Kế toán thanh toán là gì? Đây là một vị trí quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay. Họ không chỉ là những người thực hiện các giao dịch tài chính mà còn là những nhà quản lý tài chính đáng tin cậy trong doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về công việc kế toán thanh toán cũng như các nghiệp vụ liên quan, bạn hãy đọc ngay bài viết dưới đây.
Kế toán thanh toán là nhân viên thuộc bộ phận kế toán của một tổ chức, doanh nghiệp. Trách nhiệm chính của họ là quản lý và xử lý các giao dịch tài chính của công ty, bao gồm việc thực hiện các công việc liên quan đến chứng từ thu, chi trong tổ chức/doanh nghiệp. Các giao dịch này được thực hiện thông qua hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Nhân viên kế toán thanh toán đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru và hiệu quả của hệ thống tài chính doanh nghiệp. Vai trò của họ không chỉ giới hạn ở việc xử lý các giao dịch thanh toán hàng ngày, mà còn mở rộng sang nhiều khía cạnh quan trọng khác, bao gồm:
Bảo vệ tài sản doanh nghiệp:
Kiểm soát chặt chẽ dòng tiền ra vào, ngăn chặn các hành vi gian lận và thất thoát.
Đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của các khoản thanh toán, bảo vệ tài sản của doanh nghiệp khỏi rủi ro.
Hỗ trợ quá trình ra quyết định:
Cung cấp thông tin tài chính chính xác và cập nhật cho ban lãnh đạo.
Phân tích tình hình tài chính và đề xuất các giải pháp tối ưu cho hoạt động thanh toán.
Nâng cao hiệu quả hoạt động:
Tối ưu hóa quy trình thanh toán, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Cải thiện mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp, thúc đẩy sự phát triển chung.
Tuân thủ pháp luật:
Đảm bảo các hoạt động thanh toán tuân thủ mọi quy định của pháp luật.
Giảm thiểu rủi ro vi phạm pháp luật, bảo vệ uy tín của doanh nghiệp.
Thu tiền góp vốn từ cổ đông: Bao gồm việc tiếp nhận và ghi nhận số tiền được cổ đông đầu tư vào doanh nghiệp, thông qua các phương tiện như chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt hoặc các phương thức thanh toán khác.
Thu nhập từ các giao dịch tài chính: Đây là quá trình thu tiền từ các giao dịch tài chính như thu ngân, thu tiền từ các dịch vụ hoặc sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp.
Thu hồi công nợ đối với khách hàng: Bao gồm việc thu hồi số tiền mà khách hàng nợ do mua hàng, sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp, thông qua việc gửi hóa đơn, thông báo thanh toán hoặc các biện pháp thu hồi nợ khác.
Quản lý tiền gửi tại ngân hàng: Theo dõi số tiền được gửi vào các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp, cũng như các giao dịch liên quan như rút tiền, chuyển khoản hoặc thu nhập từ lãi suất tiền gửi.
Theo dõi và đốc thúc các khoản phải thu: Theo dõi và đối chiếu các khoản phải thu từ các đối tượng như cổ đông cam kết góp vốn, nhân viên thu ngân và khách hàng, đồng thời thực hiện các biện pháp đốc thúc để đảm bảo việc thanh toán đúng hạn và kịp thời.
Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ kế toán về việc thu, chi dòng tiền: Bao gồm việc ghi nhận và phân loại các giao dịch thu, chi dòng tiền vào các tài khoản kế toán tương ứng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin tài chính doanh nghiệp.
3.2 Quản Lý, Theo Dõi Các Khoản Chi
Xây dựng chiến lược thanh toán công nợ với nhà cung cấp: Lập kế hoạch chi tiết về việc thanh toán các khoản công nợ đối với nhà cung cấp, dựa trên nhu cầu kinh doanh và tình trạng tài chính hiện tại của doanh nghiệp.
Thực hiện nghiệp vụ thanh toán: Trực tiếp thực hiện các hoạt động thanh toán bằng tiền mặt hoặc qua tài khoản ngân hàng cho nhà cung cấp. Các hoạt động này bao gồm đối chiếu công nợ, nhận và kiểm tra hóa đơn, lập phiếu thanh toán như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, và các tài liệu liên quan.
Quản lý quá trình thanh toán: Đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong quá trình thanh toán bằng cách thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ, xác minh các thông tin thanh toán và tuân thủ quy trình kế toán cụ thể.
