Làm thế nào để sử dụng hiệu quả Microsoft Teams?

Trong bối cảnh đại dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, hoạt động của các doanh nghiệp bị gián đoạn vì lệnh giãn cách xã hội, Microsoft Teams – một công cụ hỗ trợ làm việc online hữu ích ngày càng trở nên phổ biến. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách tận dụng triệt để lợi ích mà phần mềm này mang lại.

Microsoft Teams là gì?

Microsoft Teams hay viết tắt là Teams, là một sản phẩm của Microsoft, thuộc bộ ứng dụng Office 365. Microsoft Teams được đồng bộ với các phần mềm khác của Microsoft như Outlook, OneDrive, OneNote… Đây là nền tảng được dùng trong giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm với nhau. Cụ thể, Teams sở hữu nhiều tính năng như: chat, video call, chia sẻ dữ liệu…, cho phép người dùng dễ dàng làm việc cùng nhau.

Trong thời buổi tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp như hiện nay, Microsoft Teams là công cụ thiết thực và cực kỳ hiệu quả. Teams tạo ra một không gian làm việc chung, giúp mọi người có thể kết nối và tương tác với nhau, khắc phục được những hạn chế trong bối cảnh dịch như: tập trung đông người, Work From Home… Microsoft Teams không chỉ là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp mà còn được nhiều trường học lựa chọn để phục vụ cho việc giảng dạy online hay các trung tâm sử dụng để đào tạo từ xa.

Hiểu rõ các tính năng của Microsoft Teams

Để sử dụng một công cụ hiệu quả, trước hết bạn phải hiểu các tính năng cơ bản của chúng. Vậy, Microsoft Teams có những tính năng cơ bản nào?

Nhóm (Group)

Nhóm là nơi bạn tập hợp tất cả các thành viên thuộc bộ phận, team của mình để tổ chức công việc. Không chỉ là không gian làm việc chung, group còn có chức năng phân vai trò trong nhóm. Các vai trò như admin hoặc một số vai trò khác sẽ có nhiều đặc điểm riêng và các quyền khác như kiểm soát các thông tin được đăng tải hay các báo cáo dữ liệu trong nhóm,…

Kênh

Kênh là một phân nhánh phụ của nhóm. Kênh có chức năng giống như một mạng xã hội. Mỗi nhóm có thể có nhiều kênh. Các kênh được dùng để chia sẻ các status, các thông tin xã hội hay thông tin trong nội bộ công ty,… Đây có thể coi là một page nội bộ giống các page trên Facebook vậy. Mỗi nhóm có thể tạo nhiều kênh với các chủ đề khác nhau.

Share tài liệu nội bộ

Share tài liệu nội bộ là một tính năng đặc biệt hữu ích của Microsoft Teams. Tính năng này cho phép bạn chia sẻ nhiều loại tài liệu với số lượng lớn nhờ việc tích hợp Onedrive và Sharepoint. 

Microsoft Teams cũng có chế độ sắp xếp tài liệu theo thời gian giúp việc theo dõi tài liệu trở nên đơn giản hơn.

Thảo luận (Chat)

Bên cạnh các tính năng chat như nhiều ứng dụng khác, điểm nổi bật nhất của Microsoft Teams chính là admin có thể:

• Tag tên cá nhân
• Phân công công việc
• Đặt deadline và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên

Tính năng này giúp việc theo dõi tiện hơn rất nhiều. Nhân viên khác cũng có thể lọc và xem lại các tin nhắn có tag tên mình, được thông báo deadline khi gần đến hạn,… Nhìn chung, Teams được tích hợp với rất nhiều tính năng có ích cho làm việc từ xa.

Cuộc gọi hội thoại và video

Đây là một tính năng hỗ trợ việc họp online của các nhóm. Nhìn chung, tính năng của hầu hết các ứng dụng gọi điện online khác. Một số chức năng đặc biệt nổi bật ở video call Microsoft Teams chính là:

• Ghi âm cuộc gọi tự động, cho phép nhân viên xem lại (có cả phụ đề) khi cần
• Làm mở phông nền phía sau khi call video

Ghi chú

Phần note là phần được dùng để đăng tải các note cần lưu ý. Đây là phần cần thiết cho bất kỳ bộ phận nào?

Tính năng nào là cần thiết cho công việc của bạn?

Trước khi nói đến việc dùng Microsoft Teams thật hiệu quả, việc xem xét các tính năng phù hợp cũng là điều quan trọng. Tùy từng tính chất công việc, mức độ cần thiết của các tính năng cũng vì thế mà trở nên khác nhau. Việc sử dụng quá ít tính năng có lẽ không thể giúp công việc đạt hiệu quả tốt nhất. Nhưng việc sử dụng quá đà và không hợp lý các tính năng cũng khiến cho công việc của tập thể trở nên rối rắm hơn. Vì vậy, trước tiên hãy suy nghĩ về việc đâu là tính năng cần thiết cho team của bạn? Và các tính năng đó nên sử dụng ở mức độ như thế nào?

