Make Automation Là Gì? 5 Bước Sử Dụng Make Automation

Make Automation đóng vai trò như một bộ não trung tâm, kết nối hàng trăm ứng dụng và dịch vụ trực tuyến mà doanh nghiệp bạn đang sử dụng. Nó giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và giải phóng thời gian cho những công việc mang tính chiến lược hơn. Bài viết này của JobsGO sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về khái niệm, cách hoạt động và những lưu ý quan trọng khi sử dụng Make Automation.

1. Make Automation Là Gì?

Make AI là gì? Make tool là gì?

Make Automation là gì? Make.com là gì? Make Automation là giải pháp kết nối và tối ưu hóa quy trình làm việc. Nó sử dụng Make.com (trước đây là Integromat) để tạo ra các kịch bản làm việc tự động giữa hàng trăm ứng dụng khác nhau mà không cần bất kỳ kiến thức lập trình nào. Đây là một nền tảng iPaaS (Integration Platform as a Service) mạnh mẽ, linh hoạt, cho phép kết nối các ứng dụng và tự động hóa luồng dữ liệu, không yêu cầu kỹ năng phức tạp. Dữ liệu có thể di chuyển liền mạch giữa các ứng dụng khác nhau giúp người dùng giải phóng thời gian tập trung vào công việc đòi hỏi tư duy chiến lược và sáng tạo hơn.

Make Automation mang đến một hệ sinh thái tự động hóa toàn diện, trong khi nhiều công cụ tự động hóa phổ biến hiện nay thường chỉ xử lý tốt những thao tác đơn lẻ. Chính vì vậy, Make Automation trở thành lựa chọn hàng đầu trong việc xử lý các tác vụ nhỏ, điều phối những quy trình liên nền tảng, đảm bảo tính liền mạch và khả năng mở rộng cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.

2. Make Automation Hoạt Động Như Thế Nào?

Make Automation kết nối hàng trăm ứng dụng phổ biến như CRM, dịch vụ lưu trữ đám mây, công cụ marketing, bán hàng và quản lý dự án để tự động hóa các tác vụ lặp lại. Cơ chế hoạt động của Make AI được xây dựng dựa trên việc tạo ra kịch bản – chuỗi các bước xử lý dữ liệu.

2.1. Lựa Chọn Ứng Dụng Cần Kết Nối

Bước đầu tiên là xác định và liên kết tài khoản của các công cụ mà bạn muốn dữ liệu được luân chuyển giữa chúng. Make Automation cung cấp một thư viện phong phú các ứng dụng tích hợp sẵn, từ Google Drive, Slack, Asana cho đến hệ thống email marketing. Người dùng chỉ cần cấp quyền truy cập để Make.com có thể đọc và ghi dữ liệu theo kịch bản đã thiết lập.

2.2. Tạo Kịch Bản Tự Động Hóa

Sau khi kết nối ứng dụng, bạn sẽ tiến hành tạo kịch bản – tên gọi của một luồng xử lý tự động hóa trong Make. Giao diện kéo thả trực quan cho phép người dùng dễ dàng thiết lập quy trình làm việc mà không cần bất kỳ kiến thức lập trình nào. Các biểu tượng ứng dụng và module được sắp xếp một cách logic, cho phép người dùng hình dung toàn bộ luồng công việc một cách rõ ràng.

2.3. Cấu Hình Quy Tắc Hoạt Động

Mỗi kịch bản được xây dựng từ các mô-đun, trong đó luôn bắt đầu với một Trigger (điều kiện khởi động quy trình) và theo sau là một hoặc nhiều Action thực hiện các tác vụ cụ thể. Khi Trigger được kích hoạt, chuỗi Action sẽ tự động diễn ra nhằm xử lý dữ liệu theo logic đã định. Người dùng cũng có thể linh hoạt chèn thêm điều kiện lọc, thao tác biến đổi dữ liệu hoặc rẽ nhánh để kiểm soát và tối ưu luồng công việc theo ý muốn.

