớt gánh nặng cho các đồng nghiệp cũ.
• Giảm tỷ lệ nghỉ việc sớm: Khi nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ, hiểu rõ vai trò của mình và môi trường làm việc, họ sẽ có sự hài lòng công việc cao hơn, ít có xu hướng nghỉ việc trong những tháng đầu. Điều này giúp công ty tránh được chi phí tốn kém liên quan đến tuyển dụng và đào tạo lại.
• Củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng: Bằng cách xây dựng hình ảnh một công ty chuyên nghiệp, quan tâm đến nhân viên trong quá trình hội nhập, doanh nghiệp sẽ củng cố thương hiệu nhà tuyển dụng của mình. Hình ảnh tích cực này không chỉ thu hút ứng viên chất lượng cao cho các vị trí tương lai mà còn tạo ra những đại sứ thương hiệu tự nhiên.

3. Quy Trình Orientation Training Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Orientation Training là gì? Đây là chương trình đào tạo định hướng cho nhân viên mới, cung cấp kiến thức về văn hóa, quy trình và kỹ năng cần thiết để bắt đầu công việc.

\Để đảm bảo một buổi Orientation training được thực hiện một cách hiệu quả, toàn diện, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình chuẩn bị, thực hiện, theo dõi bài bản. Quy trình này thường được chia thành ba giai đoạn chính, mỗi giai đoạn đều có những hoạt động và mục tiêu cụ thể.

3.1. Giai Đoạn 1: Trước Buổi Orientation

Giai đoạn chuẩn bị là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của buổi định hướng. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Trước tiên, bộ phận HR hoặc quản lý cần làm rõ nhân viên mới cần biết gì và nắm vững điều gì sau buổi định hướng. Mục tiêu có thể là hiểu về văn hóa công ty, quy trình làm việc, hay các chính sách cơ bản.
• Chuẩn bị tài liệu và nguồn tài nguyên: Các tài liệu cần thiết bao gồm sổ tay nhân viên với thông tin tổng quan, sơ đồ tổ chức, danh bạ nội bộ, các chính sách và quy định của công ty. Đồng thời, cần chuẩn bị sẵn các tài khoản hệ thống (email công ty, phần mềm quản lý nội bộ), và tài liệu giới thiệu chi tiết về phòng ban hoặc các dự án ban đầu.
• Lên kế hoạch chi tiết: Một lịch trình cụ thể là không thể thiếu. Kế hoạch cần bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức (trực tiếp hoặc trực tuyến), phương pháp truyền đạt (thuyết trình, hoạt động nhóm, tham quan), nguồn lực cần thiết (diễn giả, thiết bị nghe nhìn) và lịch trình cụ thể cho từng hoạt động.
• Chuẩn bị không gian làm việc: Đảm bảo bàn làm việc của nhân viên mới đã sẵn sàng với máy tính, bàn ghế, văn phòng phẩm và đặc biệt là thẻ nhân viên. Một không gian làm việc chu đáo sẽ tạo ấn tượng tích cực ban đầu.
• Thông báo cho nhân viên mới: Gửi thư chào mừng, đính kèm lịch trình buổi Orientation, các tài liệu cần đọc trước để nhân viên có thể chuẩn bị tinh thần, làm quen sơ bộ.
• Thông báo cho các phòng ban liên quan: Điều này đặc biệt quan trọng đối với quản lý trực tiếp và team làm việc của nhân viên mới để họ biết, sẵn sàng chào đón, hỗ trợ đồng nghiệp mới của mình.

3.2. Giai Đoạn 2: Trong Buổi Orientation

Đây là giai đoạn triển khai trực tiếp, nơi các nhân viên mới được tiếp xúc với công ty và đồng nghiệp. Cách buổi Orientation diễn ra sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của nhân viên về công ty.

• Giới thiệu tổng quan về công ty, văn hóa và giá trị cốt lõi: Bắt đầu bằng việc trình bày lịch sử hình thành, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và giới thiệu ban lãnh đạo cấp cao. Điều này giúp nhân viên mới có cái nhìn toàn cảnh về định hướng và giá trị của tổ chức.
• Phổ biến thông tin về quyền lợi, chính sách và cơ hội phát triển: Cung cấp thông tin chi tiết về lương, thưởng, các loại bảo hiểm, chế độ nghỉ phép, quy định làm việc, các chương trình đào tạo nội bộ và lộ trình thăng tiến rõ ràng trong công ty.
• Giới thiệu phòng ban, quản lý trực tiếp và đồng nghiệp: Trình bày cấu trúc phòng ban, vai trò của từng thành viên và nhiệm vụ chính của phòng ban. Đây cũng là tiền đề để nhân viên mới giao lưu, đặt câu hỏi và làm quen với những người sẽ làm việc cùng họ.
• Cung cấp thông tin và tài nguyên cần thiết: Hướng dẫn sử dụng các hệ thống nội bộ như HRM, CRM, ERP, email, quy trình báo cáo, chấm công và các kênh giao tiếp nội bộ để đảm bảo họ có thể làm việc suôn sẻ.
• Tổ chức các hoạt động kết nối và tham quan (Icebreaker & Guide Tour):
• Hoạt động “phá băng” (Icebreaker activities): Các trò chơi nhỏ, hoạt động nhóm vui vẻ giúp nhân viên mới làm quen với nhau và với đồng nghiệp cũ, phá bỏ rào cản ban đầu, tạo không khí thoải mái.
• Tham quan văn phòng/cơ sở làm việc (Guide Tour): Giới thiệu các khu vực quan trọng như phòng làm việc, phòng họp, nhà ăn, khu vực giải trí, y tế, cùng với các tiện ích và cách sử dụng chúng. Điều này giúp họ cảm thấy quen thuộc hơn với môi trường vật lý.
• Giới thiệu về công việc ban đầu và các dự án: Trình bày rõ ràng về trách nhiệm chính, mục tiêu ngắn hạn của vị trí, và giới thiệu người hướng dẫn (mentor/buddy) nếu có, để họ có người đồng hành trong những ngày đầu.

3.3. Giai Đoạn 3: Sau Buổi Orientation

Sự Hỗ Trợ Liên Tục Từ Đồng Nghiệp Và Mentor Là Chìa Khóa Để Nhân Viên Mới Hòa Nhập Thành Công

Quá trình Orientation không kết thúc sau buổi giới thiệu. Giai đoạn theo dõi, hỗ trợ liên tục là cực kỳ quan trọng để đảm bảo nhân viên mới hòa nhập thành công, cảm thấy được gắn kết lâu dài.

• Đánh giá hiệu quả chương trình: Thu thập phản hồi từ nhân viên mới thông qua khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp, cũng như từ quản lý trực tiếp. Việc này giúp đánh giá chất lượng của buổi Orientation và tìm ra các cơ hội để cải thiện trong tương lai.
• Theo dõi, hỗ trợ cá nhân: Quản lý trực tiếp và bộ phận HR cần chủ động theo dõi tiến độ hòa nhập, hiệu suất làm việc của nhân viên mới. Cung cấp hỗ trợ kịp thời khi cần thiết, giải đáp thắc mắc và định hướng công việc để họ không cảm thấy bị bỏ rơi.
• Tích hợp vào công việc thực tế: Đảm bảo nhân viên mới được giao nhiệm vụ cụ thể, có cơ hội áp dụng kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc thực tế. Việc này giúp họ cảm thấy mình đang đóng góp giá trị và là một phần quan trọng của đội ngũ.
• Phân công người hướng dẫn (Mentor/Buddy): Nếu chương trình có người hướng dẫn, cần đảm bảo mentor/buddy thực hiện tốt vai trò hỗ trợ, chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và giúp nhân viên mới vượt qua những khó khăn ban đầu.

4. Chuẩn Bị Và Tối Ưu Trải Nghiệm Orientation Cho Nhân Viên Mới

Để tận dụng tối đa những lợi ích mà buổi Orientation mang lại, nhân viên mới cũng cần có sự chuẩn bị chu đáo và thái độ chủ động.

4.1. Nhân Viên Mới Cần Chuẩn Bị Gì Cho Buổi Orientation?

Việc chuẩn bị tốt sẽ giúp nhân viên mới có một khởi đầu thuận lợi và tạo ấn tượng tốt.

• Nghỉ ngơi và giữ tinh thần thoải mái: Đảm bảo có đủ năng lượng và sự minh mẫn để tiếp thu lượng thông tin lớn trong buổi định hướng. Một tinh thần sảng khoái sẽ giúp bạn tập trung tốt hơn.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ: Kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu cá nhân, hồ sơ làm việc mà công ty yêu cầu mang theo (ví dụ: CCCD, bằng cấp, hợp đồng lao động đã ký, v.v.) để hoàn tất các thủ tục hành chính.
• Tìm hiểu trước về công ty: Dành thời gian nghiên cứu về văn hóa, sản phẩm/dịch vụ, các thành tựu và tin tức gần đây của công ty. Việc này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về nơi mình sẽ làm việc mà còn thể hiện sự chủ động và chuyên nghiệp.
• Chuẩn bị câu hỏi: Ghi lại các thắc mắc về công việc, phòng ban, chính sách, hoặc bất kỳ điều gì bạn còn băn khoăn để hỏi trong buổi Orientation. Điều này giúp bạn giải tỏa những băn khoăn và thể hiện sự quan tâm.
• Thái độ cởi mở và chủ động: Sẵn sàng giao lưu, kết nối với đồng nghiệp, đặt câu hỏi. Một thái độ tích cực, chủ động sẽ giúp bạn hòa nhập nhanh hơn, tạo thiện cảm với mọi người.

4.2. Bí Quyết Để Tối Ưu Trải Nghiệm Định Hướng Thành Công

Để buổi định hướng không chỉ là một sự kiện mà thực sự là một trải nghiệm có giá trị, nhân viên mới cần áp dụng các bí quyết sau:

• Chú ý lắng nghe và ghi chép: Thông tin trong buổi Orientation có thể rất nhiều. Hãy ghi lại các thông tin quan trọng như quy trình làm việc, tên đồng nghiệp, số điện thoại liên hệ, các tài khoản hệ thống để có thể xem lại khi cần.
• Tham gia tích cực vào các hoạt động: Đừng ngại tương tác, đặt câu hỏi, và tham gia các trò chơi hoặc hoạt động nhóm. Việc này không chỉ giúp bạn nhớ thông tin tốt hơn mà còn tạo ấn tượng tích cực và giúp bạn kết nối với mọi người.
• Chủ động làm quen với đồng nghiệp: Đừng đợi người khác bắt chuyện, hãy chủ động giới thiệu bản thân, bắt chuyện với các đồng nghiệp mới và cũ, xin thông tin liên lạc để duy trì mối quan hệ sau này.
• Tận dụng cơ hội giao tiếp với lãnh đạo và HR: Buổi Orientation là dịp tốt để bạn được gặp gỡ, giao tiếp trực tiếp với lãnh đạo cấp cao, bộ phận HR. Nhân viên mới hãy tận dụng cơ hội này để hiểu rõ hơn về kỳ vọng của công ty và nhận được sự hỗ trợ cần thiết.
• Lập kế hoạch hành động sau buổi định hướng: Tổng hợp lại tất cả thông tin đã nhận được, xác định các bước tiếp theo cần làm để bắt đầu công việc và hòa nhập. Nhân viên mới có thể tìm hiểu thêm một phần mềm, đặt lịch gặp riêng với mentor, hoặc đọc kỹ lại các chính sách.

