Biên bản bàn giao hàng hóa là gì? Vai trò của văn bản này ra sao? Nên viết biên bản giao hàng thế nào? Tất cả những vấn đề này sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
Biên bản giao nhận hàng hóa – Mọi điều bạn cần biết!
Biên bản bàn giao hàng hóa (hay Biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa/ Biên bản giao nhận hàng hóa) là văn bản giữa 2 hoặc nhiều bên thể hiện việc hàng hóa đã được giao và nhận trên thực tế. Theo đó, một bên đã giao hàng, một bên đã nhận hàng và có thể có thêm bên thứ 3, thứ 4,… chứng kiến điều này diễn ra.
2. Vai trò của Biên bản bàn giao hàng hóa
Dù không bắt buộc, nhưng trong quá trình mua bán, giao nhận hàng hóa, các doanh nghiệp, cá nhân nên thực hiện Biên bản bàn giao để đảm bảo quyền lợi và tránh những rắc rối về sau.
Giúp cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa
Biên bản bàn giao hàng hóa cho phép thể hiện thông tin chi tiết, rõ ràng về đại diện bên giao, đại diện bên nhận cũng như số lượng, chất lượng,… của hàng hóa.
Trong tương lai, tài liệu này có thể giúp bên nhận kiểm tra những mặt hàng nào đã được chuyển đến, chất lượng hàng khi được gửi đến ra sao và cho phép họ kiểm tra các mặt hàng bị thất lạc.
Là bằng chứng giao hàng hợp lệ
Biên bản giao nhận hàng hóa giúp chứng minh đơn vị giao hàng đã thực hiện việc giao nhận đúng mặt hàng trong thời gian và địa điểm như trong quy định của hợp đồng.
Sau khi cả 2 bên đã ký vào Biên bản giao nhận (thể hiện sự đồng ý với các thông tin được cung cấp trong đó), khách hàng sẽ không được phép đổ lỗi cho bên bán về những mặt hàng thiếu hoặc hỏng.
Là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp
Trong trường hợp có tranh chấp xảy ra sau thời gian giao nhận hàng hóa, biên bản giao nhận sẽ được sử dụng như bằng chứng để cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phân giải, xác định bên sai phạm.
Giúp đơn vị bán hàng trở nên chuyên nghiệp hơn
Nếu bạn là chủ một cơ sở kinh doanh bán lẻ, khi cung cấp hàng hóa cho khách hàng, bạn nên bổ sung Biên bản giao nhận hàng vào giấy tờ kèm theo. Nó không chỉ giúp khách hàng nhanh chóng hiểu những gì có trong lô hàng mà còn giúp công ty bạn xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp. Đây chính là cơ hội để nhắc cho khách hàng nhớ về thương hiệu của công ty bạn một lần nữa.
3. Cách viết Biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản bàn giao hàng hóa là tài liệu quan trọng vì vậy thông tin cần được viết đầy đủ, chính xác. Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý khi viết văn bản này.
Tên người đại diện, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế của công ty,… trong Biên bản giao nhận, bàn giao hàng hóa phải giống với thông tin được ghi trong hợp đồng.
Biên bản giao nhận hàng hóa cần được thực hiện song song khi giao nhận để đảm bảo tính chính xác của quá trình mua bán, giao và nhận hàng hóa.
Cả hai bên (bên giao và bên nhận) phải ký để thể hiện sự đồng tình với các thông tin được ghi trong biên bản. Nếu thiếu chữ ký và dấu của 1 trong 2 bên, hoặc cả 2 bên thì biên bản sẽ không có giá trị.
Biên bản giao nhận hàng hóa gồm 2 bản, bên nhận và bên giao mỗi bên giữ một bản để làm cơ sở pháp lý nếu có tranh chấp xảy ra.
Có nhiều mẫu biên bản bàn giao hàng hóa với các trường thông tin khác nhau có sẵn để bạn tải xuống và sử dụng tùy theo mục đích. Tuy nhiên, bạn cần chọn sử dụng các tài liệu đúng với quy định của pháp luật Việt Nam.
Dù không bắt buộc, nhưng biên bản giao nhận nên cung cấp thông tin về số lượng, chất lượng, chủng loại,… hàng hóa; thời gian giao hàng;… để đảm bảo quyền lợi các bên.
4. 6 mẫu Biên bản bàn giao hàng hóa & link tải miễn phí
Dưới đây là 6 mẫu Biên bản bàn giao hàng hóa phổ biến nhất tại Việt Nam. Bạn có thể tải xuống và sử dụng hoàn toàn miễn phí.
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 1 – Mẫu dành cho nội bộ
Hãy tải xuống 1 trong 6 mẫu Biên bản bàn giao hàng hóa mà JobsGO cung cấp trên đây; sử dụng chúng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, khách hàng và trở nên chuyên nghiệp hơn.
Bảo Danh