2.4. Kiểm Tra Và Triển Khai

Khi đã thiết lập kịch bản, bước quan trọng tiếp theo là chạy thử để kiểm tra và điều chỉnh. Make Automation cho phép chạy kịch bản một lần để xem luồng dữ liệu di chuyển như thế nào, đảm bảo mọi bước đều được thực hiện đúng như mong đợi. Quá trình kiểm tra này giúp phát hiện và khắc phục lỗi trước khi để hệ thống tự vận hành hoàn toàn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả của quy trình tự động hóa. Khi đã hài lòng, người dùng chỉ cần bật kịch bản để nó tự động chạy theo lịch trình đã định.

3. Lợi Ích Khi Sử Dụng Make Automation Trong Công Việc

Việc áp dụng Make Automation mang lại vô số lợi ích thiết thực, không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn tác động tích cực đến hiệu suất cá nhân và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3.1. Tiết Kiệm Thời Gian Và Công Sức

Make Automation tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian như nhập liệu, gửi email xác nhận, cập nhật trạng thái đơn hàng hay đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống. Việc này giúp giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức phải bỏ ra cho các công việc hành chính. Trong tuyển dụng, Make Automation giúp giảm gánh nặng hành chính, cho phép đội ngũ HR tập trung vào chiến lược tuyển dụng, tương tác sâu hơn với ứng viên và xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng.

3.2. Tăng Năng Suất Cá Nhân Và Hiệu Quả Đội Nhóm

Khi các tác vụ thủ công được tự động hóa, nhân viên có thể giải quyết công việc nhanh chóng hơn, không còn phải lặp lại các thao tác tẻ nhạt. Nó không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể của cá nhân mà còn thúc đẩy hiệu quả hoạt động của toàn đội nhóm. Quy trình được chuẩn hóa và thực hiện tự động giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các bước, đẩy nhanh tiến độ dự án. Kết quả là doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn.

3.3. Giảm Thiểu Sai Sót Do Con Người

Con người dễ mắc lỗi khi thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, đặc biệt là trong nhập liệu hoặc luân chuyển thông tin nhạy cảm. Make Automation đảm bảo tính nhất quán và chính xác trong quy trình công việc. Dữ liệu được di chuyển và xử lý theo các quy tắc đã định, loại bỏ nguy cơ sai sót do nhầm, thiếu sót hoặc quên bước. Đây là điều vô cùng quan trọng trong các quy trình tài chính, quản lý thông tin khách hàng hay tuyển dụng, nơi tính chính xác đóng vai trò quyết định đến hiệu quả và độ tin cậy của toàn bộ hệ thống.

3.4. Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng

Tự động hóa các tương tác và phản hồi giúp nâng cao trải nghiệm cho cả khách hàng. Ví dụ, việc tự động gửi email xác nhận ngay lập tức sau khi khách hàng mua hàng sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp và chu đáo. Nó không chỉ làm tăng sự hài lòng mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp, xây dựng lòng tin và sự trung thành, từ đó thu hút, giữ chân khách hàng tốt hơn.

3.5. Đáp Ứng Đa Dạng Nhu Cầu Tự Động Hóa Trong Mọi Lĩnh Vực

Với khả năng kết nối rộng lớn và tính linh hoạt cao, Make Automation hỗ trợ đa dạng nhu cầu tự động hóa trong mọi lĩnh vực, từ cá nhân đến doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Dù trong Marketing, Sales, quản lý dự án hay quản lý hành chính, Make Automation đều có thể giúp tự động hóa các tác vụ cụ thể, nhằm tối ưu toàn bộ quy trình làm việc. Make AI có thể đáp ứng cả những tác vụ cơ bản các chuỗi quy trình phức tạp, mang lại hiệu quả vượt trội.

4. Hướng Dẫn Sử Dụng Make Automation

Việc tiếp cận Make Automation không hề phức tạp như nhiều người vẫn nghĩ. Dưới đây là hướng dẫn cách dùng Make AI đơn giản để có thể bắt đầu hành trình tự động hóa.