Một tính năng bạn nên xem xét mức độ sử dụng là chức năng tạo lập Kênh (Channel). Các kênh là một công cụ giao tiếp và gắn kết đội nhóm rất tốt. Tuy nhiên, việc tạo lập quá nhiều kênh với nội dung xa nội dung công việc sẽ khiến các thành viên phân tâm. Ngoài ra, các chức năng liên kết các công cụ ngoài với Microsoft Teams cũng rất đa dạng như Trello, Cloud, Survey,… Việc sử dụng hay không những chức năng này nên dựa trên mức độ cần thiết thay vì tận dụng quá nhiều.

Những gợi ý để sử dụng Microsoft Team hiệu quả

Xác định mục đích lập team trước khi chính thức sử dụng Microsoft Teams

Trên thực tế, có rất nhiều phần mềm làm việc nhóm tối giản hơn, cũng có những phần mềm phức tạp hơn. Cách để bạn lựa chọn đúng chính là hiểu rõ nhu cầu của team mình. Công việc của team bạn cần phải thao tác trên Microsoft Teams hay chỉ cần một phần mềm đơn giản là ổn? Microsoft Teams có đủ chức năng để bạn làm việc hay cần một phần mềm chuyên dụng hơn nữa? Quan trọng hơn là nhân viên của bạn có biết đến hay sử dụng thành thạo Microsoft Teams hay không?

Trên thực tế, các doanh nghiệp Việt hiện nay một là đã quen với việc sử dụng các phần mềm như Microsoft Teams. Hai là công việc của họ không phức tạp đến mức cần dùng đến phần mềm này. Các công ty vốn đã quen sử dụng những phần mềm khác, dù đơn giản hơn nhưng đủ dùng và họ đã thành thạo. Vậy nên, hãy suy nghĩ thật kỹ về việc có nên dùng phần mềm này hay không? Và khi dùng để làm việc, mục tiêu của team là tập trung vào công việc hay kết hợp công việc với giao tiếp công sở?

Lập ra quy định trước khi hoạt động

Khi đã quyết định làm việc với Microsoft Teams, người quản lý nên đặt ra một số quy định để nhóm hoạt động hiệu quả hơn. Từ các quy định về hoàn thành công việc được giao cho đến quy định về việc share tài liệu cũng đều cần làm rõ.

Khi dùng chưa quen, nhiều tính năng của phần mềm sẽ khiến mọi người gặp khó khăn. Người quản lý nên trải nghiệm trước và xem xét các vấn đề trong quá trình sử dụng để trao đổi lại với mọi người. Kết hợp với tính chất công việc, các quy định sẽ được đặt ra để đảm bảo hiệu quả làm việc cho team.

Phân loại các thông tin và tập tin được chia sẻ

Thông tin và tập tin nào thì nên chia sẻ trong team, loại nào thì không nên? Đây cũng là một vấn đề cần được xem xét một cách kỹ lưỡng để được nêu rõ trước. Khi nhóm của bạn tập trung trao đổi công việc trên phần mềm, các thông tin ngoài lề nên hạn chế chia sẻ và trao đổi. Ngược lại, khi bạn không quá gò bó vấn đề tập trung làm việc, bạn có thể cùng nhân viên chia sẻ những thông tin ngoài lề trên Kênh hoặc các phần chat nhóm.

Với các tập tin chia sẻ trong Nhóm, bạn nên quy định và yêu cầu nhân viên phân loại chúng để đơn giản hóa công việc hơn. Trong Microsoft Teams có 2 phần chia sẻ tập tin là mục File trong phần mềm và chức năng SharePoint giúp lưu tất cả các tệp chia sẻ trong phần chat nhóm. Trong quá trình làm việc, mọi người thường chia sẻ rất nhiều tập tin khác nhau nhưng bản chính cuối cùng thì chỉ có một. Vậy nên, với những tập tin chốt cuối, chúng nên được chia sẻ trong phần File riêng để tránh vất vả khi tìm lại trong mục SharePoint.

Lắng nghe để thay đổi một cách phù hợp

Bạn có thể lên kế hoạch lập team và đặt ra những quy định từ đầu. Tuy nhiên, bạn không nên quá cố chấp với kế hoạch đầu đó. Để tận dụng tối đa hiệu quả của Microsoft Teams, bạn nên theo dõi và để ý quá trình làm việc của tập thể. Những bất cập, khó khăn hay những quy định không phù hợp nên được sửa đổi kịp thời. Tất cả hướng đến mục tiêu phát huy hiệu suất làm việc online của nhân viên ở mức cao nhất.

Microsoft Teams là một phần mềm rất hữu ích đang được nhiều doanh nghiệp lớn và các trường đại học ứng dụng rất tốt. Bạn có thể tham khảo thêm cách ứng dụng của những doanh nghiệp đó bên cạnh bài viết này để tìm ra được cách dùng phù hợp nhất với team của mình. JobsGO hy vọng rằng các doanh nghiệp và toàn xã hội sẽ mạnh mẽ vượt qua giai đoạn khó khăn này.

(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)

Chia sẻ bài viết này trên: