Trong bối cảnh thuế TNCN luôn được cập nhật và điều chỉnh theo từng năm, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 ngày càng trở nên quan trọng đối với cả cá nhân và tổ chức. Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết nhất về các loại hồ sơ, nơi nộp, thời hạn cũng như các bước tra cứu và hoàn thuế thông qua nền tảng số.
Xem nhanh nội dung
1. Các Loại Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN
Hồ sơ quyết toán thuế gồm những gì?
Việc quyết toán thuế TNCN là nghĩa vụ của cả cá nhân và tổ chức trả thu nhập. Tuỳ vào từng đối tượng và cách thức tiến hành quyết toán mà hồ sơ sẽ có những yêu cầu khác nhau. Dưới đây là các loại hồ sơ cần lưu ý:
1.1. Đối Với Cá Nhân, Tổ Chức Trả Thu Nhập
Đối với doanh nghiệp và các tổ chức trả thu nhập, để thực hiện cách quyết toán thuế TNCN đúng quy định, hồ sơ quyết toán thuế TNCN phải đảm bảo đầy đủ các giấy tờ theo các mẫu quy định:
Tờ khai quyết toán thuế TNCN (theo mẫu 05/QTT-TNCN): Đây là giấy tờ chủ chốt, nơi doanh nghiệp tổng hợp và báo cáo các khoản thu nhập cũng như các mức thuế đã tạm nộp.
Bảng kê chi tiết những cá nhân thuộc đối tượng giảm trừ gia cảnh (theo mẫu số 05-3/BK-QTT-TNCN): Bảng kê này chứng minh rằng doanh nghiệp đã áp dụng chính sách giảm trừ gia cảnh đúng theo luật.
Bảng kê chi tiết những cá nhân thuộc đối tượng tính thuế theo biểu tính thuế lũy tiến từng phần (theo mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN): Lưu ý bắt buộc phải điền đầy đủ mã số thuế của người nộp để đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ. Việc điền sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến việc từ chối hồ sơ.
Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo suất từng phần (theo mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN): Quan trọng là không được khấu trừ thuế đã nộp tại nước ngoài khi kê khai quyết toán nhằm tránh sai sót và vi phạm quy định thuế.
Ngoài ra, hồ sơ quyết toán thuế TNCN của doanh nghiệp cần phải có các tài liệu bổ sung liên quan đến số tiền đã nhận từ tổ chức nước ngoài. Ví dụ như, nếu một nhân viên nhận lương từ công ty con ở nước ngoài thì thông tin giao dịch và các chứng từ liên quan phải được đính kèm rõ ràng để cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và xác nhận
1.2. Đối Với Cá Nhân Tự Quyết Toán Thuế TNCN
Đối với cá nhân tự tiến hành quyết toán thuế TNCN, quá trình chuẩn bị hồ sơ cũng đòi hỏi sự cẩn trọng và đầy đủ. Đầu tiên, tờ khai quyết toán thuế (theo tờ khai quyết toán thuế tncn mẫu 02/QTT-TNCN) là biểu mẫu dành riêng cho cá nhân tự làm hồ sơ, giúp bạn tổng hợp lại các khoản thu nhập và các khoản thuế đã tạm nộp trong năm. Ngoài ra, Giấy đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (theo mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN) mang lại lợi ích thiết thực khi được giảm trừ thuế cho người phụ thuộc, giúp giảm gánh nặng tài chính hàng tháng.
Đặc biệt, cần chuẩn bị Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp, bao gồm biên lai nộp thuế, giấy chứng nhận khấu trừ thuế từ nơi làm việc, và nếu có, cả các giấy tờ liên quan đến số thuế đã nộp ở nước ngoài.
Ví dụ như, bạn có thể đính kèm bản sao biên lai từ ngân hàng để xác nhận số thuế đã được khấu trừ. Bên cạnh đó, Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế với thông tin rõ ràng về tờ khai thuế đã nộp phải được chuẩn bị cẩn thận; đây là quy trình giúp cá nhân có được thông tin chính xác khi đối chiếu với hồ sơ.
Cuối cùng, hãy lưu giữ hóa đơn liên quan đến đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, hay khuyến học, và thông tin về mức thuế ưu đãi (nếu có); những hồ sơ này giúp giảm bớt gánh nặng thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện.
1.3. Đối Với Cá Nhân Thực Hiện Ủy Quyền Cho Tổ Chức
Đối với những cá nhân không tự trực tiếp quyết toán thuế mà thực hiện ủy quyền cho tổ chức thay mặt, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:
- Giấy ủy quyền quyết toán thuế theo mẫu 02/UQ-QTT-TNCN: Đây là mẫu giấy đặc biệt ghi rõ thông tin của người ủy quyền và người được ủy quyền giải quyết hồ sơ thuế.
- Thông tin chính xác trong giấy ủy quyền: Cần chú ý điền đầy đủ các thông tin yêu cầu và đặc biệt phải có chữ ký của người nộp thuế, vì việc thiếu sót hoặc sai lệch thông tin có thể dẫn đến rắc rối pháp lý cũng như xử lý sai lệch hồ sơ khi chuyển giao cho cơ quan thuế.