4.1. Truy Cập Và Đăng Ký Tài Khoản

Tạo tài khoản trên Make.com

Đầu tiên, bạn cần truy cập trang web chính thức của Make.com tại www.make.com. Tại đây, bạn có thể dễ dàng đăng ký tài khoản mới, thường là bằng tài khoản Google hoặc email. Make.com cung cấp gói miễn phí cho phép bạn trải nghiệm nền tảng với 1.000 thao tác mỗi tháng, đủ để bạn làm quen và thử nghiệm các kịch bản đơn giản.

4.2. Tạo Kịch Bản Mới

Giao diện trang chủ của Make.com

Để bắt đầu tạo một quy trình tự động hóa, bạn nhấp vào nút “Create a new scenario” ở góc bên phải màn hình. Thao tác này sẽ mở ra trình biên tập kịch bản (Scenario Editor) – một canvas trống nơi bạn sẽ xây dựng luồng công việc của mình bằng cách kéo và thả các mô – đun. Giao diện trực quan và dễ sử dụng, cho phép bạn hình dung toàn bộ quy trình.

4.3. Thiết Lập Trigger (Module Kích Hoạt)

Lựa chọn ứng dụng mong muốn

Mỗi kịch bản đều bắt đầu bằng một mô-đun Trigger – sự kiện khởi tạo toàn bộ quy trình. Bạn cần tìm và chọn ứng dụng mà bạn muốn làm Trigger (Google Forms, Gmail, Google Sheets). Sau đó, bạn chọn tính năng cụ thể của ứng dụng để làm Trigger (ví dụ: “Watch new responses” khi có phản hồi mới từ Google Forms, “Watch new emails” khi nhận được email mới, hay “Watch new rows” khi có hàng mới trong bảng tính). Make Automation sẽ hướng dẫn bạn cách kết nối tài khoản ứng dụng đó.

4.4. Thêm Actions (Hành Động)

Make.com có rất nhiều các tính năng khác nhau

Khi đã thiết lập Trigger, bạn thêm các hành động (Actions) bằng cách nhấp vào nút “+” bên cạnh mô – đun Trigger. Sau đó, bạn tìm, chọn ứng dụng và tính năng cụ thể (ví dụ: “Add a row” để thêm hàng vào bảng tính, “Send a message” để gửi tin nhắn). Bạn sẽ được yêu cầu thiết lập các thông tin cần thiết cho hành động này, thường là lấy dữ liệu từ bước trước đó trong kịch bản.

4.5. Chạy Thử Và Kiểm Tra Kịch Bản

Hoàn tất quy trình Make Automation

Trước khi bật tự động hóa hoàn toàn, điều cực kỳ quan trọng là phải chạy thử kịch bản. Bạn có thể nhấp vào nút “Run Once” (Chạy một lần) ở cuối màn hình trình biên tập để thực thi kịch bản với dữ liệu mẫu hoặc dữ liệu thực tế đầu tiên. Quá trình này giúp bạn theo dõi luồng dữ liệu di chuyển qua từng mô – đun và kiểm tra xem các bước có được thực hiện đúng như mong đợi hay không. Nếu có lỗi, Make Automation sẽ hiển thị thông báo chi tiết để bạn dễ dàng điều chỉnh, đảm bảo quy trình hoạt động chính xác và hiệu quả trước khi cho nó chạy tự động.

5. Các Ứng Dụng Thực Tế Của Make Automation

Make Automation có thể được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực khác nhau, mang lại lợi ích cho nhiều vị trí công việc.

5.1. Tự Động Hóa Quy Trình Bán Hàng

Make Automation đóng vai trò quan trọng trong Sales

Make Automation giúp tối ưu hóa quy trình bán hàng bằng cách xử lý đơn hàng tự động; gửi email xác nhận cho khách hàng ngay lập tức; gửi hóa đơn và thông báo cho đội ngũ Sales qua các nền tảng như Slack hoặc CRM.

Ví dụ, khi khách hàng hoàn tất đơn hàng trên website (thông qua Shopify, WooCommerce), Make sẽ tự động tạo một liên hệ khách hàng mới trong hệ thống CRM của bạn (Salesforce, HubSpot), gửi email xác nhận đơn hàng với thông tin chi tiết và tạo một thông báo trên Slack cho đội ngũ Sales để họ có thể theo dõi, phản hồi kịp thời.

5.2. Tự Động Hóa Các Tác Vụ Quản Lý & Hành Chính

Các tác vụ quản lý và hành chính tốn thời gian có thể được tự động hóa hiệu quả. Make Automation hỗ trợ quản lý lịch hẹn (như tự động thêm vào Google Calendar khi có người đặt lịch qua Calendly), gửi thông báo nội bộ cho nhóm (qua Slack, Email, Microsoft Teams) và thu thập phản hồi khảo sát.

Ví dụ, khi có phản hồi mới từ Google Forms (khảo sát nội bộ hoặc đăng ký sự kiện), Make sẽ tự động thêm dữ liệu vào Google Sheet để tổng hợp và gửi email thông báo chi tiết cho quản lý liên quan, giúp họ nắm bắt thông tin nhanh chóng.

5.3. Tự Động Hóa Phân Tích & Báo Cáo Dữ Liệu

Make Automation không chỉ di chuyển dữ liệu mà còn cho phép bạn chạy các script phân tích dữ liệu và tạo biểu đồ trực quan để phân tích, báo cáo. Bạn có thể tự động tổng hợp số liệu từ các nguồn khác nhau (Google Analytics, Facebook Ads, cơ sở dữ liệu khách hàng) mỗi tuần/tháng, kết hợp tệp văn bản và biểu đồ để tạo ra những báo cáo chi tiết. Sau đó, Make có thể tự động gửi báo cáo tóm tắt qua email cho các bên liên quan hoặc cập nhật Dashboard của bạn, hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.

5.4. Tự Động Hóa Quy Trình Tuyển Dụng

Đối với các nhà tuyển dụng và quản lý nhân sự, Make Automation là một công cụ mạnh mẽ để tự động hóa nhiều bước trong quy trình tuyển dụng. Khi một ứng viên nộp CV qua Google Form hoặc hệ thống ứng tuyển của bạn, Make có thể tự động gửi email xác nhận ứng tuyển đến ứng viên, lên lịch phỏng vấn tự động dựa trên lịch trống của nhà tuyển dụng, gửi thông báo cho bộ phận HR qua email và cập nhật trạng thái ứng viên trong Google Sheets để theo dõi. Điều này giúp tối ưu hóa trải nghiệm ứng viên, giảm tải công việc hành chính cho HR và tăng tốc toàn bộ quá trình tuyển dụng.

6. Lưu Ý Quan Trọng Khi Sử Dụng Make Automation

Mặc dù Make Automation mang lại nhiều lợi ích nhưng cần cẩn trọng khi sử dụng, đặc biệt khi tích hợp với các công cụ AI.

6.1. Quản Lý Chi Phí Phát Sinh Từ Các Dịch Vụ AI Bên Ngoài

Khi tích hợp các dịch vụ AI bên ngoài như ChatGPT, Claude hoặc Perplexity AI vào Make Automation, bạn cần lưu ý rằng chúng thường phát sinh phí dựa trên mức độ sử dụng. Nếu không theo dõi kỹ, chi phí này có thể tăng lên nhanh chóng, đặc biệt với khối lượng công việc lớn. Bạn phải luôn kiểm tra bảng giá của từng dịch vụ AI, thiết lập ngân sách rõ ràng và theo dõi sát sao việc sử dụng API để tránh những khoản phí không mong muốn.

