Lead Time Là Gì? Khám Phá 5 Vai Trò Quan Trọng Của Lead Time

Bạn có bao giờ thắc mắc vì sao một số doanh nghiệp luôn giao hàng đúng hạn, trong khi số khác lại liên tục trễ hẹn? Sự khác biệt nằm ở cách họ kiểm soát Lead Time. Vậy Lead Time là gì? Hãy cùng JobsGO khám phá trong bài viết này

1. Lead Time Là Gì?

Lead Time là chỉ số thể hiện khoảng thời gian cần thiết để hoàn tất một quy trình từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đo lường tốc độ phản hồi trước nhu cầu của khách hàng.

Lead Time là gì tiếng Việt?

Công thức tính Lead Time như sau:

Lead Time = Ngày đặt hàng – Ngày giao hàng thành công

Giả sử bạn điều hành một cửa hàng bán phụ kiện thời trang và cần đặt 3000 chiếc túi tote vải canvas cho chiến dịch quảng bá mùa hè. Nhà xưởng nhân đơn của bạn vào ngày 1/6 báo thời gian sản xuất là 23 ngày, cộng thêm 7 ngày vận chuyển hàng từ xưởng đến kho. Bạn nhận được hàng vào ngày 1/7. Vậy Lead Time của đơn hàng này là 30 ngày, tính từ thời điểm bạn đặt hàng cho đến khi hàng sẵn sàng đưa ra thị trường.

Để hiểu rõ hơn về Lead Time, hãy cùng khám phá cách khái niệm này được vận dụng trong hai lĩnh vực phổ biến là logistics và sản xuất.

1.1. Lead Time Trong Logistics Là Gì?

Trong ngành logistics, Lead Time là tổng thời gian từ lúc khách hàng đặt mua sản phẩm đến khi họ nhận được hàng. Quá trình này bao gồm nhiều khâu như xác nhận đơn hàng, xử lý, đóng gói và vận chuyển. Lead Time giúp doanh nghiệp điều phối hiệu quả chuỗi cung ứng và hạn chế tối đa việc giao hàng trễ hẹn. Đồng thời, khách hàng cũng có thể chủ động theo dõi trạng thái đơn hàng, tạo cảm giác an tâm khi mua sắm.

>>>Xem thêm: Logistics là gì?

1.2. Lead Time Trong Sản Xuất Là Gì?

Lead Time trong sản xuất là thời gian cần thiết để chuyển đổi một yêu cầu sản xuất thành sản phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng xuất kho. Quá trình này bao gồm nhiều bước như chuẩn bị nguyên liệu, sản xuất, lắp ráp, kiểm tra chất lượng và đóng gói. Khi doanh nghiệp kiểm soát tốt lead time, họ có thể lên kế hoạch chính xác hơn, giảm thiểu lượng hàng tồn kho và tối ưu hóa nguồn lực sản xuất.

2. Vai Trò Của Lead Time

Lead Time có vai trò quan trọng trong việc quản lý quy trình sản xuất và phân phối sản phẩm.

2.1. Cải Thiện Hiệu Suất

Lead Time là công cụ hiệu quả để đo lường hiệu suất thực tế của từng công đoạn trong doanh nghiệp. Khi theo dõi sát sao thời gian hoàn thành các bước, doanh nghiệp có thể dễ dàng phát hiện những khoảng trống gây lãng phí, từ đó điều chỉnh cách phân bổ nguồn lực cho hợp lý. Bên cạnh đó, việc phân tích Lead Time cũng giúp doanh nghiệp nhận diện những bước chậm trễ trong quy trình hiện tại. Dựa trên kết quả này, doanh nghiệp có thể từng bước cải tiến: từ rà soát thao tác sản xuất, đánh giá lại các bước trung gian, đến triển khai công nghệ mới để tăng tốc độ xử lý,…

2.2. Dự Báo Và Lập Kế Hoạch

Lead Time đóng vai trò quan trọng trong nghiệp vụ quản lý kho hàng, đặc biệt là trong quá trình lên kế hoạch sản xuất và dự đoán nhu cầu thị trường. Biết được thời gian hoàn thành trung bình của từng giai đoạn, doanh nghiệp có thể xác định thời điểm nên bắt đầu sản xuất, đặt hàng hoặc nhập kho. Nhờ đó, bộ phận sản xuất và kinh doanh có thể phối hợp hiệu quả, hạn chế tối đa tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho vượt mức khi nhu cầu thị trường thay đổi đột ngột.