Việc giao phó quyền quyết toán thuế cho một tổ chức đáng tin cậy sẽ giúp bạn yên tâm rằng hồ sơ của mình đã được thực hiện đúng luật và tính minh bạch của hồ sơ được đảm bảo.
Xem thêm: Cách tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) – Quy định mới nhất 2023
2. Nơi Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN
Nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN đúng địa điểm để đảm bảo quy trình
Bạn cần nộp hồ sơ quyết toán cách quyết toán thuế TNCN 2 nơi là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Đối với cá nhân chưa có bất kỳ thông tin giảm trừ gia cảnh nào: Hồ sơ quyết toán sẽ được nộp tại cơ quan thuế nơi cá nhân cư trú.
Trường hợp cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng dưới 03 tháng:
Với những trường hợp này, nếu cơ quan thuế đã khấu trừ thuế với tỷ lệ 10% thì hồ sơ quyết toán cũng phải nộp tại nơi cư trú của cá nhân.
Ngoài hình thức nộp trực tiếp tại cơ quan thuế, hiện nay, nhiều cá nhân đã lựa chọn gửi hồ sơ trực tuyến qua website https://canhan.gdt.gov.vn. Với quy trình nộp hồ sơ online, người nộp hồ sơ chỉ cần đăng nhập tài khoản, nhập thông tin cần thiết và hệ thống sẽ tự động xác định cơ quan thuế dựa trên thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế phát sinh trong năm.
Xem thêm: Cách quyết toán thuế TNCN – Thông tin mới nhất 2023
3. Hạn Nộp Quyết Toán Thuế TNCN
Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 là khi nào? Theo quy định mới nhất, các thời hạn quyết toán thuế TNCN sau đây được áp dụng: Đối với hồ sơ quyết toán thuế của năm dương lịch hoặc năm tài chính, thời hạn nộp thường là chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm. Tuy nhiên, đối với cá nhân quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế, thời hạn nộp hồ sơ chuyển sang ngày cuối cùng của tháng thứ 4. Cần lưu ý lịch cụ thể cho năm 2025: Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà ủy quyền cho tổ chức thực hiện quyết toán, thời hạn nộp hồ sơ tận cùng được ấn định là ngày 31/3/2025. Trong trường hợp cá nhân tự quyết toán, do các ngày nghỉ lễ (ví dụ như 30/4 và 1/5), thời hạn được gia hạn đến ngày 5/5/2025. Đối với các trường hợp có giấy tờ hợp lệ giải thích lý do nộp muộn, chính quyền thuế đưa ra chính sách miễn phạt nhằm hỗ trợ những người nộp hồ sơ có hoàn cảnh đặc biệt. Việc tuân thủ đúng thời hạn nộp hồ sơ không chỉ giúp bạn tránh được các hình phạt vi phạm hành chính mà còn giúp yên tâm hơn khi hồ sơ của mình đã đúng luật. Ngoài ra, trong trường hợp có lý do chính đáng, các cơ quan thuế linh động gia hạn nộp hồ sơ nhằm giảm áp lực cho người nộp thuế.”
4. Tra Cứu Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Ở Đâu?
Để tiện lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin, Tổng cục Thuế đã trang bị các công cụ trực tuyến hỗ trợ tra cứu tình trạng hồ sơ quyết toán thuế TNCN. Cách tra cứu hồ sơ khá đơn giản với các bước cụ thể như sau:
- Đăng ký tài khoản trên website của Tổng cục Thuế: Truy cập đường link https://canhan.gdt.gov.vn và hoàn tất quy trình đăng ký.
- Chọn mục “Tra cứu”: Sau khi đăng nhập, chọn mục tra cứu hồ sơ để bắt đầu quá trình đối chiếu thông tin.
- Nhập các thông tin cần thiết: Lựa chọn loại tờ khai hoặc mẫu hồ sơ mà bạn muốn kiểm tra và điền thông tin vào hệ thống.
- Bấm “Tra cứu”: Hệ thống sẽ hiển thị thông tin về các khoản thuế đã nộp, số tiền còn phải nộp và các thông tin bổ sung liên quan.
Ngoài ra, nếu bạn gặp khó khăn khi tra cứu qua website, có thể sử dụng ứng dụng di động Etax Mobile – một công cụ hỗ trợ nhanh chóng và tiện lợi, hiển thị trực tiếp các thông tin về hồ sơ thuế, giúp bạn theo dõi và quản lý trách nhiệm thuế của mình một cách chính xác. Theo thông báo từ Tổng cục Thuế, thời gian xử lý hồ sơ tra cứu trực tuyến trung bình là khoảng 2 – 3 ngày làm việc.
5. Cách Nộp Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Online
Cách nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online? Tự quyết toán thuế TNCN cần giấy tờ gì?