6.2. Đảm Bảo Bảo Mật API Keys

API Keys là chìa khóa cho phép Make Automation kết nối và tương tác với các ứng dụng khác. Việc quản lý API Keys một cách an toàn là cực kỳ quan trọng để bảo vệ dữ liệu và hệ thống của bạn. Tuyệt đối không chia sẻ API Keys công khai hoặc lưu trữ chúng ở những nơi không an toàn. Bạn nên chủ động sử dụng các biến môi trường để tăng cường lớp bảo vệ.

6.3. Luôn Kiểm Tra Nội Dung Do AI Tạo Ra

Nội dung do AI tạo ra đôi khi có thể chứa thông tin không chính xác, không phù hợp với ngữ cảnh hoặc thiếu tính nhân văn. Do đó, bạn phải luôn kiểm tra, chỉnh sửa và hoàn thiện kỹ lưỡng nội dung AI tạo ra trước khi sử dụng chính thức. Sự kiểm soát của con người sẽ đảm bảo chất lượng, độ chính xác và uy tín của thông tin, tránh những rủi ro tiềm ẩn về sai sót hoặc tổn hại danh tiếng.

7. So Sánh Make.com Với Các Nền Tảng Tự Động Hóa Khác

Make.com là nền tảng hỗ trợ Make Automation hoạt động hiệu quả, giúp tối ưu quy trình làm việc một cách thông minh. Vậy điều gì khiến nó khác biệt so với các AI Automation Tools khác như Zapier AI hay N8n?

Tiêu chí	Make.com	Zapier	N8n
Giao diện	Kéo – thả trực quan, dạng sơ đồ dòng (flowchart), dễ hình dung	Giao diện tuyến tính, đơn giản, dễ dùng với người mới	Flowchart, gần giống Make, kỹ thuật hơn
Khả năng tùy biến	Cao, nhiều tùy chọn lọc, nhánh rẽ, biến, định dạng dữ liệu phức tạp	Thấp, chủ yếu tuyến tính, ít điều kiện nhánh hoặc logic nâng cao	Rất cao, có thể chạy script, xử lý logic phức tạp
Khả năng xử lý quy trình phức tạp	Rất mạnh, xử lý nhiều nhánh, nhiều điều kiện, vòng lặp	Hạn chế, khó xử lý nhiều nhánh hoặc vòng lặp	Rất mạnh, phù hợp quy trình tùy biến ca
Giá cả	Miễn phí + gói trả phí linh hoạt theo số lượng tác vụ	Miễn phí + gói trả phí cao hơn	Miễn phí (self-hosted), gói cloud có trả phí
Ưu điểm	Linh hoạt, mạnh mẽ, trực quan, dễ mở rộng	Dễ dùng, nhiều ứng dụng tích hợp	Mã nguồn mở, tùy biến không giới hạn
Nhược điểm	Cần thời gian học với workflow phức tạp	Giới hạn xử lý nâng cao, ít tùy biến logic	Giao diện và thiết lập hơi khó với người không rành kỹ thuật

Như vậy, Make Automation mang lại những lợi ích vượt trội, từ tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, chi phí, đến nâng cao năng suất và giảm thiểu sai sót. Nó mở ra cánh cửa cho việc tích hợp trí tuệ nhân tạo vào mọi khía cạnh công việc. Bạn nên khám phá và áp dụng công cụ này để nâng cao hiệu quả công việc. Nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực tự động hóa, hãy truy cập JobsGO để tìm kiếm cơ hội và phát triển sự nghiệp ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

1. AI Automation Agency Là Gi?

Đây là đơn vị cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình bằng AI cho doanh nghiệp.

2. AI Automation Là Gì?

Là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo để tự động hóa các tác vụ, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất.

3. Có Cần Phải Trả Phí Ngay Để Bắt Đầu Sử Dụng Make Automation Không?

Không, nó cung cấp gói miễn phí cho phép bạn trải nghiệm nền tảng với 1.000 operations mỗi tháng, đủ để bạn làm quen và thử nghiệm các kịch bản tự động hóa cơ bản.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)