Hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng – GTGT, hóa đơn VAT) là một chứng từ quan trọng trong kinh doanh, buôn bán hàng hóa, dịch vụ. Vậy bạn đã hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì chưa? Mua hóa đơn đỏ có dễ hay không? Cần lưu ý gì để sử dụng hóa đơn đỏ hợp pháp? Hãy đọc bài viết dưới đây của JobsGO, bạn sẽ có câu trả lời cho những thắc mắc trên.

1. Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ (tên tiếng Anh là Value Added tax invoice/VAT bill) là một chứng từ thể hiện giá trị của hàng hóa, dịch vụ mà bên bán cung cấp cho bên mua. Nội dung của hóa đơn đỏ bao gồm các thông tin của 2 bên và nó sẽ là căn cứ để xác định số thuế cần nộp vào ngân sách nhà nước của doanh nghiệp.

Hiện nay, Cơ quan thuế sẽ chịu trách nhiệm phát hành hóa đơn đỏ. Trường hợp doanh nghiệp muốn tự in thì sẽ cần đăng ký với Cơ quan thuế và chịu sự giám sát, quản lý của họ về việc in, sử dụng hóa đơn đỏ.

mua hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ là gì?

2. Xuất hóa đơn đỏ để làm gì?

Theo quy định chung của pháp luật, toàn bộ các hoạt động trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ đều phải có hóa đơn. Việc lập hóa đơn sẽ là trách nhiệm của những người bán hàng, cung cấp dịch vụ.

Riêng với hóa đơn đỏ, nó sẽ là căn cứ để người mua, người lưu giữ có thể kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đồng thời, thông qua hóa đơn đỏ, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức cũng có cơ sở để hạch toán các chi phí sản xuất, kinh doanh hay hoàn thuế,…

Cụ thể, những hoạt động làm phát sinh hóa đơn đỏ gồm:

  • Mua bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nội địa.
  • Hoạt động vận tải quốc tế.
  • Hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ.
  • Xuất hàng hóa vào khu phi thuế quan.

3. Quy định về xuất hóa đơn đỏ

Để đảm bảo tính pháp lý trong giao dịch và tuân thủ đúng các quy định hiện hành của pháp luật thuế, doanh nghiệp cần nắm vững các tiêu chuẩn về việc khởi tạo hóa đơn. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết giúp bạn thực hiện nghiệp vụ này một cách chính xác:

3.1. Khi nào cần xuất hóa đơn đỏ?

Về nguyên tắc, bên bán có nghĩa vụ phải lập hóa đơn để giao cho bên mua khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

  • Nghĩa vụ của bên bán: Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn để ghi nhận doanh thu và làm căn cứ kê khai thuế với Nhà nước.
  • Trách nhiệm của bên mua: Đối với các giao dịch có thuế suất giá trị gia tăng (VAT), người mua cần thanh toán thêm phần thuế này (thường là 10%) dựa trên giá trị đơn hàng để bên bán thực hiện nộp thuế vào ngân sách.
  • Điều kiện về phía doanh nghiệp: Đơn vị bán hàng phải là doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp, đăng ký tính thuế theo phương pháp khấu trừ và đã hoàn tất thủ tục thông báo phát hành hóa đơn (hóa đơn điện tử) theo quy định.

3.2. Thời điểm xuất hóa đơn đỏ

Việc xuất hóa đơn phải được thực hiện đúng thời điểm để tránh các rủi ro về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế.

  • Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là lúc bên bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua. Hóa đơn phải được xuất ngay tại thời điểm này, không phụ thuộc vào việc bên bán đã nhận được tiền thanh toán hay chưa.
  • Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn được xác định là khi dịch vụ đã hoàn thành việc cung cấp. Trong trường hợp bên bán thu tiền trước hoặc trong khi đang cung ứng dịch vụ, hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm thu tiền.
  • Đối với các giao dịch đặc thù (giao hàng nhiều lần hoặc theo từng hạng mục): Nếu đơn hàng được chia thành nhiều đợt giao hoặc nhiều giai đoạn nghiệm thu, mỗi lần bàn giao một phần hàng hóa hoặc một hạng mục công việc đều phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị thực tế đã chuyển giao.