Theo dõi và đối chiếu công nợ: Liên tục theo dõi các khoản công nợ đối với nhà cung cấp, đảm bảo việc thanh toán đúng hạn, tránh trường hợp nợ quá hạn gây ra các vấn đề tài chính và uy tín cho doanh nghiệp.
Tối ưu hóa quy trình thanh toán: Nghiên cứu và áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình thanh toán để tiết kiệm thời gian, nguồn lực và chi phí, đồng thời tăng cường hiệu suất và hiệu quả của quy trình thanh toán.
3.3 Quản Lý Quỹ Tiền Mặt Trong Doanh Nghiệp
Mô Tả Công Việc Kế Toán Thanh Toán
Làm việc với quản lý thủ quỹ: Đảm bảo các giao dịch thu, chi được thực hiện theo quy định và được ghi nhận đầy đủ trong hệ thống kế toán, đồng thời giữ sự cân bằng và minh bạch trong quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Đối chiếu và kiểm tra tồn quỹ hàng ngày: So sánh và kiểm tra số lượng tiền mặt và tương đương tiền mặt trong quỹ với số liệu ghi nhận trong hệ thống kế toán hàng ngày, nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
Lập báo cáo tồn quỹ định kỳ cho ban giám đốc: Tổng hợp, trình bày thông tin về tình trạng tồn quỹ tiền mặt và tương đương tiền mặt của doanh nghiệp theo định kỳ, đáp ứng nhu cầu thông tin và quản lý của ban giám đốc. Đối với một số doanh nghiệp, báo cáo này có thể được yêu cầu hàng ngày để cung cấp thông tin cụ thể và kịp thời.
Quy trình thực hiện nghiệp vụ kế toán thanh toán bao gồm các bước sau:
4.1 Nghiệp Vụ Thu Tiền Mặt
Dựa vào tài liệu thanh toán từ các bộ phận gửi về, bộ phận kế toán thanh toán tiến hành các bước sau:
Tiếp nhận và kiểm tra thủ tục thanh toán, đảm bảo rằng các tài liệu thanh toán nhận được đầy đủ, hợp lý, nội dung thanh toán tuân thủ đúng quy chế tài chính của công ty.
Xác nhận và duyệt hồ sơ thanh toán: Tiến hành xét duyệt các hồ sơ thanh toán theo quy trình và tiêu chuẩn quy định.
Tạo và ký lập phiếu chi với sự tham gia của Kế toán trưởng, Giám đốc để chứng minh việc thanh toán đã được chấp nhận và xác nhận.
Chuyển giao các tài liệu thanh toán đã được duyệt cho thủ quỹ để tiến hành thanh toán.
Ghi nhận các giao dịch thanh toán vào sổ sách kế toán, điều này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của công ty.
Thực hiện việc so sánh số liệu giữa sổ quỹ của bộ phận kế toán và sổ quỹ của thủ quỹ, đồng thời tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quỹ tiền mặt.
4.2 Nghiệp Vụ Chi Tiền Mặt
Từ các giao dịch thu tiền mặt như rút tiền từ ngân hàng để nhập vào quỹ tiền mặt, thu tiền từ bán hàng, bộ phận kế toán thanh toán thực hiện các bước sau:
Xác nhận và kiểm tra các chứng từ, thông tin liên quan đến giao dịch thu tiền mặt, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ.
Tạo và ký lập phiếu thu với sự tham gia của Kế toán trưởng, Giám đốc để chứng minh việc thu tiền đã được thực hiện và được xác nhận.
Chuyển giao các chứng từ và thông tin liên quan cho thủ quỹ để tiến hành thu tiền mặt.
Hạch toán các giao dịch thu tiền mặt vào sổ sách kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính của công ty.
So sánh số liệu giữa sổ quỹ của bộ phận kế toán và sổ quỹ của thủ quỹ, cùng với việc kiểm kê quỹ tiền mặt để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quỹ tiền mặt.
Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng thu bằng tiền mặt.
Nợ TK 111
Có TK 511
Có TK 3331
Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận (nếu có), phiếu thu tiền.
Thu hồi công nợ phải thu từ khách hàng.
Nợ TK 111
Có TK 131
Phiếu thu tiền, bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Nghiệp vụ chi tiền mặt
Rút tiền mặt sau đó gửi vào tài khoản ngân hàng.