2.3. Quản Lý Rủi Ro

Lead Time còn là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong quản lý rủi ro. Bằng cách phân tích kỹ các yếu tố gây chậm trễ, ví dụ như phụ thuộc vào một nhà cung cấp, lỗi kỹ thuật hay thay đổi đơn hàng. Từ đó, doanh nghiệp có thể chủ động xây dựng phương án ứng phó. Chẳng hạn, nếu phát hiện nhà cung cấp nguyên liệu thường xuyên giao hàng trễ, doanh nghiệp có thể tìm thêm đối tác thay thế để không bị động khi có sự cố phát sinh. Điều này giúp nâng cao khả năng kiểm soát và đảm bảo tiến độ trong mọi tình huống.

Hiểu rõ Lead Time giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro hiệu quả

2.4. Quản Lý Hàng Tồn Kho

Lead Time ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Khi nắm rõ thời gian sản xuất và cung ứng, doanh nghiệp dễ dàng xác định mức tồn kho hợp lý để tránh dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Nhờ đó, họ có thể điều phối nguồn cung ổn định, duy trì lượng hàng sẵn có đáp ứng đúng thời điểm mà không làm phát sinh chi phí lưu trữ không cần thiết. Đặc biệt, với các ngành hàng như thực phẩm, mỹ phẩm, nhân sự phụ trách quản lý hàng tồn phải thường xuyên kiểm tra mfg date để bảo đảm chất lượng của lô hàng.

2.5. Nâng Cao Sự Hài Lòng Của Khách Hàng

Trong lĩnh vực vận chuyển và logistics, Lead Time ngắn góp phần tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách hàng. Nếu đơn hàng được xử lý nhanh chóng và đúng hẹn, khách hàng sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng hơn vào doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp không chỉ củng cố uy tín thương hiệu mà còn giữ chân khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm và dịch vụ của mình.

3. Các Loại Hình Lead Time Phổ Biến

Hiện nay, các loại hình Lead Time đang được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp. Mỗi loại Lead Time tương ứng với một giai đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất, đặt hàng hoặc giao nhận. Ví dụ, Order Lead Time là gì? Đây là khoảng thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi đơn hàng được xử lý và sẵn sàng giao đi. Khi nắm rõ đặc điểm của từng loại Lead Time, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch sản xuất phân phối hiệu quả.

Dưới đây là bảng tổng hợp các loại Lead Time phổ biến hiện nay:

Loại Lead Time	Định nghĩa	Yếu tố ảnh hưởng
Manufacturing Lead Time	Thời gian từ khi bắt đầu sản xuất đến khi sản phẩm thành phẩm ra đời.	Năng suất máy móc, tay nghề công nhân, quy trình kiểm tra chất lượng.
Order Lead Time	Thời gian từ khi khách hàng đặt hàng đến khi đơn hàng được xử lý và xuất kho.	Xác nhận đơn hàng, chuẩn bị sản phẩm, đóng gói và xử lý thủ tục.
Delivery Lead Time	Thời gian từ khi sản phẩm rời khỏi cơ sở sản xuất đến khi đến tay khách hàng.	Thời gian vận chuyển, thủ tục giao nhận, điều kiện giao thông.
Replenishment Lead Time	Thời gian cần thiết để bổ sung nguyên liệu, hàng hóa vào kho sau khi tiêu thụ.	Thời gian đặt hàng, sản xuất hoặc thu mua từ nhà cung ứng.
Engineering Lead Time	Thời gian từ khi đề xuất ý tưởng cho đến khi sản phẩm được thử nghiệm và đưa ra thị trường.	Thời gian R&D, quá trình kiểm tra và đảm bảo chất lượng.