5. Các Hình Thức Tổ Chức Orientation Phổ Biến

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để tổ chức buổi Orientation, tùy thuộc vào quy mô, đặc thù công việc và số lượng nhân viên mới. Việc lựa chọn hình thức phù hợp sẽ giúp tối ưu hóa hiệu quả truyền đạt thông tin và trải nghiệm cho người tham gia.

• Họp trực tiếp (Offline): Đây là hình thức truyền thống, tạo không khí ấm cúng, thân mật, giúp nhân viên mới dễ dàng tương tác trực tiếp với nhau và với các lãnh đạo, đồng nghiệp cũ. Hình thức này rất phù hợp để tổ chức các hoạt động “phá băng” và tham quan văn phòng.
• Tài liệu (Ebook/Sổ tay): Cung cấp thông tin chi tiết dưới dạng tài liệu điện tử hoặc sổ tay in ấn là một cách hiệu quả để nhân viên tự tìm hiểu theo tốc độ của mình. Tài liệu này có thể bao gồm lịch sử công ty, sơ đồ tổ chức, chính sách, quy định, v.v.
• Video giới thiệu: Sử dụng video là cách truyền tải thông tin sinh động, hấp dẫn và dễ dàng ghi nhớ. Video có thể giới thiệu về công ty, phỏng vấn lãnh đạo, hoặc mô tả các hoạt động văn hóa, giúp nhân viên mới có cái nhìn trực quan hơn.
• Họp trực tuyến (Online): Hình thức này ngày càng phổ biến, đặc biệt phù hợp với nhân viên làm việc từ xa (remote work) hoặc công ty có nhiều chi nhánh ở các địa điểm khác nhau. Các công cụ hội nghị trực tuyến cho phép chia sẻ màn hình, tài liệu và tương tác trực tiếp.
• Hybrid Learning (Kết hợp): Đây là sự kết hợp tối ưu giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến. Ví dụ, phần giới thiệu tổng quan có thể thực hiện trực tuyến, trong khi các buổi gặp gỡ, làm quen và tham quan văn phòng được tổ chức trực tiếp. Hình thức này tăng tính linh hoạt và hiệu quả, phù hợp với xu hướng làm việc hiện đại.

Hy vọng JobsGO đã giúp các bạn hiểu rõ Orientation là gì. Nó không chỉ là một buổi giới thiệu đơn thuần mà là một khoản đầu tư chiến lược quan trọng vào nguồn nhân lực của mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần tiếp tục đầu tư, tối ưu hóa các chương trình định hướng chất lượng để thu hút, giữ chân nhân tài, xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, bền vững, tạo điều kiện thuận lợi nhất để nhân viên tìm việc, phát triển sự nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Nhân Viên Mới Nên Làm Gì Nếu Bỏ Lỡ Buổi Orientation?

Bạn nên liên hệ ngay với bộ phận HR hoặc quản lý trực tiếp để tìm hiểu về các tài liệu, thông tin đã bỏ lỡ và cách thức để bù đắp kiến thức.

2. Orientation Có Cần Thiết Cho Mọi Vị Trí Công Việc Không?

Orientation cần thiết cho mọi vị trí, từ thực tập sinh đến quản lý cấp cao, vì nó cung cấp thông tin cơ bản về công ty, văn hóa và giúp mọi người hòa nhập. Tuy nhiên, nội dung, mức độ chi tiết có thể được điều chỉnh tùy theo cấp bậc, trách nhiệm của vị trí.

3. Career Orientation Là Gì?

Career Orientation hay định hướng nghề nghiệp là quá trình giúp cá nhân xác định mục tiêu sự nghiệp, hiểu rõ sở thích, năng lực và giá trị của bản thân để lựa chọn con đường nghề nghiệp phù hợp.

4. Orientation Day Là Gì?

Orientation Day là ngày định hướng dành cho tân sinh viên hoặc nhân viên mới, giúp họ làm quen với môi trường học tập hay làm việc.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)