3.3. Nguyên tắc xuất hóa đơn đỏ

Để một tờ hóa đơn được coi là hợp lệ và hợp pháp, kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc vàng sau đây:

  • Tính trung thực: Mọi thông tin ghi trên hóa đơn phải phản ánh chính xác bản chất kinh tế và số lượng, giá trị thực tế của giao dịch đã diễn ra.
  • Tính thống nhất: Nội dung trên hóa đơn điện tử phải khớp với các chứng từ đi kèm như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ.
  • Tính chuẩn mực về hình thức: Doanh nghiệp chỉ được phép sử dụng các mẫu hóa đơn điện tử đã đăng ký thành công với cơ quan thuế. Các thông tin về tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất phải được ghi rõ ràng, đầy đủ và không được tẩy xóa hay làm sai lệch.
  • Độ chính xác về thuế: Mức thuế suất (ví dụ 5%, 10% hoặc các trường hợp được miễn giảm thuế) phải được áp dụng đúng theo danh mục quy định của pháp luật thuế tại thời điểm phát sinh giao dịch.

4. Muốn được cấp hóa đơn đỏ phải đến đâu?

Mua hóa đơn đỏ ở đâu hợp lệ, đúng theo quy định của pháp luật? Người kinh doanh cần nắm được các địa chỉ sau:

  • Với các hóa đơn bán hàng trực tiếp (không có thuế GTGT) thì cơ sở kinh doanh có thể tự in và sử dụng. Tuy nhiên, trước đó, người đại diện sẽ cần đăng ký với Cơ quan thuế, chịu sự quản lý sát sao từ họ.
  • Với các hóa đơn bán lẻ mỗi lần phát sinh, khi người bán hàng có nhu cầu mua hóa đơn để làm thủ tục thì sẽ cần phải đến trực tiếp Cơ quan thuế.
xuất hoá đơn đỏ

Mua hóa đơn đỏ giá bao nhiêu? Muốn mua hóa đơn đỏ cần mua ở đâu?

5. Những đối tượng nào được/không được phép cấp hóa đơn đỏ

Rất nhiều người thắc mắc đối tượng nào sẽ được phép và đối tượng nào không được cấp hóa đơn đỏ theo quy định? Nếu bạn cũng nằm trong số đó, đừng bỏ qua thông tin JobsGO cung cấp dưới đây nhé.

5.1. Đối tượng được cấp

Theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính thì tất cả các cá nhân, hộ gia đình, tổ chức kinh doanh thì đều được cấp hóa đơn đỏ.

Song, với một số trường hợp đặc biệt, các đối tượng không phải cá nhân, hộ gia đình, tổ chức kinh doanh nhưng lại có phát sinh hoạt động cung ứng, mua bán dịch vụ, sản phẩm và cần có hóa đơn để giao cho khách hàng thì vẫn được phép mua hóa đơn đỏ.

Loại hóa đơn mà Cơ quan thuế cấp cho những trường hợp này sẽ là hóa đơn bán lẻ và thuộc loại bán hàng.

5.2. Đối tượng không được cấp

Những trường hợp không phải là cá nhân, hộ gia đình, tổ chức kinh doanh, có phát sinh hoạt động bán hàng nhưng không chịu thuế GTGT, không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì sẽ không được phép cấp hóa đơn đỏ.

6. Thủ tục cần chuẩn bị để xin cấp hóa đơn đỏ

Các đối tượng muốn xin cấp hóa đơn đỏ sẽ cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, thực hiện các thủ tục theo 3 bước dưới đây:

6.1. Bước 1: Có đủ hồ sơ mua bán hóa đơn đỏ

Với các trường hợp lần đầu xin cấp hóa đơn đỏ, bạn cần có 2 bộ hồ sơ với đầy đủ giấy tờ theo đúng quy định, công văn 2025/TCT-TVQT là:

  • Đơn đề nghị mua hóa đơn đỏ theo mẫu của Cơ quan thuế.
  • Giấy phép kinh doanh.
  • Căn cước công dân của người đại diện mua hóa đơn đỏ.
  • Văn bản cam kết thông tin địa chỉ kinh doanh.
  • Hợp đồng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ, giấy mua bán hàng hóa (yêu cầu ít nhất 1 bản chính).
  • Tờ khai thuế GTGT, thu nhập cá nhân.
  • Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (3 bản).
  • Biên lai nộp thuế (2 bản photo).

*Lưu ý: Trong trường hợp cá nhân thay mặt người khác nộp hồ sơ, kê khai thuế, nhận hóa đơn lẻ thì sẽ cần có văn bản ủy quyền theo đúng quy định của Bộ Luật dân sự.