4. Phân Biệt Takt Time, Lead Time Và Cycle Time

Trong quản lý chuỗi cung ứng ba khái niệm Takt Time, Lead Time và Cycle Time thường xuyên được nhắc đến. Mặc dù đều liên quan đến thời gian và hiệu suất, mỗi khái niệm lại phản ánh một khía cạnh khác nhau của quy trình vận hành.

Takt Time là gì? Takt Time hay nhịp sản xuất là thời gian cần thiết để sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Cycle Time là gì? Đây là khoảng thời gian để hoàn tất một công đoạn nhất định mà không bao gồm thời gian chờ.

Dưới đây là bảng phân biệt ba khái niệm Takt Time, Lead Time và Cycle Time để giúp bạn tránh nhầm lẫn khi sử dụng các từ này trong thực tế.

Đặc điểm	Takt Time	Cycle Time	Lead Time
Định nghĩa	Thời gian cần thiết để sản xuất nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng.	Khoảng thời gian để hoàn tất một công đoạn nhất định mà không bao gồm thời gian chờ.	Thời gian tính từ lúc nhận đơn hàng đến khi giao sản phẩm đến tay khách hàng.
Phạm vi	Chỉ tập trung vào yêu cầu của khách hàng.	Chỉ xem xét thời gian thực hiện một hoạt động đơn lẻ.	Bao gồm toàn bộ các bước từ lúc nhận đơn đặt hàng cho đến khi giao hàng.
Công thức tính	Takt Time = Thời gian sản xuất hiện tại / Nhu cầu mỗi ngày.	Cycle Time = Thời gian bắt đầu – Thời gian sẵn sàng giao hàng.	Lead Time = Thời điểm nhận đơn – Thời điểm giao hàng.
Sử dụng	Để theo dõi tốc độ sản xuất nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng.	Để đo lường khả năng sản xuất của từng công đoạn cụ thể.	Để đánh giá khả năng đáp ứng đơn hàng của doanh nghiệp.
Mục tiêu	Đảm bảo đáp ứng kịp nhu cầu của khách hàng.	Cải thiện hiệu quả của từng bước riêng lẻ trong quy trình.	Xác định thời gian từ khi nhận đến khi giao hàng để nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.
Ví dụ	Cách 20 phút cho xuất xưởng một bàn học	Mất 1 ngày làm việc để hoàn thiện một bàn học.	Đơn hàng được đặt vào ngày 1/6 và giao vào ngày 1/7, tương đương 30 ngày.

5. Cách Để Rút Ngắn Thời Gian Lead Time

Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp có thể áp dụng để rút ngắn Lead Time:

5.1. Tối Ưu Hóa Quy Trình Sản Xuất

Để rút ngắn Lead Time và nâng cao hiệu suất, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ quy trình sản xuất nhằm loại bỏ các bước thừa và sắp xếp lại luồng công việc theo thứ tự hợp lý. Doanh nghiệp có thể sử dụng công nghệ tự động hóa và phần mềm quản lý sản xuất để đồng bộ hoạt động, giảm lãng phí thời gian và cải thiện năng suất một cách rõ rệt.

Doanh nghiệp cần rà soát quy trình sản xuất

5.2. Quản Lý Hiệu Suất Lao Động

Doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo để nâng cao tay nghề cho nhân viên, đồng thời triển khai các chương trình khuyến khích phù hợp nhằm gia tăng động lực làm việc. Khi người lao động được trang bị kỹ năng tốt và có động lực, tiến độ thực hiện công việc sẽ nhanh hơn, góp phần rút ngắn từng giai đoạn sản xuất.