Với sự phát triển của công nghệ, việc nộp hồ sơ hoàn thuế TNCN online đã trở nên tiện lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Ứng dụng eTax Mobile là một trong những công cụ hiện đại giúp người nộp thuế tiến hành hoàn thuế một cách dễ dàng. Tự quyết toán thuế TNCN cần giấy tờ gì? Tham khảo các bước chuẩn bị sau:
- Chuẩn bị hồ sơ điện tử: Trước khi lên mạng, bạn cần đảm bảo rằng các giấy tờ sau đã được quét và lưu trữ điện tử:
- Tờ khai hoàn thuế (theo mẫu quy định).
- Các chứng từ khấu trừ thuế, biên lai tạm nộp và các hóa đơn liên quan đến đóng góp từ thiện, nhân đạo hoặc khuyến học.
- Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế từ nơi làm việc với thông tin rõ ràng.
- Tải ứng dụng eTax Mobile: Ứng dụng này có sẵn trên các cửa hàng ứng dụng (App Store và Google Play). Sau khi tải về, đăng nhập bằng tài khoản cá nhân đã đăng ký trên website Tổng cục Thuế.
- Theo dõi hướng dẫn trực tiếp trên ứng dụng: Giao diện của eTax Mobile được thiết kế thân thiện với người dùng, hướng dẫn từng bước từ việc tải lên hồ sơ cho đến khi xác nhận thông tin.
- Gửi hồ sơ hoàn thuế: Sau khi kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin đã nhập, bạn tiến hành gửi hồ sơ hoàn thuế trực tuyến. Hệ thống sẽ tự động cập nhật và thông báo kết quả qua email hoặc thông qua ứng dụng.
- Theo dõi kết quả xử lý: Sau khi hồ sơ được gửi đi, bạn có thể theo dõi trạng thái hồ sơ và nhận thông báo trao đổi từ cơ quan thuế nếu có yêu cầu bổ sung thông tin hoặc điều chỉnh hồ sơ.
Việc nộp hồ sơ hoàn thuế online không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính bảo mật và minh bạch của các thông tin liên quan đến thuế TNCN, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý hồ sơ cho cả doanh nghiệp và cá nhân.
6. Khi Nào Cá Nhân Phải Tự Quyết Toán Thuế TNCN?
Cá nhân phải tự quyết toán thuế TNCN trong các trường hợp sau:
- Có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau: Nếu bạn có thu nhập từ nhiều nơi trả lương hoặc nhiều nguồn thu nhập khác nhau.
- Đã khấu trừ thuế nhưng chưa đúng: Khi thuế đã bị khấu trừ nhưng chưa phù hợp với tình trạng thực tế về số người phụ thuộc hoặc các khoản giảm trừ.
- Có thu nhập phải chịu thuế nhưng chưa khấu trừ: Khi có thu nhập thuộc diện chịu thuế nhưng chưa được tổ chức, cá nhân trả thu nhập khấu trừ.
- Là cá nhân cư trú có thu nhập từ nước ngoài: Nếu bạn là cá nhân cư trú tại Việt Nam và có thu nhập phát sinh từ nước ngoài.
- Có thay đổi về gia cảnh: Khi có thay đổi về số người phụ thuộc hoặc các khoản giảm trừ khác ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
- Thuộc diện hoàn thuế: Nếu bạn đã nộp thừa thuế và muốn xin hoàn thuế. Có thu nhập từ kinh doanh: Đối với cá nhân kinh doanh phải thực hiện quyết toán thuế hàng năm.
Việc quyết toán thuế TNCN thường được thực hiện trong quý I của năm tiếp theo. Nếu không thuộc các trường hợp trên, cá nhân có thể không cần tự quyết toán thuế.
Việc chuẩn bị và nộp đầy đủ hồ sơ quyết toán thuế TNCN không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định mà còn đảm bảo quyền lợi về chiến lược tối ưu hóa thuế. Hãy luôn theo dõi các thông báo từ cơ quan thuế và cập nhật thông tin mới nhất để tránh rắc rối không đáng có. Để biết thêm thông tin về cách quyết toán thuế TNCN, bạn có thể ghé thăm JobsGO để cập nhật những tin tức và hướng dẫn bổ ích.
Câu hỏi thường gặp
1. Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNDN Gồm Những Gì?
Hồ sơ bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế TNDN, báo cáo tài chính năm, bảng kê các khoản chi không hợp lệ và phụ lục đi kèm.
2. Công Ty Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân Khi Nào?
Công ty có trách nhiệm quyết toán thuế khi: Quyết toán thay cho cá nhân, quyết toán thuế cho khoản thu nhập đã khấu trừ và thời hạn quyết toán.
3. Hồ Sơ Quyết Toán Thuế TNCN Cho Người Nước Ngoài Gồm Những Gì?
Hồ sơ bao gồm: Tờ khai quyết toán thuế TNCN, chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có), bảng kê thu nhập và thuế đã nộp, Hộ chiếu,...
(Theo JobsGO - Nền tảng tìm việc làm, tuyển dụng, tạo CV xin việc)