Nợ TK 112
Có TK 111
Phiếu chi tiền, giấy báo có, giấy nộp tiền vào tài khoản, bảng kê giao dịch ngân hàng.
Thu tiền hoàn ứng từ nhân viên công ty và nộp vào tài khoản ngân hàng
Nợ TK 141
Có TK 112
Phiếu hoàn ứng, giấy báo có.
Thu tiền ứng trước từ khách hàng thông qua giao dịch chuyển khoản.
Nợ TK 112
Có TK 131
Hợp đồng/đơn hàng (nếu có), giấy báo có.
Bán thành phẩm, hàng hóa chịu thuế giá trị gia tăng, khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản.
Nợ TK 112
Có TK 511
Có TK 3331
Hợp đồng/đơn hàng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, chứng từ giao nhận (nếu có), giấy báo có.
Thu hồi công nợ phải thu từ khách hàng qua chuyển khoản.
Nợ TK 112
Có TK 131
Giấy báo có, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Nghiệp vụ chi tiền qua ngân hàng
Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ TK 111
Có TK 112
Phiếu thu tiền, bảng kê giao dịch ngân hàng.
Tạm ứng cho nhân viên công ty, chuyển tiền từ ngân hàng vào tài khoản cá nhân hoặc chi Séc.
Nợ TK 141
Có TK 112
Giấy đề nghị tạm ứng, giấy báo nợ.
Đặt cọc, trả trước tiền mua hàng cho nhà cung cấp bằng giao dịch chuyển khoản.
Nợ TK 331
Có TK 112
Hợp đồng/đơn hàng, giấy báo nợ.
Mua vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa nhập kho thanh toán ngay qua giao dịch chuyển khoản.
Nợ TK 152
Nợ TK 153
Nợ TK 1561
Nợ TK 1331
Có TK 112
Hợp đồng/đơn hàng, phiếu giao hàng.
Thanh toán công nợ đến hạn cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa bằng giao dịch chuyển khoản.
Nợ TK 331
Có TK 112
Giấy báo nợ, biên bản đối chiếu công nợ (nếu có).
Chi trả tiền dịch vụ mua ngoài (Xăng dầu, cước dịch vụ viễn thông, điện, nước…) qua giao dịch chuyển khoản.
Nợ TK 641
Nợ TK 642
Nợ TK 1331
Có TK 112
Hóa đơn, giấy báo nợ.
Chuyển khoản thanh toán lương cho nhân viên.
Nợ TK 334
Có TK 112
Bảng lương đã ký duyệt, phiếu lương/bảng lương có chữ ký người nhận, giấy báo nợ.
Như vậy, nhân viên kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch, chính xác và hiệu quả của quy trình thanh toán trong doanh nghiệp. Đồng thời, họ cũng đóng góp vào sự phát triển và thành công của tổ chức thông qua việc quản lý tài chính một cách chuyên nghiệp, đáng tin cậy. JobsGO mong rằng những thông tin chúng tôi chia sẻ trên sẽ giúp ích cho các bạn.
Câu hỏi thường gặp
1. Ý Nghĩa Của Kế Toán Thanh Toán Là Gì?
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo: Hoạt động tài chính của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Kiểm soát dòng tiền ra vào, đảm bảo an toàn tài chính. Cung cấp thông tin chính xác về tình hình tài chính cho ban lãnh đạo.
2. Kế Toán Thanh Toán Quốc Tế Là Gì?
Là hoạt động kế toán thanh toán liên quan đến các giao dịch quốc tế, bao gồm: Thanh toán bằng ngoại tệ. Mua bán hàng hóa, dịch vụ quốc tế. Đầu tư ra nước ngoài.
3. Kế Toán Thanh Toán Tiếng Anh Là Gì?
Kế toán thanh toán tiếng Anh là Payment Accounting.
4. Mức Lương Kế Toán Thanh Toán Bao Nhiêu?
Mức lương trung bình của nhân viên kế toán thanh toán hiện nay dao động từ 5 - 15 triệu đồng/tháng.
5. Tìm Việc Làm Kế Toán Thanh Toán Ở Đâu?
Bạn có thể tìm việc làm kế toán thanh toán trên website Jobsgo.vn. Đây là một trong những trang web uy tín, chất lượng hàng đầu Việt Nam, thường xuyên cập nhật những thông tin việc làm hấp dẫn hàng ngày.
Hồng Nguyễn