5.3. Ứng Dụng Công Nghệ

Việc áp dụng công nghệ hiện đại mang lại nhiều lợi ích rõ rệt trong việc rút ngắn Lead Time. Ví dụ, các phần mềm quản lý tồn kho giúp theo dõi lượng hàng hóa theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi tồn kho thấp và hỗ trợ dự báo nhu cầu, từ đó giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm giám sát và tối ưu quy trình như ERP hay MES giúp điều phối nguồn lực hợp lý, phát hiện điểm nghẽn và điều chỉnh kế hoạch sản xuất nhanh chóng. Trong khi đó, robot tự động hóa đảm nhiệm các thao tác lặp lại với độ chính xác cao, tăng tốc độ sản xuất và giảm thiểu sai sót. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của việc triển khai các công nghệ này là chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao, đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch tài chính phù hợp.

5.4. Chọn Đối Tác Cung Ứng

Lựa chọn nhà cung ứng có thời gian giao hàng ổn định và chất lượng dịch vụ tốt là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình sản xuất không bị gián đoạn. Doanh nghiệp nên ưu tiên các đối tác có tốc độ sản xuất nhanh, chất lượng ổn định và hỗ trợ sau bán hàng tốt nhằm duy trì chuỗi cung ứng liền mạch.

5.5. Chọn Đối Tác Cung Ứng

Để rút ngắn Delivery Lead Time, doanh nghiệp nên lựa chọn đối tác vận chuyển có uy tín và thiết lập lộ trình giao hàng tối ưu. Người quản lý cần thường xuyên theo dõi quy trình giao hàng và đánh giá chất lượng dịch vụ để đảm bảo hàng hóa được giao đúng hạn.

5.6. Áp Dụng Lean Và Six Sigma

Lean và Six Sigma là những phương pháp quản lý hiện đại. Khi triển khai, các phương pháp này hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm và loại bỏ các bước không cần thiết trong quy trình sản xuất. Nhờ đó, Lead Time sẽ được rút ngắn đáng kể

5.7. Dự Đoán Và Quản Lý Nhu Cầu

Phân tích dữ liệu thị trường và hành vi tiêu dùng giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu, từ đó lên kế hoạch sản xuất và tồn kho phù hợp. Khi có sự chuẩn bị tốt về nguồn lực và sản lượng, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, đồng thời giảm Lead Time trong toàn bộ chuỗi vận hành.

5.8. Liên Tục Cải Tiến

Cải tiến liên tục là nền tảng giúp doanh nghiệp phát hiện sớm và xử lý các điểm nghẽn trong quy trình vận hành. Việc thu thập phản hồi từ khách hàng, nhân viên và đánh giá hiệu suất định kỳ sẽ mang đến các giải pháp cải thiện thiết thực, góp phần duy trì hiệu quả hoạt động và giữ Lead Time ở mức tối ưu.

Vậy là JobsGO vừa cùng bạn tìm hiểu tất tần tật về Lead Time, Tối ưu hóa Lead Time không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Việc hiểu rõ Lead Time là gì và áp dụng các chiến lược cải tiến phù hợp sẽ giúp rút ngắn thời gian sản xuất, tăng tốc độ phục vụ khách hàng và tối ưu chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Làm Thế Nào Để Đo Lường Và Theo Dõi Lead Time?

Doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống theo dõi hiệu suất và phần mềm quản lý quy trình để ghi nhận thời gian từng bước diễn ra trong quy trình sản xuất.

2. Processing Time Là Gì?

Thời gian xử lý (Processing Time) là khoảng thời gian cần thiết để biến nguyên liệu đầu vào thành sản phẩm hoàn chỉnh.

3. Customer Order Cycle Time Là Gì?

Customer Order Cycle Time là khoảng thời gian tính từ lúc khách hàng đặt hàng đến khi họ nhận được sản phẩm, gồm 3 giai đoạn: xử lý đơn hàng, chuẩn bị hàng và vận chuyển.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)