Còn trường hợp bạn đã từng mua hóa đơn đỏ tại Chi cục thuế thì chỉ cần có những giấy tờ sau:

  • Giấy giới thiệu về doanh nghiệp.
  • Giấy đăng ký mua hóa đơn GTGT tại Cơ quan thuế.
  • Mộc vuông.
  • Căn cước công dân của người đại diện.

6.2. Bước 2: Nộp hồ sơ lên Cơ quan thuế

Khi đã có đầy đủ hồ sơ, các loại giấy tờ thì bạn sẽ cần gửi chúng lên Cơ quan thuế theo đường bưu điện hoặc đến trực tiếp địa chỉ cơ quan gần nhất.

6.3. Bước 3: Nhận hóa đơn đã đăng ký mua hóa đơn đỏ từ Cơ quan thuế

Sau khi hồ sơ được chuyển đến Cơ quan thuế, họ sẽ xem xét rồi xác nhận thông tin để quyết định phát hành, cấp hóa đơn GTGT.

Bạn sẽ cần kiểm tra lại các thông tin, tự chịu toàn bộ trách nhiệm hoặc đóng dấu sau khi nhận được hóa đơn.

*Lưu ý:

  • Khi mua hóa đơn đỏ, bạn chỉ cần nộp tiền theo giá hóa đơn đã niêm yết.
  • Hóa đơn đỏ sẽ được Cơ quan thuế phát hành hàng tháng theo số lượng nhất định (không quá 50 số hóa đơn). Còn nếu bạn đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu khi chưa hết tháng thì Cơ quan thuế sẽ phải căn cứ vào thời gian, số lượng hóa đơn đã dùng để quyết định.
cách xuất hoá đơn đỏ

Dịch vụ xuất hóa đơn đỏ

7. Những quy định xử phạt liên quan đến sai phạm hóa đơn đỏ

Nhóm hóa đơn mua hàng và hóa đơn đặt in chưa phát hành: Mất hóa đơn bán hàng mua hoặc hóa đơn đặt in (chưa thông báo phát hành): Mức phạt chủ yếu căn cứ vào thời gian báo cáo.

  • Báo cáo từ ngày 6 – 10: Phạt tối thiểu 6 triệu (trừ khi có tình tiết giảm nhẹ).
  • Báo cáo sau ngày 10: Phạt từ 6 triệu đến 8 triệu (đối với hóa đơn mua) hoặc lên đến 18 triệu (đối với hóa đơn đặt in).

Nhóm hóa đơn đầu ra (đã thông báo phát hành):

  • Miễn phạt: Do thiên tai, hỏa hoạn hoặc tìm lại được hóa đơn trước khi có quyết định xử phạt.
  • Phạt cảnh cáo: Khi có tình tiết giảm nhẹ, đã lập hóa đơn thay thế hoặc có đầy đủ chứng từ, hợp đồng chứng minh giao dịch.
  • Phạt tiền (4 – 10 triệu): Áp dụng khi làm mất liên 2 (giao cho khách) hoặc các liên nội bộ trong thời gian lưu trữ.

Nhóm hóa đơn đầu vào:

  • Miễn phạt/Cảnh cáo: Tương tự như hóa đơn đầu ra nếu có lý do bất khả kháng hoặc có tình tiết giảm nhẹ và đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch.
  • Phạt tiền (4 – 8 triệu): Áp dụng khi làm mất liên 2 để hạch toán, kê khai thuế.
cách làm hóa đơn đỏ

Mua hóa đơn đỏ trái phép xử lý như thế nào?

Trên đây là trọn bộ những thông tin về mua hóa đơn đỏ. Hy vọng rằng qua bài viết, JobsGO sẽ giúp bạn đọc nắm rõ quy định về việc mua, sử dụng loại hóa đơn này.

Câu hỏi thường gặp

1. Hóa đơn đỏ và hóa đơn xanh khác nhau như thế nào?

Hóa đơn đỏ là cách gọi quen thuộc của hóa đơn GTGT, dùng để giao cho khách hàng và kê khai thuế. Còn hóa đơn xanh không phải thuật ngữ pháp lý, thường chỉ là liên lưu nội bộ của hóa đơn GTGT giấy trước đây.

2. Xuất hóa đơn đỏ tối thiểu bao nhiêu tiền?

Thông thường, khi bạn mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ có giá trị thanh toán từ 200.000 đồng trở lên, đơn vị cung cấp sẽ thực hiện xuất hóa đơn đỏ cho giao dịch đó.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)